石油企業(yè)物資采購(gòu)管理中信息化技術(shù)運(yùn)用分析

趙晶 路鵬 宣玉娜 譚潔 王莉莉

中國(guó)石油化工股份有限公司西北油田分公司 新疆 烏魯木齊 830011

石油企業(yè)物資采購(gòu)過(guò)程相對(duì)復(fù)雜，包括計(jì)劃制定、采購(gòu)、運(yùn)輸、保管等多個(gè)環(huán)節(jié)，為保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的規(guī)范性，需要獲取精準(zhǔn)、全面的市場(chǎng)信息迅速開(kāi)展采購(gòu)管理工作。以往物資采購(gòu)經(jīng)常存在費(fèi)用超支問(wèn)題，影響整個(gè)生產(chǎn)供應(yīng)鏈的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)，現(xiàn)如今能夠應(yīng)用信息技術(shù)建立平臺(tái)，支持信息化的物資采購(gòu)管理，從而緩解人員壓力提高效率。

1 石油企業(yè)物資采購(gòu)管理中信息技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

石油企業(yè)物資采購(gòu)管理信息化系統(tǒng)重點(diǎn)針對(duì)物資采購(gòu)流程、供應(yīng)、庫(kù)存管理等方面，確保相關(guān)工作落實(shí)的規(guī)范性，提升運(yùn)作效率，管理也相對(duì)方便。針對(duì)其優(yōu)勢(shì)，主要可以從以下幾點(diǎn)展開(kāi)論述：

第一，集成性?xún)?yōu)勢(shì)。信息技術(shù)應(yīng)用于石油企業(yè)物資采購(gòu)中，最基本的功能在于集成，以往管理中存在信息孤島情況，數(shù)據(jù)無(wú)法共享，數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)不同部門(mén)需要反復(fù)多次錄入與處理，即便是基礎(chǔ)性的決策也需要經(jīng)過(guò)多個(gè)部門(mén)反復(fù)溝通確認(rèn)數(shù)據(jù)信息，消耗大量時(shí)間和精力。但物資管理信息化系統(tǒng)能夠?qū)⒃粳嵥榈臉I(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，實(shí)現(xiàn)全面化的數(shù)據(jù)管理與跨部門(mén)信息共享，消除信息孤島現(xiàn)象，為相關(guān)決策提供準(zhǔn)確、及時(shí)的信息。

第二，規(guī)范流程優(yōu)勢(shì)。信息化技術(shù)在石油企業(yè)物資管理中的應(yīng)用更加傾向于對(duì)流程進(jìn)行管控，能夠做好相關(guān)信息的錄入，并根據(jù)工作進(jìn)度控制流程規(guī)范性。在引入物資管理信息系統(tǒng)后，第一時(shí)間對(duì)原有作業(yè)流程進(jìn)行分析，尋找不足情況，消除一些冗余繁瑣的部分，更好的落實(shí)扁平化管理，提升企業(yè)運(yùn)作效率。

第三，強(qiáng)化控制。物資管理信息化系統(tǒng)在技術(shù)方面主要應(yīng)用到一體化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，能夠?qū)Y金信息、供應(yīng)商信息、產(chǎn)品信息、訂單信息以及相關(guān)出入庫(kù)信息進(jìn)行全面化的管控，相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用均符合實(shí)際業(yè)務(wù)處理流程，并支持在線(xiàn)生成、提交、審核以及控制。利用物資管理信息化系統(tǒng)，能夠?qū)ξ镔Y的計(jì)劃設(shè)計(jì)、采購(gòu)流程、信息存儲(chǔ)以及使用等進(jìn)行全過(guò)程的跟蹤，保證能夠及時(shí)追溯和糾正，降低管理風(fēng)險(xiǎn)，滿(mǎn)足精細(xì)化管理需求。同時(shí)，在進(jìn)行管控時(shí)還支持設(shè)置控制點(diǎn)，即根據(jù)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)偏好和相關(guān)業(yè)務(wù)需求制定個(gè)性化的管控策略，保證管理工作落實(shí)到位。

第四，帶動(dòng)員工能力提升。物資管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用讓管理流程得到進(jìn)一步簡(jiǎn)化，這也直接改變了員工的工作形式，需要學(xué)習(xí)新的技術(shù)來(lái)應(yīng)對(duì)當(dāng)下管理需求，從而提升其適應(yīng)能力和學(xué)習(xí)能力，減少人力成本。在不斷的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)過(guò)程中，也讓員工的管理素養(yǎng)得到提升，更能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需要。

第五，可持續(xù)性?xún)?yōu)勢(shì)。石油企業(yè)物資管理系統(tǒng)中引入信息技術(shù)，不僅能夠滿(mǎn)足企業(yè)當(dāng)下的物資采購(gòu)管理需求，還充分思考了未來(lái)業(yè)務(wù)的發(fā)展變革，對(duì)現(xiàn)有技術(shù)預(yù)留相應(yīng)的拓展接口與功能模塊，以便于進(jìn)行系統(tǒng)的持續(xù)性升級(jí)。此外，信息技術(shù)還提供對(duì)歷史數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)挖掘，提供具有參考價(jià)值的信息。

2 石油企業(yè)物資采購(gòu)管理中信息技術(shù)應(yīng)用問(wèn)題

2.1 信息交流問(wèn)題

石油企業(yè)物資采購(gòu)管理的信息化建設(shè)不僅僅涉及自身信息的管理，還包括與供應(yīng)商之間的交流。但在實(shí)際落實(shí)中發(fā)現(xiàn)，石油企業(yè)物資采購(gòu)最初階段為了避免供應(yīng)商惡意抬高價(jià)格，會(huì)隱藏相關(guān)信息，一旦產(chǎn)品供應(yīng)商獲得更多信息，則會(huì)影響企業(yè)的采購(gòu)成本。在此過(guò)程中由于雙方之間信息交流的不完整性，會(huì)造成采購(gòu)脫離市場(chǎng)，產(chǎn)生一定的管理問(wèn)題。此外，在企業(yè)物資采購(gòu)管理環(huán)節(jié)中，一定信息交流不對(duì)等問(wèn)題，如：第一，ERP物料管理系統(tǒng)應(yīng)用問(wèn)題，一般情況下企業(yè)物料管理系統(tǒng)在進(jìn)行方案制定時(shí)需要由采購(gòu)部門(mén)制定計(jì)劃，但在信息傳遞過(guò)程中雖然應(yīng)用到了計(jì)算機(jī)，但應(yīng)用深度不足，具有形式化特點(diǎn)，與財(cái)務(wù)部門(mén)之間甚至?xí)髴?yīng)用紙質(zhì)發(fā)票管理。因部分企業(yè)在應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)時(shí)只是簡(jiǎn)單的制作EXCEL，并未真正發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)[1]。第二，在應(yīng)用ERP系統(tǒng)時(shí)，部分企業(yè)并未對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，在管理方面，系統(tǒng)的應(yīng)用權(quán)限僅包括倉(cāng)儲(chǔ)管理與財(cái)務(wù)部門(mén)，對(duì)于采購(gòu)部門(mén)和質(zhì)檢部門(mén)重視程度較低，導(dǎo)致物料收集方案方面存在局限。

2.2 信息分離問(wèn)題

影響石油企業(yè)物資采購(gòu)管理的關(guān)鍵在于供求雙方，但在信息技術(shù)應(yīng)用方面發(fā)現(xiàn)，企業(yè)供求雙方存在信息分離情況。在企業(yè)中將生產(chǎn)部門(mén)與物流部門(mén)分離，前者主要作為原材料需求部門(mén)，后者則為供應(yīng)部門(mén)。一旦出現(xiàn)信息分離，會(huì)造成供應(yīng)累積，徒增采購(gòu)成本，反之則會(huì)導(dǎo)致庫(kù)存不足影響生產(chǎn)。目前來(lái)看，供求雙方所提供的信息缺乏針對(duì)性，實(shí)際需求量和供應(yīng)量之間匹配存在局限，經(jīng)常發(fā)生物資積壓或前線(xiàn)部門(mén)物資不足等情況。此外，信息分離還表現(xiàn)在物資進(jìn)出庫(kù)信息化建設(shè)不足方面，如：第一，進(jìn)庫(kù)方面信息管理不到位，部分企業(yè)倉(cāng)庫(kù)管理引入ERP系統(tǒng)，能夠?qū)ξ镔Y的信息進(jìn)行記錄并匯總，但疏于管理，存在遺漏、失誤等情況，對(duì)相關(guān)聯(lián)環(huán)節(jié)帶來(lái)影響。第二，對(duì)于出庫(kù)方面存在信息化管理不足閑情，部分單位僅憑借提貨單即可進(jìn)行提貨，信息卻并未及時(shí)上傳至ERP系統(tǒng)中，使得相關(guān)部門(mén)無(wú)法及時(shí)了解倉(cāng)庫(kù)情況。此外，還存在物資采購(gòu)審批流程中反饋速度緩慢的情況，容易導(dǎo)致物資申請(qǐng)量與實(shí)際需求量差異。

2.3 資源信息匯總問(wèn)題

相較于其他類(lèi)型企業(yè)，石油企業(yè)的物資采購(gòu)工作存在一定特殊性，一旦設(shè)備信息沒(méi)有及時(shí)更新，會(huì)直接影響與生產(chǎn)單位之間的合作，造成資金成本浪費(fèi)。加之石油業(yè)務(wù)的復(fù)雜性，同一設(shè)備的供應(yīng)商往往不止一家，因此針對(duì)信息的整合也相對(duì)復(fù)雜。此外，部分企業(yè)物資采購(gòu)管理系統(tǒng)的建設(shè)存在共享機(jī)制不完善的情況，可視化模塊方面的設(shè)計(jì)仍具有一定上升空間，內(nèi)部各部門(mén)應(yīng)用ERP系統(tǒng)時(shí)也并非全面的共享與管理。除了以上問(wèn)題外，在系統(tǒng)管理權(quán)限設(shè)計(jì)方面也存在一定的不足，即便對(duì)物資采購(gòu)的管理?yè)碛行薷臋?quán)限，在后續(xù)的整合時(shí)也存在混亂問(wèn)題，需要進(jìn)行優(yōu)化。

2.4 采購(gòu)招標(biāo)信息技術(shù)應(yīng)用問(wèn)題

目前采購(gòu)招標(biāo)環(huán)節(jié)也逐漸引入信息技術(shù)，但其本質(zhì)仍舊無(wú)法脫離傳統(tǒng)的招標(biāo)模式，主要由于信息化管理手段并未全面滲透到招標(biāo)過(guò)程中，仍舊以線(xiàn)下招標(biāo)方式為主，無(wú)法期待提升招標(biāo)效率的作用[2]。其次，針對(duì)招投標(biāo)信息、市場(chǎng)信息整理方面，也存在信息技術(shù)應(yīng)用不足的問(wèn)題，在信息化招標(biāo)模式中，能夠通過(guò)線(xiàn)上直接了解市場(chǎng)行情和相關(guān)企業(yè)的信息，但由于線(xiàn)下招標(biāo)模式的應(yīng)用，相關(guān)供應(yīng)商企業(yè)的線(xiàn)上信息相對(duì)較少，不利于及時(shí)了解相關(guān)信息，容易存在潛在風(fēng)險(xiǎn)。

3 解決石油企業(yè)物資采購(gòu)信息化管理問(wèn)題

3.1 開(kāi)發(fā)、優(yōu)化數(shù)據(jù)庫(kù)

針對(duì)信息交流問(wèn)題的分析，主要包括企業(yè)內(nèi)部交流與外部交流兩個(gè)方面。

3.1.1 加強(qiáng)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)與管理

為保證石油企業(yè)對(duì)外與供應(yīng)商之間信息交流的通暢性，可開(kāi)發(fā)企業(yè)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)并展開(kāi)公平、公正、公開(kāi)的管理。由于石油企業(yè)生產(chǎn)材料具有多樣性特點(diǎn)，因此需要選擇符合企業(yè)發(fā)展需求的可靠供應(yīng)商，完善儲(chǔ)備工作。為保證后續(xù)供應(yīng)商招標(biāo)環(huán)節(jié)充分利用市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)對(duì)優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的選擇，需要加強(qiáng)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)建立數(shù)據(jù)庫(kù)準(zhǔn)入制度中明確供應(yīng)商準(zhǔn)入內(nèi)容，對(duì)其進(jìn)行質(zhì)量認(rèn)證，避免潛在優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源流失。同時(shí)，物資采購(gòu)人員和相關(guān)部門(mén)還需根據(jù)準(zhǔn)入條件對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)估，并將業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和結(jié)果指標(biāo)引入計(jì)算機(jī)中，做好投標(biāo)供貨記錄制定考核標(biāo)準(zhǔn)，總結(jié)優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商和黑名單榜供應(yīng)商[3]。對(duì)于供應(yīng)商信息的調(diào)研、分析等內(nèi)容可在數(shù)據(jù)庫(kù)中共享，包括資質(zhì)、報(bào)價(jià)、信譽(yù)、交貨質(zhì)量等。綜合來(lái)看，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建與供應(yīng)商之間的信息化交流模式，能夠有效解決信息不對(duì)稱(chēng)問(wèn)題，為后續(xù)的招投標(biāo)環(huán)節(jié)做好初步篩選維護(hù)公平。

3.1.2 制定信息化物料方案

國(guó)有企業(yè)在物資采購(gòu)管理方面對(duì)于物料需求方案設(shè)計(jì)中存在一些問(wèn)題，針對(duì)此類(lèi)問(wèn)題需要進(jìn)一步完善信息技術(shù)，制定符合企業(yè)需求的方案。首先，企業(yè)需要進(jìn)一步加強(qiáng)采購(gòu)工作流程的管理，確保能夠合理應(yīng)用ERP物料管理系統(tǒng)，在進(jìn)行計(jì)劃制定時(shí)需要根據(jù)系統(tǒng)物料需求模塊，分析實(shí)際需求，提供相應(yīng)數(shù)據(jù)資源。其次，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部對(duì)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，保證各部門(mén)做好信息上傳，及時(shí)更新模塊中物料信息，以便于相關(guān)操作。最后，加強(qiáng)對(duì)物料計(jì)劃清單生成模塊的信息化處理及相關(guān)管理與審批流程，由審批部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)清單進(jìn)行管理和審批，再按照需求進(jìn)行采購(gòu)。此過(guò)程務(wù)必保證信息技術(shù)應(yīng)用的靈活性以及清單生成的快捷性，例如設(shè)計(jì)部提出采購(gòu)30套新桌椅需求時(shí)，系統(tǒng)會(huì)優(yōu)先進(jìn)行庫(kù)存量核實(shí)，并在物料清單計(jì)劃生成需求中自動(dòng)減去庫(kù)存現(xiàn)有量，直接在ERP軟件中展示新方案。

3.2 落實(shí)統(tǒng)一化管理

為保證石油企業(yè)在滿(mǎn)足市場(chǎng)需求的前提下降低交易成本，需要深化采購(gòu)管理中的信息技術(shù)應(yīng)用。針對(duì)當(dāng)前存在的信息分離問(wèn)題，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)的一體化管理，保證供需配合?，F(xiàn)階段管理模式中對(duì)于庫(kù)存狀況、采購(gòu)方案以及物資使用狀況方面的管理建設(shè)仍舊存在一定分離問(wèn)題，影響采購(gòu)方案的精準(zhǔn)性。因此，現(xiàn)在需要進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)資源規(guī)劃匯總，利用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、供應(yīng)商以及倉(cāng)儲(chǔ)這幾個(gè)部門(mén)之間建立便捷的溝通環(huán)境，保證精準(zhǔn)處理物資采購(gòu)與處理問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。在此環(huán)境下，各部門(mén)能夠及時(shí)了解庫(kù)存情況，制定采購(gòu)方案[4]。

統(tǒng)一化的管理需要應(yīng)用一體化信息技術(shù)，搭建一體化平臺(tái)，并將各個(gè)部門(mén)緊密連接，實(shí)現(xiàn)信息傳遞與合作，提升相關(guān)工作的聯(lián)動(dòng)性。針對(duì)采購(gòu)合同方面應(yīng)用一體化管理技術(shù)，直接將合同生成數(shù)字化編碼，自動(dòng)完成存貨信息、價(jià)格信息、供應(yīng)商信息以及數(shù)量信息等方面的審核。針對(duì)進(jìn)出庫(kù)的信息化管理是石油企業(yè)采購(gòu)管理中的關(guān)鍵部分，為應(yīng)對(duì)當(dāng)前進(jìn)出庫(kù)管理問(wèn)題，首先需要加強(qiáng)入庫(kù)信息化管理。在相關(guān)人員完成采購(gòu)后由供應(yīng)商發(fā)貨入庫(kù)，在進(jìn)入倉(cāng)儲(chǔ)前需要優(yōu)先進(jìn)行質(zhì)量、數(shù)量、種類(lèi)等方面的檢查，滿(mǎn)足標(biāo)準(zhǔn)后及時(shí)將信息上傳至ERP系統(tǒng)中，根據(jù)實(shí)際情況生成報(bào)檢單。以上步驟為倉(cāng)儲(chǔ)管理部門(mén)進(jìn)行，在一體化信息技術(shù)應(yīng)用環(huán)境下，將信息傳送到質(zhì)檢部門(mén)，由員工進(jìn)行規(guī)格信息等方面的查詢(xún)，并構(gòu)建與供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)之間的聯(lián)系，保證質(zhì)檢部門(mén)能夠查詢(xún)到物資供應(yīng)商的相關(guān)信息。質(zhì)檢部門(mén)完成檢查后，借助一體化技術(shù)在系統(tǒng)上進(jìn)行產(chǎn)品合格數(shù)量和不合格數(shù)量的統(tǒng)計(jì)，其中不符合要求的產(chǎn)品會(huì)直接清退，此步驟能夠有效減少冗余流程實(shí)現(xiàn)一體化管理。同時(shí)，應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)不符合要求的產(chǎn)品原因進(jìn)行標(biāo)注，方便溝通。為進(jìn)一步提高管理質(zhì)效降低人力成本，還應(yīng)積極引入物資計(jì)量管理系統(tǒng)，直接利用計(jì)量程序?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)計(jì)量與審核，并配合數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)生成相應(yīng)報(bào)告。出庫(kù)方面，針對(duì)當(dāng)前依據(jù)憑證提貨的情況，需要進(jìn)一步優(yōu)化此部分的信息技術(shù)，保證自動(dòng)更新庫(kù)存量，自動(dòng)生成提料單，加強(qiáng)出庫(kù)管理。

3.3 優(yōu)化資源信息管理方案

由于石油企業(yè)物資采購(gòu)過(guò)程的特殊性特點(diǎn)，為避免復(fù)雜流程所帶來(lái)的影響，需要進(jìn)一步優(yōu)化資源信息管理方案，確保實(shí)現(xiàn)信息共享。當(dāng)前各部門(mén)在落實(shí)采購(gòu)管理工作方面需要進(jìn)一步提升其可視化，建立可視化管理模塊，并支持多個(gè)部門(mén)進(jìn)行查詢(xún)，除了采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)外，還應(yīng)增設(shè)質(zhì)檢部門(mén)、設(shè)計(jì)部門(mén)等，有利于實(shí)現(xiàn)綜合控制。同時(shí)，為避免造成管理困境，還需要做好權(quán)限設(shè)置，根據(jù)部門(mén)的功能進(jìn)行差異化設(shè)計(jì)。按照運(yùn)作流程來(lái)看，如設(shè)計(jì)部門(mén)可給予其上傳信息權(quán)限；對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)管理部門(mén)可給予其出入庫(kù)信息登記、修改等權(quán)限；對(duì)質(zhì)檢部門(mén)則給予其檢查權(quán)限等，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)信息共享。共享系統(tǒng)建立與優(yōu)化的同時(shí)還需完善相關(guān)制度，嚴(yán)禁發(fā)生越界操作的行為，同時(shí)鼓勵(lì)各部門(mén)人員及時(shí)反饋應(yīng)用系統(tǒng)過(guò)程中存在的問(wèn)題以及可改進(jìn)的空間，體現(xiàn)信息技術(shù)的可持續(xù)發(fā)展優(yōu)勢(shì)。

3.4 加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用

在物資采購(gòu)管理信息化建設(shè)中，還需重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)招標(biāo)環(huán)節(jié)的管理，突破以往運(yùn)行模式的限制，以信息技術(shù)為依托保證招標(biāo)環(huán)節(jié)的公平性與公開(kāi)性?？芍贫娮诱袠?biāo)采購(gòu)計(jì)劃，應(yīng)用電子招標(biāo)平臺(tái)，或與一些大型招投標(biāo)平臺(tái)合作，有效提升工作效率。同時(shí)，還能通過(guò)在線(xiàn)查詢(xún)對(duì)比招標(biāo)信息，為企業(yè)的綜合調(diào)控與管理奠定基礎(chǔ)，提升采購(gòu)管理水平。此外，相關(guān)人員還可利用信息化系統(tǒng)和招標(biāo)平臺(tái)中的信息，掌握當(dāng)前政策內(nèi)容及市場(chǎng)波動(dòng)情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)物資價(jià)格變化的預(yù)測(cè)，從而控制采購(gòu)成本，保證市場(chǎng)監(jiān)測(cè)的動(dòng)態(tài)化。此外，針對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用除了加強(qiáng)技術(shù)開(kāi)發(fā)外還應(yīng)做好軟硬件設(shè)備的優(yōu)化，定期進(jìn)行軟件更新與殺毒，對(duì)硬件進(jìn)行撿球，保證系統(tǒng)高效穩(wěn)定運(yùn)行。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜合來(lái)看，石油企業(yè)物資采購(gòu)管理工作內(nèi)容繁多、流程繁瑣，信息化技術(shù)的應(yīng)用能夠根據(jù)石油企業(yè)物資采購(gòu)實(shí)際需求進(jìn)行管理，保證優(yōu)化流程，并保證各個(gè)環(huán)節(jié)運(yùn)行質(zhì)量。同時(shí)，還應(yīng)用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息、作業(yè)流程的共享，保證相關(guān)部門(mén)人員能夠及時(shí)了解物資采購(gòu)進(jìn)度，根據(jù)報(bào)告信息進(jìn)行訂單跟蹤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并糾正，有效降低成本，維護(hù)運(yùn)營(yíng)科學(xué)。