醫(yī)院高質(zhì)量運(yùn)營(yíng)中的會(huì)議成本效益分析

譚東秋 唐勇

摘?要：醫(yī)院是救死扶傷的主要場(chǎng)所，院內(nèi)工作者每日要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行醫(yī)療、運(yùn)行決策及給予患者治療。但院內(nèi)各類會(huì)議對(duì)于醫(yī)院運(yùn)營(yíng)影響如何，尚缺乏具體數(shù)據(jù)。本文以某三級(jí)綜合醫(yī)院為例，統(tǒng)計(jì)其某年度所召開的各類會(huì)議頻次、參加人數(shù)、耗費(fèi)時(shí)長(zhǎng)、成本等數(shù)據(jù)，分析其對(duì)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)的作用及影響。為醫(yī)院這一特殊場(chǎng)所進(jìn)一步提升會(huì)議效率、高質(zhì)量發(fā)展提供借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；會(huì)議；運(yùn)營(yíng)；成本

中圖分類號(hào)：F23?????文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A??????doi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.09.056

0?前言

隨著公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的進(jìn)一步推動(dòng)，提升效能已成為推動(dòng)公立醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理規(guī)范化、確保醫(yī)院各項(xiàng)工作有效運(yùn)行的強(qiáng)力舉措之一，也是國(guó)家對(duì)公立醫(yī)院提出的明確要求。《關(guān)于推動(dòng)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見》指出，提升公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展新效能，健全運(yùn)營(yíng)管理體系，加強(qiáng)全面預(yù)算管理，完善內(nèi)部控制制度，健全績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制。

會(huì)議作為醫(yī)院內(nèi)部決策部署、學(xué)術(shù)培訓(xùn)等工作的重要手段，會(huì)議管理是醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理中不可缺少的一部分。本文擬通過對(duì)W三級(jí)甲等公立醫(yī)院內(nèi)會(huì)議成本及對(duì)醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)影響情況進(jìn)行分析，擬為公立醫(yī)院加強(qiáng)會(huì)議成本管控意識(shí)，提升會(huì)議效率，促進(jìn)其高質(zhì)量發(fā)展提供借鑒。

1?會(huì)議成本效率研究方法

在應(yīng)對(duì)新醫(yī)改改革與創(chuàng)新過程中，醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理面臨著方方面面的挑戰(zhàn)。近年來，盡管會(huì)議作風(fēng)建設(shè)正在被醫(yī)院管理者所重視，但會(huì)議成本核算及成本控制并未真正納入醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理中，會(huì)議開支只作為業(yè)務(wù)所需的一般費(fèi)用進(jìn)行處理。實(shí)際上作為醫(yī)院管理的一部分，會(huì)議效率、會(huì)議成本正在逐漸影響醫(yī)院整體運(yùn)營(yíng)管理，會(huì)議管理如會(huì)議成本的控制對(duì)醫(yī)院整體運(yùn)行效率的提升以及工作落實(shí)的質(zhì)量具有重大影響。提倡運(yùn)行高效會(huì)議，有針對(duì)性地進(jìn)行會(huì)議成本效益分析，利于助力公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展、推動(dòng)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理精細(xì)化。

本文以“醫(yī)院會(huì)議”“會(huì)議成本”為主題在中國(guó)知網(wǎng)等期刊網(wǎng)進(jìn)行搜索。其中以“醫(yī)院會(huì)議”為主題的研究，主要有以下4類：一類是研究會(huì)議檔案管理，如為會(huì)議記錄檔案單設(shè)門類管理；一類是引入其他管理辦法探索會(huì)議管理要素，如以應(yīng)用關(guān)系策劃8要素謀劃醫(yī)院教研會(huì)議策劃思路、提升教研管理水平，以應(yīng)用項(xiàng)目管理技術(shù)辦法改進(jìn)大型學(xué)術(shù)會(huì)議籌備與組織工作等；一類是研究信息化手段在醫(yī)院會(huì)議中的應(yīng)用，如建立高清視頻會(huì)議系統(tǒng)，圍繞醫(yī)院會(huì)議全過程搭建醫(yī)院會(huì)議管理系統(tǒng)、對(duì)會(huì)議進(jìn)行全程規(guī)范化管理，提高會(huì)議管理效率，二維碼簽到系統(tǒng)規(guī)范會(huì)議管理、提升管理效率；另一類是從會(huì)議要素、內(nèi)容和程序設(shè)計(jì)等方面對(duì)醫(yī)院多院區(qū)會(huì)議管理進(jìn)行探索。

以“會(huì)議成本”為主題的研究，會(huì)議管理研究逐漸關(guān)注提高會(huì)議效率、降低會(huì)議開支。國(guó)外較早地從會(huì)議的投入與產(chǎn)出、會(huì)議成本的計(jì)算等方面對(duì)會(huì)議成本進(jìn)行分析與研究，而國(guó)內(nèi)對(duì)會(huì)議成本的研究主要集中在會(huì)議成本的計(jì)量與控制、會(huì)議投入與產(chǎn)出等方面的研究中。關(guān)于會(huì)議成本的計(jì)算也有眾多模式參考，先是日本部門公司針對(duì)會(huì)議成本提供了3種模式，其中以會(huì)議成本計(jì)算公式[會(huì)議成本=每小時(shí)平均工資的3倍*2*開會(huì)人數(shù)*會(huì)議時(shí)間（小時(shí)）]為代表，國(guó)內(nèi)也開始探索會(huì)議成本計(jì)算方式，有學(xué)者研究認(rèn)為這3種模式科學(xué)度不夠，結(jié)合國(guó)內(nèi)《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法》及實(shí)際情況，認(rèn)為應(yīng)該靈活掌握計(jì)量模式的系數(shù)?！陡咝?huì)議管理技巧》一書中也關(guān)注到會(huì)議成本，將會(huì)議成本分為時(shí)間成本、直接成本和效率損失成本。

對(duì)于醫(yī)院會(huì)議成本分析，主要是以“周例會(huì)”為場(chǎng)景，采用調(diào)查問卷形式，對(duì)比分析現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議與視頻直播會(huì)議成本及會(huì)議效果。研究場(chǎng)景主要是中大型會(huì)議。

本文主要以某醫(yī)院某年度所召開的各類會(huì)議頻次、參加人數(shù)、耗費(fèi)時(shí)長(zhǎng)、成本等數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，分析其對(duì)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)的作用及影響。

2?W醫(yī)院某年會(huì)議成本—效益分析

會(huì)議管理不只是對(duì)會(huì)議過程進(jìn)行全周期管理，還要學(xué)會(huì)計(jì)算會(huì)議成本，會(huì)議成本與會(huì)議管理的好壞密切相關(guān)，也直接影響醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)成本。

從廣義上來說，會(huì)議的成本包含了整個(gè)會(huì)議籌備過程所產(chǎn)生的支出。會(huì)議成本的范圍包含實(shí)際支出成本、機(jī)會(huì)成本、時(shí)間成本等。本文主要分析因會(huì)議管理問題所造成的會(huì)議時(shí)間成本、人力成本等問題。

2020年W醫(yī)院開始上線辦公系統(tǒng)OA中會(huì)議管理模塊，增加了會(huì)議室申請(qǐng)管理的內(nèi)容。本文以W醫(yī)院2020年數(shù)據(jù)為例，2020年W醫(yī)院召開會(huì)議583場(chǎng)次，會(huì)議時(shí)長(zhǎng)約為57天（1351小時(shí)），以2020年可工作時(shí)長(zhǎng)244天1952小時(shí)/人（按8小時(shí)工作制）計(jì)算，2020年所有人次會(huì)議時(shí)長(zhǎng)所占全年全院職工工作時(shí)長(zhǎng)比例約為3%。

本文以人均小時(shí)人力成本對(duì)全院不同人群進(jìn)行會(huì)議成本計(jì)算，將醫(yī)院的人力成本劃分為4個(gè)層次：一是全院人力成本為100元/小時(shí)，二是副高以上人力成本為180元/小時(shí)，三是科級(jí)干部人力成本為160元/小時(shí)，四是中層干部成本為140元/小時(shí)，根據(jù)4個(gè)層次對(duì)2020年各分類會(huì)議進(jìn)行計(jì)算，固定會(huì)議全年人力成本為約170萬元，非固定會(huì)議全年人力成本為約26萬元，合計(jì)全年會(huì)議人力成本為440萬元。依據(jù)計(jì)算結(jié)果顯示，全年會(huì)議人力成本占人員經(jīng)費(fèi)約1.5%，占績(jī)效約4%。

總體而言，2020年W醫(yī)院全年會(huì)議成本占醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理成本比重不低。會(huì)議舉辦的場(chǎng)次越多，與會(huì)人員越廣，時(shí)長(zhǎng)越長(zhǎng)，會(huì)議所產(chǎn)生的人力成本以及時(shí)間成本就越高，會(huì)議整體成本增加，無形中增加了整個(gè)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理的成本，也意味著打破了會(huì)議時(shí)間與臨床人員專注醫(yī)療工作時(shí)間的平衡性。因此，良好的會(huì)議管理及運(yùn)行機(jī)制對(duì)降低會(huì)議成本乃至醫(yī)院運(yùn)營(yíng)成本具有直接的影響。

3?W醫(yī)院會(huì)議管理存在的問題、原因分析及對(duì)策

3.1?討論：W醫(yī)院會(huì)議管理存在的問題、原因分析

會(huì)議的全生命周期可分為會(huì)議計(jì)劃、會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議組織、會(huì)議落實(shí)等四個(gè)重要環(huán)節(jié)。這四個(gè)環(huán)節(jié)是否有計(jì)劃落實(shí)直接影響會(huì)議進(jìn)程。在醫(yī)院內(nèi)部的多部門會(huì)議管理中，因涉及部門、人員較多，往往會(huì)存在諸多問題，對(duì)醫(yī)院會(huì)議管理乃至醫(yī)院整體的運(yùn)轉(zhuǎn)效率形成更大的挑戰(zhàn)，會(huì)議產(chǎn)生的成本有所增加。從W醫(yī)院會(huì)議全過程來分析。

（1）會(huì)前準(zhǔn)備不充分，會(huì)議耗時(shí)長(zhǎng)。

行政會(huì)議特別是對(duì)于決策型會(huì)議來說，會(huì)議事前討論不充分，材料準(zhǔn)備不足，往往容易導(dǎo)致會(huì)議超時(shí)甚至出現(xiàn)議題議而不決、重復(fù)討論、耗時(shí)費(fèi)力的情況；同時(shí)會(huì)議時(shí)間超時(shí)、延時(shí)導(dǎo)致會(huì)議安排不合理，額外增加了會(huì)議時(shí)間成本以及機(jī)會(huì)成本。以W醫(yī)院為例，中層干部有130名左右，在2020年583場(chǎng)會(huì)議中，近140場(chǎng)都有半數(shù)以上干部參加會(huì)議，會(huì)議時(shí)長(zhǎng)占全年會(huì)議時(shí)長(zhǎng)比例約為20%。干部職工會(huì)議多、會(huì)議安排不合理則容易影響職工醫(yī)療工作時(shí)間，如何科學(xué)合理協(xié)調(diào)會(huì)議時(shí)間以及醫(yī)療工作時(shí)間，需要考慮對(duì)會(huì)議成本進(jìn)行核算及控制。

（2）臨時(shí)性會(huì)議多或者會(huì)議交叉，會(huì)議計(jì)劃不清晰。

會(huì)議沒有提前規(guī)劃，出現(xiàn)臨時(shí)性會(huì)議或者同時(shí)段召開會(huì)議人員重復(fù)，會(huì)議內(nèi)容混雜、主題偏離，參會(huì)人員不夠明確，出現(xiàn)部分會(huì)議內(nèi)容無關(guān)的情況，以上會(huì)議問題頻繁出現(xiàn)，也會(huì)促使會(huì)議時(shí)間成本增加。

（3）會(huì)議決議落實(shí)不到位，沒有形成閉環(huán)管理。

有些會(huì)議決議事項(xiàng)責(zé)任部門未能按照要求及時(shí)完成工作，導(dǎo)致會(huì)議決議未能貫徹落實(shí)到位、會(huì)議效果差，會(huì)議成本增加。在W醫(yī)院調(diào)研中，除了特殊情況需要再次討論議定事項(xiàng)外，部分會(huì)議決議事項(xiàng)未能按時(shí)完成，導(dǎo)致工作推進(jìn)緩慢、一些項(xiàng)目無法及時(shí)開展，會(huì)議時(shí)間成本及其他工作成本有所增加。

（4）會(huì)議設(shè)施設(shè)備等準(zhǔn)備不充分，可能降低會(huì)議整體質(zhì)量。

由于受會(huì)議設(shè)施設(shè)備影響，部分會(huì)議未能正常按時(shí)召開，或者會(huì)議進(jìn)行過程中出現(xiàn)問題，導(dǎo)致會(huì)議時(shí)間延長(zhǎng)，會(huì)議時(shí)間成本增加，從而影響會(huì)議整體質(zhì)量。

3.2?對(duì)策：建立高效會(huì)議機(jī)制降低會(huì)議以及醫(yī)院運(yùn)營(yíng)成本

公立醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理是指對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行的計(jì)劃、實(shí)施和評(píng)價(jià)，是對(duì)醫(yī)院各類、各項(xiàng)資源進(jìn)行科學(xué)配置和精細(xì)管理的過程。會(huì)議管理作為醫(yī)院業(yè)務(wù)活動(dòng)的一部分，建立高效會(huì)議機(jī)制是提升醫(yī)院整體運(yùn)行效率、降低成本的有效實(shí)踐措施。建立高效的會(huì)議機(jī)制需要：

（1）樹立會(huì)議成本意識(shí)，有效衡量會(huì)議價(jià)值。

加強(qiáng)會(huì)議管理，首先要樹立會(huì)議成本意識(shí)。有研究者將項(xiàng)目管理運(yùn)用到會(huì)議管理中進(jìn)行研究，項(xiàng)目成本管理由成本規(guī)劃、成本估算、成本預(yù)算、成本控制四項(xiàng)內(nèi)容組成。成本意識(shí)是做好成本管理的前提，管理人員要重視成本管理，特別是對(duì)于會(huì)議管理，會(huì)議成本不僅是一般的費(fèi)用管理，包含的是時(shí)間成本、人力成本、機(jī)會(huì)成本等各方面的內(nèi)容，不應(yīng)忽視會(huì)議成本及其附加內(nèi)容的存在。必須要有會(huì)議成本核算意識(shí)、會(huì)議成本控制意識(shí)，在召開會(huì)議前，要對(duì)會(huì)議成本進(jìn)行估算，做好根據(jù)會(huì)議成本以及會(huì)議的價(jià)值來衡量會(huì)議召開的必要性以及會(huì)議召開時(shí)間的長(zhǎng)短，做好會(huì)議準(zhǔn)備。

（2）搭建會(huì)議系統(tǒng)平臺(tái)，規(guī)范會(huì)議管理。

信息化手段是現(xiàn)代醫(yī)院管理的一個(gè)重要方式，多媒體會(huì)議手段以及辦公系統(tǒng)促進(jìn)了醫(yī)院會(huì)議管理的規(guī)范化、提高會(huì)議效率，滿足當(dāng)前多部門以及遠(yuǎn)程會(huì)議的要求，降低會(huì)議成本以及醫(yī)院運(yùn)營(yíng)成本。利用辦公系統(tǒng)的會(huì)議管理功能，一方面可以充分利用院內(nèi)資源，會(huì)議組織者可以提前預(yù)約會(huì)議室，避免會(huì)議室沖突，一方面會(huì)議管理者可以實(shí)時(shí)掌握會(huì)議室使用狀態(tài)以及會(huì)議使用的信息，利于總結(jié)分析，及時(shí)彌補(bǔ)會(huì)議管理的不足。利用多媒體手段開展會(huì)議，例如使用騰訊會(huì)議、釘釘會(huì)議等應(yīng)用軟件開展實(shí)時(shí)會(huì)議，一方面節(jié)約參會(huì)人員的路途時(shí)間以及會(huì)議附加成本，另一方面參會(huì)人員范圍可以適當(dāng)放寬，根據(jù)會(huì)議要求調(diào)整。線上學(xué)術(shù)會(huì)議也可以錄制，為后者提供學(xué)習(xí)及借鑒。當(dāng)然在選擇線上會(huì)議的時(shí)候也要注意會(huì)議時(shí)間以及會(huì)議效率，避免在節(jié)約旅途成本的同時(shí)產(chǎn)生更多的時(shí)間成本。

（3）強(qiáng)化會(huì)議監(jiān)督體系，推動(dòng)工作高效落實(shí)。

高效的會(huì)議機(jī)制離不開完善的會(huì)議監(jiān)督體系。會(huì)議監(jiān)督貫穿會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中過程、會(huì)后執(zhí)行等整個(gè)會(huì)議過程。會(huì)前對(duì)會(huì)議議程、參會(huì)人員、現(xiàn)場(chǎng)布置等進(jìn)行實(shí)時(shí)掌握，確保會(huì)議順利進(jìn)行；會(huì)中對(duì)會(huì)議的進(jìn)程、人員發(fā)言、會(huì)議時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)確把握，重點(diǎn)決策部署，提高決策效率；會(huì)后及時(shí)跟蹤落實(shí)，對(duì)于決策型會(huì)議而言，會(huì)議組織、主管部門以及會(huì)議監(jiān)督督辦要跟蹤會(huì)議決議的落實(shí)，建立會(huì)議決議落實(shí)反饋機(jī)制，定期掌握會(huì)議決議落實(shí)情況，確保會(huì)議決議有效落實(shí)。對(duì)于學(xué)習(xí)類會(huì)議，會(huì)議督查部門要不定期督查會(huì)議精神是否真正傳達(dá)并有效落實(shí)，確保會(huì)議召開有效果。會(huì)議的監(jiān)督能夠及時(shí)掌握會(huì)議召開落實(shí)情況，分析總結(jié)會(huì)議進(jìn)展，指導(dǎo)今后會(huì)議管理，節(jié)約會(huì)議成本消耗，進(jìn)一步對(duì)會(huì)議成本進(jìn)行控制。

在加強(qiáng)會(huì)議系統(tǒng)管理以及完善會(huì)議監(jiān)督體系等工作后，相較2020年，2021年W醫(yī)院會(huì)議場(chǎng)次為187場(chǎng)，同比下降68%；會(huì)議時(shí)長(zhǎng)為552小時(shí)，同比下降59%；全年會(huì)議成本約為180萬元，同比下降59%。

4?結(jié)論

高效的會(huì)議機(jī)制有助于醫(yī)院降低會(huì)議成本。公立醫(yī)院進(jìn)行會(huì)議成本效益分析，可以進(jìn)一步提高會(huì)議成本管控意識(shí)，能夠有效地提升醫(yī)院多會(huì)議管理水平，降低成本，提升效益，促進(jìn)公立醫(yī)院高質(zhì)量的發(fā)展。

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