互聯(lián)網(wǎng)背景下事業(yè)單位檔案資源的開發(fā)及利用方法

李立明

（大理州財(cái)貿(mào)學(xué)校，云南 大理 671600）

0 引言

檔案是記錄社會(huì)活動(dòng)的實(shí)物或信息，是社會(huì)文化遺產(chǎn)的重要組成部分，也是事業(yè)單位的重要資產(chǎn)。檔案資源的開發(fā)和利用，是事業(yè)單位履行社會(huì)職能和提高管理水平的重要手段[1]。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和普及，事業(yè)單位的檔案資源呈現(xiàn)出數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的特征，為檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在此，我結(jié)合自己的工作實(shí)踐和相關(guān)文獻(xiàn)的內(nèi)容，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)背景下事業(yè)單位檔案資源的開發(fā)和利用方法進(jìn)行了探討，希望能為事業(yè)單位的檔案管理工作提供一些參考和借鑒，促進(jìn)檔案資源的有效利用和社會(huì)服務(wù)。

1 互聯(lián)網(wǎng)背景下事業(yè)單位檔案的類型和特征

事業(yè)單位的檔案可以根據(jù)其形式、內(nèi)容、來(lái)源等不同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案、專業(yè)檔案、文書檔案、綜合檔案等。而在互聯(lián)網(wǎng)背景下，事業(yè)單位的檔案也呈現(xiàn)出以下新特征：①數(shù)字化。事業(yè)單位的檔案越來(lái)越多地采用電子化的形式，如電子文檔、電子郵件、電子表格、電子圖像等，實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化保存和傳輸，提高了檔案的安全性和便捷性[2-3]。②網(wǎng)絡(luò)化。事業(yè)單位的檔案越來(lái)越多地利用互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)和平臺(tái)，如網(wǎng)頁(yè)、數(shù)據(jù)庫(kù)、搜索引擎、社交媒體等，實(shí)現(xiàn)了檔案的網(wǎng)絡(luò)化檢索和利用，提高了檔案的可見性和可用性。③智能化。事業(yè)單位的檔案越來(lái)越多地應(yīng)用人工智能的技術(shù)和方法，如數(shù)據(jù)挖掘、語(yǔ)義分析、機(jī)器學(xué)習(xí)、自然語(yǔ)言處理等，實(shí)現(xiàn)了檔案的智能化分析和服務(wù)，提高了檔案的價(jià)值和效益。④動(dòng)態(tài)化。事業(yè)單位的檔案越來(lái)越多地呈現(xiàn)出動(dòng)態(tài)的特征，如檔案的內(nèi)容、形式、數(shù)量、質(zhì)量等都隨著事業(yè)單位的活動(dòng)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展而不斷變化，要求檔案的管理和利用也要適應(yīng)檔案的動(dòng)態(tài)性，提高檔案的靈活性和時(shí)效性。

2 事業(yè)單位檔案資源的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

互聯(lián)網(wǎng)背景下，事業(yè)單位的檔案資源的開發(fā)和利用面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)。目前，事業(yè)單位的檔案資源的數(shù)量和質(zhì)量都有了較大的提高，檔案的保存和管理也有了較大的進(jìn)步[4]。事業(yè)單位的檔案資源的利用程度和效果也有了一定的提升，檔案的服務(wù)功能和社會(huì)效益也有了一定的體現(xiàn)。例如，學(xué)校檔案資源的數(shù)量和質(zhì)量都有了顯著的增長(zhǎng)，檔案的保存和管理也有了較好的保障。學(xué)校檔案資源的利用程度和效果也有了明顯的改善，檔案的服務(wù)功能和社會(huì)效益也有了較好的展現(xiàn)。學(xué)校檔案資源為學(xué)校的教學(xué)科研、校史建設(shè)、校園文化、社會(huì)服務(wù)等方面提供了有力的支撐和保障。盡管事業(yè)單位的檔案資源的開發(fā)和利用有了一定的進(jìn)步，但仍然存在著一些問(wèn)題和不足，主要表現(xiàn)在以下方面。

（1）檔案信息資源缺乏有效開發(fā)。學(xué)校檔案資源的類型和數(shù)量都很豐富，涵蓋了教學(xué)、科研、管理、社會(huì)服務(wù)等各個(gè)方面，具有很高的價(jià)值和意義。但是，目前學(xué)校檔案資源的開發(fā)和利用還不夠深入和廣泛，很多檔案信息沒(méi)有被充分地挖掘和整合，沒(méi)有形成有效的信息資源庫(kù)，也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)與其他信息平臺(tái)的互聯(lián)互通，導(dǎo)致檔案信息的利用率和效益不高。例如，學(xué)校的教師檔案、學(xué)生檔案、科研檔案等，都可以作為學(xué)校的教育教學(xué)質(zhì)量評(píng)估、人才培養(yǎng)、科研成果轉(zhuǎn)化、社會(huì)服務(wù)等方面的重要依據(jù)和參考，但是目前這些檔案信息的開發(fā)和利用還不夠系統(tǒng)和規(guī)范，沒(méi)有形成有效的數(shù)據(jù)分析和決策支持。

（2）檔案管理制度不完善。學(xué)校檔案管理工作涉及多個(gè)部門和層級(jí)，需要有一套科學(xué)合理的檔案管理制度來(lái)規(guī)范和指導(dǎo)。但是，目前學(xué)校檔案管理制度還不夠完善和統(tǒng)一，各個(gè)部門和層級(jí)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和流程不一致，檔案管理的責(zé)任和權(quán)限不明確，檔案管理的監(jiān)督和考核不嚴(yán)格，導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量和效率不高。例如，學(xué)校的教務(wù)處、科研處、人事處等部門，都有自己的檔案管理系統(tǒng)和方式，但是這些系統(tǒng)和方式之間沒(méi)有形成有效的銜接和協(xié)調(diào)，也沒(méi)有與學(xué)校的總體檔案管理規(guī)劃和目標(biāo)相一致，導(dǎo)致檔案信息的重復(fù)和矛盾，檔案管理的成本和風(fēng)險(xiǎn)增加。

（3）檔案信息資源缺乏安全保護(hù)措施。學(xué)校檔案信息資源是學(xué)校的重要機(jī)密，涉及學(xué)校的發(fā)展戰(zhàn)略、教育教學(xué)質(zhì)量、科研成果、人才培養(yǎng)、社會(huì)服務(wù)等方面，需要有嚴(yán)格的安全保護(hù)措施來(lái)防止檔案信息的泄露、篡改、損毀等。但是，目前學(xué)校檔案信息資源的安全保護(hù)措施還不夠完善和有效，檔案信息的存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)都存在著安全隱患，檔案信息的安全性和完整性沒(méi)有得到有效的保障[5]。例如，學(xué)校的紙質(zhì)檔案信息，沒(méi)有進(jìn)行有效的防火、防潮、防蟲等物理保護(hù)，也沒(méi)有進(jìn)行有效的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和備份，容易造成檔案信息的損壞和丟失；學(xué)校的電子檔案信息，沒(méi)有進(jìn)行有效的加密、防病毒、防黑客等技術(shù)保護(hù)，也沒(méi)有進(jìn)行有效的權(quán)限管理和審計(jì)監(jiān)控，容易造成檔案信息的泄露和篡改。

（4）檔案管理手段滯后。學(xué)校檔案管理工作需要運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)和手段，來(lái)提高檔案信息的采集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等效率和質(zhì)量。但是，目前學(xué)校檔案管理工作還主要依賴于傳統(tǒng)的人工和紙質(zhì)的方式，沒(méi)有充分利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新技術(shù)和新手段，導(dǎo)致檔案管理工作的效率和質(zhì)量不高，也沒(méi)有適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)背景下的檔案管理需求和變化。例如，學(xué)校的檔案管理工作人員，還主要通過(guò)手工的方式來(lái)登記、歸檔、借閱、歸還等檔案信息，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化和智能化管理，也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢和共享，導(dǎo)致檔案管理工作的煩瑣和低效。

3 互聯(lián)網(wǎng)背景下優(yōu)化事業(yè)單位檔案資源開發(fā)及利用的策略

3.1 建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

（1）制定建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的方案和步驟。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是一個(gè)系統(tǒng)的工程，需要制定科學(xué)的方案和步驟，按照計(jì)劃有序推進(jìn)。第一步，調(diào)研分析，了解學(xué)校檔案資源的現(xiàn)狀和特點(diǎn)，分析檔案信息的需求和特點(diǎn)，確定檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)目標(biāo)和范圍，評(píng)估檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)可行性和風(fēng)險(xiǎn)。第二步，設(shè)計(jì)規(guī)劃，制定檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的總體設(shè)計(jì)和詳細(xì)設(shè)計(jì)，包括檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、功能、接口、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等，明確檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)要求和技術(shù)方案。第三步，開發(fā)實(shí)施，根據(jù)設(shè)計(jì)方案，開發(fā)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的軟件和硬件，進(jìn)行檔案信息的采集、整理、錄入、校驗(yàn)、存儲(chǔ)等，測(cè)試檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)行效果和性能指標(biāo)，解決檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的技術(shù)問(wèn)題和難點(diǎn)。第四步，運(yùn)行維護(hù)，正式啟用檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提供檔案信息的檢索、共享、利用等服務(wù)，監(jiān)測(cè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)行狀況和使用情況，進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的更新、優(yōu)化、備份、恢復(fù)等維護(hù)工作，保障檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的穩(wěn)定性和可靠性。

（2）探索建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的方法和模式。當(dāng)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)后，仍需要探索適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案資源開發(fā)利用的新方法和新模式，充分發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的作用和價(jià)值?？梢試L試建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的分級(jí)分類管理模式。根據(jù)檔案信息的重要性、敏感性、保密性等，將檔案信息分為不同的級(jí)別和類別，采用不同的管理措施和服務(wù)策略，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有序管理和合理利用。例如，可以將檔案信息分為公開、內(nèi)部、保密、機(jī)密等級(jí)別，分別采用開放、授權(quán)、審批、禁止等方式進(jìn)行利用，同時(shí)，可以將檔案信息分為文書、聲像、電子等類別，分別采用數(shù)字化、原件、復(fù)印等方式進(jìn)行提供，以滿足不同用戶的不同需求。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的動(dòng)態(tài)更新優(yōu)化模式。根據(jù)檔案信息的變化和發(fā)展，及時(shí)更新檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，優(yōu)化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的功能和性能，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的持續(xù)改進(jìn)和完善。例如，可以定期對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)清理、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、數(shù)據(jù)補(bǔ)充、數(shù)據(jù)修正等操作，保證檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，同時(shí)，可以根據(jù)用戶的反饋和建議，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行功能增強(qiáng)、性能提升、界面美化、安全加固等操作，提高檔案信息的可用性和易用性。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的聯(lián)網(wǎng)共享開放模式。根據(jù)檔案信息的特點(diǎn)和需求，將檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)與互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)、專網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)相連接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的跨區(qū)域、跨平臺(tái)、跨終端的共享和開放，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的廣泛應(yīng)用和價(jià)值發(fā)揮。例如，可以將檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)接入互聯(lián)網(wǎng)，為社會(huì)公眾提供檔案信息的查詢、瀏覽、下載等服務(wù)，同時(shí)，可以將檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)接入校園網(wǎng)，為學(xué)校師生員工提供檔案信息的申請(qǐng)、借閱、歸還等服務(wù)，此外，可以將檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)接入專網(wǎng)，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門、相關(guān)部門提供檔案信息的統(tǒng)計(jì)、分析、評(píng)估等服務(wù)。

3.2 完善檔案管理制度

學(xué)校檔案管理制度是規(guī)范和指導(dǎo)學(xué)校檔案工作的一系列規(guī)則、制度、流程、標(biāo)準(zhǔn)等，是學(xué)校檔案工作的重要組成部分，也是學(xué)校檔案資源開發(fā)利用的重要前提和條件。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，檔案管理制度面臨著新的形勢(shì)和挑戰(zhàn)，需要與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新完善，適應(yīng)檔案工作的新需求，解決檔案工作的新問(wèn)題，保障檔案資源的新價(jià)值。完善學(xué)校檔案管理制度，是提高學(xué)校檔案工作水平，保障學(xué)校檔案資源安全，促進(jìn)學(xué)校檔案資源開發(fā)利用的必要舉措，也是適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)背景下學(xué)校檔案工作變化的必要要求。應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案工作的變化和發(fā)展，及時(shí)調(diào)整檔案管理制度的內(nèi)容和范圍，優(yōu)化檔案管理制度的結(jié)構(gòu)和形式，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的持續(xù)改進(jìn)和完善。例如，可以定期對(duì)檔案管理制度進(jìn)行評(píng)估和審查，根據(jù)檔案工作的新需求和新問(wèn)題，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行修改和補(bǔ)充，同時(shí)，可以根據(jù)檔案管理制度的執(zhí)行情況和效果，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化和完善，以適應(yīng)檔案工作的新形勢(shì)和新任務(wù)。將檔案管理制度與互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)、專網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理制度的應(yīng)用水平和服務(wù)水平。例如，可以將檔案管理制度制作成電子文檔或網(wǎng)頁(yè)，發(fā)布在檔案部門的網(wǎng)站或平臺(tái)上，方便檔案工作人員和檔案利用者的查詢和使用，同時(shí)，可以將檔案管理制度與檔案信息系統(tǒng)或檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)相對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的自動(dòng)化、智能化、在線化的執(zhí)行和監(jiān)督。同時(shí)，根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)和需求，將檔案管理制度與相關(guān)部門和單位的管理制度相協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的協(xié)同化、互動(dòng)化、共贏化，提高檔案管理制度的協(xié)作水平和影響水平。例如，可以與學(xué)校的信息化部門、教務(wù)部門、科研部門、人事部門等進(jìn)行溝通和協(xié)商，協(xié)調(diào)檔案管理制度與相關(guān)部門的管理制度的銜接和配合，同時(shí)，可以與其他學(xué)?；蚱渌聵I(yè)單位的檔案部門進(jìn)行交流和合作，借鑒和學(xué)習(xí)檔案管理制度的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)和做法。

3.3 加強(qiáng)檔案信息安全保護(hù)

加強(qiáng)學(xué)校檔案信息安全保護(hù)，是提高學(xué)校檔案工作水平，保障學(xué)校檔案資源價(jià)值，促進(jìn)學(xué)校檔案資源開發(fā)利用的必要舉措，也是適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)背景下學(xué)校檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)的必要要求。為了保障檔案信息的安全，應(yīng)該建立健全檔案信息安全制度。制定和完善檔案信息安全的規(guī)章制度，明確檔案信息的分類、權(quán)限、責(zé)任、流程等，規(guī)范檔案信息的收集、存儲(chǔ)、傳輸、共享、銷毀等操作，加強(qiáng)檔案信息安全的監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全問(wèn)題，提高檔案信息安全的意識(shí)和水平。加強(qiáng)檔案信息安全技術(shù)保障。采用先進(jìn)的檔案信息安全技術(shù)，例如加密、認(rèn)證、防火墻、備份、恢復(fù)等，保護(hù)檔案信息的完整性、可用性和保密性，防止檔案信息被非法訪問(wèn)、復(fù)制、修改、刪除等，提高檔案信息的抗攻擊能力和恢復(fù)能力。與此同時(shí)，加強(qiáng)檔案信息安全人員培訓(xùn)。定期對(duì)檔案信息安全相關(guān)的人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高他們的檔案信息安全知識(shí)和技能，增強(qiáng)他們的檔案信息安全責(zé)任感和自律性，避免因人為失誤或疏忽而導(dǎo)致檔案信息安全的隱患或事故。此外，加強(qiáng)檔案信息安全合作與交流。與其他事業(yè)單位和相關(guān)機(jī)構(gòu)建立檔案信息安全的合作與交流機(jī)制，分享檔案信息安全的經(jīng)驗(yàn)和案例，借鑒檔案信息安全的最佳實(shí)踐和標(biāo)準(zhǔn)，共同應(yīng)對(duì)檔案信息安全的挑戰(zhàn)和威脅，提升檔案信息安全的整體水平。

4 結(jié)語(yǔ)

互聯(lián)網(wǎng)背景下，事業(yè)單位的檔案資源具有海量、多樣、動(dòng)態(tài)、共享的特點(diǎn)，也具有重要的歷史、文化、科技、管理等價(jià)值。為了實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大化利用，事業(yè)單位需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)。作為一名學(xué)校檔案管理員，筆者將積極適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)背景下的檔案管理工作的新形勢(shì)和新要求，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)和新技能，努力提升自己的專業(yè)水平和服務(wù)水平，為學(xué)校的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步貢獻(xiàn)自己的力量。