高校房產(chǎn)管理系統(tǒng)建設(shè)探索與實(shí)踐
——以廣西民族大學(xué)為例

劉 琦

廣西民族大學(xué)國(guó)有資產(chǎn)處 廣西·南寧

一、引言

高校房產(chǎn)是保障高校教學(xué)、科研等活動(dòng)順利開(kāi)展、促進(jìn)高校人才培養(yǎng)和可持續(xù)發(fā)展的重要保障。在“雙一流”高校建設(shè)背景下，高校房產(chǎn)也是推動(dòng)高?；A(chǔ)建設(shè)、吸引海內(nèi)外優(yōu)秀人才的基本支撐條件。隨著高校房產(chǎn)的持續(xù)新建和改造，高校房產(chǎn)的規(guī)模不斷擴(kuò)大、數(shù)量不斷增加，傳統(tǒng)的高校房產(chǎn)管理模式效率低、出錯(cuò)率高的弊端突顯，已無(wú)法適應(yīng)高校快速發(fā)展的需要。在新時(shí)期如何有效利用大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)建設(shè)完善高校房產(chǎn)管理系統(tǒng)并推動(dòng)系統(tǒng)的升級(jí)優(yōu)化，如何進(jìn)一步對(duì)高校存量房產(chǎn)資源進(jìn)行統(tǒng)籌管理，成為當(dāng)前高校房產(chǎn)管理工作的重要課題。

二、高校房產(chǎn)管理的內(nèi)涵與特點(diǎn)

高校房產(chǎn)管理涉及高校所屬各類(lèi)房產(chǎn)的規(guī)劃建設(shè)、維護(hù)等方面的工作；高水平的房產(chǎn)管理，能夠?yàn)閷W(xué)校師生提供安全、宜居、舒適的學(xué)習(xí)和生活環(huán)境。高校房屋資產(chǎn)總量在學(xué)校固定資產(chǎn)中的占比一般超過(guò)70%，管理好學(xué)校的房產(chǎn)，能有效促進(jìn)學(xué)校資產(chǎn)管理工作的優(yōu)化。為提高高校房產(chǎn)資源的利用效率和使用效益，高校往往會(huì)采取各種管理措施對(duì)用于教學(xué)、科研、管理和服務(wù)的房產(chǎn)資源進(jìn)行全生命周期的協(xié)調(diào)、配置工作。

當(dāng)前學(xué)校采用的是傳統(tǒng)的房產(chǎn)管理模式，各項(xiàng)管理工作較為粗放，一般以“按需配置、無(wú)償使用”的原則對(duì)公用房的資源進(jìn)行配置。各部門(mén)基于方便開(kāi)展業(yè)務(wù)工作的考慮，在申請(qǐng)房產(chǎn)時(shí)都盡可能多申請(qǐng)，這就導(dǎo)致高校房產(chǎn)資源的利用率偏低，容易造成資源浪費(fèi)。隨著高校的持續(xù)發(fā)展，房產(chǎn)資源配置不均衡的問(wèn)題越來(lái)越突出，無(wú)法適應(yīng)學(xué)?？焖侔l(fā)展的時(shí)代需要。

三、廣西民族大學(xué)房產(chǎn)管理存在的問(wèn)題

1.房產(chǎn)基礎(chǔ)信息更新不及時(shí)

廣西民族大學(xué)創(chuàng)辦于1952年，經(jīng)過(guò)70多年的發(fā)展，學(xué)校規(guī)模不斷擴(kuò)大，目前擁有相思湖、思源湖和武鳴三大校區(qū)，房產(chǎn)數(shù)量也在不斷增加，房產(chǎn)基礎(chǔ)信息日漸龐雜。隨著學(xué)校的發(fā)展，房產(chǎn)管理部門(mén)的辦公場(chǎng)所變動(dòng)頻繁，人員流動(dòng)性也大，導(dǎo)致學(xué)校房產(chǎn)管理、建設(shè)、維護(hù)等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)出現(xiàn)缺失、錯(cuò)亂等問(wèn)題。近年來(lái)，學(xué)校房產(chǎn)管理部門(mén)在不斷核查并更新各類(lèi)基礎(chǔ)信息，但也難以保證信息的全面和真實(shí)。因此，學(xué)校房產(chǎn)在管理上便出現(xiàn)了房產(chǎn)基礎(chǔ)信息更新不及時(shí)、現(xiàn)有信息與實(shí)際情況存在出入、地理位置與實(shí)際不符等問(wèn)題。

2.基礎(chǔ)信息不完整

從廣西民族大學(xué)多年來(lái)的房產(chǎn)管理情況看，學(xué)校的房產(chǎn)管理工作基礎(chǔ)相對(duì)較為薄弱，主要是歷史原因?qū)е聦W(xué)校房產(chǎn)基建數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確或丟失，使得房產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不完整。歷次資產(chǎn)清查也只是將家具、儀器設(shè)備、車(chē)輛等作為清查重點(diǎn)，房產(chǎn)被認(rèn)為不會(huì)丟失、不會(huì)遺漏資產(chǎn)，沒(méi)有得到徹底清查盤(pán)點(diǎn)，房產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺失不完整、權(quán)屬不清等問(wèn)題較多，部分建筑物甚至未入賬或入賬不及時(shí)。

3.房產(chǎn)管理信息化建設(shè)水平低

廣西民族大學(xué)在2018年上線了房產(chǎn)管理系統(tǒng)，目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)信息互聯(lián)互通和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)共享，至今學(xué)校公用房管理已初步實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但比對(duì)國(guó)家對(duì)事業(yè)單位房產(chǎn)管理的要求，在房產(chǎn)數(shù)據(jù)上報(bào)的格式和周轉(zhuǎn)房、經(jīng)營(yíng)房的管理方面仍達(dá)不到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。為加快房產(chǎn)管理信息化建設(shè)，房產(chǎn)管理系統(tǒng)增加了周轉(zhuǎn)房和經(jīng)營(yíng)房管理的模塊，但這種通用模塊的功能存在一定的缺陷，無(wú)法滿足當(dāng)前學(xué)校對(duì)周轉(zhuǎn)房和經(jīng)營(yíng)房管理的信息化要求。

四、廣西民族大學(xué)房產(chǎn)管理系統(tǒng)建設(shè)探索與實(shí)踐

1.完善房產(chǎn)管理系統(tǒng)周轉(zhuǎn)房管理模塊的功能

房產(chǎn)管理系統(tǒng)要具備完善的周轉(zhuǎn)房信息化管理功能，管理功能須覆蓋房源管理和發(fā)布、周轉(zhuǎn)房批次管理、選房規(guī)則管理、排隊(duì)輪候、選房流程管理、合同管理、退房管理、租金管理、補(bǔ)貼管理等環(huán)節(jié)，確保周轉(zhuǎn)房管理的公開(kāi)化、透明化。

（1）房源管理和發(fā)布。清理學(xué)校所有的周轉(zhuǎn)房資源、依規(guī)公布房源信息，是完善房產(chǎn)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作。

一是房產(chǎn)管理員要對(duì)所有空置房源進(jìn)行清理、歸類(lèi)和建檔，根據(jù)政策將保留房回收后納入再分配。教職工可通過(guò)房產(chǎn)管理系統(tǒng)在線辦理周轉(zhuǎn)房租住申請(qǐng)；當(dāng)房屋租約快到期時(shí)，提醒用戶續(xù)簽，同時(shí)變更房屋的使用狀態(tài)。如租住期間退房，退房手續(xù)完成后房屋自動(dòng)更新為閑置狀態(tài)并歸入系統(tǒng)房源庫(kù)。

二是房產(chǎn)管理員根據(jù)實(shí)際工作需要，可對(duì)閑置房源設(shè)置為保留或在線上發(fā)布；教職工可對(duì)照房屋信息結(jié)合選房條件申請(qǐng)使用房屋，房產(chǎn)管理部門(mén)審核通過(guò)后簽訂線上房屋租住合同即可。

三是自動(dòng)發(fā)布期房信息。房屋租住合同到期前三個(gè)月，房產(chǎn)管理員可在系統(tǒng)將房屋狀態(tài)自動(dòng)設(shè)置成期房狀態(tài)，或者系統(tǒng)自動(dòng)將房間狀態(tài)更新為期房，到期后自動(dòng)公示供教職工申請(qǐng)租住。

四是租住戶申請(qǐng)退房后，系統(tǒng)自動(dòng)將房屋狀態(tài)改為期房；退房手續(xù)辦理完成后，系統(tǒng)自動(dòng)標(biāo)注房屋為閑置房，自動(dòng)公示房源信息并生成公示流水號(hào)。

五是公示的房源信息應(yīng)包括公示流水號(hào)、公示狀態(tài)、審核狀態(tài)、位置環(huán)境、標(biāo)準(zhǔn)租金、其他費(fèi)用等詳細(xì)內(nèi)容；系統(tǒng)可根據(jù)房屋基本信息自動(dòng)計(jì)算出標(biāo)準(zhǔn)租金，學(xué)校也可結(jié)合房屋的實(shí)際狀況和學(xué)校的相關(guān)政策，自行制定周轉(zhuǎn)房的基準(zhǔn)租金。

（2）周轉(zhuǎn)房批次管理。可對(duì)周轉(zhuǎn)房選房分配的批次進(jìn)行合理劃分，包括房屋批次名稱、公示的開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間，也可對(duì)批次進(jìn)行增加、編輯、刪除、查看、復(fù)核等操作，還可查詢歷史選房批次信息等。

（3）選房規(guī)則管理。系統(tǒng)應(yīng)支持對(duì)周轉(zhuǎn)房選房規(guī)則的管理，可根據(jù)是否有房、職務(wù)職稱、入校時(shí)間、申請(qǐng)時(shí)間、審核時(shí)間等信息制定選房規(guī)則，同時(shí)根據(jù)學(xué)校的相關(guān)政策對(duì)排隊(duì)規(guī)則設(shè)置相關(guān)優(yōu)先級(jí)，結(jié)合選房規(guī)則和優(yōu)先級(jí)確定周轉(zhuǎn)房使用者的排序。

（4）排隊(duì)輪候。對(duì)提交的周轉(zhuǎn)房租住申請(qǐng)的人員按照選房規(guī)則排隊(duì)，系統(tǒng)自動(dòng)生成排隊(duì)序號(hào)，將教職工的周轉(zhuǎn)房申請(qǐng)列入周轉(zhuǎn)房批次名單，根據(jù)批次為申請(qǐng)者分配房產(chǎn)資源；申請(qǐng)者也可查看審核狀態(tài)和待分配的周轉(zhuǎn)房資源，確定是否辦理相關(guān)租住手續(xù)。

（5）選房流程管理。選房流程管理是房產(chǎn)管理系統(tǒng)周轉(zhuǎn)房管理模塊的重要功能之一，要從以下幾個(gè)方面入手，科學(xué)設(shè)置選房流程，做到周轉(zhuǎn)房資源分配合法合規(guī)。

一是明確教職工的選房申請(qǐng)條件，只有具有特定的身份屬性、符合學(xué)校周轉(zhuǎn)房使用政策和有周轉(zhuǎn)房需求的教職工，才可在房產(chǎn)管理系統(tǒng)提出選房申請(qǐng)。在系統(tǒng)選房模塊中，所有可選周轉(zhuǎn)房的地理位置、房?jī)?nèi)設(shè)施設(shè)備、租金等信息均有詳細(xì)介紹，教職工可結(jié)合個(gè)人實(shí)際需求選擇合適的房屋并提交選房申請(qǐng)，同時(shí)提交個(gè)人符合選房條件的相關(guān)材料。系統(tǒng)根據(jù)提交申請(qǐng)的職工信息和材料，按照事先公布的積分方案對(duì)申請(qǐng)者進(jìn)行評(píng)分，最終給出申請(qǐng)者的排名；如果申請(qǐng)者超過(guò)規(guī)定的最長(zhǎng)租房時(shí)限，則無(wú)法在系統(tǒng)提交申請(qǐng)。

二是房產(chǎn)管理部門(mén)要嚴(yán)格審核教職工的選房申請(qǐng)。房產(chǎn)管理員根據(jù)系統(tǒng)中申請(qǐng)者提供的個(gè)人信息復(fù)核系統(tǒng)給出的積分排名，確認(rèn)后按順序?qū)⒐痉吭磁c申請(qǐng)租住人匹配，經(jīng)初審、公示后確定最終租住人，并簽訂房屋租住合同。房產(chǎn)管理員和選房申請(qǐng)者均可在房產(chǎn)管理系統(tǒng)查看申請(qǐng)人預(yù)約排隊(duì)信息，以及各候選人積分排名情況。

三是及時(shí)更新系統(tǒng)選房申請(qǐng)業(yè)務(wù)的辦理狀態(tài)。系統(tǒng)要及時(shí)根據(jù)審批流程處理情況更新審批狀態(tài)，以可視化的審批流程記錄詳細(xì)顯示審批狀態(tài)，以便教職工可以在系統(tǒng)中隨時(shí)查看選房申請(qǐng)的處理情況；房屋管理部門(mén)審批前，教職工也可隨時(shí)更改、放棄或重新上傳申請(qǐng)。

（6）合同管理。學(xué)校房產(chǎn)管理員可在系統(tǒng)選房申請(qǐng)模塊查看、編輯、打印教職工擬簽訂的租住合同信息；選房流程結(jié)束、確定簽署租住合同后，系統(tǒng)自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)化、格式化的租住合同，房產(chǎn)管理員線上審核合同，打印后交申請(qǐng)者線下確認(rèn)，雙方蓋章、簽字后將合同掃描件上傳到房產(chǎn)管理系統(tǒng)存檔備份。

（7）退房管理。教職工可在房產(chǎn)管理系統(tǒng)提出房屋退租申請(qǐng)，線下完成水電、煤氣、物業(yè)辦結(jié)手續(xù)，上傳相關(guān)辦結(jié)證明；房產(chǎn)管理員根據(jù)退房程序?qū)ν朔抠Y料進(jìn)行審核確認(rèn)后，收回房屋鑰匙、門(mén)禁卡等物品，并將退房申請(qǐng)?zhí)峤环止茴I(lǐng)導(dǎo)審核簽字后終止租住合同。退房手續(xù)辦理完畢，系統(tǒng)房屋信息隨即將房屋更新為閑置狀態(tài)。

（8）租金管理。系統(tǒng)按照房屋租住合同中的房屋類(lèi)型、面積、租住期限等信息，按照學(xué)校規(guī)定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確定每月房屋的租金，自動(dòng)生成當(dāng)月所租房屋的租金信息匯總表，經(jīng)房產(chǎn)管理員、部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)從租住者當(dāng)月的工資中扣除房屋租金。

（9）補(bǔ)貼管理。房產(chǎn)管理系統(tǒng)補(bǔ)貼管理模塊主要負(fù)責(zé)住房貨幣補(bǔ)貼的發(fā)放管理。由房產(chǎn)管理員將需要發(fā)放房補(bǔ)的教職工名單導(dǎo)入房產(chǎn)管理系統(tǒng)，系統(tǒng)根據(jù)各教職工房屋租住情況自動(dòng)生成詳細(xì)補(bǔ)貼發(fā)放明細(xì)表，包括教職工姓名、工號(hào)、院系、補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)放金額等，經(jīng)房產(chǎn)管理員確認(rèn)、部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后交財(cái)務(wù)部門(mén)發(fā)放。

2.完善系統(tǒng)的經(jīng)營(yíng)性用房管理功能

房產(chǎn)管理信息化建設(shè)，須注意房產(chǎn)管理系統(tǒng)的構(gòu)建要結(jié)合學(xué)校的實(shí)際工作情況，不斷完善優(yōu)化經(jīng)營(yíng)性用房的管理功能。經(jīng)營(yíng)性用房管理涉及出租評(píng)估管理、租戶管理、合同管理、租金管理、日常檢查等幾個(gè)方面，可通過(guò)房產(chǎn)管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)管理系統(tǒng)對(duì)經(jīng)營(yíng)性用房的全部線上管理功能。

（1）出租評(píng)估管理。房產(chǎn)管理系統(tǒng)要具有房屋出租評(píng)估管理功能，可在系統(tǒng)錄入房屋基本信息、評(píng)估報(bào)告編號(hào)、評(píng)估單位名稱、價(jià)值上限、價(jià)值下限、評(píng)估基準(zhǔn)日等信息項(xiàng)，對(duì)房屋進(jìn)行出租評(píng)估管理。

（2）租戶管理。系統(tǒng)要具有對(duì)房屋租戶管理的功能，要錄入租戶的基本信息如名稱、法人、開(kāi)戶行、電話等，并將租戶的相關(guān)資質(zhì)文件上傳，方便房產(chǎn)管理員在后臺(tái)審核。

（3）合同管理。系統(tǒng)應(yīng)支持協(xié)議的錄入，并能提供協(xié)議的復(fù)核狀態(tài)、協(xié)議編號(hào)、承租方、面積、租金等信息；系統(tǒng)還應(yīng)提供房屋租賃合同模板，加強(qiáng)對(duì)合同的管理，自動(dòng)將房屋租賃合同提交給相關(guān)人員審核。

（4）租金管理。根據(jù)經(jīng)營(yíng)性用房的租住期限、使用面積、租金標(biāo)準(zhǔn)，自動(dòng)生成租金信息，并可根據(jù)雙方的補(bǔ)充協(xié)議對(duì)實(shí)際年租金進(jìn)行調(diào)整。系統(tǒng)可根據(jù)房屋租賃合同自動(dòng)完成對(duì)合同的各種稅金進(jìn)行計(jì)算，并生成相關(guān)的票據(jù)信息，并且還能實(shí)現(xiàn)押金收取、退還的管理功能。

（5）日常檢查?？蓪?duì)經(jīng)營(yíng)性用房進(jìn)行定期或不定期的檢查，包括經(jīng)營(yíng)性用房的安全隱患檢查、使用情況檢查等，并及時(shí)將各項(xiàng)檢查信息錄入房產(chǎn)管理系統(tǒng)備案。

五、結(jié)語(yǔ)

高校房產(chǎn)管理可通過(guò)加強(qiáng)信息化建設(shè)，不斷提升信息化建設(shè)和管理水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)校園房產(chǎn)資源的全面統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)管理和合理配置。針對(duì)傳統(tǒng)房產(chǎn)管理效率低下、房產(chǎn)利用率不高等問(wèn)題，高?？商剿?、完善高校周轉(zhuǎn)房和經(jīng)營(yíng)性用房管理模式，以信息化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)為支撐，結(jié)合高校日常房產(chǎn)管理的實(shí)際需要，升級(jí)優(yōu)化高校房產(chǎn)管理系統(tǒng)，為提升高校房產(chǎn)管理水平提供新的思路和路徑。