加強(qiáng)職業(yè)院校檔案管理工作的對(duì)策探討

劉憲梅

摘 要：在我國職業(yè)院校發(fā)展過程中，檔案管理重要性日益凸顯，高效、優(yōu)質(zhì)、規(guī)范開展檔案管理工作，能夠保障職業(yè)院校各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)職業(yè)院校檔案管理的要求更加嚴(yán)格，必須通過加強(qiáng)檔案管理工作，才能在教學(xué)中充分發(fā)揮出檔案的作用，實(shí)現(xiàn)職業(yè)院校健康穩(wěn)定發(fā)展。本文試闡述職業(yè)院校檔案管理工作的問題，并提出了相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校；檔案管理；對(duì)策

近幾年職業(yè)院校發(fā)展很快，檔案管理工作十分規(guī)范尤為重要，這是由于增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，可以提升職業(yè)院校檔案管理工作的科學(xué)性和高效性。在職業(yè)院校教育教學(xué)中，會(huì)產(chǎn)生大量檔案材料，能夠?qū)W(xué)校教育、科研、管理等工作真實(shí)全面的反映出來。對(duì)于各職能部門形成的檔案材料，只有確保管理的規(guī)范性，方可最大限度發(fā)揮出檔案在職業(yè)院校教育教學(xué)中的作用。因此，職業(yè)院校必須加強(qiáng)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)自身的快速穩(wěn)定發(fā)展。

1 職業(yè)院校檔案管理工作的問題

（一）檔案管理意識(shí)薄弱

當(dāng)前，職業(yè)院校對(duì)課程建設(shè)改革比較重視，專業(yè)建設(shè)發(fā)展速度很快，將教學(xué)、實(shí)習(xí)等作為重點(diǎn)工作來抓，忽視了檔案管理工作，未能真正意識(shí)到檔案管理是職業(yè)院校的基礎(chǔ)性工作。檔案信息資源建設(shè)十分緩慢，忽視了檔案業(yè)務(wù)的開展，導(dǎo)致檔案管理工作成效很差，對(duì)于業(yè)務(wù)部門基本信息、工作狀態(tài)數(shù)據(jù)等檔案，沒有及時(shí)進(jìn)行歸檔立卷，檔案資料積壓、丟失現(xiàn)象頻繁發(fā)生。職業(yè)院校的管理、發(fā)展、內(nèi)涵等建設(shè)過程中，未能及時(shí)、全面的收集相關(guān)數(shù)據(jù)，并出現(xiàn)失真問題，無法為學(xué)校發(fā)展服務(wù)，數(shù)據(jù)采集平臺(tái)時(shí)效性很差，運(yùn)行過程中存在著不連續(xù)等問題。

（二）管理人員配備不足

隨著職業(yè)院校的發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)與日俱增，但是未能配置足夠的檔案管理人員。一是檔案專業(yè)人員配備不足，同時(shí)兼職檔案員檔案意識(shí)和能力有限，檔案收集、整理工作不到位，再加上工作量巨大，很多時(shí)候疲于應(yīng)付，不利于檔案管理工作的有序開展。二是檔案管理人員更換很頻繁，并且通常身兼數(shù)職，所以缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)和責(zé)任心，工作不夠積極主動(dòng)，檔案收集不到位，部門重要檔案沒有及時(shí)進(jìn)行收集、整理和移交。

（三）檔案收集載體單一

很多職業(yè)院校缺乏“大檔案”理念，主要在紙質(zhì)檔案上進(jìn)行收集、整理和歸檔，不重視學(xué)校重大活動(dòng)的錄音、錄像、電子等媒介檔案的收集整理。一些聲像資料是職業(yè)院校的“大事記”，涉及到重要領(lǐng)導(dǎo)、名人、名師參與，屬于珍貴的檔案資料[1]。現(xiàn)階段職業(yè)院校在重大活動(dòng)、特色專業(yè)建設(shè)等與學(xué)校改革發(fā)展相關(guān)的事項(xiàng)上，檔案承辦部門存在著各自為政的情況，活動(dòng)或事情結(jié)束后，對(duì)于產(chǎn)生的照片、錄像等聲像資料，未能及時(shí)標(biāo)明活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)和內(nèi)容等簡況，也沒有移交到檔案室進(jìn)行統(tǒng)一管理。長此以往，容易造成聲像檔案資料出現(xiàn)丟失的情況，或者成為無內(nèi)容和主題的聲像資料，不能發(fā)揮利用的效果。

（四）設(shè)施設(shè)備建設(shè)滯后

很多職業(yè)院校缺少檔案專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，在檔案管理工作過程中，檔案管理軟件利用率不高，數(shù)字檔案室、數(shù)字化校園等現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備建設(shè)未能同步開展。對(duì)于電子、聲像等特殊載體檔案，缺少專門的防磁柜，一些必要設(shè)施建設(shè)不到位，如檔案庫房防火網(wǎng)、溫濕度測控儀等。在建設(shè)檔案庫過程中，未要考慮到氣候、建設(shè)等情況，設(shè)計(jì)的不夠科學(xué)合理，防潮防水措施做的不到位。檔案經(jīng)費(fèi)不足，缺乏足夠資金，影響了檔案基礎(chǔ)建設(shè)。由于缺少較好的硬件設(shè)施，無法滿足職業(yè)院校檔案管理工作的需要。

2 職業(yè)院校檔案管理工作的對(duì)策

（一）重視檔案管理工作

檔案管理是職業(yè)院校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，必須提高重視程度，將其納入到學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中。職業(yè)院校要大力支持開展檔案管理工作，加快檔案信息化建設(shè)速度，與學(xué)校其他工作實(shí)現(xiàn)同步發(fā)展[2]。職業(yè)院校在建設(shè)過程中，要規(guī)劃好檔案用房，從學(xué)校實(shí)際情況入手，保證建設(shè)的檔案用房和檔案數(shù)量、門類及載體相符，并認(rèn)真考慮庫房承重問題，預(yù)防安全事故出現(xiàn)。職業(yè)院校要合理設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)，定期組織開展對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)教育，提升其綜合素質(zhì)與能力，并在學(xué)校預(yù)算中納入檔案所需經(jīng)費(fèi)，滿足檔案管理工作的需要。

（二）合理配置檔案管理人員

職業(yè)院校要從自身規(guī)模和館藏?cái)?shù)量出發(fā)，設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，并配置足夠的檔案管理人員，讓檔案機(jī)構(gòu)專業(yè)人員可以指導(dǎo)與審核部門檔案，發(fā)揮出“紐帶”橋梁的信息導(dǎo)航作用。要在職業(yè)院校事業(yè)編制中納入專職檔案人員，并按照實(shí)際檔案數(shù)量、工作任務(wù)等，將編制人數(shù)確定下來。檔案管理人員要有強(qiáng)烈的事業(yè)心，遵守檔案秘密和相關(guān)制度法規(guī)，具備豐富的檔案專業(yè)知識(shí)，能夠熟練操作各項(xiàng)業(yè)務(wù)。職業(yè)院校各部門要重視檔案管理工作，安排穩(wěn)定的檔案管理人員，在教學(xué)工作計(jì)劃、教學(xué)管理制度中納入該項(xiàng)工作，明確各崗位人員的職責(zé)，將其納入到年度考核中[3]。對(duì)于兼職檔案管理人員而言，要適當(dāng)減少其他工作，確保其有足夠的時(shí)間開展檔案管理工作，保證學(xué)校核心工作檔案、主要活動(dòng)檔案等可以完整的進(jìn)行收集整理，同時(shí)加大對(duì)他們的培訓(xùn)力度，將其工作積極性充分調(diào)動(dòng)起來。

（三）做好聲像、電子檔案的收集管理

職業(yè)院校應(yīng)具備“大檔案”理念，既要提高紙質(zhì)檔案文件材料管理的規(guī)范性，對(duì)于一些重要活動(dòng)、特色專業(yè)建設(shè)等與職業(yè)院校改革發(fā)展相關(guān)的事項(xiàng)，還要做好檔案錄音、錄像、光盤、照片、電子媒介等音像材料的收集、整理和移交工作。職業(yè)院校各部門在一些重大活動(dòng)或重要事情結(jié)束以后，要向檔案室及時(shí)提供相應(yīng)的聲像檔案、照片檔案等，由檔案室統(tǒng)一管理檔案資料。此外，職業(yè)院校要盡快建設(shè)起聲像、電子文件中心，并配置相應(yīng)的檔案管理設(shè)備，確保妥善保管好聲像、電子等媒介檔案，并更好的服務(wù)于職業(yè)院校的發(fā)展。

（四）規(guī)范檔案管理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)

規(guī)范的收集和整理檔案，有利于數(shù)據(jù)平臺(tái)采集信息，檔案和數(shù)據(jù)平臺(tái)的關(guān)系是相互依存、相互促進(jìn)，只有提升檔案的規(guī)范性，才能更好的建立動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)平臺(tái)，促進(jìn)職業(yè)院校的發(fā)展[4]。職業(yè)院校要堅(jiān)持統(tǒng)一規(guī)劃、分級(jí)管理的原則，認(rèn)真收集檔案材料，如果檔案具備較高的保存價(jià)值，還要在檔案室中妥善保管。檔案資料是職業(yè)院校發(fā)展的歷史記錄，是各項(xiàng)工作順利開展的前提，因此要遵循“安全第一，預(yù)防為主”的原則，加大檔案資料的保護(hù)力度，從而讓檔案資料有更長的使用壽命。此外，職業(yè)院校還要重視檔案庫房建設(shè)，將相關(guān)建筑要求提供給設(shè)計(jì)部門，在檔案庫房建設(shè)期間，必須要有專業(yè)人員參與，確保檔案庫房能滿足實(shí)際需要。

3 結(jié)語

總之，在科技信息技術(shù)的發(fā)展過程中，對(duì)職業(yè)院校檔案管理工作的水平要求也越來越高，為充分發(fā)揮出檔案資料的價(jià)值，促進(jìn)學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展，職業(yè)院校必須加強(qiáng)檔案管理。因此，職業(yè)院校只有做好檔案管理工作，讓檔案管理的更加現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化，重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，并投入更多的資金，用于建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化設(shè)施，確保檔案管理工作的良性發(fā)展?？傊?，必能將檔案服務(wù)職業(yè)教育科研的作用發(fā)揮出來，實(shí)現(xiàn)職業(yè)院校教育教學(xué)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]張玉軍.淺談如何加強(qiáng)職業(yè)院校教學(xué)檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，（21）：186-187.

[2]張曉鳳.新時(shí)期的高等職業(yè)院校檔案管理[J].中外企業(yè)家，2013，（22）：191.

[3]程珺.新形勢下職業(yè)院校學(xué)生檔案管理的再認(rèn)識(shí)[J].山東工業(yè)技術(shù)，2013，（14）：267-191.

[4]施麗萍.做好高等職業(yè)院校學(xué)生檔案管理的重要性[J].現(xiàn)代工業(yè)經(jīng)濟(jì)和信息化，2014，（16）：35-37.