F公司樣本：企業(yè)財(cái)務(wù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型與優(yōu)化

徐東升

2020年4月，國(guó)家發(fā)展改革委、中央網(wǎng)信辦研究制定了《關(guān)于推進(jìn)“上云用數(shù)賦智”行動(dòng)?培育新經(jīng)濟(jì)發(fā)展實(shí)施方案》，該方案明確指出，要“促轉(zhuǎn)型，加快企業(yè)‘上云用數(shù)賦智”。新時(shí)代背景下，在推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的過(guò)程中，注重使用大數(shù)據(jù)技術(shù)非常重要。企業(yè)要積極構(gòu)建財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享、金融智能化創(chuàng)新的結(jié)構(gòu)體系，以便為高質(zhì)量發(fā)展提供支持，還要積極推動(dòng)會(huì)計(jì)信息與其他信息的有機(jī)結(jié)合，以此為管理者制定決策提供依據(jù)。因此，企業(yè)要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，加快推動(dòng)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

F建設(shè)公司的財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型現(xiàn)狀

F建設(shè)公司是一家施工建設(shè)單位，“項(xiàng)目”是其基本的管理單元。其中，項(xiàng)目部是生產(chǎn)與管理的核心部門(mén)，也是公司的“利潤(rùn)中心”。公司的每一個(gè)項(xiàng)目都會(huì)配備一支專(zhuān)業(yè)的團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)打理，團(tuán)隊(duì)成員包含項(xiàng)目經(jīng)理、生產(chǎn)經(jīng)理、技術(shù)員、資料員等，具體人數(shù)根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模大小及復(fù)雜程度確定。但是，該公司目前并未在項(xiàng)目中設(shè)置駐場(chǎng)會(huì)計(jì)崗位，而是統(tǒng)一核算并審查各項(xiàng)目的付款、報(bào)銷(xiāo)等工作。雖然F建設(shè)公司使用了集中支付模式，但是并未形成合理、完善的全面預(yù)算管理機(jī)制以及資金管理機(jī)制，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人僅針對(duì)人工、機(jī)械、采購(gòu)等方面進(jìn)行管理，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理中心不能按照付款情況預(yù)先制定資金使用規(guī)劃。目前，公司的財(cái)務(wù)管理工作已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足發(fā)展需求，迫切需求推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

F建設(shè)公司在推動(dòng)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過(guò)程中，主要有三方面的需求。首先，由于項(xiàng)目較為分散，員工的工作地也各不相同，但是審核、付款等工作均需要結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)度及時(shí)跟進(jìn)，因此，需要提升各職能部門(mén)服務(wù)工作的及時(shí)性。其次，進(jìn)一步提升流程審批速率。如果是線下審批單據(jù)，從發(fā)起人提出申請(qǐng)，一直到出納審批，周期則為4—5天，而實(shí)施線上審批后，僅需1—2天便可以完成工作，效率就會(huì)得到顯著的提升。最后，讓審批工作有跡可循、有源可溯。當(dāng)使用紙質(zhì)單據(jù)進(jìn)行審批時(shí)，單據(jù)可能在某一環(huán)節(jié)被擱置，從而會(huì)影響整體的工作進(jìn)度。而通過(guò)線上平臺(tái)就可以實(shí)時(shí)查看各項(xiàng)單據(jù)流轉(zhuǎn)情況、審批時(shí)間等，也就實(shí)現(xiàn)了審批工作有跡可循的目標(biāo)。

F建設(shè)公司財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型存在的問(wèn)題

財(cái)務(wù)人員的作用無(wú)法得到有效發(fā)揮。目前，F(xiàn)建設(shè)公司雖然引入了金蝶云系統(tǒng)，但是設(shè)置的功能模塊數(shù)量相對(duì)較少，且不同部門(mén)之間的系統(tǒng)相互獨(dú)立，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通。其中，該公司在采購(gòu)方面并未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，采購(gòu)工作人員需要手工編制Excel（一種電子表格軟件）詢(xún)價(jià)單，然后將其發(fā)送給供應(yīng)商。在經(jīng)過(guò)供應(yīng)商報(bào)價(jià)、采購(gòu)人員信息匯總、價(jià)格對(duì)比、提交決策委員會(huì)審議等多個(gè)環(huán)節(jié)之后，該公司才可以確定供應(yīng)商。財(cái)務(wù)人員并未參與整個(gè)工作流程，涉稅條款也就無(wú)法得到有效落實(shí)。由此可見(jiàn)，F(xiàn)建設(shè)公司在推動(dòng)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過(guò)程中，財(cái)務(wù)人員的作用并未得到有效發(fā)揮。

對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)支持度不夠。目前，F(xiàn)建設(shè)公司在軟件系統(tǒng)方面的投入較少，并未構(gòu)建OA（辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)，財(cái)務(wù)部門(mén)無(wú)法自動(dòng)讀取審核信息、財(cái)務(wù)信息，導(dǎo)致工作效率較低，影響了后續(xù)各項(xiàng)工作開(kāi)展。在合同管理方面，該公司并未實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的智能化管控，導(dǎo)致付款違約、收款滯后等現(xiàn)象頻繁發(fā)生，這對(duì)公司資金成本、形象管理等多方面都造成了不良影響。

無(wú)法為公司決策提供支持。在F建設(shè)公司內(nèi)部，當(dāng)各項(xiàng)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門(mén)之后便被直接歸檔封存，財(cái)務(wù)部門(mén)并未對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、分類(lèi)、評(píng)析，也就無(wú)法為公司決策提供參考。例如，在城市養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目中，財(cái)務(wù)部門(mén)沒(méi)有及時(shí)開(kāi)展數(shù)據(jù)分析，缺乏對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的管理，公司決策層主要根據(jù)回款狀況對(duì)施工項(xiàng)目、養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目的進(jìn)度進(jìn)行評(píng)判，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)并未在此過(guò)程中發(fā)揮實(shí)際效用，由此可見(jiàn)，財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)公司決策的支持度不夠。

F建設(shè)公司優(yōu)化財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的對(duì)策

對(duì)財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化分工。F建設(shè)公司可以將財(cái)務(wù)人員細(xì)分為三個(gè)團(tuán)隊(duì)，分別為戰(zhàn)略財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)以及共享服務(wù)團(tuán)隊(duì)，以便構(gòu)建分工明確的財(cái)務(wù)管理體系。如果公司內(nèi)部的分工不當(dāng)，將會(huì)導(dǎo)致“業(yè)財(cái)融合”出現(xiàn)問(wèn)題。在未來(lái)發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)可以明確三個(gè)團(tuán)隊(duì)的職責(zé)內(nèi)容，使得三個(gè)團(tuán)隊(duì)既相互獨(dú)立，又能進(jìn)行密切配合，進(jìn)而可以充分發(fā)揮財(cái)務(wù)部門(mén)的服務(wù)價(jià)值。

持續(xù)加大財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型投入力度。公司在推動(dòng)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展時(shí)，應(yīng)當(dāng)預(yù)先制定合理、科學(xué)的方案，明確各項(xiàng)花銷(xiāo)支出，以便在資金方面為公司開(kāi)展數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作提供重要保障。為了確保數(shù)字化轉(zhuǎn)型投入的各項(xiàng)資源分合理，公司需要綜合考量資金投入、人才投入的比例，適當(dāng)增加財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型方面的投入資金。由于人才具有一定的不確定性，并且人才質(zhì)量與財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作成功與否直接相關(guān)，所以要持續(xù)增加在“數(shù)字化人才”培養(yǎng)方面的投入。F建設(shè)公司的整體規(guī)模不大、資金實(shí)力也不太雄厚，所以要對(duì)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型投資預(yù)算進(jìn)行優(yōu)化，并充分利用硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)、人工智能等技術(shù)加快推動(dòng)數(shù)字化改造工作。值得注意的是，公司也必須對(duì)數(shù)字化管理方面的支出進(jìn)行綜合性考量，努力探索支出、效益之間的平衡點(diǎn)，一方面要規(guī)避“轉(zhuǎn)不好”“轉(zhuǎn)得慢”的問(wèn)題，另一方面還要避免產(chǎn)生過(guò)度數(shù)字化的問(wèn)題。

財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型不但是公司改革發(fā)展過(guò)程中的主流趨勢(shì)，也是公司提升競(jìng)爭(zhēng)力、提高經(jīng)濟(jì)效益的一條重要路徑。我們選取F建設(shè)公司作為具體分析對(duì)象，針對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題進(jìn)行全面探析，并且指出了形成問(wèn)題的本質(zhì)原因。最后，又立足于時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，結(jié)合公司整體概況，提出了相應(yīng)的優(yōu)化措施。在未來(lái)發(fā)展過(guò)程中，F(xiàn)建設(shè)公司應(yīng)當(dāng)樹(shù)立正確的觀念，加快推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，不斷挖掘財(cái)務(wù)數(shù)字化的價(jià)值，由此促使公司實(shí)現(xiàn)健康、可持續(xù)發(fā)展的總體目標(biāo)。