企業(yè)如何提升全面預(yù)算編制效率

李巖

企業(yè)編制全面預(yù)算的流程與存在的薄弱點(diǎn)

企業(yè)一般從當(dāng)年第四季度開始編制次年的全面預(yù)算，期間，財(cái)務(wù)部門會(huì)通知各業(yè)務(wù)部門提交次年的預(yù)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，以供搭建預(yù)算編制體系，并編制形成全面預(yù)算初稿。全面預(yù)算編制工作由財(cái)務(wù)部門及各業(yè)務(wù)部門共同參與完成，但重心還是放在財(cái)務(wù)人員身上。財(cái)務(wù)人員會(huì)結(jié)合當(dāng)前的經(jīng)營(yíng)形勢(shì)，對(duì)預(yù)算初稿數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析，初步判斷其合理性，然后再與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行反復(fù)溝通并不斷修正，最終形成次年的全面預(yù)算。

企業(yè)編制全面預(yù)算的溝通成本、修訂成本較高。從企業(yè)的角度來(lái)看，財(cái)務(wù)部門編制預(yù)算需要與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行高效的溝通，以便提高修訂效率。編制全面預(yù)算的過(guò)程，往往也是財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門雙方“博弈”的過(guò)程，例如，財(cái)務(wù)部門認(rèn)為某項(xiàng)原材料的單耗指標(biāo)比當(dāng)年實(shí)際的單耗指標(biāo)高，就會(huì)覺得還有降低的空間，業(yè)務(wù)人員則認(rèn)為次年還會(huì)有變化的可能，就會(huì)“拍腦袋”給出次年的原材料預(yù)算指標(biāo)。在財(cái)務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員的反復(fù)“博弈”中，大量的時(shí)間被消耗，導(dǎo)致預(yù)算編制工作效率不高。

財(cái)務(wù)部門在與業(yè)務(wù)部門反復(fù)溝通的過(guò)程中，也會(huì)不斷修訂預(yù)算內(nèi)容，這直接增加了工作量。另外，因?yàn)槠髽I(yè)的業(yè)務(wù)范圍較為廣泛，為避免編制預(yù)算時(shí)使用的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，財(cái)務(wù)人員則需要花費(fèi)大量時(shí)間去檢查、校正數(shù)據(jù)，因而花費(fèi)在管理上的時(shí)間就會(huì)減少，也就不能提出高質(zhì)量的管理意見及措施。

缺乏對(duì)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程的管理控制。在全面預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，企業(yè)通常會(huì)將工作重心放在解決預(yù)算執(zhí)行出現(xiàn)的問(wèn)題上，對(duì)于后期的工作缺乏管控，不能對(duì)影響預(yù)算執(zhí)行準(zhǔn)確度的因素進(jìn)行跟蹤管理。造成以上結(jié)果的原因可以從兩個(gè)角度去看，一是財(cái)務(wù)人員在數(shù)據(jù)加工方面耗費(fèi)了大量的時(shí)間，沒有著眼于全局開展工作，二是企業(yè)沒有科學(xué)量化業(yè)務(wù)部門的執(zhí)行措施，導(dǎo)致無(wú)法對(duì)其開展績(jī)效考核。

全面預(yù)算管理編制與實(shí)際情況脫節(jié)。企業(yè)在預(yù)算編制之前并不一定充分了解實(shí)際的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，很多預(yù)算往往是依據(jù)歷史數(shù)據(jù)和市場(chǎng)大環(huán)境制定的，與現(xiàn)實(shí)情況并不適配，這樣就顯得預(yù)算計(jì)劃缺乏針對(duì)性。

合理配置現(xiàn)有資源，提高資源使用率

不斷提高企業(yè)對(duì)全面預(yù)算管理的認(rèn)知，保證全員有效參與。企業(yè)編制全面預(yù)算，需要各個(gè)業(yè)務(wù)部門參與其中。這要求員工們要齊心協(xié)力，才能實(shí)現(xiàn)共同的目標(biāo)。企業(yè)開展全面預(yù)算管理，不僅有助于實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)，還能合理配置現(xiàn)有資源，提高資源的使用率。

全員參與是編制全面預(yù)算的基礎(chǔ)。企業(yè)要樹立有關(guān)全面預(yù)算的理念和文化，充分發(fā)揮全面預(yù)算的作用，讓每一名員工、每一個(gè)部門都參與到企業(yè)編制全面預(yù)算的過(guò)程中，借此把戰(zhàn)略規(guī)劃通過(guò)預(yù)算管理落實(shí)，形成“全員、全過(guò)程、全方位”的全面預(yù)算管理格局。

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層也要明確全面預(yù)算的目標(biāo)，宣傳“全員參與”的理念，讓各業(yè)務(wù)部門都能形成共同實(shí)現(xiàn)全年預(yù)算目標(biāo)的意識(shí)。同時(shí)，企業(yè)也要采取一定的激勵(lì)措施，這樣才能使員工們能夠積極參與全面預(yù)算管理。

提升全面預(yù)算編制與管理的信息化程度。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，全面預(yù)算編制及其管理在信息化方面尚有較大的發(fā)展與提升空間。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，如果已經(jīng)具備了較為完善、成熟的全面預(yù)算管理體系，就可以酌情進(jìn)行信息化改造，搭建適合自身發(fā)展?fàn)顩r的全面預(yù)算編制及管理系統(tǒng)，從而使預(yù)算管理能夠更加高效。

我們以成本預(yù)算為例，來(lái)梳理預(yù)算管理信息化體系搭建的思路。

在全面預(yù)算編制信息化的過(guò)程中，需要對(duì)全面預(yù)算的要素進(jìn)行細(xì)致的分解。傳統(tǒng)的全面預(yù)算核算方法，通常是以歷史數(shù)據(jù)為依據(jù)，在考慮特殊經(jīng)營(yíng)形勢(shì)的前提下才做出的概算。應(yīng)用信息化方法后，企業(yè)可以極大程度地減少人力資源投入并提高工作效率。例如，企業(yè)制定人工預(yù)算，可以先設(shè)定好每條生產(chǎn)線的標(biāo)準(zhǔn)人員數(shù)量、不同崗位的薪酬發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，這樣就能自動(dòng)計(jì)算出人工成本，再結(jié)合生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)配人力資源，就可以在滿足企業(yè)需求的同時(shí)給出最優(yōu)的人員配置方案。在調(diào)動(dòng)人員的過(guò)程中，全面預(yù)算編制的信息化有利于合理配置資源。

企業(yè)推進(jìn)全面預(yù)算編制信息化的益處

全面預(yù)算編制信息化，可以幫助企業(yè)進(jìn)行精準(zhǔn)的成本預(yù)測(cè)。以生產(chǎn)甲產(chǎn)品用到的原材料A的成本為例，原材料A的消耗數(shù)量會(huì)受季節(jié)溫度變化的影響，引入信息化手段可以將單耗數(shù)據(jù)細(xì)化到每個(gè)季度、每個(gè)月，甚至是每天，再結(jié)合總產(chǎn)量數(shù)據(jù)，就可以預(yù)測(cè)出生產(chǎn)甲產(chǎn)品所需原材料A的總成本。全面預(yù)算編制的信息化可以提升財(cái)務(wù)人員編制全面預(yù)算的效率以及正確率，并且便于開展對(duì)比分析工作。財(cái)務(wù)人員在每一次預(yù)算指標(biāo)發(fā)生變動(dòng)后，都會(huì)由各業(yè)務(wù)板塊重新錄入指標(biāo)。借助信息化手段，系統(tǒng)可以自動(dòng)生成新的全面預(yù)算報(bào)告，并可以直接抓取數(shù)據(jù)，以作橫向、縱向?qū)Ρ戎茫@樣企業(yè)就可以找出提升的空間。

全面預(yù)算編制信息化，可以幫助企業(yè)更好地進(jìn)行預(yù)算的動(dòng)態(tài)管理。企業(yè)通過(guò)財(cái)務(wù)核算軟件抓取相關(guān)數(shù)據(jù)，可以分析預(yù)算的執(zhí)行情況。如果本月未達(dá)成預(yù)算目標(biāo)，次月就可以及時(shí)調(diào)整方案和應(yīng)對(duì)措施，旨在能夠完成全年預(yù)算目標(biāo)。同時(shí)，企業(yè)也可以設(shè)定更明確的獎(jiǎng)勵(lì)措施或考核方案，激勵(lì)全員編制好預(yù)算、執(zhí)行好預(yù)算。

全面預(yù)算編制的信息化，可以通過(guò)考察預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行情況以及與預(yù)算目標(biāo)的偏離程度，給出管理者一些經(jīng)營(yíng)建議。企業(yè)借助信息化系統(tǒng)搜集市場(chǎng)中一些同行業(yè)的案例、數(shù)據(jù)以供參考，也可以使預(yù)算編制更加高效。

如果企業(yè)管理層對(duì)全面預(yù)算的認(rèn)知有所提升，以及全員參與此項(xiàng)工作的積極性也有所提升，企業(yè)此時(shí)再引入信息化手段，就會(huì)帶動(dòng)全面預(yù)算編制工作更上一層樓，并在發(fā)展過(guò)程中不斷取得新的突破。