財務(wù)共享中心在Y集團(tuán)會計信息化轉(zhuǎn)型中的作用研究

文/高安 賈琦

在如今互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的時代背景之下，會計信息化的改革是提升財務(wù)管理水平的重要手段，近年來，Y集團(tuán)不斷推進(jìn)會計信息化轉(zhuǎn)型，于2018年起建設(shè)財務(wù)共享中心，不僅保證了集團(tuán)的財務(wù)管理效率，同時還實現(xiàn)了低成本辦公，使集團(tuán)的財務(wù)管理水平更專業(yè)化。針對Y集團(tuán)財務(wù)共享中心目前在會計信息化轉(zhuǎn)型中存在的業(yè)務(wù)流程、業(yè)財融合、人才建設(shè)、信息共享等方面的不足進(jìn)行分析，認(rèn)為Y集團(tuán)應(yīng)該優(yōu)化業(yè)務(wù)流程加強(qiáng)業(yè)財融合、加強(qiáng)人才制度管理、完善系統(tǒng)建設(shè)重視開發(fā)。

一、Y集團(tuán)簡介

Y集團(tuán)成立于1953年，是中國汽車行業(yè)中最具實力國有大型汽車企業(yè)集團(tuán)之一，總資產(chǎn)超過4300億元、總營業(yè)收入7200億元、總利潤477億元。產(chǎn)銷總量始終位列行業(yè)第一陣營，員工總數(shù)近15萬人。主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域包括汽車的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、物流、服務(wù)、汽車零部件等。Y集團(tuán)下設(shè)分子公司有40多個，其中分公司8家，全資子公司有14個，年銷售額超7000億，經(jīng)過多年的發(fā)展逐步形成了以東北、華北、西北、西南為主要的產(chǎn)能布局，同時包括國內(nèi)外進(jìn)出口業(yè)務(wù)，是集設(shè)計、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、售后為一體的集團(tuán)型企業(yè)。

二、Y集團(tuán)會計信息化轉(zhuǎn)型存在的主要問題

在財政部制定的《會計信息化發(fā)展規(guī)劃（2021—2025年）》中明確指出，“十四五”時期我國會計信息化的主要目標(biāo)中，對比Y集團(tuán)的會計信息化轉(zhuǎn)型還存在很多問題有待改進(jìn)。具體如下：制度不規(guī)范的問題：目前Y集團(tuán)報銷環(huán)節(jié)較繁瑣、財務(wù)單據(jù)審批效率較低。整個費(fèi)用報銷流程制度不夠完善，導(dǎo)致集團(tuán)的核算周期較長、依賴人工程度較高，業(yè)務(wù)流程的繁瑣會導(dǎo)致人工的浪費(fèi)。在制度完善方面減慢了會計信息化轉(zhuǎn)型進(jìn)度。信息系統(tǒng)互通共享性差：Y集團(tuán)的退款業(yè)務(wù)不能根據(jù)前端收款業(yè)務(wù)實現(xiàn)實時退款。影響了集團(tuán)數(shù)據(jù)互通共享性，會導(dǎo)致效率的降低，由于退款業(yè)務(wù)需要在前端重新開啟退款流程，會影響集團(tuán)財務(wù)管理的及時性和準(zhǔn)確性。稅務(wù)流程處于線下狀態(tài)：Y集團(tuán)的稅務(wù)系統(tǒng)仍處于線下人工操作中，手工錄入發(fā)票信息繁瑣且容易出現(xiàn)錯誤，會影響集團(tuán)工作效率，也可能導(dǎo)致一定的財務(wù)風(fēng)險。稅務(wù)流程線下違背了會計信息化轉(zhuǎn)型的智能化要求。人才隊伍建設(shè)機(jī)制不夠合理：目前來看Y集團(tuán)財務(wù)人員主要的精力集中在核算會計中，而對于熟悉計算機(jī)以及財務(wù)管理的多方面的人才儲備不足，沒有良好的調(diào)崗機(jī)制會導(dǎo)致企業(yè)的財務(wù)人員的流失，增加集團(tuán)的人力成本。

三、財務(wù)共享中心對Y集團(tuán)會計信息化轉(zhuǎn)型的作用

1.Y集團(tuán)財務(wù)共享中心簡介。為了集中解決會計信息化改革中存在的問題，提升財務(wù)管理水平，Y公司自2018年3月開始籌備，聯(lián)手中興新云財務(wù)云建設(shè)財務(wù)共享中心，積極探索財務(wù)共享新模式，提高財務(wù)質(zhì)量，支撐企業(yè)運(yùn)營。各工廠、采購中心、銷售中心、檢測中心以及行政中心的財務(wù)都?xì)w屬于共享中心，進(jìn)行統(tǒng)一的財務(wù)管控。財務(wù)共享中心從制度、流程、系統(tǒng)、組織四個層面發(fā)力，主要將財務(wù)管理分為戰(zhàn)略財務(wù)、共享財務(wù)以及業(yè)務(wù)財務(wù)。目前，Y集團(tuán)的財務(wù)共享中心基于業(yè)務(wù)基礎(chǔ)主要劃分為業(yè)財連接、共享核心、發(fā)票稅務(wù)、會計核算、資金管理五大模塊。

2.成立財務(wù)共享中心有效推進(jìn)Y集團(tuán)會計信息化轉(zhuǎn)型（1）財務(wù)制度規(guī)范化水平提高。Y集團(tuán)有下屬子公司或?qū)O公司40余家，在共享中心成立之前各個子公司以及核算部門有自己單獨(dú)的業(yè)務(wù)流程，從集團(tuán)總部角度來看，無法實現(xiàn)各個分子公司財務(wù)制度的準(zhǔn)確統(tǒng)一，財務(wù)共享中心成立之后，建立了標(biāo)準(zhǔn)的財務(wù)制度，明確財務(wù)規(guī)范與要求，完成十大崗位20余萬字的操作手冊，每年組織40余場專業(yè)培訓(xùn)，將專業(yè)化要求擴(kuò)散到整個集團(tuán)的分子公司的各個部門，形成規(guī)范化管理。（2）會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一性增強(qiáng)。財務(wù)共享中心成立之后形成了更加標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)體系。財務(wù)共享中心能夠及時準(zhǔn)確地記錄生產(chǎn)經(jīng)營過程中獲取的信息，并以數(shù)據(jù)化的模式精準(zhǔn)管理，記錄在會計信息化運(yùn)用的數(shù)據(jù)庫中。共享中心上線之前，供應(yīng)商無法查看到財務(wù)結(jié)算的進(jìn)度，而企業(yè)也無法跟蹤產(chǎn)品的物流信息。在共享中心上線之后，以采購支付流程為例，供應(yīng)商以及集團(tuán)都可以精準(zhǔn)地在數(shù)據(jù)中心查看到產(chǎn)品以及結(jié)算進(jìn)度。Y集團(tuán)90%以上的信息是可以實時查詢的，財務(wù)人員根據(jù)系統(tǒng)訂單，追蹤支付進(jìn)度，使結(jié)算效率提高了20%。共享中心這樣的功能實現(xiàn)有效地推進(jìn)了會計信息化轉(zhuǎn)型中對于數(shù)據(jù)價值的要求。（3）會計信息共享更全面。財務(wù)共享中心最大的特點(diǎn)可以實現(xiàn)各類信息的及時共享，從分子公司的各個部門到各個下設(shè)辦事處，共享中心建立之前集團(tuán)總部需要提取來自這些部門的數(shù)據(jù)，采取的仍然是最原始的方式。而成立共享中心之后，集團(tuán)總部可以與各個子公司協(xié)同辦公、資源共享。共享前內(nèi)部交易財務(wù)人員占比42%，而財務(wù)共享中心建成后這一比例縮小到27%，縮小的這一部可以完全得益于財務(wù)共享中心的資源共享，有效推進(jìn)會計信息化轉(zhuǎn)型。（4）人才隊伍建設(shè)結(jié)構(gòu)更優(yōu)化。Y集團(tuán)財務(wù)共享中心建立使集團(tuán)的組織結(jié)構(gòu)更清晰更優(yōu)化。共享中心上線之前，集團(tuán)總部以及各個核算中心都要設(shè)置一定的財務(wù)人員，分管核算、報表、資金管理等財務(wù)工作。而財務(wù)共享中心上線之后，根據(jù)集團(tuán)的業(yè)務(wù)分工以及組織部門，形成更合理的更專業(yè)化的財務(wù)分工，以及財務(wù)軟件的加成縮減了財務(wù)人員的工作任務(wù)。在近幾年Y集團(tuán)的業(yè)務(wù)量不斷增加的情況下，集團(tuán)的財務(wù)人員并未增加，并且縮短了30%的核算會計，形成了更為專業(yè)的財務(wù)職責(zé)分工。

四、Y集團(tuán)深化會計信息化轉(zhuǎn)型對共享中心提出的新要求

1.系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程阻礙會計信息化轉(zhuǎn)型升級。Y集團(tuán)財務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)流程方面仍然存在復(fù)雜化。Y集團(tuán)費(fèi)用類報銷單據(jù)擁有辦公費(fèi)、差旅費(fèi)等22種單據(jù)，單據(jù)種類繁多且復(fù)雜。業(yè)務(wù)人員在報銷時要先區(qū)分這22種單據(jù)類別，分類之后還要確定業(yè)務(wù)申請、合同等信息。完成提交后還要對封面以及附件打印，并移交財務(wù)共享中心，由財務(wù)共享中心的人員上傳單據(jù)影像。在費(fèi)用報銷期間，業(yè)務(wù)人員需要對提報單據(jù)信息進(jìn)行手工錄入。如果手工錄入出現(xiàn)錯誤則需要重新完成這一流程。整個流程過于繁瑣，且依賴于人工操作比較多，阻礙了信息化的轉(zhuǎn)型發(fā)展。

2.業(yè)財融合沒有達(dá)到會計信息化轉(zhuǎn)型的要求。Y集團(tuán)的業(yè)財融合方面仍然不夠全面，目前雖然基于Y集團(tuán)財務(wù)共享中心的五個領(lǐng)域可以將企業(yè)的大部分業(yè)務(wù)建立在系統(tǒng)上，但稅務(wù)業(yè)務(wù)仍然處于人工操作方式。增值稅開票環(huán)節(jié)，集團(tuán)可以通過系統(tǒng)對稅務(wù)進(jìn)行恰當(dāng)?shù)目蹨p，同時稅務(wù)系統(tǒng)也可以完成稅務(wù)的校驗，對集團(tuán)的納稅情況進(jìn)行分析，及時發(fā)現(xiàn)納稅情況的異常，稅務(wù)流程上云可以很大程度上降低企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險。稅務(wù)業(yè)財融合問題也是造成集團(tuán)會計信息化轉(zhuǎn)型緩慢的原因之一。

3.人才建設(shè)問題是會計信息化轉(zhuǎn)型需要重點(diǎn)關(guān)注的對象。Y集團(tuán)在人才隊伍建設(shè)方面存在著一定的不足之處，財務(wù)共享中心分為5個模塊，每個模塊財務(wù)人員各司其職，從集團(tuán)來看，財務(wù)共享中心需要核算20多家財務(wù)主體的業(yè)務(wù)，對于財務(wù)人員來看工作量較大，且重復(fù)性比較高，財務(wù)共享中心缺少明確的崗位協(xié)調(diào)制度，會導(dǎo)致一定的財務(wù)人員流失。同時，Y集團(tuán)的人才梯隊建設(shè)不夠全面，從長遠(yuǎn)來看集團(tuán)可能出現(xiàn)留不住人才的現(xiàn)象，阻礙了會計信息化的轉(zhuǎn)型。4.系統(tǒng)協(xié)同問題降低了會計信息化轉(zhuǎn)型的完整程度。財務(wù)信息系統(tǒng)協(xié)同方面，需要進(jìn)一步靠近信息化轉(zhuǎn)型的要求，協(xié)同辦公是建立財務(wù)共享中心的重要目標(biāo)之一。就Y集團(tuán)的退款業(yè)務(wù)來看，收款業(yè)務(wù)流程結(jié)束后，如果存在該業(yè)務(wù)的退款需求，系統(tǒng)不能完成對此項業(yè)務(wù)追加退款，只能由相關(guān)業(yè)務(wù)人員在前期數(shù)據(jù)建設(shè)中重新錄入退款單據(jù)，完成退款流程。整個流程依賴于手工工作，對會計信息化轉(zhuǎn)型要求之一提高工作效率沒有起到助力作用，需要進(jìn)一步完善。

五、完善財務(wù)共享中心實現(xiàn)Y集團(tuán)會計信息化轉(zhuǎn)型的對策

1.優(yōu)化業(yè)務(wù)流程加強(qiáng)業(yè)財融合。業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化是財務(wù)共享中心高效辦公的基礎(chǔ)，也是會計信息化轉(zhuǎn)型的總體要求。Y集團(tuán)應(yīng)該從業(yè)務(wù)流程入手，簡化報賬操作繁瑣性、優(yōu)化實際業(yè)務(wù)流程，進(jìn)一步優(yōu)化報賬界面，將22種單據(jù)進(jìn)行細(xì)化分類，并將填寫規(guī)則預(yù)設(shè)在系統(tǒng)中，減少員工在填寫中出現(xiàn)錯誤。同時對系統(tǒng)流程進(jìn)行改進(jìn)，盡可能簡化整個報銷流程，形成標(biāo)準(zhǔn)化、簡潔化、專業(yè)化的業(yè)務(wù)流程，提高集團(tuán)工作效率。根據(jù)財務(wù)共享中心業(yè)財融合的優(yōu)勢特點(diǎn)，不斷地優(yōu)化企業(yè)實際業(yè)務(wù)與財務(wù)數(shù)據(jù)的結(jié)合性，使財務(wù)共享中心完全掌握企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績，為企業(yè)的管理決策者提供優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)支撐，提高決策者對于集團(tuán)整體經(jīng)營的全局把控，增加企業(yè)會計信息化轉(zhuǎn)型的完整程度。

2.加強(qiáng)人才制度管理。會計信息化轉(zhuǎn)型，對于會計人員的整體要求已經(jīng)發(fā)生改變，Y集團(tuán)目前的人才管理制度不夠完善，對于許多只能在財務(wù)共享中心做會計工人的人員來說，繁多且重復(fù)的工作不是未來追求，這就導(dǎo)致財務(wù)人員的流失。Y集團(tuán)應(yīng)該形成優(yōu)質(zhì)的調(diào)崗機(jī)制，對于進(jìn)入共享中心的人員實行1年或2年的輪崗制度，提高財務(wù)人員的工作積極性，也為財務(wù)人才建設(shè)打下良好基礎(chǔ)，Y集團(tuán)也可以利用財務(wù)共享中心的天然優(yōu)勢，為戰(zhàn)略財務(wù)和業(yè)務(wù)財務(wù)輸送人才，打造高質(zhì)量的人才梯隊建設(shè)。讓會計人員隨著會計信息化的發(fā)展不斷進(jìn)步，不斷增強(qiáng)自身的軟實力，而不是成為企業(yè)會計信息化轉(zhuǎn)型的犧牲品。

3.完善系統(tǒng)建設(shè)重視開發(fā)。大數(shù)據(jù)、信息化作為新時代企業(yè)發(fā)展的方向，管理層應(yīng)該具備全局的眼光看到會計信息化與時俱進(jìn)的管理觀念，深刻領(lǐng)悟會計信息化對于企業(yè)發(fā)展的實際意義，會計信息化轉(zhuǎn)型下的產(chǎn)物財務(wù)共享中心需要不斷的迭代升級，實現(xiàn)更多的業(yè)務(wù)場景應(yīng)用。Y集團(tuán)目前的稅務(wù)管理可以逐步上線稅金管理模塊，進(jìn)行業(yè)務(wù)制證、稅務(wù)申報等涉稅業(yè)務(wù)，實時形成稅務(wù)管理報表。提高企業(yè)的管理效率，降低企業(yè)的稅務(wù)風(fēng)險。不僅要把眼光聚焦在當(dāng)前的稅務(wù)平臺，對于企業(yè)的未來也需要不斷地根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)以及經(jīng)營模式，對財務(wù)共享中心附屬的財務(wù)系統(tǒng)不斷優(yōu)化升級，不斷開發(fā)，逐步上線投資業(yè)務(wù)等，尋求更優(yōu)化的企業(yè)管理模式及工作方法。達(dá)到財務(wù)軟件為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，挖掘會計信息化的價值，讓會計信息化與企業(yè)經(jīng)營高度契合，高效地完成企業(yè)會計信息化轉(zhuǎn)型。