探究信息技術(shù)在民航檔案管理工作中的應(yīng)用

文/阜陽民用航空中心 管珺

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為各行各業(yè)的工作帶來了便利。新時(shí)期，民航機(jī)場傳統(tǒng)的檔案管理模式呈現(xiàn)出不匹配、不適應(yīng)的發(fā)展模式。需要充分利用好信息技術(shù)，夯實(shí)檔案管理質(zhì)量，體現(xiàn)信息技術(shù)在檔案管理中的價(jià)值。為了加強(qiáng)民航機(jī)場檔案管理，提高服務(wù)質(zhì)量，需要將信息技術(shù)合理應(yīng)用于民航檔案管理工作中，推動檔案管理的信息化建設(shè)，使檔案存儲、查找更加便利，提高檔案管理效率和質(zhì)量，助力檔案構(gòu)筑信息化管理模式，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

一、檔案信息化方向發(fā)展的趨勢分析

（一）促進(jìn)融合。對于民航檔案管理信息化發(fā)展趨勢而言，需要借助互聯(lián)網(wǎng)的幫助，促使信息化技術(shù)與檔案管理相融合，為檔案管理探尋新路徑，形成新的發(fā)展模式，滿足新時(shí)代的發(fā)展需求。民航檔案管理是對科技、工程等諸多資料整合收集，與信息技術(shù)融合，能夠有效拓展管理路徑，打破傳統(tǒng)檔案管理模式的局限，順利推動檔案信息化建設(shè)，形成全新的管理模式[1]。

（二）驅(qū)動力效果。網(wǎng)絡(luò)帶給管理驅(qū)動力，能夠促進(jìn)民航檔案管理地發(fā)展，使得檔案管理創(chuàng)新改革能夠與現(xiàn)階段社會發(fā)展匹配，創(chuàng)新檔案管理新模式，為檔案管理提供技術(shù)驅(qū)動，彰顯信息化技術(shù)的效用。

（三）重塑結(jié)構(gòu)。信息化技術(shù)帶給社會新的變化與發(fā)展，對民航傳統(tǒng)檔案管理模式產(chǎn)生了較為深刻的影響。新時(shí)期應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)覆蓋，將信息化技術(shù)充分應(yīng)用到檔案管理中，體現(xiàn)技術(shù)的價(jià)值，拓展應(yīng)用渠道。新時(shí)期發(fā)展背景下，要求信息化技術(shù)與管理模式充分融合，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)形態(tài)，利用技術(shù)優(yōu)勢為管理賦能，實(shí)現(xiàn)對管理結(jié)構(gòu)的重塑，推動檔案信息化管理變革。

二、民航機(jī)場檔案信息化建設(shè)管理思考

（一）做好檔案基礎(chǔ)化建設(shè)準(zhǔn)備。增強(qiáng)民航檔案信息化管理意識，能夠提高檔案管理的影響力。對檔案工作進(jìn)行科學(xué)處理，加強(qiáng)落實(shí)管理措施，合理分配人力、財(cái)力等資源，能夠?yàn)闄n案管理工作提供支撐。民航機(jī)場檔案管理優(yōu)化升級，需要同時(shí)滿足硬件和軟件補(bǔ)給，還應(yīng)籌備充足的資金，保證信息化建設(shè)順利進(jìn)行。此外，管控與規(guī)劃也是不可或缺的要素。只有各部門加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)的重視，才能形成合力，以協(xié)同管理的趨勢助力工作開展，為檔案信息化管理工作高效開展提供保障[2]。

（二）樹立檔案意識、明確崗位職責(zé)。民航機(jī)場檔案文件有極高的重要性，在管理過程中為保證檔案的完整性，應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容編匯成冊，對不同檔案內(nèi)容分類印發(fā)，定期開展座談交流、培訓(xùn)等活動，培養(yǎng)人員的檔案管理意識。在管理過程中，需根據(jù)檔案的重要性對檔案整理、歸檔等工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行硬性規(guī)定，要求各部門人員嚴(yán)格按照規(guī)定辦事。此外，還應(yīng)加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)指導(dǎo)工作，為基層人員講解檔案收集標(biāo)準(zhǔn)、編號等步驟，加強(qiáng)示范講解，確保管理人員能夠按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收、整理資料，保障檔案管理質(zhì)量。

（三）創(chuàng)新管理意識。傳統(tǒng)檔案模式與電子化管理相比消耗了過多人力和物力，機(jī)場日常管理檔案數(shù)量逐漸增加，也難以對電子數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)有效管理。對此，需要提升信息化管理意識，分析檔案信息化建設(shè)未能解決的歷史難題，在技術(shù)介入的基礎(chǔ)上對問題進(jìn)行優(yōu)化彌補(bǔ)，完善管理過程中存在的不足。民航需定期和不定期對檔案徹底清查，順利整合紙質(zhì)檔案，轉(zhuǎn)化為電子檔案存儲，明確檔案整理與分類，提升信息化管理進(jìn)程，提高檔案管理水平。

三、檔案信息化轉(zhuǎn)變過程中技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用

信息化管理模式以信息技術(shù)為支撐，可對民航機(jī)場海量信息進(jìn)行高效處理，保證檔案信息合理收集、存儲和利用，發(fā)揮良好的社會價(jià)值。以往傳統(tǒng)檔案管理模式存在管理效率低下、各部門溝通不暢等不足。需積極引進(jìn)信息化技術(shù)，推動檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，最大限度利用資源，使檔案管理更為便捷高效[3]。

（一）明確檔案創(chuàng)新發(fā)展與建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。民航檔案信息化建設(shè)需明確發(fā)展目標(biāo)，制定健全的體系與規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理提供可操作性參考，便于形成更加完備的管理體系。1.檔案資源整合與共享。當(dāng)前，檔案信息資源建設(shè)是民航機(jī)場管理的重要內(nèi)容。機(jī)場涉及文件類型較多，傳統(tǒng)管理模式無法解決的難題，能夠憑借信息化手段解決。在利用信息化技術(shù)時(shí)，需要結(jié)合實(shí)際需求，對檔案資源整合分類，修訂編制成冊，提高管理的可操作性。檔案整合后錄入計(jì)算機(jī)，可供各部門人員按照需求查找，通過制定標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)，提高操作的便捷性。基于信息化建設(shè)需求，在收集檔案、整合檔案的基礎(chǔ)上，還應(yīng)保證檔案業(yè)務(wù)資源充分利用，結(jié)合平臺拓展檔案資源共享渠道，保證檔案在各部門共享。對此，檔案管理人員需要利用當(dāng)前的資源優(yōu)勢，按照重要性和數(shù)量等要素，整合管理機(jī)場全部檔案。分類后設(shè)置標(biāo)簽，實(shí)現(xiàn)人員精準(zhǔn)查找，保證檔案資源全過程管理；加快推動檔案信息化建設(shè)，立足機(jī)場發(fā)展目標(biāo)，強(qiáng)化主體責(zé)任，針對檔案制定對應(yīng)的職責(zé)承擔(dān)原則，切實(shí)提高檔案管理準(zhǔn)確率；檔案信息共享，需要突破技術(shù)壁壘，建立屬于機(jī)場的檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建大數(shù)據(jù)信息庫，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲的同時(shí)，增強(qiáng)檔案管理的統(tǒng)一性，保證檔案共享。例如，機(jī)場有業(yè)務(wù)需要上級部門簽署審核，可以通過平臺直接將檔案文件傳輸至對方計(jì)算機(jī)，免去中間繁瑣的溝通環(huán)節(jié)[4]。上級部門可以借助平臺直接操作，提高檔案信息透明度，提高業(yè)務(wù)處理效率。2.制定標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。檔案管理信息化需要統(tǒng)一技術(shù)和工作流程，制定標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。持續(xù)提升檔案信息化管理效能，重視各部門之間相互協(xié)作，促使管理工作符合實(shí)際需求。民航需要根據(jù)國家對檔案管理要求，制定符合機(jī)場管理的標(biāo)準(zhǔn)體系，參考制度規(guī)范且標(biāo)準(zhǔn)的案例，制定符合民航檔案管理的制度體系，發(fā)揮導(dǎo)向性作用，加速檔案資源共享，為各部門業(yè)務(wù)開展提供高質(zhì)量服務(wù)，在信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，推動檔案管理智能化、數(shù)字化發(fā)展。檔案管理人員自身也應(yīng)不斷增強(qiáng)主動學(xué)習(xí)意識，能夠基于檔案信息化建設(shè)，學(xué)習(xí)相關(guān)技術(shù)和知識，推動檔案信息化順利開展。促使業(yè)務(wù)開展過程中，各項(xiàng)檔案能夠以電子檔的形式歸檔，建立檔案數(shù)據(jù)庫，對各項(xiàng)檔案資料科學(xué)管理。嚴(yán)格遵守行業(yè)細(xì)則，細(xì)化操作步驟，實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化管控，推動民航檔案信息化管理邁入新領(lǐng)域。在國家檔案局制定標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，注重檔案全生命周期管理，形成一系列歸檔標(biāo)準(zhǔn)，加大檔案管理過程監(jiān)管力度，不斷調(diào)整對管理結(jié)構(gòu)。各部門管理人員承擔(dān)起應(yīng)負(fù)責(zé)任，業(yè)務(wù)由專人承擔(dān)，在工作中有效貫徹標(biāo)準(zhǔn)化制度。

（二）轉(zhuǎn)變服務(wù)理念、加大成本投入力度。1.樹立信息化管理服務(wù)理念。創(chuàng)新意識與理念，能夠規(guī)避再度發(fā)生以往的管理失誤現(xiàn)象。細(xì)化管理流程和內(nèi)容，加速檔案信息化建設(shè)效率。促使技術(shù)深化到民航檔案實(shí)際管理中。根據(jù)實(shí)際需求，不斷提高服務(wù)效率。檔案部門應(yīng)加強(qiáng)豐富管理人員知識，提高其專業(yè)性。促使其更快適應(yīng)信息化管理模式，加快檔案資料的收集、整理工作進(jìn)程，提高人員實(shí)際操作水平。通過定期開展業(yè)務(wù)競賽，調(diào)動人員作業(yè)積極性，培養(yǎng)專業(yè)人才，從多方面入手強(qiáng)化檔案服務(wù)能力。2.加大檔案信息化建設(shè)硬件投入。（1）配置安全完備的軟硬件服務(wù)設(shè)施。為了保障民航機(jī)場檔案管理信息化建設(shè)順利開展，需要提供充足的資金和設(shè)備，如軟件、掃描儀、服務(wù)器等，并為軟硬件設(shè)施施加安全防護(hù)，全力保障檔案信息安全。按照實(shí)際需求采購適合檔案管理的設(shè)備，推動機(jī)場實(shí)現(xiàn)信息化全覆蓋模式，保證檔案查詢、提取的便捷性。加強(qiáng)對檔案硬件軟件運(yùn)維，能夠提高檔案管理效率。檔案管理信息化轉(zhuǎn)變過程中，應(yīng)保證各環(huán)節(jié)設(shè)施規(guī)范使用，做好系統(tǒng)、設(shè)備運(yùn)維檢查工作，保障系統(tǒng)安全。落實(shí)日常監(jiān)管工作，健全管理制度，保障人員培訓(xùn)力度。從技術(shù)、人員、管理流程等方面實(shí)行協(xié)同作業(yè)，多措并舉開展信息化建設(shè)，對檔案管理形成定期維護(hù)機(jī)制，對不同檔案設(shè)置權(quán)限分類，以制度約束和權(quán)限保障設(shè)備和檔案安全。（2）建立數(shù)據(jù)庫。檔案信息化管理模式下，需要充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，建立專屬的數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建多元模塊，完善檔案管理系統(tǒng)，賦予檔案管理系統(tǒng)檢索、存儲等業(yè)務(wù)功能，利用計(jì)算機(jī)輔助管理人員進(jìn)行管理。保證技術(shù)全面覆蓋，才能為檔案管理提供硬件保障。隨著民航業(yè)務(wù)增加、檔案數(shù)量也與日俱增，檔案管理面臨著存儲空間不足，檔案紙質(zhì)化管理困難等問題。為了盡早優(yōu)化檔案管理，推動檔案電子化發(fā)展，需要具備存儲量較大的載體，為海量檔案資源存儲提供空間。民航需要建立數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對檔案的有效管理和檢索，建立符合需求的數(shù)據(jù)庫。

需建立的數(shù)據(jù)庫類型包括兩種，分別為目錄數(shù)據(jù)庫與檔案資源數(shù)據(jù)庫：第一，目錄數(shù)據(jù)庫。信息化檔案管理需要建立目錄數(shù)據(jù)庫。通過設(shè)定重要的管理模塊，檔案檢索、目錄、數(shù)據(jù)庫，便于檔案管理人員查找檔案資源。在滿足各個(gè)模塊功能的基礎(chǔ)上，賦予不同模塊實(shí)質(zhì)功能。編目檔案，通過設(shè)立工作制度明確分類標(biāo)準(zhǔn)，處理大量的機(jī)場檔案信息，根據(jù)目錄對檔案內(nèi)容具體分類。目錄建立后為其標(biāo)注，方便目錄在后續(xù)使用中發(fā)揮實(shí)效性；第二，檔案資源數(shù)據(jù)庫。檔案資源數(shù)據(jù)庫是保證對機(jī)場業(yè)務(wù)工作的統(tǒng)計(jì)，推動檔案管理由紙質(zhì)化向更先進(jìn)的方向轉(zhuǎn)變，提升檔案存儲質(zhì)量。在檔案轉(zhuǎn)變過程中，較多情況下存在轉(zhuǎn)換不完全的問題，則是因?yàn)檩^多檔案影響人員工作效率，需要錄入系統(tǒng)的檔案也不斷增加，傳統(tǒng)管理模式難以有效應(yīng)對大量檔案。為了避免檔案資源浪費(fèi)，需要評估檔案，根據(jù)檔案重要性存儲分類。結(jié)合檔案實(shí)際情況，轉(zhuǎn)化重要的文書檔案轉(zhuǎn)化，保護(hù)檔案安全。在轉(zhuǎn)化檔案的過程中，檔案存儲涉及校驗(yàn)問題，對檔案的完整性和精確度要求較高，檔案管理人員要在工作過程中，科學(xué)處理檔案，保證檔案資源有效存儲在數(shù)據(jù)庫中。在檔案錄入過程中，存儲檔案分類，結(jié)合目錄完整存儲資源。數(shù)據(jù)分類后，檔案存儲工作也基本完成，此時(shí)需建立完善的檔案收錄、管理流程，提高檔案管理效率。

東航集團(tuán)法定自查管理系統(tǒng)從設(shè)計(jì)伊始，就圍繞民航局對法定自查工作的要求，由東航法律部與相關(guān)部門聯(lián)手推動，積極整合利用東航現(xiàn)有的各個(gè)信息系統(tǒng)，著力將法定自查系統(tǒng)打造為東航安全運(yùn)行的統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺，東航集團(tuán)法定自查管理系統(tǒng)涵蓋了自查的各個(gè)階段，涉及自查清單維護(hù)、計(jì)劃編制、實(shí)施等功能，能夠基于問題整改進(jìn)行動態(tài)跟蹤，有效解決和處理問題，依照檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，開展全流程閉環(huán)管理，促使東航集團(tuán)各個(gè)單位業(yè)務(wù)均能基于系統(tǒng)完成。提高各項(xiàng)流程管理與檢查的可視化操作，為管理者提供完整準(zhǔn)確的信息，充分發(fā)揮系統(tǒng)功能。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。人才能夠?yàn)闄n案信息化管理提供保障，檔案管理信息化建設(shè)過程中，存在人才專業(yè)性不足的現(xiàn)象。建立信息化培訓(xùn)機(jī)制，引進(jìn)復(fù)合型人才，加大培養(yǎng)人才力度。針對民航機(jī)場檔案管理人員專業(yè)性不足的問題，需要重視內(nèi)部人才隊(duì)伍建設(shè)工作，加大對人才的培訓(xùn)力度[5]。利用檔案整理、收集等多個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)，提高人員實(shí)際操作能力。首先，應(yīng)完善培訓(xùn)體系。針對信息化操作，促使員工掌握管理流程、規(guī)范體系等知識。做好人員業(yè)務(wù)實(shí)踐培訓(xùn)工作，使員工能夠采取信息化管理方法，對檔案合理存儲，為工作人員提供培訓(xùn)，增強(qiáng)人員專業(yè)性的認(rèn)知，提高管理人員實(shí)踐水平。其次，豐富培訓(xùn)形式。針對性對各個(gè)環(huán)節(jié)培訓(xùn)，提高檔案信息化管理的共性，保障培訓(xùn)效果。針對培訓(xùn)內(nèi)容，拓展溝通載體，普及先進(jìn)技術(shù)，優(yōu)化管理思想，不斷提高管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。檔案信息化管理需要培養(yǎng)綜合型人才，通過引進(jìn)人才、培養(yǎng)人才，從而形成專業(yè)互補(bǔ)。培養(yǎng)機(jī)場信息化檔案管理高素質(zhì)人才，提升信息化管理的專業(yè)性。招聘管理人員，也應(yīng)對其潛在能力考核，提高選拔門檻，構(gòu)建綜合能力兼?zhèn)涞娜瞬艌F(tuán)隊(duì)。

四、結(jié)語

綜上所述，新時(shí)代發(fā)展背景下，信息技術(shù)在時(shí)代發(fā)展中不斷應(yīng)用在各行各業(yè)中，對于民航機(jī)場而言，信息技術(shù)的應(yīng)用對檔案管理有著推動作用。在信息技術(shù)的加持下，檔案管理智能化水平逐漸提升，加大技術(shù)應(yīng)用力度的同時(shí)，也能夠切實(shí)提高檔案管理效率，保障文件科學(xué)處理，構(gòu)建與社會同步的管理模式，健全管理機(jī)制，推動技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，逐步提高檔案信息化管理水平。