新時期農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘工作思考

文/遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院黨政群工作部 陶祉凝 崔瑩

文秘工作是一項綜合性較強、難度較大的工作。科研單位辦公室文秘工作主要包括文件撰寫、傳閱、收發(fā)、整理、歸檔、印制等一系列工作，這要求文秘人員要把國家、省里下發(fā)的各種文件精神和農(nóng)業(yè)科研規(guī)劃等文件精神以及國際、國內(nèi)最新科研動態(tài)在第一時間進(jìn)行掌握并傳達(dá)，讓科研人員及時領(lǐng)會上級文件精神，掌握最新的科研動態(tài)，確保各項工作的順利開展[1]。農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘人員同時還肩負(fù)著及時傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策意見，收集匯總各科研機(jī)構(gòu)的意見建議，完成領(lǐng)導(dǎo)及上級部門交辦的其他臨時性工作的責(zé)任。在具體工作中還要充分平衡各單位、各部門的工作需求，真正起到橋梁與紐帶的作用。

一、農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘工作的特點

（一） 業(yè)務(wù)領(lǐng)域廣，專業(yè)性強。農(nóng)業(yè)科研單位主要從事農(nóng)業(yè)相關(guān)專業(yè)的科學(xué)研究，農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘工作具有涉及領(lǐng)域廣的特點，這要求農(nóng)業(yè)科研單位的文秘人員具有較強的專業(yè)知識和文字功底。農(nóng)業(yè)科研單位多以學(xué)術(shù)型領(lǐng)導(dǎo)為主，其文字綜合材料、辦公會議、議事決策等都具有很強的專業(yè)性，因此，對農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘人員在專業(yè)知識方面提出了更高的要求。

（二）保密性強。農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘工作具有保密性強的特點。農(nóng)業(yè)科研單位存在大量涉密的核心技術(shù)，相關(guān)數(shù)據(jù)、圖片、報告都有不同級別的保密要求，辦公室文秘人員要有較高的政治覺悟和保密意識，在工作中嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行，時刻嚴(yán)守保密紅線，確保涉密內(nèi)容不外泄。

二、農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘工作的作用

（一）橋梁紐帶作用。辦公室是一個單位的“心臟”和“窗口”，是溝通上下的“咽喉”，是聯(lián)系左右的“紐帶”，是單位運轉(zhuǎn)的“樞紐”，要承上啟下，協(xié)調(diào)左右，對外加強溝通，做好外協(xié)，對內(nèi)做好服務(wù)，加強管理。農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘人員是上下溝通的橋梁和紐帶，他們既需要與上級有關(guān)部門進(jìn)行溝通，了解實時動態(tài)，并將信息整理后向領(lǐng)導(dǎo)匯報；還需要將領(lǐng)導(dǎo)的意見建議傳達(dá)給下屬各部門單位。高效的紐帶可以幫助員工更好地實現(xiàn)目標(biāo)，建立良好的工作環(huán)境。和諧的工作環(huán)境可以更好地促進(jìn)員工之間的合作，提高團(tuán)隊凝聚力。農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘工作發(fā)揮著上傳下達(dá)、以文輔政和橋梁紐帶的重要作用。

（二）參謀作用。農(nóng)業(yè)科研單位辦公室一般具有綜合服務(wù)、信息輸送、靠近領(lǐng)導(dǎo)的優(yōu)勢，領(lǐng)導(dǎo)每天需要在各種繁雜的事務(wù)中做各種決定，辦公室文秘人員要起到參謀的作用，輔助領(lǐng)導(dǎo)完成一些事務(wù)性工作。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)需要對一些重要的指示或批示作出回復(fù)時，文秘人員需要提前準(zhǔn)備好以往的回復(fù)以及一些輔助性的材料以備領(lǐng)導(dǎo)參考。因此，農(nóng)業(yè)科研單位文秘人員需要不斷地強化參謀意識，提高謀略水平，真正從實際出發(fā)，輔助領(lǐng)導(dǎo)完成相關(guān)事務(wù)，充分發(fā)揮參謀作用。

（三）協(xié)調(diào)作用。隨著時代的改革，領(lǐng)導(dǎo)要處理的事務(wù)越來越復(fù)雜，辦公室工作人員需要幫助領(lǐng)導(dǎo)梳理解決問題，但是農(nóng)業(yè)科研單位和政府機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)上存在一些差別，領(lǐng)導(dǎo)不僅是單位的管理者，也是農(nóng)業(yè)相關(guān)領(lǐng)域的專家，政務(wù)工作和科研工作在時間上有時會有沖突，農(nóng)業(yè)科研單位文秘人員需要幫助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)處理好相關(guān)問題。首先，要顧全大局，分清事情的輕重緩急；其次，要征求領(lǐng)導(dǎo)意見，做到原則性和靈活性的統(tǒng)一，處理好沖突或問題，這樣不僅可以提高工作效率，而且更能體現(xiàn)一名文秘人員的素養(yǎng)。

三、農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘工作存在的不足

（一） 人員交流培訓(xùn)少。農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘人員配備比較少，工作任務(wù)相對繁重，而文秘工作的性質(zhì)需要文秘人員時刻在崗以應(yīng)對各類突發(fā)問題，在這種情況下，即便有針對文秘人員的會議和培訓(xùn)，農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘人員也很少有機(jī)會參加，這不僅不利于文秘人員業(yè)務(wù)水平的提升，更有悖于農(nóng)業(yè)科研單位文秘工作長期健康發(fā)展的要求。

（二） 對文秘工作重視程度不夠。農(nóng)業(yè)科研單位主要以科研業(yè)務(wù)為主，大部分工作人員為科研人員，辦公室文秘工作是行政輔助工作，在科研單位中較少有人愿意從事文秘工作。除了機(jī)關(guān)辦公室有專職人員從事文秘工作以外，其他科研院所大部分辦公室工作人員都由科研人員兼職，這就產(chǎn)生了工作任務(wù)多與人員配備少的矛盾，農(nóng)業(yè)科研單位文秘人員經(jīng)常需要通過加班來完成工作。如遇臨時性緊急工作，往往沒有時間認(rèn)真地完成，造成文秘工作質(zhì)量下降，降低了文秘工作水平。

（三）工作量大，人員緊缺。首先，科研單位主要以科研業(yè)務(wù)為主，辦公室文秘工作不屬于科研單位的主流業(yè)務(wù)工作，承擔(dān)相應(yīng)工作的人員數(shù)量少，但是工作量卻呈現(xiàn)上升趨勢，文秘人員要身兼數(shù)職，同時兼顧多項工作，且文秘工作事務(wù)繁雜，領(lǐng)導(dǎo)要求較高，這導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘人員加班成為常態(tài)，疲憊導(dǎo)致工作質(zhì)量大打折扣。其次，農(nóng)業(yè)科研單位一般設(shè)有機(jī)關(guān)部門及下屬研究機(jī)構(gòu)，院機(jī)關(guān)一般設(shè)有秘書科，但是下屬研究機(jī)構(gòu)一般沒有專職人員從事文秘工作，多由科研人員兼職，科研人員不但需要掌握一定的農(nóng)業(yè)專業(yè)知識，全身心地投入科學(xué)研究，還需要具有一般文秘人員的素養(yǎng)，更好地完成農(nóng)業(yè)科研單位的文秘工作，這造成農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘人員出現(xiàn)常常疲于應(yīng)對的局面。

四、農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘工作建議及改進(jìn)方向

（一）不斷提高自身修養(yǎng)。農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘人員要有強烈的政治覺悟，不斷增強自身政治洞察力和政治敏銳性[2]。首先，要提高政治站位，不斷提升政治理論素養(yǎng)，加強政治理論學(xué)習(xí)，時刻保持正確的政治方向。其次，注重日常的點滴積累，一個優(yōu)秀的文秘工作者絕非一朝一夕就可以練就的，需要經(jīng)過漫長的工作洗禮，同時更要善于對日常繁雜的工作進(jìn)行不斷地總結(jié)與歸納，善于總結(jié)，不斷提升，方可在面對復(fù)雜局面時游刃有余，從容應(yīng)對。再次，要做好領(lǐng)導(dǎo)的輔助工作。日常工作中，要在提高思想站位的同時，向領(lǐng)導(dǎo)看齊，尤其對領(lǐng)導(dǎo)修改后的草擬稿要進(jìn)行總結(jié)歸納，與領(lǐng)導(dǎo)的工作思路保持一致，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成相關(guān)工作。最后，要保持良好的心態(tài)。作為一名文秘工作者，要認(rèn)清工作定位，明確自身優(yōu)勢。在工作中，要調(diào)整好心態(tài)，耐得住寂寞，守得住清貧，用“功成不必在我，成功必定有我”的態(tài)度積極面對本職工作。

（二）提高業(yè)務(wù)水平。農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘工作人員需要幫助領(lǐng)導(dǎo)完成起草文件、下發(fā)通知、草擬總結(jié)報告等事務(wù)性工作。這些工作看似普通，但絕不簡單，代表著農(nóng)業(yè)科研單位領(lǐng)導(dǎo)的思想，具有很強的政策性和導(dǎo)向性。因此，農(nóng)業(yè)科研單位文秘人員不僅要掌握最新的科研知識，還要積極學(xué)習(xí)上級文件，及時了解上級指示精神，能夠站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去思考問題。文秘人員還應(yīng)該經(jīng)常進(jìn)行實踐調(diào)研，在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)自身的不足，做到不斷創(chuàng)新，取長補短。與此同時，農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘人員要注重提升自己的專業(yè)能力，如溝通能力、組織能力等。工作中有時需要傳達(dá)上級的文件指示精神，農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘人員要站位準(zhǔn)確，理解清晰，善于運用溝通技巧，針對不同的人采取不同的溝通方式，進(jìn)行有效溝通。

（三）改進(jìn)工作方法。首先，農(nóng)業(yè)科研辦公室文秘人員可以通過建立臺賬使工作一目了然。文秘的日常事務(wù)性工作比較煩瑣、零碎，因此，建立臺賬可以更好地讓文秘人員理清工作思路，明確工作時間節(jié)點，使工作有序地開展。辦公室文秘人員可以利用現(xiàn)代手段建立電子臺賬，這樣可以隨時有調(diào)整，隨時能更新，對工作了如指掌，提升工作效率。其次，農(nóng)業(yè)科研單位文秘人員在工作中會遇到一些突發(fā)事情或緊急情況，要做到特殊事情特殊處理。例如：領(lǐng)導(dǎo)臨時交代的一些工作，對于該項工作的來龍去脈不是很清晰，又不方便向領(lǐng)導(dǎo)詢問的時候，文秘人員要有追根溯源的本領(lǐng)，降低工作的難度。再次，農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘人員應(yīng)該熟練地處理各類事務(wù)，把工作分條縷析，提高工作效率。文秘人員在處理每項工作時應(yīng)該根據(jù)工作的輕重緩急提前做出預(yù)判，時間緊的工作應(yīng)抓緊完成。如果領(lǐng)導(dǎo)需要一份緊急但是不重要的文件，也應(yīng)該以領(lǐng)導(dǎo)為主，放下手頭上的工作，先處理好領(lǐng)導(dǎo)交代的工作[3]。

（四）提升創(chuàng)新意識。農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘人員要堅持與時俱進(jìn)的發(fā)展理念，創(chuàng)新是發(fā)展的第一源動力，農(nóng)業(yè)科研單位更要注重創(chuàng)新的工作方式方法。文秘工作的創(chuàng)新是在以往工作的基礎(chǔ)上繼承好的經(jīng)驗做法，并且不斷向更好、更完善、更高效的方向發(fā)展。農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘人員要敢于解放思想，勇于尋找新的工作方式方法，推陳出新，善于運用現(xiàn)代化辦公軟件，適應(yīng)新時代的發(fā)展。

（五）進(jìn)一步改善工作環(huán)境。一是加強文秘人員的交流培訓(xùn)，拓寬業(yè)務(wù)能力水平，及時了解掌握黨和國家最新的方針政策。通過有計劃的制定學(xué)習(xí)交流培訓(xùn)，提高農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘人員的業(yè)務(wù)能力水平，在交流中找出工作中的不足。二是加強對文秘工作的重視，農(nóng)業(yè)科研單位主要以科研為主，辦公室文秘工作多為服務(wù)輔助型工作，各單位各部門應(yīng)高度重視文秘工作，適當(dāng)增加文秘人員，減輕文秘人員的壓力，這樣才能更好更高效地完成工作。三是注重文秘人員的培養(yǎng)，努力改善農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘人員的發(fā)展環(huán)境。毛澤東同志十分重視文秘工作，他要求“既嚴(yán)格要求秘書認(rèn)真工作，又注意培養(yǎng)秘書人員成才”[4]。農(nóng)業(yè)科研單位主要以科學(xué)研究為主，辦公室文秘工作起輔助作用，是科研工作中的重要一環(huán)。因此，要不斷完善職稱晉升、干部提拔制度，來增加農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘人員的職業(yè)榮譽感、認(rèn)同感、自豪感，提升文秘人員的歸屬感，增強凝聚力，提升戰(zhàn)斗力。

五、結(jié)語

通過對農(nóng)業(yè)科研單位文秘工作的現(xiàn)狀、特點和存在的不足進(jìn)行討論，本文提出應(yīng)該提高農(nóng)業(yè)科研單位文秘人員的自身修養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力和水平、改進(jìn)工作方法、提升創(chuàng)新意識、改善工作環(huán)境，使農(nóng)業(yè)科研單位辦公室文秘人員更好地完成本職工作。文秘工作非常零碎，但非常重要，文秘人員必須有事業(yè)心和責(zé)任心，熱愛農(nóng)業(yè)科研單位文秘工作，發(fā)揚“甘為科研事業(yè)發(fā)展當(dāng)人梯”的精神，主動服務(wù)[5]。只有不斷地學(xué)習(xí)，提高個人專業(yè)能力，才能提高工作效率，更好地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項工作，更好地完成文秘工作。