免費參考文獻管理軟件的教學實踐

［摘要］ 研究生在學習和科研過程中查找文獻和管理參考文獻要花費大量時間，參考文獻管理軟件可以幫助學生有效管理文獻。國內(nèi)外大學圖書館都將參考文獻管理軟件的教學納入學生信息素養(yǎng)教育的范疇。Web 2.0網(wǎng)絡技術(shù)環(huán)境下，產(chǎn)生了很多個性化、具有社交網(wǎng)絡功能的參考文獻管理軟件，Zotero和Mendeley是其中兩款使用率較高的免費軟件。圖書館員在此類軟件教學和培訓中，須注意向?qū)W生強調(diào)個人文獻庫的安全管理和不同類型文獻元數(shù)據(jù)的完整準確性，建議學生充分利用軟件提供的筆記功能以方便日后利用筆記檢索文獻。

［關鍵詞］ 參考文獻管理軟件 Zotero Mendeley

參考文獻管理軟件，又稱書目管理軟件或個人文獻管理軟件。此類軟件有兩大功能：①針對大型的文獻數(shù)據(jù)庫（如PubMed、JSTOR等）設計有過濾器（translators），可以將檢索結(jié)果的詳細書目信息直接輸入個人文獻庫；②設計了多種參考文獻的格式（styles），可以按不同學術(shù)期刊的要求編排參考文獻。有些軟件還整合了文檔編輯插件（如微軟的Word插件），寫文章時，邊寫作邊引用，寫作完成后自動生成參考文獻列表。一般參考管理軟件都有分類管理文獻和記筆記的功能。參考文獻管理軟件的種類很多，國內(nèi)開發(fā)的有NoteExpress、NoteFirst等；Wiki上列出了29種國外開發(fā)的軟件，并詳細比較了這些軟件的性能[1]；趙飛從用戶使用角度對比了7款文獻管理軟件的細節(jié)功能[2]。在這些軟件中，Zotero和Mendeley是兩款使用者比較多的免費參考文獻管理軟件。

參考文獻管理軟件一般分為單機版（桌面版）、網(wǎng)絡版和單機+網(wǎng)絡版三種類型。傳統(tǒng)的Endnote和NoteExpress為單機版軟件，是在電腦上獨立運行的程序。RefWorks、Endnote Web為網(wǎng)絡版軟件，不需要安裝程序，使用者在網(wǎng)上注冊成用戶，收藏的文獻保存在網(wǎng)絡服務器上，在任何一臺電腦上登陸自己的網(wǎng)上帳戶都可以使用這些文獻。NoteFirst、Zotero、Mendeley為單機+網(wǎng)絡版軟件，既有在電腦上獨立運行的程序，用戶也有網(wǎng)上帳戶；個人電腦上保存的文獻可以上傳到網(wǎng)上賬戶，通過網(wǎng)絡，文獻還可同步到其他電腦或手持設備上；既可以脫機使用，也可以聯(lián)網(wǎng)使用。

1 免費參考文獻管理軟件教學簡述

國內(nèi)外很多大學圖書館均開設參考文獻管理軟件教學課程或講座，講授的軟件主要有Endnote和RefWorks。免費參考文獻管理軟件Zotero和Mendeley分別于2006年和2008年開發(fā)，均采用iTunes的方式管理個人文獻，具有社交網(wǎng)絡功能，推出后受到國內(nèi)外科研人員和學生的歡迎[3-5]。學生經(jīng)常向圖書館員咨詢這兩款軟件的使用問題[6]，很多大學圖書館在寫作指導內(nèi)容中增設了針對Zotero和Mendeley的輔導課程，并在圖書館網(wǎng)頁上列出Zotero、Mendeley、Endnote等軟件的特點對比，幫助學生選擇適合自己的軟件[7-12]。中國科技大學開設Endnote、Mendeley和Zotero的課程[13]。加州大學長濱分校的學科館員在嵌入式教學中講授Zotero[14]。羅徹斯特理工學院的教師在化學文獻討論課上為本科生介紹Zotero的使用[15]。賓州州立大學圖書館有一個由4名館員組成的參考文獻軟件教學團隊，從信息素養(yǎng)教育的角度設計教學方案，提供多種文獻管理軟件使用咨詢，幫助各層次學生選擇適合的軟件[16]。比利時列日大學為學生提供可以用于Zotero文獻庫的網(wǎng)絡存儲[17]。筆者在本校研究生中調(diào)研了參考文獻管理軟件的培訓需求后，申請了校研究生教育創(chuàng)新工程項目資助，為研究生開設Zotero和Mendeley講座，在《網(wǎng)絡信息的利用與管理》等公共選修課上講授相關內(nèi)容；建立了參考文獻管理軟件QQ群，提供Mendeley、Zotero、NoteFirst、NoteExpress、Endnote等軟件使用的咨詢。

2 Zotero和Mendeley的功能

2.1 Zotero

Zotero (www.zotero.org)是美國喬治梅森大學的學者按科學研究中文獻獲取的流程，針對火狐瀏覽器開發(fā)的一款開源插件，2007年和2008年連續(xù)兩年被美國《計算機雜志》（PC Magazine）評為最佳免費軟件[18-19]。我國圖書館界最早是編目精靈在其博客中介紹了Zotero[20]。Zotero的主要開發(fā)人Daniel J. Cohen介紹開發(fā)Zotero的緣由：科學文獻信息的獲取主要依賴瀏覽器，在網(wǎng)絡上各種文獻信息源對于用戶是孤立的，所以利用Web 2.0的技術(shù)，設計一種工具“打破網(wǎng)絡資源之間、應用程序之間的邊界，在Word、瀏覽器和參考文獻管理軟件之間建立聯(lián)系的橋梁”[21]。

Zotero的工作方式是嵌入到瀏覽器中捕捉和識別網(wǎng)頁，當網(wǎng)頁為期刊論文、博士論文、博客、書的章節(jié)等時，自動提取文獻的元數(shù)據(jù)信息（標題、作者、刊名、年卷期、頁碼、摘要等）。點擊瀏覽器地址欄上的文獻類型按鈕，文獻即可收藏到Zotero，使用者不需要脫離瀏覽器即能一鍵收藏感興趣的文獻。Zotero在文獻保存和使用上設計了很多小功能，例如，在Google Scholar、PubMed等數(shù)據(jù)庫中檢索后，瀏覽器地址欄中出現(xiàn)文件夾按鈕，點擊后可以勾選多篇文獻一次存入Zotero，并附帶下載有下載權(quán)限的PDF全文；拖拽網(wǎng)頁上PDF鏈接也可以將PDF存入Zotero；拖拽Zotero中的文獻標題可將文獻的題錄信息拷貝到電子郵件里[22]。

2.2 Mendeley

Mendeley (www.mendeley.com)的創(chuàng)意源于音樂分享網(wǎng)站Last.fm，Last.fm的用戶分享他們喜愛的音樂，并從別人的喜好中發(fā)現(xiàn)新的音樂，即所謂“自己為網(wǎng)絡貢獻一點，從別人的貢獻中分享更多”[23]。Mendeley設計了一個非常好用的PDF管理程序，支持PDF文件的批量導入，并自動提取每篇文獻的元數(shù)據(jù)信息；對缺失的元數(shù)據(jù)，Mendeley自動通過文章的標題在Google Scholar、PubMed等網(wǎng)絡資源中查找后補齊。這個功能對于電腦上已經(jīng)堆砌了不同文件夾和大量PDF全文的研究者來說，無疑是非常方便的。Mendeley收集所有用戶保存的參考文獻，用戶可以把Mendeley當作一個大型的學術(shù)文獻資源庫，檢索和發(fā)現(xiàn)別人最新收藏的文獻，在Mendeley網(wǎng)站的檢索框檢索后可直接將檢索結(jié)果保存到自己的個人文獻庫中。

Mendeley有獨立的桌面軟件，它針對火狐、谷歌、IE等瀏覽器設計了輸入插件（importer），嵌入在瀏覽器的收藏夾中，在PubMed等數(shù)據(jù)庫檢索后，點擊importer，勾選需要的文獻，即可將文獻保存在用戶的Mendeley網(wǎng)絡賬戶里。用戶在個人電腦上打開Mendeley桌面程序，網(wǎng)絡上保存的文獻會自動同步到本地。Mendeley桌面程序的使用界面上設計有檢索框，不僅可以檢索文獻的元數(shù)據(jù)、用戶的標注、標簽，同時也能檢索PDF文件全文。在檢索結(jié)果列表中，來自文章標題、摘要、注釋、全文等處的檢索詞全部高亮顯示。當用戶在Mendeley中保存了比較多的文獻時，這種“可以檢索PDF全文”的檢索功能能夠幫助用戶在海量的文獻庫中快速找到文獻。

2.3 Zotero和Mendeley的社交網(wǎng)絡

Zotero和Mendeley兩個軟件分別開發(fā)了可用于智能手機、ipad等的應用，支持Windows、Mac、Linux、Android操作系統(tǒng)，可以跨硬件平臺使用。兩個軟件都有網(wǎng)絡同步的功能，提供一定的免費網(wǎng)絡存儲空間。Mendeley和Zotero使用CSL 1.0程序編譯參考文獻格式，設計有1 000多種參考文獻的格式，支持中國國家標準GBT_7714-2005（《文后參考文獻著錄規(guī)則》）的順序編碼制。目前Mendeley正與哥倫比亞大學圖書館合作，開發(fā)一款圖形界面、用戶友好的參考文獻格式編輯器[24]。

在社交網(wǎng)絡功能上，Zotero和Mendeley都可以設置發(fā)送電子郵件共享文獻，或在網(wǎng)上建立共享小組（Group），小組成員間共享組內(nèi)的文獻和閱讀筆記。但為保護個人隱私，使用者收藏的文獻目錄都是不公開的。Zotero和Mendeley的網(wǎng)站都提供人名和組名檢索，即可以在其網(wǎng)站上搜索有共同研究方向的人或組，加“關注”，或加入公開的“組”。Zotero上可以直接“follow”某個人，無需對方同意。在Mendeley上的用戶，要發(fā)出請求，經(jīng)對方批準后才能加對方為“contact”。

3 教學和咨詢的注意事項

研究生在整個學習過程中查找、閱讀、保存、引用文獻并編輯參考文獻格式要占去大量時間，所以研究生大多關注文獻管理軟件，學習的主動性比較強。已購買RefWorks，Endnote等商業(yè)軟件的圖書館，館員在講授軟件課程時，也會遇到學生咨詢免費軟件的使用問題[6]。沒有購買商業(yè)軟件的圖書館，館員可向?qū)W生介紹免費軟件。不論是商業(yè)軟件還是免費軟件，在教學中均有一些重要的問題需要館員注意。

3.1涉密問題

筆者在教學中發(fā)現(xiàn)，具網(wǎng)絡同步功能和社交網(wǎng)絡功能的軟件，非常受學生歡迎。與本科生不同，研究生，尤其是博士研究生一般要在導師的課題內(nèi)選擇一個重要問題開展研究，如果課題是涉密的，應提醒學生慎用或關閉軟件的網(wǎng)絡同步功能，禁止將個人的閱讀筆記上傳到網(wǎng)上，避免網(wǎng)站被黑時泄密。既要培養(yǎng)學生的分享和共享意識，也要培養(yǎng)學生的知識產(chǎn)權(quán)保護意識和信息安全意識。

3.2文獻的存儲和備份

Zotero、Mendeley會將文獻附帶的PDF全文保存在軟件自動創(chuàng)建的一個文件夾中（默認在C盤），時間長了，這個文件夾占用的C盤空間會越來越大，既影響電腦的運行速度，也不安全。在教學中要反復向?qū)W生強調(diào)文件安全的重要性，指導學生安裝軟件后立即更改軟件默認設置，不要將工作文件存放在系統(tǒng)盤上。

定期備份也是學生容易忽略的問題，并且學生往往將網(wǎng)絡服務器上同步的內(nèi)容當作自己的數(shù)據(jù)庫備份，忽視主動地定期備份重要的文獻和筆記。培養(yǎng)學生養(yǎng)成定時備份的良好習慣，不僅對于參考文獻的安全很重要，對于科研中生成的科學數(shù)據(jù)進行管理也非常重要。

3.3個人文獻庫和閱讀筆記的管理

為方便使用者管理文獻，參考文獻管理軟件都設計有分類管理、標簽管理和檢索的功能，但當個人文獻庫中的文獻數(shù)量達到成百上千篇時，查找文獻仍是一個讓人頭疼的事情。Thomas Kim 在為學生講授Zotero時讓學生思考的三個問題值得我們借鑒：①為什么這篇文章重要，我一定要保存到Zotero中？②這篇文章的哪些內(nèi)容是我日后要引用的？③我怎樣標記這篇文章，以便在數(shù)星期、數(shù)月、甚至數(shù)年之后仍能夠找到它？[15]

相比于傳統(tǒng)的單機版文獻管理軟件Endnote、Zotero和Mendeley更適合作為一種學習輔助工具。尤其是Mendeley，我校研究生在使用后都認為Mendeley友好的PDF閱讀界面和筆記功能可以幫助學生長時間保持閱讀外文文獻的注意力，提高學習效率。Zotero和Mendeley都可以在同一個窗口邊閱讀邊記筆記。筆記內(nèi)容既可以被檢索，也可以直接拷貝到自己的論文中。

一般學生重查找、輕閱讀，檢索到一些相關文獻后，不論將來是否要引用先全部下載全文，大量的時間花在下載文獻上。這種習慣也導致各大學圖書館購買的數(shù)據(jù)庫全文下載量都非常大，單篇下載成本逐年降低，致使數(shù)據(jù)庫商以“使用率高”為理由不斷提高數(shù)據(jù)庫價格。教學中須倡導學生將閱讀筆記和文獻管理結(jié)合起來，先瀏覽摘要，再有選擇地下載全文。下載的全文及時閱讀，并做閱讀筆記。記筆記既可以幫助學生消化文獻，又可以幫助學生提煉出重要的詞匯，標記成標簽供將來查找。

3.4文獻類型和元數(shù)據(jù)的完整準確性

寫作時對參考文獻的格式進行排版是非常復雜的。每個期刊要求的格式不同，每種格式中著錄的內(nèi)容也不相同。保存的每條文獻按文獻類型正確分類、元數(shù)據(jù)信息規(guī)范準確是參考文獻管理軟件能夠正確排版的基礎。一般學生在中學時沒有接受過論文寫作和引用參考文獻的訓練，本科畢業(yè)論文也沒有嚴格的參考文獻格式規(guī)定，到研究生階段，寫作科研論文時往往是“照貓畫虎”，單純模仿期刊文后的參考文獻格式，不理解每種格式要求的內(nèi)涵，錯誤百出。

Zotero和Mendeley設計了包括期刊、論文、網(wǎng)頁、圖書章節(jié)在內(nèi)的幾十種文獻類型。在參考文獻軟件教學中結(jié)合國標GBT_7714-2005中兩種參考文獻格式（著者出版年制和順序編碼制），講解每種文獻類型的標識和必備的元數(shù)據(jù)含義，對學生理解不同期刊對參考文獻著錄格式的要求、寫作中正確排版會起到舉一反三的作用。

3.5 組建教學團隊

參考文獻管理軟件教學對于沒有計算機基礎的館員有一定的難度，館員既要學會軟件的使用方法，又要了解不同軟件對操作系統(tǒng)、瀏覽器、文檔編輯軟件等的要求。擬開展此項教學的圖書館可以建立一支由學科館員和技術(shù)館員組成的教學團隊，發(fā)揮有計算機基礎的館員能夠快速學習軟件使用的優(yōu)勢，幫助讀者及時解決在軟件應用中出現(xiàn)的軟、硬件兼容問題。除免費參考文獻管理軟件外，科研中會用到數(shù)據(jù)分析、生物信息比對、數(shù)據(jù)繪圖等多種免費軟件，學生對軟件培訓的需求越來越多。在一種軟件的講座上，學生可能會咨詢其他軟件的使用，建立教學團隊，館員之間互相切磋，能達到較好的教學和咨詢效果。

4 結(jié) 語

Web 2.0技術(shù)的發(fā)展，產(chǎn)生了很多具有Web 2.0技術(shù)特征的免費軟件，給網(wǎng)絡環(huán)境帶來了巨大的變化。Zotero和Mendeley都是Web 2.0的產(chǎn)物。但免費并不是它們吸引科學工作者的主要原因。這類新型的個人文獻管理軟件，讓科研人員在文獻檢索和閱讀的同時完成文獻的收藏和管理，是一種全新的體驗，一經(jīng)問世便迅速流行。Duncan Hull認為Zotero、Mendeley這類個性化、社會化的應用能夠讓數(shù)字圖書館和網(wǎng)絡變得更“溫暖”[3]。

社交網(wǎng)絡可能帶來的科學研究流程的改變也須引起館員的注意。Cell在其關注的生物學前沿中分析了包括Mendeley在內(nèi)的一些科學社交網(wǎng)站和云計算技術(shù)對大數(shù)據(jù)集科學數(shù)據(jù)交換和分享的影響[25]。Courtney Greene等介紹了3個作者利用云服務合作寫書，利用Delicious分享網(wǎng)頁、用Google Doc保存所有的文檔，最后用Zotero的共享功能整合3個人的參考文獻 [26]。這些實例表明，科學家之間可以利用網(wǎng)絡聯(lián)合工作，他們的合作和交流不再限于e-mail通信、在線閱讀同行的學術(shù)文章，科學工作的流程可能會因Web 2.0技術(shù)提供的全新服務而改變。圖書館員關注新技術(shù)、新軟件的應用，適時地輔導學生使用，可以幫助館員深入師生學習和科學研究的各個環(huán)節(jié)，提供深度咨詢服務。

致謝：天津科技大學的menz45惠贈中文版Mendeley使用教程[27]，特此致謝。

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[作者簡介] 潘 宏，女，1968，副研究館員，數(shù)字化部主任，發(fā)表論文12篇。

譚永欽，女，1975，副研究館員，館長助理，發(fā)表論文26篇。

吳天吉，女，1980，館員，數(shù)字化部副主任，發(fā)表論文12篇。

王 婷，女，1976，館員，技術(shù)館員，發(fā)表論文4篇。

余 紅，女，1967，副研究館員，學科館員，發(fā)表論文8篇。