地質(zhì)科技檔案數(shù)字化探討

宮華英

（新疆維吾爾自治區(qū)地質(zhì)礦產(chǎn)研究所，新疆 烏魯木齊 830000）

科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)（以下簡稱科研、生產(chǎn)、基建）等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料。地質(zhì)科技研究生產(chǎn)活動(dòng)中便形成了各類地質(zhì)科技資料檔案，其中包含原始地質(zhì)科技資料檔案和成果地質(zhì)科技資料檔案，這些檔案不僅展現(xiàn)了地質(zhì)科技研究生產(chǎn)的成果，也為以后的地質(zhì)科技研究生產(chǎn)提供重要的參考依據(jù)，所以地質(zhì)科技檔案的形成、保存和使用對地質(zhì)科技研究具有非常重要的意義，地質(zhì)科技檔案的使用也非常廣泛，地質(zhì)科技檔案數(shù)字化工作也非常必要，不僅為使用者提供方便，也使存儲(chǔ)過程更加便利。

1 地質(zhì)科技檔案的特性

科技檔案的突出特點(diǎn)是具有專業(yè)性、規(guī)律性和成套性，其中專業(yè)性主要表現(xiàn)在形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)兩個(gè)方面。地質(zhì)科技檔案便是地質(zhì)科技研究生產(chǎn)領(lǐng)域產(chǎn)生的檔案資料，其內(nèi)容也主要是關(guān)于地質(zhì)研究生產(chǎn)方面，具有極強(qiáng)的專業(yè)性，所以地質(zhì)科技檔案對于地質(zhì)科研人員具有極大的參考研究意義。專業(yè)性特點(diǎn)也是實(shí)現(xiàn)科技檔案科學(xué)管理的重要依據(jù)之一。地質(zhì)科技檔案的管理體制，也是根據(jù)地質(zhì)科學(xué)生產(chǎn)和研究建立的管理體制，地質(zhì)科技專業(yè)檔案管的組建也相應(yīng)的根據(jù)地質(zhì)科學(xué)生產(chǎn)和研究而建立起來的，地質(zhì)科技檔案的整理分類也是為了地質(zhì)科技人員的使用而形成的，這些都是建立在科技檔案專業(yè)性特點(diǎn)的基礎(chǔ)之上的。

地質(zhì)科技檔案的規(guī)律性表現(xiàn)在地質(zhì)科技研究生產(chǎn)的規(guī)律性。地質(zhì)科技檔案是在地質(zhì)科技研究生產(chǎn)中形成的，體現(xiàn)了地質(zhì)科技研究生產(chǎn)的過程和成果，對以后的科技生產(chǎn)具有指導(dǎo)和參考意義，它體現(xiàn)了地質(zhì)科技研究生產(chǎn)的規(guī)律，所有地質(zhì)科技檔案具有很嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目萍家?guī)律性。

地質(zhì)科技檔案的成套性在科技檔案實(shí)體管理工作中起著十分重要的規(guī)定與制約作用，它不僅對科學(xué)管理檔案有重要的現(xiàn)實(shí)意義，也反映了科技生產(chǎn)的過程。科技檔案的成套性確定了歸檔范圍，也是組卷的依據(jù)，是科技檔案整理分類的基本方法。地質(zhì)科技檔案反映了地質(zhì)科技生產(chǎn)的過程，包含了科技生產(chǎn)活動(dòng)中產(chǎn)生的原始檔案資料和成果檔案資料，反映了地質(zhì)科技生產(chǎn)的過程及成果，具有重要的科研意義，也對以后的科技生產(chǎn)有很好的指導(dǎo)和參考意義。所以地質(zhì)科技檔案的成套性、完整性及良好的保存尤為重要。

2 地質(zhì)科技檔案數(shù)字化意義

地質(zhì)科技檔案數(shù)字化是社會(huì)科技信息發(fā)展的必然要求。隨著社會(huì)數(shù)字化信息的發(fā)展，地質(zhì)科技檔案數(shù)字化，不僅有利于檔案的存儲(chǔ)方便和安全，更有利于促進(jìn)地質(zhì)科技檔案的服務(wù)能力和信息資源的利用發(fā)展，滿足廣大地質(zhì)科研人員對現(xiàn)代信息服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需求，更好地提高地質(zhì)科技資料檔案管的工作效率和現(xiàn)代化水平。

2.1 地質(zhì)科技檔案數(shù)字化有利于節(jié)省存儲(chǔ)空間

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)，需要大量的存儲(chǔ)空間，對存儲(chǔ)資料的檔案室有較多的要求，因?yàn)榇罅抠Y料的存儲(chǔ)，對房屋的承重也有一定要求，一般需要設(shè)置在一樓，而在一樓容易遭受水患侵襲，造成檔案的大量不可挽回的損毀。而數(shù)字化檔案可以大大減少存儲(chǔ)空間的需求，并從很多方面避免了一些自然災(zāi)害的侵襲，不但節(jié)省存儲(chǔ)成本，也更利于檔案的存儲(chǔ)和保護(hù)。

2.2 數(shù)字化檔案在使用中更便于管理和檢索

數(shù)字化檔案使用起來更加方便，以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行分類、編目、存儲(chǔ)和備份等操作，在使用過程中，可以利用搜索引擎等技術(shù)進(jìn)行快速檢索，也能更直觀準(zhǔn)確地找到所需檔案，還能方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)對比和分析，從而為科學(xué)研究提供數(shù)據(jù)支持。同時(shí)，數(shù)字化檔案還具有便于傳輸和共享的優(yōu)勢，可以通過U盤、移動(dòng)硬盤及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸和共享，方便不同部門、不同地區(qū)的科技人員對科技檔案進(jìn)行訪問和使用及共同研究。同時(shí)有利于管理標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案的使用效率，為檔案的利用和保護(hù)提供了有力支持。

2.3 數(shù)字化檔案更有利于長期保存和保護(hù)

數(shù)字化檔案不會(huì)受到紙張老化、污染、蟲害等問題的影響，更利于檔案數(shù)據(jù)的長期保存。數(shù)字化檔案還可以通過技術(shù)手段，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤和損壞，還可以方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和數(shù)據(jù)恢復(fù)，從而避免由于自然災(zāi)害、管理疏漏等各種原因造成的檔案損失，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整性。數(shù)字化檔案還可以方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)加密和訪問控制，從而保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的隱私和安全，可以為檔案的保護(hù)和傳承提供有力支持。

2.4 數(shù)字化檔案有利于環(huán)保節(jié)能

數(shù)字化檔案不需要紙張等物理介質(zhì)來存儲(chǔ)和傳輸信息，可以減少紙張的使用，從而減少樹木砍伐、能源消耗和環(huán)境污染的風(fēng)險(xiǎn)；數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)和傳輸過程中，不需要消耗大量的能源和水資源，從而減少了能源和水資源的消耗；數(shù)字化檔案的使用和共享也更加便捷，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)方便地訪問和共享數(shù)字化檔案，避免了物理檔案的運(yùn)輸和傳遞，從而減少了交通運(yùn)輸過程中的能源消耗和環(huán)境污染，對環(huán)境保護(hù)和節(jié)能減排具有積極作用。數(shù)字化檔案的環(huán)保節(jié)能特性不僅有利于環(huán)境保護(hù)和可持續(xù)發(fā)展，也符合當(dāng)今社會(huì)對綠色、低碳的發(fā)展要求。

總之，科技檔案數(shù)字化是檔案管理現(xiàn)代化的重要手段，對于提高檔案管理效率、保護(hù)檔案數(shù)據(jù)安全、促進(jìn)知識共享和科技創(chuàng)新具有重要意義。

3 地質(zhì)科技檔案數(shù)字化實(shí)施

地質(zhì)科技檔案數(shù)字化實(shí)施是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要經(jīng)過調(diào)研、立項(xiàng)、論證、軟件開發(fā)、平臺(tái)構(gòu)建、資源準(zhǔn)備、系統(tǒng)試運(yùn)行、項(xiàng)目驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)等諸多環(huán)節(jié)；需要各業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門以及其他相關(guān)單位的共同參與，是一項(xiàng)長期的工作任務(wù)。

（1）在地質(zhì)科技檔案數(shù)字化實(shí)施之前，充分的調(diào)研和立項(xiàng)非常重要。根據(jù)行業(yè)需求和社會(huì)信息化的發(fā)展，了解地質(zhì)科技檔案管理的現(xiàn)狀和需求，評估數(shù)字化實(shí)施的可行性和價(jià)值，確立開展檔案數(shù)字化的目的任務(wù)，成立檔案數(shù)字化領(lǐng)導(dǎo)小組，明確數(shù)字化實(shí)施的目標(biāo)、范圍、時(shí)間表和預(yù)算等關(guān)鍵因素，下達(dá)地質(zhì)科技檔案數(shù)字化任務(wù)，制定數(shù)字化實(shí)施的具體計(jì)劃，為后續(xù)工作提供明確的指導(dǎo)和規(guī)劃。安排相關(guān)單位部門積極參與到檔案數(shù)字化工作中來，確保實(shí)施過程的有序和高效。

（2）在地質(zhì)科技檔案數(shù)字化實(shí)施之前，進(jìn)行充分的論證是非常重要的。這一步驟旨在評估數(shù)字化實(shí)施的可行性、技術(shù)方案、風(fēng)險(xiǎn)和成本等因素，為后續(xù)工作提供科學(xué)的決策依據(jù)。具體而言，在論證過程中，需要對數(shù)字化實(shí)施的技術(shù)方案進(jìn)行評估，確保其符合地質(zhì)科技檔案管理的實(shí)際需求，并具備良好的可擴(kuò)展性和可維護(hù)性。同時(shí)，需要對數(shù)字化實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，包括數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)穩(wěn)定性、法律法規(guī)等方面的風(fēng)險(xiǎn)，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略。此外，還需要對數(shù)字化實(shí)施的成本進(jìn)行評估，包括軟硬件購置、人員培訓(xùn)、系統(tǒng)維護(hù)等方面的成本，確保數(shù)字化實(shí)施方案的科學(xué)性和可行性，降低實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)和成本，同時(shí)也有助于提高數(shù)字化實(shí)施的成功率和效益。

（3）在地質(zhì)科技檔案數(shù)字化實(shí)施過程中，軟件開發(fā)和平臺(tái)構(gòu)建是確保數(shù)字化系統(tǒng)穩(wěn)定性、可靠性和安全性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。軟件開發(fā)方面，需要根據(jù)地質(zhì)科技檔案管理的實(shí)際需求，開發(fā)相應(yīng)的數(shù)字化系統(tǒng)軟件。軟件開發(fā)需要遵循一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保軟件的質(zhì)量和穩(wěn)定性。同時(shí)，需要考慮軟件的安全性，采取相應(yīng)的安全措施，如數(shù)據(jù)加密、訪問控制等，保護(hù)數(shù)字化檔案的安全。平臺(tái)構(gòu)建方面，需要選擇可靠的硬件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，搭建數(shù)字化系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施。平臺(tái)構(gòu)建需要考慮系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和可靠性，確保數(shù)字化系統(tǒng)能夠滿足不斷增長的業(yè)務(wù)需求。同時(shí)，需要采取相應(yīng)的安全措施，如防火墻、入侵檢測等，保護(hù)數(shù)字化系統(tǒng)的安全。通過軟件開發(fā)和平臺(tái)構(gòu)建，可以確保數(shù)字化系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性和安全性，為地質(zhì)科技檔案管理提供可靠的數(shù)字化支撐。

（4）在地質(zhì)科技檔案數(shù)字化實(shí)施過程中，資源準(zhǔn)備是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。在資源準(zhǔn)備過程中，需要收集大量的地質(zhì)科技檔案資源，包括紙質(zhì)檔案、電子文檔、圖片、音頻、視頻等。收集過程需要確保檔案資源的完整性和準(zhǔn)確性。整理過程需要對檔案資源進(jìn)行分類、編目和整理，確保檔案資源的有序和可檢索。數(shù)字化過程需要將紙質(zhì)檔案和電子文檔轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式，以便于存儲(chǔ)、管理和利用。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化過程需要對數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，包括數(shù)據(jù)格式、字段定義等，確保數(shù)據(jù)的一致性和可交換性。質(zhì)量控制過程需要對數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查和控制，包括數(shù)據(jù)完整性、準(zhǔn)確性、一致性等方面的檢查，確保數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量。通過資源準(zhǔn)備，可以為地質(zhì)科技檔案數(shù)字化實(shí)施提供必要的檔案資源和數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，確保數(shù)字化實(shí)施的順利進(jìn)行。

（5）系統(tǒng)試運(yùn)行和項(xiàng)目驗(yàn)收是確保數(shù)字化實(shí)施成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在系統(tǒng)試運(yùn)行階段，需要對數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行全面的測試，包括功能測試、性能測試、安全測試等。測試過程需要模擬實(shí)際的業(yè)務(wù)場景，確保系統(tǒng)的各項(xiàng)功能和性能指標(biāo)符合預(yù)期。同時(shí)，需要記錄測試結(jié)果和問題，并及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和優(yōu)化。在項(xiàng)目驗(yàn)收階段，需要對數(shù)字化實(shí)施項(xiàng)目進(jìn)行全面的評估，包括項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成情況、項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量、項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益等方面。評估過程需要依據(jù)項(xiàng)目合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保項(xiàng)目的實(shí)施符合預(yù)期。同時(shí)，需要記錄評估結(jié)果和問題，并及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)和完善。通過系統(tǒng)試運(yùn)行和項(xiàng)目驗(yàn)收，可以確保數(shù)字化系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性和安全性，同時(shí)也有助于提高數(shù)字化實(shí)施的成功率和效益。

（6）數(shù)字化系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)也是確保數(shù)字化系統(tǒng)長期穩(wěn)定運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)。地質(zhì)科技檔案數(shù)字化系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)包括數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)升級、安全維護(hù)等方面的工作。數(shù)據(jù)備份是指定期對數(shù)字化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份數(shù)據(jù)需要存儲(chǔ)在安全的地方，以防止數(shù)據(jù)泄露或被非法訪問。系統(tǒng)升級是指定期對數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行升級，以確保系統(tǒng)的功能和性能符合最新的技術(shù)和業(yè)務(wù)需求。升級過程需要確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性，同時(shí)需要考慮升級對業(yè)務(wù)的影響，并制定相應(yīng)的升級計(jì)劃和策略。安全維護(hù)是指定期對數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，以確保系統(tǒng)的安全性。安全維護(hù)包括漏洞掃描、入侵檢測、防火墻配置等方面的工作，以防止黑客攻擊、病毒感染等安全問題的發(fā)生。通過數(shù)字化系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)，可以確保數(shù)字化系統(tǒng)的長期穩(wěn)定運(yùn)行，同時(shí)也有助于提高數(shù)字化系統(tǒng)的安全性和可靠性。

4 地質(zhì)科技檔案數(shù)字化過程中遇到的問題

地質(zhì)科技檔案數(shù)字化應(yīng)遵循“收集、管理、保存、利用”四項(xiàng)基本業(yè)務(wù)功能，首先在收集過程中就面臨許多問題。地質(zhì)科技檔案資料不僅對以后的科學(xué)研究有重要的參考意義，更能反映出地質(zhì)科技研究的歷史，以及地質(zhì)地層發(fā)育變化的歷史，對后世科技人員的研究具有指導(dǎo)作用，所以早期的地質(zhì)科技檔案資料對今天的地質(zhì)科研工作一樣有重大意義，而早期地質(zhì)資料檔案由于年代久遠(yuǎn)，存在資料損壞的情況，再加上早期紙張制作技藝相對來說質(zhì)量達(dá)不到今天的先進(jìn)水平，長期儲(chǔ)存的地質(zhì)資料檔案紙質(zhì)老化、脆化，數(shù)字化過程中對原始資質(zhì)檔案資料也存在一定的損傷，所以地質(zhì)科技檔案數(shù)字化本身對地質(zhì)科技檔案的存儲(chǔ)就有一定程度的損毀。我們在地質(zhì)科技檔案的收集過程中，一定要做好檔案的保護(hù)工作，進(jìn)行妥善的處理，既能很好地做好數(shù)字化工作，又不損壞原存儲(chǔ)資料檔案。在收集資料過程中，除了存在對原始科技資料的保護(hù)問題，收集資料的過程也是對原始科技資料檔案的整理和審核，及時(shí)對歷史科技資料檔案的整理，并隨著研究的深化和革新，進(jìn)行資料的進(jìn)一步篩查整理，對以后的研究也有重要的參考作用，所以原始科技資料的數(shù)字化工作也是對原始科技資料的整理和保護(hù)。

收集整理掃描后的電子科技檔案資料，形成保存前期的圖像后，還要對掃描后的圖像進(jìn)行處理，如去噪、糾偏、增強(qiáng)等，以提高圖像質(zhì)量。對電子圖像檔案處理完成后，便需要將數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，并進(jìn)行備份和管理。并建立檔案檢索系統(tǒng)，方便用戶對數(shù)字化檔案的查詢和利用。采取必要的安全措施，如數(shù)據(jù)加密、訪問控制等，確保數(shù)字化檔案的安全。遵循相關(guān)的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可交換性。同時(shí)還需要對數(shù)字化工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保其掌握數(shù)字化技術(shù)和檔案管理知識。總之，科技檔案數(shù)字化需要在檔案整理、掃描、處理、存儲(chǔ)、檢索、安全和標(biāo)準(zhǔn)化等方面進(jìn)行全面考慮和實(shí)施，以確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可利用性。

建設(shè)地質(zhì)科技數(shù)字檔案館，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久存儲(chǔ)與安全保管，有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享，滿足廣大科技工作者對現(xiàn)代信息服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需求，我們要努力做好科技檔案數(shù)字化工作，更好地服務(wù)于廣大科技工作者。