基于城市軌道交通全生命周期的檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

文：劉文彬，劉翠萍，卞悠美，梁延坤，鐘沛坤｜佛山市地鐵集團(tuán)有限公司

針對(duì)城市軌道交通全生命周期檔案信息種類多、專業(yè)性強(qiáng)、移交周期長等特點(diǎn)，結(jié)合城市軌道交通企業(yè)在全生命周期信息管理過程中存在的問題，設(shè)計(jì)適合的檔案信息管理系統(tǒng)，闡述系統(tǒng)的構(gòu)建目標(biāo)、設(shè)計(jì)原則、總體架構(gòu)、邏輯框架，檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)系統(tǒng)功能以及系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)的關(guān)鍵技術(shù)。

近年來中國城市軌道交通產(chǎn)業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)張，城市軌道交通全生命周期檔案信息量逐年增加，類目逐年繁多，涵蓋面更廣，使得歸檔周期延長等問題逐步顯現(xiàn)。在此背景下，傳統(tǒng)的檔案歸檔方式明顯與軌道交通快速發(fā)展不匹配，檔案信息管理系統(tǒng)迫切需向信息化、智能化、自動(dòng)化方向轉(zhuǎn)型升級(jí)，以此來適應(yīng)未來檔案信息的規(guī)模。

一、城市軌道交通檔案信息管理系統(tǒng)的研究

城市軌道交通作為市政規(guī)模最大的工程建設(shè)項(xiàng)目之一，從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)到運(yùn)營是一個(gè)龐大、復(fù)雜、多領(lǐng)域、多專業(yè)的系統(tǒng)工程。隨著我國城市軌道交通的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的高成本、低效率的檔案信息管理方式開始顯得捉襟見肘?；谀壳俺鞘熊壍澜煌w檔管理現(xiàn)狀，建設(shè)城市軌道交通全生命周期的檔案信息管理系統(tǒng)旨在滿足城市軌道交通信息的歸檔需求，完善新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)，主要從以下四個(gè)方面開展：

一是完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。檔案數(shù)字化是檔案信息資源共享的基礎(chǔ)，但是如果數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)欠完善、統(tǒng)一，就會(huì)削弱檔案信息的通用性和實(shí)用性，嚴(yán)重阻礙檔案信息資源的共享。根據(jù)檔案信息化發(fā)展的需要，科學(xué)制定和統(tǒng)一檔案信息化的各項(xiàng)管理規(guī)范，確保在檔案信息化建設(shè)過程中保障互聯(lián)互通，信息共享。

二是完善檔案信息管理系統(tǒng)。隨著檔案信息化的工作開展，檔案管理環(huán)節(jié)和現(xiàn)有檔案信息管理系統(tǒng)之間的不統(tǒng)一和不兼容，導(dǎo)致檔案信息資源無法共享。檔案信息管理系統(tǒng)需要采用前沿的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲(chǔ)備份技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)功能齊全、系統(tǒng)穩(wěn)定等性能，將實(shí)體文件歸檔與電子文件歸檔相結(jié)合，解決城市軌道交通工程電子文件歸檔和電子檔案管理中涉及的數(shù)字認(rèn)證技術(shù)應(yīng)用模式與機(jī)制、工程電子文件原件產(chǎn)生與封裝、紙質(zhì)文件的電子化轉(zhuǎn)換機(jī)制、電子檔案移交機(jī)制等關(guān)鍵問題，實(shí)現(xiàn)工程檔案“單套制”，實(shí)體按照利用與網(wǎng)絡(luò)利用相結(jié)合的思路進(jìn)行系統(tǒng)研發(fā)，切實(shí)提高工作效率。

三是加強(qiáng)檔案信息安全。檔案信息安全是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素，我們要建立嚴(yán)格的信息安全制度，嚴(yán)守各項(xiàng)保密規(guī)定，并同步建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系。采用加密、網(wǎng)絡(luò)訪問控制、防火墻等技術(shù)，確保檔案信息的機(jī)密性、完整性和可用性，為檔案的信息安全提供保障。

四是提供快捷的服務(wù)利用。服務(wù)利用是檔案工作核心主題，也是檔案的使命和價(jià)值所在。資源共享對(duì)于實(shí)體紙質(zhì)檔案來說實(shí)現(xiàn)起來存在困難，結(jié)合信息化，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，再通過信息化可輕松實(shí)現(xiàn)資源共享。在實(shí)際工作中，用戶需跨部門或跨地域進(jìn)行檔案的查閱利用，若各地檔案資源通過信息化實(shí)現(xiàn)高效共享，則可最大程度地發(fā)揮檔案的作用，體現(xiàn)檔案的價(jià)值，給用戶帶來極大便利。

二、城市軌道交通檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

（一）系統(tǒng)目標(biāo)

為提高佛山市地鐵集團(tuán)有限公司（簡稱佛山地鐵集團(tuán)）檔案管理信息化水平，根據(jù)“十四五”期間檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目計(jì)劃，建立覆蓋佛山地鐵集團(tuán)及各下屬單位統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、移交、歸檔、統(tǒng)計(jì)和利用等全過程信息化管理，同時(shí)結(jié)合電子簽名和電子簽章技術(shù)，實(shí)現(xiàn)工程檔案單套制。

一是規(guī)范化檔案收集模式，保證檔案收集的及時(shí)性。隨城市軌道交通工程建設(shè)產(chǎn)生的檔案資料，建立規(guī)范化的檔案收集模式，解決檔案資料種類多，數(shù)量大的問題，根據(jù)工程建設(shè)階段形成的檔案資料及時(shí)歸檔。

二是建立結(jié)構(gòu)化的檔案大綱體系，保證檔案收集的準(zhǔn)確性。對(duì)城市軌道交通工程建設(shè)過程中涉及機(jī)電專業(yè)類所形成的文件材料，按單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程等層級(jí)結(jié)構(gòu)梳理，并梳理工程不同建設(shè)階段、不同檔案類型，最終形成結(jié)構(gòu)化的檔案大綱，保證檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。

三是進(jìn)行過程監(jiān)控，掌握檔案狀態(tài)。實(shí)時(shí)監(jiān)控文件的歸檔、利用、待銷毀等信息，建立檔案歸檔后期利用管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)涵蓋檔案文件收集到利用的生命周期流程管理、

四是建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案業(yè)務(wù)流程，保證歸檔工作權(quán)責(zé)分明。基于組織架構(gòu)和檔案管理體系，對(duì)集團(tuán)及各分子公司工程檔案、文書檔案等各門類檔案的收集、整理、驗(yàn)收、移交等關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，明確各業(yè)務(wù)流程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和要求，各業(yè)務(wù)崗位的管理職責(zé)，構(gòu)建與完善業(yè)務(wù)流程體系。

五是推進(jìn)工程文件單套制，保證電子檔案文件的完整性、可靠性、真實(shí)性。對(duì)歸檔的文件相關(guān)要素進(jìn)行封裝處理，形成固化電子文件。固化的電子文件按照審批的業(yè)務(wù)要求包含：有效電子簽名、有效電子印章、文件內(nèi)容、審批意見及文件元數(shù)據(jù)。通過實(shí)施工程電子文件單套制歸檔，從末端倒逼前端業(yè)務(wù)流程改造優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)電子文件的前端控制。

（二）系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1. 主要設(shè)計(jì)原則

一是業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)。系統(tǒng)設(shè)計(jì)前，首先對(duì)佛山地鐵集團(tuán)檔案管理存在的問題進(jìn)行梳理，結(jié)合對(duì)不同城市地鐵集團(tuán)的實(shí)地調(diào)研，從實(shí)際業(yè)務(wù)需求出發(fā)，選擇在檔案管理重點(diǎn)環(huán)節(jié)開展多重信息化設(shè)計(jì)，旨在系統(tǒng)實(shí)施后能夠有效解決佛山地鐵集團(tuán)檔案管理中的痛點(diǎn)問題，進(jìn)而對(duì)檔案管理進(jìn)行有效的降本增效。

二是安全可靠。本系統(tǒng)內(nèi)部建立了多維度、全方位的檔案安全保障體制，設(shè)計(jì)的應(yīng)用切合安全管理的嚴(yán)格規(guī)定，對(duì)關(guān)鍵檔案信息進(jìn)行保密管理，實(shí)現(xiàn)加解密保存，降低信息被非法修改的風(fēng)險(xiǎn)；系統(tǒng)架構(gòu)以及功能務(wù)必運(yùn)行穩(wěn)定，能及時(shí)識(shí)別不符合規(guī)范要求的輸入內(nèi)容，并作出反饋，以此保障系統(tǒng)穩(wěn)定，防止檔案意外遺失甚至損壞。

三是可擴(kuò)展性。本系統(tǒng)具備良好的可擴(kuò)展性，主要在于系統(tǒng)采用松耦合構(gòu)件方式進(jìn)行設(shè)計(jì)，對(duì)于應(yīng)用功能的擴(kuò)展可采用發(fā)布新構(gòu)件的方式來實(shí)現(xiàn)，且新功能的部署不影響用戶的使用。在無需調(diào)整系統(tǒng)整體架構(gòu)的前提下，擴(kuò)展后的系統(tǒng)即能夠迅速匹配業(yè)務(wù)需求的變化，以迭代適應(yīng)檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的修改。

2. 總體架構(gòu)設(shè)計(jì)

檔案信息管理系統(tǒng)總體架構(gòu)（圖1）包含預(yù)歸檔系統(tǒng)和綜合檔案管理系統(tǒng)兩部分。一方面，在使用權(quán)限上二者存在明顯區(qū)別。預(yù)歸檔系統(tǒng)除了業(yè)務(wù)人員使用外，還可面向佛山地鐵集團(tuán)管理的各線路參建單位開放，而綜合管理系統(tǒng)只對(duì)佛山地鐵集團(tuán)用戶開放，保證檔案信息的安全性。另一方面，在數(shù)據(jù)傳送存儲(chǔ)方面二者相輔相成，首先，各外部參建單位通過統(tǒng)一的互聯(lián)網(wǎng)接口將文件數(shù)據(jù)傳送至預(yù)歸檔系統(tǒng)，而佛山地鐵集團(tuán)各業(yè)務(wù)部門用戶則通過集團(tuán)內(nèi)網(wǎng)傳送，有效區(qū)分?jǐn)?shù)據(jù)來源，便于檔案信息有秩歸檔。預(yù)歸檔系統(tǒng)在完成移交審批后，將檔案數(shù)據(jù)推送到綜合管理系統(tǒng)，兩個(gè)子系統(tǒng)通過協(xié)同實(shí)現(xiàn)佛山地鐵集團(tuán)及子公司、直屬單位、各外部參建單位檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的全覆蓋。同時(shí)，將預(yù)歸檔文件與持有合法牌照的第三方數(shù)字認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行對(duì)接，進(jìn)行電子簽名與簽章，保障電子文件的可靠性、真實(shí)性。

圖1 系統(tǒng)總體架構(gòu)圖

3. 技術(shù)架構(gòu)設(shè)計(jì)

檔案信息管理系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)（表2）以目前主流的B/S 三層架構(gòu)實(shí)現(xiàn)，即將整個(gè)業(yè)務(wù)應(yīng)用劃分為3 個(gè)大層次：展現(xiàn)層（UI）、業(yè)務(wù)邏輯層（BLL）、數(shù)據(jù)訪問層（DAL）。用戶交互界面通過瀏覽器來展現(xiàn)，主要業(yè)務(wù)邏輯在服務(wù)器端（Server）實(shí)現(xiàn)，應(yīng)用層使用Nginx 作為負(fù)載均衡服務(wù)，以Http Restful 方式與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，基礎(chǔ)架構(gòu)基于云虛擬機(jī)和容器進(jìn)行部署。

表1 系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)

4. 邏輯架構(gòu)設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)的總體邏輯架構(gòu)由服務(wù)器、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件、應(yīng)用、終端以及業(yè)務(wù)集成系統(tǒng)構(gòu)成（圖2）。其中，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)采用MySQL8，緩存數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)采用Redis 5，全文檢索采用ElasticSearch 索引數(shù)據(jù)庫。相匹配的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)將會(huì)在MySQL 數(shù)據(jù)庫進(jìn)行有效存儲(chǔ)，對(duì)于當(dāng)前用戶登錄信息和最新的咨詢信息將緩存在Redis 數(shù)據(jù)庫，而資訊信息、附件文檔等通過ElasticSearch建立全文索引，支持便捷搜索。中間件Web 服務(wù)器采用Tomcat 9 進(jìn)行部署。應(yīng)用基于XCreator 低代碼開發(fā)平臺(tái)開發(fā)實(shí)現(xiàn)，采用傳統(tǒng)MVC 設(shè)計(jì)規(guī)范，使用ORM（Object Relational Mapping）和HTPL（模板引擎）技術(shù)，實(shí)現(xiàn)快速而規(guī)范的業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)應(yīng)用開發(fā)，有效提高開發(fā)人員的開發(fā)效率。終端系統(tǒng)采用B/S 架構(gòu)，用戶客戶端使用瀏覽器訪問，瀏覽器內(nèi)核支持IE 11+ 和Chrome92+。檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)各個(gè)工程及其他系統(tǒng)的檔案匯集和歸檔入口，并通過給予權(quán)限的方式供各個(gè)業(yè)務(wù)單位借閱下載使用。

圖2 系統(tǒng)邏輯架構(gòu)圖

（三）系統(tǒng)功能

本系統(tǒng)搭建主要基于檔案管理業(yè)務(wù)要求，涵蓋文件接收、著錄整理、文件歸檔、查詢利用的檔案業(yè)務(wù)全過程管理，包括文件的采集（含征集）、整理、歸檔、在線審批驗(yàn)收、保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)、發(fā)布、借閱利用及編研、庫房管理等全部業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程歸檔和利用，并可自動(dòng)生成相關(guān)報(bào)表，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案業(yè)務(wù)執(zhí)行、檔案利用等統(tǒng)計(jì)分析的可視化，系統(tǒng)總體功能架構(gòu)見圖3。

圖3 系統(tǒng)總體功能架構(gòu)圖

1. 預(yù)歸檔系統(tǒng)主要功能

預(yù)歸檔系統(tǒng)主要有四大功能：

文件收集：系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文件掃描上傳，支持文件批量上傳和批量掛載，可以有效縮短文件收集時(shí)長，具備電子檔案批量格式轉(zhuǎn)換的功能，支持將多種文檔圖片等合成生成PDF 文件。系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目、合同人員進(jìn)行管理，包括人員、聯(lián)系方式、崗位。及時(shí)跟進(jìn)和協(xié)調(diào)資料歸檔情況及問題。

檔案整理：系統(tǒng)支持靈活的層級(jí)目錄樹結(jié)構(gòu)。系統(tǒng)能夠匹配不同項(xiàng)目或者同一項(xiàng)目不同階段，并創(chuàng)建多維度的項(xiàng)目檔案管理目錄結(jié)構(gòu)。系統(tǒng)根據(jù)用戶上傳時(shí)選擇的檔案門類而選擇性加載相對(duì)應(yīng)的文件收集界面、著錄項(xiàng)樣式、掛接目錄等。系統(tǒng)支持進(jìn)行著錄模板的定義。用戶只要完成相應(yīng)檔案門類的選擇，系統(tǒng)便自動(dòng)根據(jù)檔案門類加載相應(yīng)模版和默認(rèn)著錄項(xiàng)等信息。用戶只需在加載的模板上做增改操作，即可完成相關(guān)檔案的著錄管理。

檔案單套制：對(duì)于有統(tǒng)一結(jié)構(gòu)化表單的文件，在預(yù)歸檔中提供結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)填寫區(qū)域，并在流程審批過程中，進(jìn)行電子簽名簽章；對(duì)于未實(shí)現(xiàn)或不可實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)填入的文件，支持上傳電子文檔，對(duì)上傳的掃描件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換后，對(duì)轉(zhuǎn)換后的PDF/A 進(jìn)行不可視的電子簽名和所屬機(jī)構(gòu)的電子印章，保證掃描文件不被篡改。

歸檔視圖分析：系統(tǒng)通過與合同管理系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，將歸檔工程文件與所屬標(biāo)段、合同階段建立關(guān)聯(lián)，以便判斷出對(duì)應(yīng)的文件歸檔情況及歸檔進(jìn)度與合同執(zhí)行進(jìn)度是否相符，提前掌握應(yīng)歸未歸檔情況，支持導(dǎo)出報(bào)表，支持多視圖切換功能，用戶可按項(xiàng)目維度、合同維度切換視圖，實(shí)現(xiàn)從不同維度檢查歸檔數(shù)量及進(jìn)度。

2. 綜合檔案管理系統(tǒng)主要功能

綜合檔案管理系統(tǒng)主要有以下三大功能：

檔案利用：包含檔案借閱、檔案編研、檔案檢索等。檔案借閱和檔案編研主要是指檔案被借閱后系統(tǒng)將生成借閱臺(tái)賬，記錄從借閱申請(qǐng)開始到歸還的全過程檔案利用信息，并通過水印設(shè)置和借閱唯一編碼信息確保借閱過程中電子檔案不被篡改和傳播。檔案檢索則是支持高頻詞推薦和高級(jí)檢索功能。

檔案管理：包含檔案保存、檔案鑒定、檔案銷毀等。檔案鑒定模塊支持保管期限到期鑒定自動(dòng)提醒，系統(tǒng)可發(fā)起鑒定審核流程，保存鑒定與處置的過程等信息。檔案銷毀模塊支持將已經(jīng)到期或者不具備保存價(jià)值的檔案添加至待銷毀暫存架，等待執(zhí)行銷毀工作，并可將被銷毀檔案目錄導(dǎo)出形成銷毀清冊(cè)。

檔案統(tǒng)計(jì)：系統(tǒng)針對(duì)檔案數(shù)量、文件歸檔率、檔案利用率等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，可按檔案全宗、項(xiàng)目、門類、圖紙、照片、文件格式、開放程度和年度等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并對(duì)一定時(shí)間期限內(nèi)的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程工作情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，支持用戶自定義表格或圖表等形式進(jìn)行導(dǎo)出。

三、實(shí)施效果

針對(duì)軌道交通運(yùn)營線路逐年增多，檔案管理混亂等問題，本系統(tǒng)深入高效挖掘檔案在工程改擴(kuò)建、運(yùn)營維護(hù)、資源開發(fā)等方面查考憑證的價(jià)值。本系統(tǒng)實(shí)施效果如下：

一是對(duì)檔案收集模式進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，保證檔案收集的及時(shí)性。隨軌道交通工程建設(shè)產(chǎn)生的檔案資料，建立規(guī)范化的檔案收集模式，解決檔案資料種類多，數(shù)量大的問題，根據(jù)工程建設(shè)階段形成的檔案資料及時(shí)歸檔；

二是對(duì)檔案大綱體系進(jìn)行結(jié)構(gòu)化，提升檔案收集的準(zhǔn)確性。軌道交通工程建設(shè)一般會(huì)涉及不同專業(yè)形成的文件材料，這些文件材料可以遵從層級(jí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行梳理，并在各個(gè)建設(shè)階段，依據(jù)檔案類型進(jìn)行梳理( 如科研檔案等)，最終形成結(jié)構(gòu)化的檔案大綱，保證檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一；

三是對(duì)檔案狀態(tài)實(shí)時(shí)全程掌控。實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案的歸檔、被利用、待銷毀信息，通過與合同關(guān)聯(lián)，實(shí)時(shí)掌握工程檔案應(yīng)歸未歸情況，建立檔案歸檔后期利用管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)涵蓋檔案收集到利用的生命周期流程管理；

四是對(duì)檔案業(yè)務(wù)流程開展標(biāo)準(zhǔn)化，保證檔案歸檔工作權(quán)責(zé)分明?；诂F(xiàn)有組織架構(gòu)和檔案管理體系，對(duì)集團(tuán)及各分子公司工程檔案、文書檔案等各門類檔案的收集、整理、驗(yàn)收、移交等關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，明確各業(yè)務(wù)流程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和要求，各業(yè)務(wù)崗位的管理職責(zé)，構(gòu)建完善業(yè)務(wù)流程體系；

五是與持有合法牌照的第三方數(shù)字認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的電子簽名簽章，推動(dòng)檔案單套制。