教學(xué)檔案后保管時(shí)代的探析

楊 敏

（浙江經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 數(shù)字信息技術(shù)學(xué)院，浙江 杭州310018）

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的提出和社會(huì)信息化進(jìn)程的推進(jìn)，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理及服務(wù)模式，正面臨著巨大的變革和挑戰(zhàn)，以新來(lái)源觀、宏觀鑒定論和知識(shí)服務(wù)為基本內(nèi)容的檔案后保管時(shí)代來(lái)臨，如何提升教學(xué)檔案服務(wù)工作，拓展和強(qiáng)化教學(xué)檔案管理部門(mén)服務(wù)功能，為用戶提供開(kāi)放性、多樣化、整體化、現(xiàn)代化的檔案信息服務(wù)，滿足用戶不斷變化的信息需求，成為新時(shí)期高校教學(xué)檔案管理部門(mén)的重要使命。

1 客觀理解新來(lái)源觀、宏觀鑒定論和知識(shí)服務(wù)

1.1 新來(lái)源觀

電子時(shí)代檔案中大量的電子文件產(chǎn)生，它們之間的相互關(guān)聯(lián)雖然可以通過(guò)計(jì)算機(jī)程序的邏輯鏈接顯示于電腦屏幕，但這種聯(lián)系概念上的，虛擬的，按照文件形成機(jī)關(guān)(即來(lái)源)來(lái)整理檔案的來(lái)源原則很難保證電子文件的真實(shí)性，檔案來(lái)源的概念需要重新考慮、醞釀和定義，來(lái)源不能僅指文件的形成機(jī)關(guān)，應(yīng)該還包括其形成的目的，形成活動(dòng)，過(guò)程，處理程序和職能范圍等。

1.2 宏觀鑒定論

宏觀鑒定論認(rèn)為檔案鑒定要體現(xiàn)社會(huì)價(jià)值。鑒定方式和方法要從具體變?yōu)楹暧^、由復(fù)雜變?yōu)楹?jiǎn)潔。鑒定的執(zhí)行時(shí)間從文件形成之后轉(zhuǎn)向形成之時(shí)甚至形成之前，使鑒定方式和方法從滯后變?yōu)槌?、由固定變?yōu)殪`活機(jī)動(dòng)。使鑒定不再依賴文件的實(shí)體，不再局限于內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，并且實(shí)現(xiàn)鑒定時(shí)間的前移，從而有利于滿足信息流動(dòng)、易變的電子文件的鑒定需要。

1.3 知識(shí)服務(wù)

知識(shí)服務(wù)是一種認(rèn)識(shí)，是組織服務(wù)的觀念。知識(shí)服務(wù)以用戶目標(biāo)為驅(qū)動(dòng)，重視用戶需求分析，通過(guò)信息的析取和重組來(lái)形成符合需要的知識(shí)產(chǎn)品，并能夠?qū)χR(shí)產(chǎn)品的質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)，致力于幫助檔案利用者找到或形成解決方案固有過(guò)程或固有內(nèi)容的動(dòng)態(tài)地和連續(xù)地組織服務(wù)。知識(shí)服務(wù)同時(shí)又是一種增值服務(wù)的服務(wù)，通過(guò)知識(shí)和專業(yè)能力為用戶創(chuàng)造價(jià)值，通過(guò)顯著提高用戶知識(shí)應(yīng)用和知識(shí)創(chuàng)新效率來(lái)實(shí)現(xiàn)價(jià)值。

2 主動(dòng)出擊，挖掘教學(xué)檔案信息資源

2.1 信息征集的關(guān)注點(diǎn)

以往被動(dòng)、固定的教學(xué)檔案住處收集模式，已經(jīng)不能滿足多元化、多層次、多變量的需求，教學(xué)檔案征集工作不能坐等移交，要主動(dòng)融入、深入服務(wù)學(xué)校教學(xué)中心工作，關(guān)注形成文件的職能活動(dòng)，在提高接收范圍和征集門(mén)類的同時(shí)，注重信息與信息之間各種鏈接和組合。根據(jù)文件形成者的職能、計(jì)劃，所參與進(jìn)行的活動(dòng)及活動(dòng)中的有機(jī)聯(lián)系和業(yè)務(wù)的重要性，采用現(xiàn)場(chǎng)跟蹤收集、介入式服務(wù)、培養(yǎng)兼職檔案員、制度強(qiáng)制措施等不同手段充分挖掘有價(jià)值的檔案，豐富教學(xué)檔案內(nèi)容。通過(guò)上下協(xié)調(diào)，保證收集渠道的暢通，要在建檔初期有目的、有準(zhǔn)備、規(guī)范性的利用現(xiàn)代化的手段全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地采集檔案信息，著眼于教學(xué)檔案的形成者及檔案社會(huì)價(jià)值，緊緊圍繞教學(xué)檔案利用這個(gè)目的，抓好源頭控制、頂端設(shè)計(jì)。

2.2 信息征集的風(fēng)向標(biāo)

教學(xué)檔案知識(shí)服務(wù)的提升，取決于如何同步適應(yīng)教學(xué)改革發(fā)展對(duì)檔案信息資源的取向要求，國(guó)家對(duì)高等院校的評(píng)估指標(biāo)體系體現(xiàn)國(guó)家對(duì)高等院校人才培養(yǎng)的具體要求和職能范圍，教學(xué)檔案資源建設(shè)要以各種教學(xué)評(píng)估的指標(biāo)體系體、專項(xiàng)檢查等作為教學(xué)檔案建設(shè)的風(fēng)向標(biāo)，在組織和參與學(xué)院的各項(xiàng)教學(xué)評(píng)估和教學(xué)專項(xiàng)檢查材料收集、整理和匯總工作的同時(shí)，對(duì)教學(xué)檔案收集的內(nèi)容做出相應(yīng)的調(diào)整和充實(shí)，優(yōu)化教學(xué)檔案結(jié)構(gòu)。除了接收高?，F(xiàn)行行政機(jī)關(guān)、科研機(jī)構(gòu)、教學(xué)管理等各職能部門(mén)需要保存的檔案以外，重點(diǎn)擴(kuò)大教學(xué)改革、學(xué)科建設(shè)、科學(xué)研究檔案及其過(guò)程材料、效果分析材料及評(píng)價(jià)材料的收集。注重形成文件的職能活動(dòng)，注意收集反映學(xué)校教學(xué)面貌重大變遷的多種載體檔案，把有具有典型意義的事件、人物的檔案作為收集對(duì)象。

3 全程管理，保障教學(xué)檔案信息安全可靠

3.1 從管理層面考慮

教學(xué)檔案信息在形成、處理、傳輸、存儲(chǔ)、維護(hù)和利用等各個(gè)階段都有可能受到安全威脅，而檔案作為記錄歷史的憑證，保證其安全性和真實(shí)性是對(duì)檔案管理最基本的要求。鑒于電子文件的易變性，電子文件管理要實(shí)行前端控制和全程管理，通過(guò)對(duì)每一項(xiàng)具體管理活動(dòng)的實(shí)施過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，把有助于說(shuō)明電子文件重要屬性和有效管理過(guò)程的信息都統(tǒng)一地、全過(guò)程地記錄下來(lái)，保證文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息三個(gè)要素的齊全、可靠、完整。全程管理和前端控制要充分依靠電腦技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)同時(shí)，利用元數(shù)據(jù)對(duì)自然狀態(tài)分散復(fù)雜的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行全程集成管理和前端控制。

3.2 從技術(shù)層面考慮

在教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境中需要從技術(shù)方面建立完善的防病毒體系。用防火墻、入侵檢測(cè)技術(shù)和虛擬專用網(wǎng)絡(luò)來(lái)保障基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件的無(wú)故障運(yùn)行，及用戶身份的合法性和操作的合理性；用身份認(rèn)證技術(shù)、訪問(wèn)控制、數(shù)字水印技術(shù)等保障操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的安全；對(duì)于保密的數(shù)據(jù)應(yīng)采用物理隔離，不提供網(wǎng)上操作；建立災(zāi)難備份系統(tǒng)，利用異地備份避免地震、火災(zāi)等自然災(zāi)害對(duì)檔案信息的破壞；對(duì)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的檔案信息采用數(shù)據(jù)加密、硬盤(pán)加密、文件加密等措施，包括建立網(wǎng)絡(luò)化的病毒防范體系，及時(shí)更新升級(jí)病毒庫(kù)，在工作站采用無(wú)盤(pán)工作站、防毒卡或防病毒軟件，在服務(wù)器和工作站實(shí)行查毒掃描、檢測(cè)、隔離、報(bào)警等。

4 改變理念，提供知識(shí)服務(wù)

4.1 顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的結(jié)合

我們不能簡(jiǎn)單地認(rèn)為知識(shí)就是經(jīng)過(guò)整理的信息，知識(shí)是一種有效的行動(dòng)能力，是一種能增強(qiáng)組織應(yīng)變和創(chuàng)新的能力，它的價(jià)值在于能引導(dǎo)正確的決策行動(dòng)，這是人類特有的領(lǐng)域，是唯一屬于人類的屬性。教學(xué)檔案知識(shí)管理、知識(shí)服務(wù)是檔案后保管范式的核心和目的，教學(xué)檔案要以為教學(xué)中心工作提知識(shí)服務(wù)為直接目標(biāo)，通過(guò)對(duì)用戶知識(shí)需求和問(wèn)題所處環(huán)境的分析，向利用者提供經(jīng)過(guò)智能化處理的符合用戶需求的知識(shí)，是一種以利用者滿意為目標(biāo)的主動(dòng)服務(wù)。教學(xué)檔案管理者應(yīng)將顯性知識(shí)與自身經(jīng)驗(yàn)等隱性知識(shí)加以集成提煉、虛擬整合，實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)和隱性知識(shí)之問(wèn)的循環(huán)轉(zhuǎn)化，滿足用戶個(gè)性化的需求，為其解決問(wèn)題提供有效的服務(wù)。

4.2 提供全方位的知識(shí)服務(wù)

教學(xué)檔案管理要建立起積極的多層次的服務(wù)理念，面向教學(xué)、科研，面向教師、學(xué)生，面向社會(huì)。深層次上開(kāi)發(fā)教學(xué)檔案信息資源，將檔案所載的零散的、不成系統(tǒng)的檔案信息進(jìn)行篩選、加工和提煉，生產(chǎn)出二次、三次文獻(xiàn)的編研成品，向利用者提供準(zhǔn)確、系統(tǒng)、密集、優(yōu)質(zhì)的檔案信息，以節(jié)省利用者查找材料的時(shí)間和精力，使他們有更多的精力和時(shí)間投入到教學(xué)、科研和學(xué)習(xí)之中。要立起體現(xiàn)學(xué)院特色和學(xué)科優(yōu)勢(shì)的教學(xué)檔案信息資源庫(kù)，教學(xué)檔案信息網(wǎng)上服務(wù)要突出功能性類目設(shè)置，全面規(guī)劃教學(xué)檔案的檢索體系。便捷提供多種途徑的檢索：主題，類別、時(shí)間，標(biāo)號(hào)等；提供不同服務(wù)層次的要求：專題、傾向、專業(yè)等；增設(shè)郵件、在線、格式、原件復(fù)印等各項(xiàng)服務(wù)。

5 提高職業(yè)素質(zhì)，建設(shè)知識(shí)服務(wù)團(tuán)隊(duì)

5.1 團(tuán)隊(duì)成員素質(zhì)保證

信息時(shí)代，教學(xué)檔案管理不是被邊緣化了，而是賦予了更為重要的歷史使命。教學(xué)檔案管理者作為知識(shí)服務(wù)的主導(dǎo)與核心，自身的素質(zhì)直接影響知識(shí)服務(wù)的質(zhì)量，檔案工作者的服務(wù)能力、創(chuàng)新能力，要從他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)、工作能力、分析能力、思想觀念等方面進(jìn)行培養(yǎng)，教學(xué)檔案工作者要具備熟練運(yùn)用知識(shí)管理與開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)知識(shí)與實(shí)踐技能，真正從檔案用戶需求出發(fā)，對(duì)館藏檔案資源進(jìn)行知識(shí)挖掘與整合，探索檔案館知識(shí)服務(wù)的多種方式，提供智能、便捷的檔案知識(shí)服務(wù)；必須具有先進(jìn)的信息技術(shù)知識(shí)與操作技能，以適應(yīng)信息時(shí)代教學(xué)檔案工作信息化和知識(shí)化的需要。

5.2 明確目標(biāo)及個(gè)體特長(zhǎng)，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)優(yōu)勢(shì)

后保管時(shí)代的教學(xué)檔案管理要以知識(shí)服務(wù)來(lái)贏得關(guān)注和尊重，必須加強(qiáng)對(duì)人力資源有效開(kāi)發(fā)、合理配置、充分利用和科學(xué)管理是提升教學(xué)檔案知識(shí)服務(wù)的有效保障。必須加強(qiáng)現(xiàn)有教學(xué)檔案管理人員的知識(shí)培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)，制定新的人才需求和引進(jìn)計(jì)劃，吸納優(yōu)秀的知識(shí)型人才，調(diào)整人員結(jié)構(gòu)以適應(yīng)知識(shí)服務(wù)對(duì)檔案工作者素質(zhì)技能的需要。必須改革教學(xué)檔案管理現(xiàn)有的人事制度，在職位安排中將工作需要和個(gè)人意愿有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，建立完善的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和發(fā)展機(jī)制，留住人才的同時(shí)使得優(yōu)秀的知識(shí)型創(chuàng)新人才在教學(xué)檔案管理工作中得以充分的發(fā)展和提高。必須建立起一支具有大局意識(shí)、協(xié)作精神和服務(wù)精神的高素質(zhì)團(tuán)隊(duì)，利用每一個(gè)成員的知識(shí)和技能協(xié)同工作，解決問(wèn)題，共同完成教學(xué)檔案知識(shí)管理、知識(shí)服務(wù)的戰(zhàn)備目標(biāo)。

［1］特里·庫(kù)克.電子文件與紙質(zhì)文件觀念：后保管時(shí)代及后現(xiàn)代主義社會(huì)里信息與檔案管理中面臨的一場(chǎng)革命[J].劉越男，譯.山西檔案,1997（2）.

［2］童云.關(guān)于電子檔案風(fēng)險(xiǎn)防范與控制的思考[J].金陵科技學(xué)院學(xué)報(bào):社會(huì)科學(xué)版，2008，22(3).

［3］何嘉蓀，史習(xí)人，章燕華.后保管時(shí)代檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究[J].檔案學(xué)研究,2010(1).