高校財務共享中心建設*

周 婕

南京醫(yī)科大學 江蘇 南京

一、引言

現(xiàn)階段，高校經(jīng)濟業(yè)務日益復雜，出現(xiàn)了跨區(qū)、跨市興建分校區(qū)的熱潮，校區(qū)間的財務工作面臨著地域性、安全性、效率性等諸多挑戰(zhàn)，對財務管理信息化建設提出了嚴格要求?？茖W合理的財務共享中心可以規(guī)范高校的財務、業(yè)務流程，實現(xiàn)分散的業(yè)務單元集中化，以及多個校區(qū)的集中核算、信息數(shù)據(jù)之間的互聯(lián)互通和實時共享。因此，高校應加強財務共享中心建設，重構組織機構，促進高校業(yè)務和財務資源的整合，全方位覆蓋管理工作，有效建立各校區(qū)財務協(xié)同聯(lián)動機制，提供高效便捷的財務服務，為高校的教學科研工作提供服務與保障，實現(xiàn)高校財務轉(zhuǎn)型。

二、高校財務管理工作存在的問題

1.信息共享水平有待提高

目前我國多數(shù)高校已實現(xiàn)了財務信息化管理，但受到信息化建設認識的局限性和成本等因素的影響，其信息共享水平有待提高，即高校的信息管理平臺建設分散，財務處理系統(tǒng)信息孤立，各業(yè)務系統(tǒng)互不兼容，信息數(shù)據(jù)無法相互聯(lián)通與反饋銜接，使得教職工、學生、科研信息、教學信息等基礎信息數(shù)據(jù)需要在不同的業(yè)務系統(tǒng)中反復錄入，難以保持信息數(shù)據(jù)的一致性和精準性。同時，高校不同部門的信息數(shù)據(jù)協(xié)調(diào)共享性較差，存在數(shù)據(jù)統(tǒng)計口徑和信息更新不及時等現(xiàn)象，部門間的信息不對稱使相同的信息數(shù)據(jù)存在較大差異，數(shù)據(jù)分析和資源分配與高校的實際狀況不相符，嚴重影響了高校財務管理工作的嚴謹性和精準性。

2.財務流程繁多，效率低下

雖然高校分校區(qū)均按照統(tǒng)一的財務政策來開展財務管理工作，但在實際業(yè)務處理時卻存在相互獨立、資源分散的現(xiàn)象，有些核心的風險因素存在管控不力的情況，產(chǎn)生了較大的財務風險，且部分高校在設計相關流程時沒有考慮成本效益、信息管理平臺兼容等方面的問題，仍停留在理論層面，使得各校區(qū)的財務管理模式和業(yè)務流程存在較大差異。

3.組織結構、權責劃分不清晰

當前部分高校的組織結構、權責劃分不清晰，財務管理工作交叉，仍按照傳統(tǒng)的勞動分工呈分散結構，容易因權責不明而出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象，加大了高校財務管理的難度，降低了資源整合力度。比如部分高校的研究院、后勤部門、二級學院、資產(chǎn)部門等均配備了獨立的財務管理部門和財務人員，但各下屬機構的管理方式并不統(tǒng)一，造成高校總部的財務管理部門無法對下屬分支機構進行有效的財務控制，無法及時獲取相應反饋，影響了信息數(shù)據(jù)的傳遞效率和資源整合力度。

4.財務管理制度有待完善

部分高校的財務管理制度有待完善，覆蓋范圍偏窄，無法對各院系的財務管理工作進行有效約束。高校財務管理工作往往涵蓋多個職能部門，而各職能部門均有自己的財務處理流程，無法統(tǒng)一領導和監(jiān)督，影響了信息的收集、處理和決策工作，也無法與高校財務共享中心進行有效銜接。

5.人員配置結構不合理

當前我國高校跨校區(qū)的財務服務方式普遍存在財務效率低下、財務會計信息數(shù)據(jù)不準確、財務信息處理成本較高、總部財務管控力度較弱的現(xiàn)象。同時，有些高校分校區(qū)的人員配置結構不夠合理，基礎財務人員配置較多，管理會計人員配置較少，無法很好地完成財務共享中心對接、信息采集、業(yè)務梳理分析和流程再造等工作，且財務人員對業(yè)務存在理解偏差的問題，均容易導致不同校區(qū)財務人員的履職狀況出現(xiàn)較大差異。

三、高校財務共享中心構建要點

1.搭建共享平臺，促進信息化向共享化轉(zhuǎn)移

對擁有多個校區(qū)的高校來說，構建統(tǒng)一、支持多組織層級、多賬簿處理的財務共享中心至關重要，實行專業(yè)、高效和集中的財務共享模式是大勢所趨。因此，在當前云計算、大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)技術廣泛應用的背景下，高校應當設置與大數(shù)據(jù)同步的財務信息管理部門，搭建共享平臺，強化財務信息化平臺建設，打破各職能部門之間的信息壁壘，實現(xiàn)業(yè)務和財務的統(tǒng)一集成處理，促進信息化向共享化轉(zhuǎn)移。

具體來說，高校應當重點考慮財務管理需求和戰(zhàn)略需要，將預算管理體系、科研項目庫、教職工資源庫、學生信息數(shù)據(jù)、資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)庫、合同票據(jù)等管理模塊融入財務共享中心的構建框架，銜接各部門業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，促進高校國有資產(chǎn)管理、科研、教務、人力資源、資產(chǎn)等業(yè)務部門與財務部門之間的溝通交流，確保校內(nèi)各管理機構、院系、區(qū)域業(yè)務系統(tǒng)和財務系統(tǒng)之間信息數(shù)據(jù)的無縫對接和流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和統(tǒng)一聯(lián)動，以及高校資金、費用和管理程序的自動化實施。財務共享中心可以自動挖掘、整合、處理和分析海量的信息數(shù)據(jù)，按照設置好的運行程序來生成相應的基礎性會計報表，實現(xiàn)對財務工作的自動化處理，減少高校財務人員的工作負擔。高校財務人員也可借助財務共享中心，隨時隨地查詢所需的信息數(shù)據(jù)，及時與各職能部門溝通，向上下級傳遞信息數(shù)據(jù)，掌握各分校區(qū)的財務處理進程和財務決策執(zhí)行狀況，全面提升高校信息傳遞的時效性，推動高校管理扁平化發(fā)展，構建一個低成本、高效率的財務共享中心。同時，高校應當借助防火墻、虛擬專用網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)加密等技術，全面提高自身網(wǎng)絡環(huán)境的安全性。

2.統(tǒng)一流程標準，促進高校會計處理標準化建設

會計處理標準化建設是指高校建立財務會計相關信息數(shù)據(jù)基礎標準，使信息數(shù)據(jù)源頭規(guī)范，有助于構建統(tǒng)一的財務共享中心。因此，高校應當統(tǒng)一流程標準，重塑業(yè)務操作流程，實施標準化、規(guī)范化、制度化作業(yè)，構建信息化決策機制，促進高校會計處理標準化、精細化、簡單化發(fā)展。

第一，完善信息數(shù)據(jù)格式。高校應事先調(diào)研財務部門和業(yè)務部門的對接管理需求，完善編碼體系，優(yōu)化信息數(shù)據(jù)格式，確保財務信息數(shù)據(jù)與業(yè)務信息數(shù)據(jù)在通用部分統(tǒng)一標準，比如對學生和教職工的姓名、卡號、項目執(zhí)行編碼等基礎信息均采用統(tǒng)一標準，有助于信息數(shù)據(jù)的快速篩選、高效提取和便捷查閱，且財務人員在開展會計核算工作和加工整合數(shù)據(jù)信息時，也需要在不同的會計主體中采用統(tǒng)一的會計科目和經(jīng)濟分類，應盡可能減少數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換時間，全面提高數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的科學性和精準性，保證后續(xù)財務決策分析的準確性。

第二，加強財務信息化平臺的標準化設計。高校在完善財務工作流程及開展財務的標準化設計時，應當根據(jù)自身財務管理工作特征，對財務共享中心的所有業(yè)務進行標準化處理和規(guī)范化操作，將各業(yè)務單元集中在共享中心，優(yōu)化相應報賬流程，構建一個滿足自身發(fā)展需求的標準化業(yè)務流程體系。同時借助標準化的財務共享中心，實現(xiàn)業(yè)務流程電子化，以及線上制表、審核、批準，使高校財務管理模式從事后核算轉(zhuǎn)變?yōu)榧虑邦A警、事中監(jiān)控和事后核算為一體的全過程管控模式。

第三，建立數(shù)據(jù)管理體系。高校應當根據(jù)自身財務信息化建設情況，構建數(shù)據(jù)搜集體系、數(shù)據(jù)換算體系和數(shù)據(jù)存儲體系，設置專門的對接入口或模塊擴充接口，并建立規(guī)范的標準化手冊，將財務共享中心的業(yè)務流程有機嵌入系統(tǒng)，優(yōu)化運行程序，密切關注核心指標。

3.重構組織結構，促進高校業(yè)務和財務資源整合

財務信息的集中管控是以資源為“基石”，實現(xiàn)財務風險防范。為了更好地推動業(yè)財一體化，促進業(yè)務和財務資源整合，確保資金高效運用，高校應當結合現(xiàn)有的財務組織架構重構扁平化的組織機構，盡可能減少學校的管理層次，整合內(nèi)部資源，精簡業(yè)務流程，持續(xù)提高財務信息化水平，有效降低財務運營成本，提升財務工作效率。

同時，高?？梢灾匦聞澐謺嫼怂悴块T、預算管理部門和綜合管理部門，形成業(yè)務財務部門和戰(zhàn)略財務部門。業(yè)務財務部門主要負責高校的財務核算和預算管理，根據(jù)項目經(jīng)費來源科學管控項目，有助于教職工查詢相關信息數(shù)據(jù)和使用教學資源；戰(zhàn)略財務部門負責管理會計工作，即搜集、提取、分析財務會計信息數(shù)據(jù)，幫助高校管理層做出正確決策。

此外，高校應當將各分校區(qū)作為一個整體，把事務性和同質(zhì)化的工作列入財務共享中心，根據(jù)財務內(nèi)容劃分工作模板，通常分為費用報銷審批組、資金核算組、應付賬款處理組、應收賬款處理組等，與各分校區(qū)相關的財務會計工作交由相應校區(qū)處理，保證分校區(qū)不同的業(yè)務流程可以在財務共享中心的監(jiān)督管理下進行，從而強化總部對分校區(qū)的財務監(jiān)督。

4.加強制度建設，促進制度全方位覆蓋管理工作

高校在建立財務共享中心的過程中，應當全面考慮當前國家相關財稅法律法規(guī)和其他政策要求，在法律允許的范疇內(nèi)建立規(guī)范的制度和實施路徑，詳細制定會計核算、業(yè)務處理、項目績效考核等制度，確保各項財務規(guī)章制度統(tǒng)一化、標準化。同時，高?？砂词马椥再|(zhì)在財務共享中心制定賬務、業(yè)務處理流程規(guī)定，明確具體事項的處理步驟、責任部門、責任人、崗位職責、崗位權利和義務、管轄范圍、會計處理原則等，在財務共享中心內(nèi)部形成有效的內(nèi)部控制機制，確保員工嚴格按照財務規(guī)章制度規(guī)范自身行為，提升內(nèi)部控制水平，有效防范風險。在財務共享中心向扁平化管理過渡的過程中，高校應當重新對其進行評價，制定標準化的財務管理制度，在財務管理體系框架規(guī)劃的指導下梳理、比對和分析財務管理制度的不足并加以完善，以保障各項制度的可操作性與合理性。

5.強化人才培養(yǎng)，促進財務人員信息化水平提升

隨著當前高校內(nèi)涵式建設的縱深推進，高校財務管理工作重點從業(yè)務型和審核型轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾硇秃头招?。在建立財務共享中心后，高校財務人員應當及時轉(zhuǎn)變觀念，主動學習新一代的信息技術，從復雜、重復的財務工作中解放出來，有機結合高校的財務數(shù)據(jù)資源和辦學教務資源，全面提升財務信息化水平和高校服務發(fā)展辦學水平。

同時，高等院校應當強化人才培養(yǎng)，將財務人員分為基礎財務會計人員、管理會計人員和戰(zhàn)略會計人員三種類型，針對不同崗位制定不同的崗位職責和培養(yǎng)計劃。其中，對于基礎財務會計人員，高校應當要求其掌握合同票據(jù)審核和賬務處理方面的工作；對于管理會計人員，高校應當要求其為其他分校區(qū)提供專業(yè)的財務咨詢和財務分析工作，主動融入業(yè)務部門，加強對內(nèi)外部的財務協(xié)調(diào)；對于戰(zhàn)略會計人員，高校應當要求其參與管理層面的風險管理和績效評估等工作，輔助管理層制定重大決策，使其把握財務共享中心的總體決策、運營方向和高校整體的發(fā)展戰(zhàn)略等。

此外，高校應當培養(yǎng)財務人員的信息化服務能力，加強財務管理復合型人才的培養(yǎng)，促進財務人員信息化水平的提升，定期開展財務信息技術應用、財務共享服務中心等方面的培訓，提升員工計算機信息技術的應用能力，培養(yǎng)大數(shù)據(jù)思維，招募信息技術應用能力強的財務人員，組建專業(yè)的領導團隊，建立公平公正的績效考核標準及有吸引力的獎勵制度，激勵員工參與財務共享中心的建設工作。

四、結語

高校具有教育和科研等職能，其財務會計業(yè)務具有一定的獨特性和復雜性，因此在財務共享中心構建方面存在較大難度。高校應當充分利用大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等數(shù)字化技術，從信息共享、統(tǒng)一標準、資源整合、降低成本等方面搭建財務共享中心框架，促進信息化向共享化方向轉(zhuǎn)移，以及高校會計處理的標準化建設，充分發(fā)揮財務共享中心的積極作用，提高高校整體管理水平，全面推動財務管理從核算型向價值創(chuàng)造型發(fā)展。