基于內(nèi)部控制的高校財務(wù)網(wǎng)上審批模式研究

陳南寧

浙江機電職業(yè)技術(shù)學院 浙江 杭州

一、研究背景

教育部等部門聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于“十一五”期間進一步加強高等學校財務(wù)管理工作的若干意見》《關(guān)于深化高等教育領(lǐng)域簡政放權(quán)放管結(jié)合優(yōu)化服務(wù)改革的若干意見》等文件提出，高等學校要大力推進財務(wù)信息化建設(shè)，創(chuàng)新財務(wù)管理手段，精簡和規(guī)范辦事程序，積極推動高校公共服務(wù)事項網(wǎng)上辦理，縮短辦理時限，提高辦事效率，讓高校教學科研人員從煩瑣的非專業(yè)性日常工作中解放出來。目前，大部分高校都已經(jīng)加快了財務(wù)數(shù)智化建設(shè)，開始實行網(wǎng)上預(yù)約報銷、自助式投遞等全天候無等待的報銷模式，雖然在一定程度上緩解了報銷難現(xiàn)象，但并未從根本上解決“簽字難”“退單多”等痛點問題。

就已有研究而言，何愛群、李洋（2019）認為應(yīng)從指導(dǎo)思想、技術(shù)準備等角度實施網(wǎng)上報賬審批的路徑選擇；沈方晴、張春江（2021）認為應(yīng)從人員培訓(xùn)與業(yè)務(wù)宣講、加強財務(wù)部門內(nèi)部培訓(xùn)、多系統(tǒng)對接模式等角度實施網(wǎng)上報銷審批；王琦、王仕會、張娟娟等（2020）提出了財務(wù)規(guī)章制度梳理與實施辦法構(gòu)建、內(nèi)嵌審批流程和審批權(quán)限設(shè)定。已有研究透徹分析了網(wǎng)上報銷審批所需的硬件需求、一般流程和制度宣傳的重要性，本文擬從內(nèi)部控制視角，依托Z大學實際工作案例，從網(wǎng)上報銷業(yè)務(wù)流出發(fā)，厘清各審批環(huán)節(jié)內(nèi)部控制風險點，打造“過程管理”和“事后監(jiān)督”的管理平臺，從而實現(xiàn)財務(wù)管理向財務(wù)治理的轉(zhuǎn)變，推進學校高質(zhì)量發(fā)展。

二、財務(wù)報銷存在的問題

1.報銷資料復(fù)雜

一方面，財政部制定的《2022年政府收支分類科目》部門預(yù)算支出經(jīng)濟分類的類級科目，分為工資福利支出、商品和服務(wù)支出、對個人及家庭補助支出、資本性支出和其他支出等10個，其中商品和服務(wù)支出下設(shè)款級支出科目辦公費、印刷費等27個，在日常報銷業(yè)務(wù)中，一般每個支出科目按要求需提供的原始單據(jù)附件各異，為報銷人員準確規(guī)范整理資料帶來一定難度。另一方面，學校隨著社會的不斷發(fā)展，資金來源多樣化，不同資金來源、性質(zhì)對應(yīng)的經(jīng)費使用管理辦法也不同。如財政部、教育部印發(fā)的《現(xiàn)代職業(yè)教育質(zhì)量提升計劃資金管理辦法》、浙江省財政廳、浙江省教育廳印發(fā)的《浙江省高校“雙一流”建設(shè)專項資金管理辦法》和學校出臺的《Z大學經(jīng)費管理辦法》，均對資金使用做出了明確規(guī)定。此外，盡管學校已經(jīng)出臺《Z大學合同管理辦法》《Z大學資產(chǎn)管理辦法》《Z大學采購管理辦法》等制度，但由于時間有限和精力不足，報銷人員常常無法掌握最新的報銷規(guī)定和實施細則，因報銷附件資料缺失和支出內(nèi)容不符合規(guī)定等問題導(dǎo)致的退單情況時有發(fā)生。

2.審批簽字難

雖然多數(shù)高校目前已采用網(wǎng)上預(yù)約報銷、自助式投遞報銷模式，以解決報銷人員排隊的問題，但線下報銷審批仍然存在一些難題。一方面，支出業(yè)務(wù)經(jīng)費歸屬難以區(qū)分，盡管學校規(guī)定由經(jīng)費負責人審批支出業(yè)務(wù)，但在實際操作中，報銷人員有時難以確定支出業(yè)務(wù)事項所屬的經(jīng)費項目和準確的審批流程。另一方面，單張票據(jù)的審批環(huán)節(jié)常涉及多個部門負責人，一旦遇到某位負責人參加會議或異地出差時，完成所有審批環(huán)節(jié)的周期將大大延長。此外，科研人員的主要任務(wù)是開展教育科學研究工作，兼任報銷業(yè)務(wù)處理卻成為其日常工作中不可忽視的一部分，但由于對報銷業(yè)務(wù)、經(jīng)費支出審批流程及權(quán)限的不清楚等原因，常導(dǎo)致其多次跑“冤枉路”的現(xiàn)象。線下審批模式流程復(fù)雜、手續(xù)煩瑣，“簽字難”問題使報銷人員和審核人員工作效率低下，嚴重制約了科研人員的積極性。

3.內(nèi)控流于形式

盡管許多高校明確要求各級領(lǐng)導(dǎo)須對報銷原始單據(jù)的真實性、合理性、必要性進行嚴格審核，按支出額度大小實行逐級審批，但實際情況是校級領(lǐng)導(dǎo)和部門負責人經(jīng)常出差，回到單位后待審批的報銷單已積壓較多，使其無法仔細審核協(xié)議、驗收條款就簽字審批，未有效落實審核責任。另外，項目支出額度往往需要經(jīng)過多個部門的審批，但這些部門之間信息溝通不及時，導(dǎo)致審批人員在簽字審批時無法準確掌握項目的實際支出情況，容易出現(xiàn)超額度審批的現(xiàn)象，使得內(nèi)控制度流于形式。

三、網(wǎng)上審批流程設(shè)計

1.加強組織領(lǐng)導(dǎo)

學校領(lǐng)導(dǎo)高度重視財務(wù)信息化工作，落實《關(guān)于深化高等教育領(lǐng)域簡政放權(quán)放管結(jié)合優(yōu)化服務(wù)改革的若干意見》，根據(jù)上級財經(jīng)法律法規(guī)和學校內(nèi)部控制管理制度，大幅提高部門負責人審批額度，縮減經(jīng)費支出審批層級，提高報銷審批效率。以Z大學為例，部門負責人的審批權(quán)限由5000元提高到10萬元，業(yè)務(wù)分管校領(lǐng)導(dǎo)的審批權(quán)限由1 萬元提高到100 萬元，審批層級減少3級，以2022年憑證制單量為例，全年可減少審批約5000人次。同時，推進校院兩級管理制度改革，二級學院運行經(jīng)費實行“預(yù)算管理，績效分配”包干制，核撥經(jīng)費由二級學院統(tǒng)籌分配，樹立二級學院自主理財意識。學校已建立較完善的工作機制，明確各級責任分工，形成齊抓共管的工作格局，突出強調(diào)信息化建設(shè)牽頭部門做好指導(dǎo)協(xié)調(diào)和服務(wù)工作，實時掌握項目全流程進展情況，及時向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)報告關(guān)鍵信息，有效推進財務(wù)信息化建設(shè)進程，提高學校的信息化水平。

2.優(yōu)化審批流程

在推出網(wǎng)上審批流程之前，Z大學應(yīng)認真細致梳理上級法律法規(guī)和學校有關(guān)的財務(wù)管理辦法，以浙江省省級行政事業(yè)單位內(nèi)部控制指引為依據(jù)，從業(yè)務(wù)流、資金流出發(fā)，重新規(guī)劃設(shè)計審批環(huán)節(jié)和審核事項，修訂完善不符合“放管服”要求或信息化管理的制度，厘清經(jīng)費支出審批責任，構(gòu)建適合Z大學的網(wǎng)上審批流程體系。

（1）完善學校財務(wù)制度建設(shè)。根據(jù)《關(guān)于進一步調(diào)整優(yōu)化結(jié)構(gòu)提高教育經(jīng)費使用效益的意見》等財經(jīng)政策，學校制定了《Z大學合同管理辦法》《Z大學經(jīng)費管理辦法》《Z大學財政資金預(yù)算執(zhí)行管理辦法（試行）》《Z大學二級經(jīng)費分配實施辦法》《Z大學采購管理辦法》等制度，建立了科學化、精細化的預(yù)算管理機制，以依法依規(guī)、合理規(guī)范使用經(jīng)費，提高預(yù)算執(zhí)行效率，按照“誰使用、誰負責”的經(jīng)費使用管理責任體系，明確經(jīng)費使用的責任與義務(wù)，從而提高經(jīng)費使用的自主權(quán)和社會效益?！禯大學科研經(jīng)費管理辦法》規(guī)定經(jīng)費支出實行項目負責人制，賦予了科研人員對經(jīng)費的自主支配權(quán)，明確了經(jīng)費支出、預(yù)算調(diào)整等審批流程和審批權(quán)限，優(yōu)化了科研項目和經(jīng)費管理。

（2）構(gòu)建事前事中審批模式。業(yè)務(wù)流方面，每項業(yè)務(wù)的開展都需要進行事前申請，由部門負責人審批，部門負責人應(yīng)對該業(yè)務(wù)開展所需發(fā)生的預(yù)算支出進行審核，主要審核業(yè)務(wù)預(yù)算支出明細的合理性，預(yù)算支出內(nèi)容的合規(guī)性，以及按學校制度規(guī)定是否需要由采購辦進行采購，設(shè)備配置是否超標準，是否需要簽訂合同等；事前業(yè)務(wù)審批將作為下一步網(wǎng)上報銷的前置程序。資金流方面，按照《Z大學公務(wù)卡使用管理辦法》和《Z大學經(jīng)費管理辦法》的要求，財務(wù)報銷實行無現(xiàn)金結(jié)算模式，從資金收款單位和發(fā)票出具方進行對照審核，以確保業(yè)務(wù)的真實性。

（3）厘清經(jīng)費支出審批責任。傳統(tǒng)財務(wù)報銷采用的是線下審批模式，報銷單據(jù)和支出內(nèi)容是否符合要求，由財務(wù)人員、經(jīng)費審批負責人進行手工判斷，報銷相關(guān)資料的審核存在多次重復(fù)現(xiàn)象，工作效率低下。實行網(wǎng)上審批后，可以把業(yè)務(wù)管理職能和經(jīng)費審批責任相結(jié)合，各業(yè)務(wù)管理部門根據(jù)部門職責，按照浙江省省級行政事業(yè)單位內(nèi)部控制指引和學校內(nèi)控要求，對報銷業(yè)務(wù)在部門責權(quán)范圍內(nèi)負責審批工作，專業(yè)人員負責歸口業(yè)務(wù)事項審核，審核事項辦理程序和支出內(nèi)容是否符合部門出臺的相關(guān)管理制度，對該環(huán)節(jié)的審核事項負全責，全部審核記錄和提交的附件在審批通過后，將以電子檔案的格式推送至財務(wù)核算系統(tǒng)。財務(wù)部門網(wǎng)上接單時，一般不再對相關(guān)事項進行復(fù)核，擬采用抽查或事后監(jiān)督模式，壓實業(yè)務(wù)管理部門的經(jīng)費支出審核責任，從而進一步提高財務(wù)報銷效率。

3.建設(shè)智能財務(wù)一體化系統(tǒng)

借助云計算、人工智能、量子技術(shù)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，構(gòu)建一個集智能化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化與學校發(fā)展于一體的智能財務(wù)平臺，平臺建設(shè)將突破業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的壁壘，實現(xiàn)學校信息的相互聯(lián)通。一方面，實現(xiàn)了全校財務(wù)數(shù)據(jù)的共享共治，有效解決了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)連貫性和財會監(jiān)督不足的問題，加強了多部門之間的數(shù)據(jù)交換，有利于健全數(shù)據(jù)信息預(yù)警機制，強化內(nèi)部控制。另一方面，是利用學校大力發(fā)展建設(shè)智慧校園的契機，全面梳理學校各項業(yè)務(wù)，以資金流為主線，分析預(yù)算、采購、合同、支付、監(jiān)督、績效等環(huán)節(jié)跨部門共享的基礎(chǔ)模塊，打通預(yù)算管理、采購申請、合同管理、資產(chǎn)管理、網(wǎng)上報銷，以及網(wǎng)上審批等校內(nèi)系統(tǒng)。采用信息化技術(shù)，將內(nèi)部控制管理所需要的采購申請單、固定資產(chǎn)入庫單等報銷附件全部推送至網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，對最原始的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一收集、分類、存儲，以電子檔案的形式保存在財務(wù)核算系統(tǒng)中，并通過技術(shù)分析提升財務(wù)數(shù)據(jù)的使用價值，在推行財務(wù)電子檔案前，紙質(zhì)檔案只保留了上級文件規(guī)定的相關(guān)材料、發(fā)票和報銷審批單，不僅可以大大減少財務(wù)審核單據(jù)的工作量，還降低了打印紙質(zhì)原始憑證所產(chǎn)生的財務(wù)費用和財務(wù)檔案整理成本。

4.網(wǎng)上審批內(nèi)部控制設(shè)計

完善的內(nèi)控體系對于順利推行網(wǎng)上審批系統(tǒng)至關(guān)重要，內(nèi)控體系通過規(guī)范制定流程、風險識別、評估和內(nèi)部控制評價等手段，有效促進學校各項業(yè)務(wù)的規(guī)范運作，健全審計、監(jiān)督和糾正機制，及時發(fā)現(xiàn)和解決系統(tǒng)運行中存在的問題，以確保數(shù)據(jù)的真實性、完整性和準確性。

（1）匯聚監(jiān)督數(shù)據(jù)資產(chǎn)。通過學校數(shù)據(jù)中心平臺，抽取教學管理、科研管理、人事管理、學生管理、財務(wù)管理、采購管理等數(shù)據(jù)，及原始憑證照片、采購訂單、合同文檔等電子資源，匯聚形成監(jiān)督數(shù)據(jù)集。按照最新的內(nèi)控監(jiān)督評價要求，從中選取重點、關(guān)鍵、高附加值的要素資源，進行數(shù)據(jù)分析、標識、分類、歸檔，整合形成有效的監(jiān)督數(shù)據(jù)資產(chǎn)。

（2）構(gòu)建內(nèi)部控制風險監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)財經(jīng)法規(guī)和相關(guān)制度，梳理各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)和流程的常見風險點，收集主要業(yè)務(wù)風險特征，設(shè)計風險監(jiān)控模型，開發(fā)智能化風險識別系統(tǒng)，自動化實時監(jiān)控學校數(shù)據(jù)資產(chǎn)，高效定位風險點和具體業(yè)務(wù)，調(diào)取原始憑證電子檔案進行全面核實，分析預(yù)警原因，進一步優(yōu)化風險監(jiān)控模型，實現(xiàn)內(nèi)部控制風險的有效監(jiān)測。

四、結(jié)語

在內(nèi)部控制評價體系下，學校利用先進的信息技術(shù)，強化業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)深度融合，推動以業(yè)務(wù)流、資金流為主的內(nèi)部控制體系來實現(xiàn)智能化發(fā)展。同時，學校關(guān)注業(yè)務(wù)關(guān)鍵環(huán)節(jié)、重要崗位、重點業(yè)務(wù)和高風險領(lǐng)域，加強跨部門間的工作協(xié)同，進一步健全學校內(nèi)部控制體系，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高財務(wù)線上審批模式的有效性與認可度，從而提升學校的管理水平和風險防范能力，推動學校高質(zhì)量發(fā)展。