基于全面預算管理強化行政單位內部控制的實施策略

林明煒 漳州市長泰區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設局

引言

行政事業(yè)單位作為公共資源的管理者和分配者，其對資源的有效管理和分配將直接關系到社會的穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展。然而，隨著社會的不斷發(fā)展和公共部門的擴張，行政事業(yè)單位面臨著越來越復雜的管理挑戰(zhàn)，包括財務管理、績效管理、風險管理等各個方面。在這個背景下，全面預算管理和內部控制就成為行政單位確保有效管理資源、降低風險、實現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展的關鍵要素[1]。

一、全面預算管理及內部控制概述

（一）全面預算管理的概念

全面預算管理不僅包括傳統(tǒng)的財務預算，還包括戰(zhàn)略預算、業(yè)務單位預算、項目預算等多個層面的預算，它是一種比較先進的管理方法，其強調與組織的長期戰(zhàn)略目標和短期業(yè)務目標相一致，同時也注重對資源使用的監(jiān)督和反饋，這樣就可以幫助組織有效地規(guī)劃、執(zhí)行和監(jiān)控其財務資源的使用[2]。

（二）內部控制的概念

內部控制是組織內部建立的一套政策、程序和實踐，如審計、審查、核算、檢查、流程自動化等，目的是確保財務報告的準確性、合法性和可靠性，同時也防止出現(xiàn)欺詐、錯誤和不當?shù)刃袨?，促使單位有效利用資產，并保護資產，避免產生風險和損失[3]。

（三）全面預算管理和內部控制的關系

全面預算管理和內部控制在組織的財務管理中扮演重要的角色，并密切關聯(lián)在一起。首先，在制定全面預算時，行政單位需要建立內部控制機制，包括核實財務信息、審查數(shù)據來源、監(jiān)督預算編制過程等，如此才能確保預算數(shù)據的準確性和合法性，并防止發(fā)生錯誤或不當操作行為[4]。其次，預算可以作為內部控制的一種工具，用于監(jiān)控和管理資源的使用。在實際工作中，通過與實際績效對比，可以及時發(fā)現(xiàn)問題并采取糾正措施，以確保內部控制的有效性。而內部控制包括審計、審查和監(jiān)督預算執(zhí)行，這些工作環(huán)節(jié)和內容在預算執(zhí)行過程中發(fā)揮著關鍵作用，不僅可以確保資源按照預算計劃使用，并能監(jiān)督實際支出與預算的符合度[5]?？傊骖A算管理和內部控制是密切相關的概念，在現(xiàn)代財務管理中，它們通常一起被認為是有效的管理和監(jiān)控工具，它們相互支持、相互配合，有效助力行政單位實現(xiàn)財務目標并降低管理風險。

二、基于全面預算管理強化行政單位內部控制遇到的問題

（一）對全面預算管理的認知不夠

全面預算管理是內部控制和風險管理的重要內容之一，它可以有效地提高行政單位的成本控制能力、經營效率和管理水平。然而，一些行政單位的管理層由于對全面預算管理的認識不到位，不能從戰(zhàn)略的高度認識和理解全面預算管理，而只是簡單地將其看作財務預算管理，沒有將其與內部控制結合起來，也沒有建立起完整的預算管理體系，最終導致行政單位全面預算管理與內部控制的聯(lián)系不緊密，無法有效發(fā)揮出內部控制的作用。同時，也有一些行政單位缺乏對全面預算管理的重視程度，認為其只是財務部門的工作內容而已。這些錯誤的認識和觀念給行政單位的全面預算管理成效帶來了巨大的影響。

（二）預算編制方法的科學性不足

一些行政單位可能固守一種固定的預算編制方法，以至于不能靈活、有效適應不同的部門或項目的需求，從而導致不同部門或項目的資源分配不合理，進而影響內部控制的均衡性。而一些行政單位可能主要依賴過去的財務數(shù)據來制定預算，未充分考慮到外部環(huán)境的變化、市場趨勢和未來的戰(zhàn)略目標，這種方法會導致預算不夠準確。

（三）預算監(jiān)管評價機制有待完善

全面預算管理為行政單位提供了更全面、更具綜合性的預算編制和執(zhí)行框架，而在實際工作中，有效的監(jiān)管和評價機制更為重要，這是確保資源的合理分配和內部控制有效實施的基石。但是，目前一些行政單位的預算監(jiān)管評價機制還存在一系列問題。首先，預算監(jiān)管評價機制的定性和定量指標不夠清晰和具體，導致政府部門難以準確衡量并評估預算執(zhí)行的質量和效果，并難以迅速識別和解決潛在的問題。其次，在全面預算管理下，行政單位的活動和需求常常發(fā)生變化，因此需要靈活地監(jiān)管和評價機制，以便隨時適應新的情況和挑戰(zhàn)。然而，現(xiàn)有的預算監(jiān)管評價機制往往過于刻板，不夠靈活，無法及時跟蹤和反饋信息。

（四）內部控制制度體系有待健全

建立健全內部控制制度體系是提高行政單位內部控制管理水平的重要基礎，當前一些行政單位在建立內部控制制度方面還存在很多問題，這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是有些行政單位缺乏明確的內部控制政策和程序，導致組織內部控制措施的不一致性和混亂。缺乏明確的指導方針可能使得員工難以理解應該如何執(zhí)行內部控制。二是有些行政單位內部控制措施分散在不同的部門或業(yè)務單位，缺乏整體性的協(xié)調和管理。這可能導致冗余、不必要的復雜性和資源浪費。三是有些行政單位的內部控制制度體系可能未能及時適應組織的變化，包括業(yè)務發(fā)展、技術進步、法規(guī)變化等，這會導致內部控制措施的過時或者不適用。

（五）信息系統(tǒng)的功能發(fā)揮不充分

信息系統(tǒng)是行政單位內部控制中的重要工具，雖然我國很多行政單位的信息系統(tǒng)都已經開始實施，但是其功能并沒有得到充分的發(fā)揮。究其原因，主要是行政單位沒有充分認識到信息系統(tǒng)對內部控制的重要作用，而且在使用過程中也沒有按照相關規(guī)定來執(zhí)行。除此以外，從當前實際情況來看，還存在幾個細節(jié)方面的問題：一是信息系統(tǒng)中的數(shù)據質量不夠高，包括數(shù)據不準確、不完整或者不及時。這會影響內部控制的可靠性，因為內部控制通常依賴于準確的數(shù)據來支持決策和監(jiān)督。二是行政單位的信息系統(tǒng)缺乏必要的模塊或功能，或者系統(tǒng)過于陳舊，無法滿足全面預算管理和內部控制的需要。三是有些行政單位使用多個不同的信息系統(tǒng)，這些系統(tǒng)之間缺乏有效集成，導致數(shù)據冗余、不一致和操作復雜性，從而降低了內部控制的效率。

（六）相關人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊

行政單位在進行全面預算管理工作的過程中，需要大量的工作人員參與到其中，而由于我國行政單位長期存在著“重業(yè)務，輕管理”的現(xiàn)象，這就導致了很多工作人員并沒有樹立起正確的意識，同時，由于行政單位在進行全面預算管理工作時缺少科學有效的考核機制，這就導致了很多工作人員并沒有形成較強的責任心，其工作態(tài)度也不夠端正。這些工作人員在實際的工作中也沒有嚴格遵守相關規(guī)定，最終就導致行政單位的相關人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊的情況。另外，一些行政單位的相關人員也缺乏足夠的專業(yè)知識和技能，無法深入理解和執(zhí)行內部控制的要求，這會嚴重導致行政單位的內部控制工作執(zhí)行不到位或不規(guī)范。

三、基于全面預算管理強化行政單位內部控制的實施策略

（一）加深對相關理論的研究，樹立良好的內控和全面預算管理意識

通過樹立良好的內控和全面預算管理意識，形成一種以高效管理和資源優(yōu)化為導向的組織文化，能夠激發(fā)行政單位工作人員的責任感和參與度，促進全員積極參與內控和預算管理的工作，從而確保全面預算管理得以有效實施。對此，行政單位應開展全面預算管理的宣傳活動，向管理層和員工清晰地宣貫全面預算管理的概念、原則和價值。并舉辦內部培訓課程，提供有關全面預算管理的詳細內容，以幫助員工理解其與內部控制的關聯(lián)性。在此基礎上，行政單位應建立獨立的全面預算管理團隊，由其負責推動和監(jiān)督實施，以確保內部控制在預算管理中得到充分的整合。另外，行政單位應積極整合內外部資源，包括財務、戰(zhàn)略規(guī)劃、風險管理等部門的協(xié)同合作。確保各個部門理解并積極支持全面預算管理的目標，以協(xié)力推動實施。此外，行政單位還應借鑒成功案例，或與其他具有成功經驗的單位進行交流合作，學習借鑒其成功經驗，不斷完善自身的全面預算管理策略，從而實現(xiàn)更高效地利用資源、提升管理水平。

（二）優(yōu)化預算編制方法，提高預算編制的科學性、合理性

優(yōu)化預算編制方法，提高預算編制的科學性和合理性是加強內部控制和全面預算管理的關鍵環(huán)節(jié)，這需要行政單位采取以下措施來確保編制的預算能夠更好地滿足單位的戰(zhàn)略需求和財務管理目標[6]。第一，引入更為科學的預算編制方法，包括但不限于零基礎預算、活動基礎預算、績效預算等。這些方法不僅要考慮過去的開支和需求，還要將重點放在組織的戰(zhàn)略目標、長期規(guī)劃和績效指標上。通過與戰(zhàn)略規(guī)劃對接，預算編制可以更加科學，從而確保資源的優(yōu)化配置，支持組織的長期發(fā)展。第二，科學的預算編制方法應該依賴于準確的數(shù)據和合理的假設，行政單位需要確保數(shù)據的準確性和完整性，以便預算編制過程中的決策和分析能夠建立在可靠的基礎上。第三，預算編制過程中需要充分考慮到各種可能會發(fā)生的風險以及不確定性因素，以便更好地應對各種突發(fā)情況。

（三）健全預算監(jiān)管評價機制，促進全面預算管理的執(zhí)行與落實

行政單位建立一套健全的財政監(jiān)管評價機制，更有助于確保全面預算管理的執(zhí)行與落實，提高資源的有效使用，同時，也可提高行政單位的透明度和責任感。對此，行政單位可采取的具體實施策略如下：第一，行政單位應明確監(jiān)管和評價的責任和職權，這包括確定負責監(jiān)督和評估全面預算管理的機構或部門，明確他們的職責、權力和責任，這樣有助于確保監(jiān)管和評價工作能夠高效開展，并得到有效的執(zhí)行和落實。第二，行政單位需要制定明確的指標和標準，這些指標和標準要能夠定量地反映出政策的執(zhí)行情況和結果，為后期監(jiān)管和評估提供客觀依據。第三，行政單位應建立定期的監(jiān)督和審查機制，包括內部審計、外部審計和獨立評估等方式，以便用于檢查政策的執(zhí)行情況和可能的問題，確保全面預算管理政策的執(zhí)行符合相關規(guī)定。

（四）持續(xù)優(yōu)化單位的內控環(huán)境，不斷完善內部控制制度體系

通過持續(xù)優(yōu)化單位的內控環(huán)境和不斷完善內部控制制度體系，行政單位可以提高全面預算管理的執(zhí)行和內部控制的有效性，進一步確保資源的有效管理，降低運營風險，更好地實現(xiàn)財務目標。對此，行政單位需要采取的措施如下：第一，完善內部控制制度體系，并使其與單位的戰(zhàn)略目標和長期規(guī)劃相一致，以此保障資源的最佳配置效果和績效的改進成效。第二，建立明確的內部控制政策、流程和程序，以確保所有單位相關工作人員都能理解和遵守相關的政策和程序。第三，隨著單位的發(fā)展和外部環(huán)境的變化，內部控制制度體系也需要進行調整和升級。第四，對內部控制制度體系要建立反饋和改進機制，如果發(fā)現(xiàn)問題或存在需要改進的情況，要及時采取相應的措施來解決，以不斷提高內部控制的質量和有效性。

（五）推進信息化系統(tǒng)建設，切實發(fā)揮信息化應用優(yōu)勢

信息化系統(tǒng)建設對于行政單位提高運營效率、提升服務能力以及應對各種挑戰(zhàn)都具有深遠的意義。在今天的數(shù)字時代，它已經成為各行政單位不可或缺的工具。在使用信息化系統(tǒng)建設方面，行政單位需要注意下述三點事項：第一，在功能應用方面，行政單位的信息化系統(tǒng)應該具備分析和報告功能，包括數(shù)據儀表板、預算模擬工具、績效指標追蹤等功能，如此才能使管理層能夠更好地了解組織的財務狀況和績效表現(xiàn)。第二，在數(shù)據質量方面，應加強數(shù)據的準確性、完整性和安全性，并采取加密、訪問控制、備份和恢復計劃等措施保護數(shù)據免受潛在的威脅。第三，在后期維護方面，行政單位應不斷優(yōu)化信息化系統(tǒng)，并根據自身單位的實際需求和相關的技術進步及時進行升級和更新。

（六）強化人才隊伍建設，提升預算管理人員的專業(yè)性

擁有相關專業(yè)背景的人員能更好地理解和應用全面預算管理和內部控制的原則，因此，行政單位應吸引具備相關背景和技能的專業(yè)人才。對于現(xiàn)有的人才隊伍，要提供內部控制和全面預算管理相關的培訓課程，以確保工作人員具備必要的專業(yè)知識和技能。同時，在日常工作中，建立導師制度，讓有經驗的員工指導和培養(yǎng)新員工，這樣就可以幫助新員工更快地提高他們的專業(yè)素養(yǎng)。此外，還應通過績效考核、360 度反饋等方式定期評估工作人員的績效，并提供詳細的反饋和發(fā)展建議，以幫助他們不斷改進和提升專業(yè)素養(yǎng)。

結語

全面預算管理和內部控制的結合有助于行政單位更有效地規(guī)劃、分配和監(jiān)督資源的使用。同時，公共資源將更加精確地用于滿足社會需求，減少不必要浪費，提高其使用效率。然而，目前行政單位在實施全面預算管理過程中面臨的問題，需要通過采取加深對相關理論的研究、優(yōu)化預算編制方法、健全預算監(jiān)管評價機制、持續(xù)優(yōu)化單位的內控環(huán)境、推進信息化系統(tǒng)建設、強化人才隊伍建設等一系列措施來進行優(yōu)化和改進，以此來不斷提高行政單位的公共服務質量。