數(shù)字檔案館建設(shè)的智慧服務模式探究

文／徐建堃 中鐵十二局集團有限公司 山西太原 030024

引言：

進入數(shù)字化時代，信息技術(shù)取得進一步發(fā)展，與大數(shù)據(jù)技術(shù)、智能技術(shù)形成一體化應用，為各個行業(yè)帶來全新的發(fā)展機遇。檔案管理作為一項基礎(chǔ)工作，以往的檔案管理工作會受到多種因素影響，如環(huán)境、管理方式等，導致管理工作存在一定的不足，要想對這一現(xiàn)狀進行改善，相關(guān)工作人員要從檔案實際管理情況入手，開展全面分析工作，引入先進技術(shù)，以此作為基礎(chǔ)構(gòu)建全新的數(shù)字檔案館，通過創(chuàng)新檔案服務模式和構(gòu)建智能服務模式兩頭并進，加強服務的針對性、個性化，實現(xiàn)對檔案資源的充分利用，奠定檔案館自身的功能性。創(chuàng)新智能服務模式這一過程，需要提前掌握不同用戶的需求，科學設(shè)計智能服務模式，提升數(shù)字檔案館功效，讓更多用戶可以尋找到需要的內(nèi)容，真正提升數(shù)字檔案館的實用性。

1.數(shù)字檔案館概述與特點

對于數(shù)字檔案館而言，將信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，完成對不同數(shù)字資源的收集、整理，提升信息檔案的保存效果，利用多元化平臺加強檔案信息服務效果。數(shù)字檔案管理開展檔案管理工作的時候，要針對性選擇信息技術(shù)，取代傳統(tǒng)人工信息收集工作，提升技術(shù)對檔案信息的檢索和整理效果[1]。檔案管理內(nèi)容需要對原本的紙質(zhì)檔案進行創(chuàng)新，以數(shù)字檔案的方式發(fā)揮電子系統(tǒng)優(yōu)勢，全面掌握網(wǎng)絡(luò)資源，為更多用戶提供檔案服務。數(shù)字檔案館特點體現(xiàn)如下：

第一，存儲空間小。數(shù)字檔案館能夠?qū)Υ罅繖n案資源，進行數(shù)字化處理，之后將其儲存到網(wǎng)絡(luò)中，有效節(jié)省存儲空間。

第二，信息檢索快。數(shù)字檔案館在實施管理的時候，創(chuàng)建全面的檢索系統(tǒng)，構(gòu)建巨大的資源庫，為用戶提供信息檢索途徑，保證檢索過程的迅速、精準，實現(xiàn)對檔案資源的充分利用。

第三，信息共享捷。充分發(fā)揮信息技術(shù)，將不同地區(qū)、甚至全球的信息進行共享，為資源利用提供便捷性，不再受到時間、地點等因素影響，促使用戶第一時間獲取需要的檔案信息[2]。

第四，多元化服務。數(shù)字檔案館，一方面促使檔案管理工作更加高效、全面，另一方面也結(jié)合用戶的不同需求，提供個性化服務，做好資源利用、數(shù)據(jù)分析等工作。

2.數(shù)字檔案館建設(shè)的智慧服務模式意義

伴隨科技進步，信息技術(shù)的使用范圍越發(fā)廣泛，進而催化產(chǎn)生智能化技術(shù)，為社會發(fā)展的智能化提供技術(shù)支持。智慧城市建設(shè)中，檔案館是不能忽視的關(guān)鍵部分，不僅作為城市發(fā)展記憶窗口，也是對城市文化思想進行弘揚的主要載體之一，有必要將智能化技術(shù)引入到其中，一方面優(yōu)化服務模式，另一方面也提升檔案資源利用率[3]。如今，檔案資源量處于不斷上升趨勢，人們對檔案需求更加多元化，以往的檔案管理難以滿足發(fā)展需求，有必要對檔案管理工作進行轉(zhuǎn)型，通過充分利用智能化技術(shù)，加強對檔案資源的管理效果，從用戶角度進行分析，全面研究數(shù)字檔案信息，創(chuàng)新更多智慧服務模式，為檔案館的創(chuàng)新發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

2.1 優(yōu)化檔案服務理念

如今，檔案服務工作一直處于停滯發(fā)展狀態(tài)，“你問我查”是普遍現(xiàn)象，但在社會經(jīng)濟發(fā)展過程中，人們更加關(guān)注自我價值，傳統(tǒng)檔案管理思想、方式難以滿足全新需求[4]。為進一步利用信息技術(shù)，滿足檔案服務工作的發(fā)展需求，將智慧服務引入到檔案管理實踐工作中，對檔案工作人員的單一思想進行優(yōu)化，調(diào)動其主動性、積極性，使其不僅能全面做好基礎(chǔ)工作，還能全身心參與到檔案管理研究過程中，結(jié)合實際工作中遇到的難題尋找最佳解決方法，對原本老舊的思維模式進行創(chuàng)新，改變后臺工作方式，將其拉到臺前，在專業(yè)性檔案管理中創(chuàng)建全新的職業(yè)形象，對提升檔案工作起到促進作用。

2.2 強化檔案資源建設(shè)

檔案館發(fā)展過程中，若沒有豐富、多元的檔案資源，會直接影響智慧服務建設(shè)效果，缺少對應的依托基礎(chǔ)，這就需要智慧服務中充分發(fā)揮檔案模式優(yōu)勢，提升數(shù)字信息收集效果，創(chuàng)建豐富的電子資源，充分了解用戶需求提供針對性資源，為檔案資源建設(shè)更加全面提供保障。其次，數(shù)字檔案資源建設(shè)，要秉持高效、統(tǒng)一的思想理念，發(fā)掘更多數(shù)字資源作用，制定對資源加工的統(tǒng)一化標準，對元數(shù)據(jù)建設(shè)統(tǒng)一描述，致力于創(chuàng)建檔案資源加工體系，促使體系更加標準、完善，為用戶提供更多的信息共享服務。

2.3 創(chuàng)新檔案服務器

引入信息技術(shù)后，數(shù)字檔案館一方面優(yōu)化信息管理工作，在資源采集工作方面也取得信息化發(fā)展，甚至實現(xiàn)檔案服務器的全面更新[5]。數(shù)字檔案館發(fā)展中，實現(xiàn)檔案實體、內(nèi)容、管理信息的銜接，通過互聯(lián)網(wǎng)加深各部分的融合性，加強檔案、用戶、和管理人員之間的有效溝通。尤其在信息感知背景下，不管是電子檔案，還是紙質(zhì)檔案，所呈現(xiàn)的方式是多媒體還是文字，在智慧服務支持下都能夠第一時間進行處理。數(shù)字檔案館中的用戶，也可以從不同互聯(lián)網(wǎng)、社交媒體中掌握相關(guān)知識。另外，數(shù)字檔案館工作人員進一步對檔案信息利用進行分析，掌握運行信息情況，第一時間掌握價值信息、知識內(nèi)容，提前對用戶需求做出預測，為更多用戶提供高質(zhì)量服務。

3.數(shù)字檔案館建設(shè)的智慧服務模式探究

3.1 創(chuàng)新館藏資源內(nèi)容，建設(shè)自助服務模式

如今，檔案信息管理工作不斷加強，引入信息技術(shù)建設(shè)對傳統(tǒng)管理方式進行創(chuàng)新，雖然曾經(jīng)對檔案管理資源進行整合，但依然與智慧服務模式之間有一定的差距。整合數(shù)字化資源過程中，會涉及到不同方面，比較重要的部分是檔案規(guī)范、分類標準以及文件格式等，為智慧服務順利開展設(shè)定基礎(chǔ)標準，要想充分發(fā)揮出數(shù)字檔案建設(shè)的智慧服務模式優(yōu)勢，需要進一步對檔案資源進行系統(tǒng)規(guī)劃，充分凸顯信息傳遞功能、信息共享價值，通過檔案資源加強智慧服務效果[6]。所以在建設(shè)智慧服務模型前，要全面對檔案信息實施分析工作，保證信息收集、發(fā)掘工作精準性，采用信息技術(shù)處理方式，有效整合數(shù)字檔案信息資源，全面開展信息協(xié)調(diào)工作，為用戶提供需要的檔案信息。同時，隨著數(shù)字檔案館建設(shè)，其中包含的信息資源會逐漸增加，通過云計算技術(shù)可以有效解決這一問題，完成對大量資源的信息化存儲，促使網(wǎng)絡(luò)服務更加可信、可靠，為用戶提供信息查找的便捷性，通過關(guān)鍵信息搜索，在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中選取價值信息[6]。例如，A 檔案館，創(chuàng)建數(shù)字檔案館這一過程，完成資源整合后，建立全新的自助服務模式，對傳統(tǒng)人工勞動進行創(chuàng)新，發(fā)揮智能化技術(shù)優(yōu)勢，協(xié)助用戶根據(jù)查詢流程自主完成檔案信息獲取，更好地完成其他業(yè)務辦理。用戶需要攜帶自己的身份證件，進入數(shù)字檔案館后辦理自主查閱服務；線上用戶可以直接進入到檔案館的官網(wǎng)、以及微信公眾號，通過身份認證完成在線咨詢、在線查詢服務。數(shù)字檔案館中的管理人員，可以從用戶檔案查詢歷史記錄信息，運用信息技術(shù)預測對用戶有價值的檔案，為其主動推送檔案資源，致力于構(gòu)建全方位的智能服務模式。通過建設(shè)這種自助型服務模式，給予用戶一定的主動權(quán)，不僅加強服務效果，也為用戶帶來全新的查詢體驗。

3.2 充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，創(chuàng)新智能化服務模式

創(chuàng)新智慧服務模式，一方面要保證數(shù)字檔案館的完善性，另一方面要充分發(fā)揮先進技術(shù)、智能技術(shù)，為智慧服務提供針對性支持。智慧服務模型創(chuàng)建中，可以發(fā)揮云計算優(yōu)勢，進一步和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融合，從根本上增強智慧服務效率和質(zhì)量。一般情況下，云計算就是網(wǎng)格計算，將云計算融入到智慧服務模式創(chuàng)新中，可以在一定時間內(nèi)完成對數(shù)據(jù)的處理，保證數(shù)據(jù)信息的完善性，賦予網(wǎng)絡(luò)服務更高的價值。通過創(chuàng)新智慧化服務方式，將智能手機、電腦作為主要媒介，利用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢為用戶傳遞檔案信息，為用戶帶來一種全新的動態(tài)反饋體驗服務。在智能技術(shù)支持下，優(yōu)化數(shù)字檔案館資源、檔案用戶、以及檔案工作者，促使其形成完善的結(jié)構(gòu)體系，提升館藏資源、館藏服務之間的關(guān)聯(lián)性，致力于構(gòu)建一個完善的感知系統(tǒng)。智能化技術(shù)結(jié)合館藏資源，不斷擴大服務范圍，加強與社會不同組織間的合作，引入全新的智能程序、社交媒體部分，為數(shù)字檔案館提供全新宣傳平臺[7]。檔案館利用社交媒體信息傳遞快的特點，為用戶第一時間就介紹全新檔案資源，推送館藏目錄和動態(tài)，檔案工作人員通過檔案APP 與用戶之間建立活躍的互動，改變用戶單一接受信息的身份，而是參與到檔案資源發(fā)掘、監(jiān)督、建設(shè)中，對智能化服務起到監(jiān)督作用。用戶從自身需求出發(fā)，咨詢在檔案查詢、使用中遇到的難題，促使檔案館對智能程序做出針對性優(yōu)化，第一時間解決用戶問題提供更加周全的線上服務。

3.3 建設(shè)個性化智能服務，滿足用戶發(fā)展需求

結(jié)合用戶需求，充分引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建設(shè)具有個性化特點的智慧服務模式，加強跟蹤技術(shù)服務、檢索技術(shù)服務、信息瀏覽技術(shù)服務，一方面，提前對用戶信息進行整合，再分析用戶具備的特征、習慣，真正從行為習慣方面為用戶收集、推薦價值信息，保證選擇的檔案信息更加精準。另一方面將數(shù)字檔案信息和用戶經(jīng)常瀏覽的信息進行對比，為用戶推動相關(guān)檔案信息資源，有利于拓展用戶瀏覽視野。

針對個性化服務來說，首先包含行為偏好介紹、學科專題信息推薦令部分。一是學科信息推薦服務需要用戶輸入對檔案信息的實際要求，分析用戶使用習慣，多方面整合檔案信息，發(fā)掘其存在的價值意義，為用戶提供針對性的信息推薦服務[9]。檔案索引標準中，需要輸入一定的關(guān)鍵詞，完成對全部內(nèi)容檢索，即使隱藏在內(nèi)容中的價值信息也可以被獲取，在數(shù)據(jù)歸類、全文檢索支持下，為用戶帶來全新的檔案服務體驗，真正滿足每一位用戶的需求，保證提供的檔案信息更加完整。二是行為趨向推薦，對用戶信息行為進行解釋，其中包含對信息內(nèi)容的獲取，信息內(nèi)容的利用，一些用戶仍然采用手機客戶端的方式，通過小程序、公眾號等途徑，進行網(wǎng)上預約或者是實施查找服務，這種方式和數(shù)字檔案館用戶自身在體驗中查詢信息進行比較，缺乏及時性、針對性。數(shù)字檔案館可以整合用戶對信息的需求，建設(shè)簡潔化、個性化的搜索模塊，協(xié)助用戶規(guī)范搜索，掌握多元化信息資源，促使用戶最短時間內(nèi)選找到有效檔案信息。另外，個性化智慧服務模式的一個特點，針對用戶特點服務特殊人員方面，設(shè)定具有服務優(yōu)勢的便民服務方式，凸顯較強的人性化，對老人、兒童以及殘障人士提供資料查詢服務，如：對不同年齡學生設(shè)置不同資源模塊，將資源清楚劃分成八個不同主題，每一個主題都是結(jié)合兒童發(fā)展需求所設(shè)定，對不同階段兒童的理解能力、分析能力進行強化，設(shè)計差異化的檔案展示形式。如：為5-6 歲兒童設(shè)計畫展模塊，也有為6-12 歲兒童設(shè)置的知旅行模塊。需要檔案人員從思想方面，樹立正確的特殊服務意識，對特殊全體開展全面調(diào)查，創(chuàng)建專屬信息資源庫，更好地為其提供專業(yè)電子檔案信息。數(shù)字檔案館從關(guān)照特殊人群這一點入手，展示數(shù)字檔案館的特點，不僅創(chuàng)新智慧檔案模式，也凸顯智慧服務的人文關(guān)懷價值[8]。

3.4 奠定知識組織基礎(chǔ)，構(gòu)建專項智慧服務

創(chuàng)建專項服務的時候，將知識組織作為核心，制定統(tǒng)一標準的元數(shù)據(jù)體系，遵循一定規(guī)則完成對不同格式、載體、種類進行標記，促使檔案資源中一些比較零散的信息也能被搜索，多方優(yōu)化促使檔案資源處理越來越規(guī)范，為用戶帶來全新的資源提供服務模式。一是針對這一服務模式進行分析，凸顯統(tǒng)一數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)體系、檔案標引規(guī)則與分類，通過元數(shù)據(jù)增強資源管理效果，加強資源保護，有效確定檢索信息，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的長期保存，為用戶提供資源獲取服務[9]。二是關(guān)注行業(yè)發(fā)展趨勢、地方數(shù)據(jù)標準內(nèi)容，多方面整合共同制定元數(shù)據(jù)方案。三是統(tǒng)一檔案標引規(guī)則和分類，在數(shù)據(jù)資源整合、統(tǒng)一中起到關(guān)鍵作用，可以對數(shù)字資源進行集中展示，解決傳統(tǒng)檔案資源分散這一問題，遵循邏輯集中理念，建設(shè)一體化檔案數(shù)據(jù)模塊，有利于用戶對檔案信息的使用、管理。首先，建立虛擬型知識服務。通過建立網(wǎng)站、提供虛擬顧問形式，對推送技術(shù)、資源共享技術(shù)進行整合，創(chuàng)新多元化工作平臺，提供線上咨詢服務。也可以通過信息網(wǎng)絡(luò)，結(jié)合不同內(nèi)容設(shè)定不同專業(yè)模塊，融入資源檢索、專業(yè)研究、專題文獻報道等多方面內(nèi)容，構(gòu)建全新的信息服務中心。虛擬化顧問這一方式，對于一些特定任務，組織具有專業(yè)能力的人，充分整個網(wǎng)上資源，最終創(chuàng)建臨時隊伍提供專業(yè)服務[10]。其次，數(shù)據(jù)帶動有關(guān)服務。這一服務可以為用戶呈現(xiàn)全面的借閱情況，通過對數(shù)字檔案館中的信息進行整合，結(jié)合OA 系統(tǒng)進行呈現(xiàn)，最后為用戶帶來統(tǒng)計服務，增強空間分布地圖服務效果。例如，針對建設(shè)選址分類的時候，對各個地段選址意見、行政區(qū)域劃分情況進行提供，對工程項目中的地址分布情況做出詳細分析。通過數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、發(fā)掘數(shù)據(jù)這一過程，尋找更多與之相關(guān)的信息內(nèi)容，如結(jié)論和關(guān)鍵資料存在的關(guān)系、空間和時間存在的內(nèi)在聯(lián)系，多方面入手發(fā)掘潛在的檔案信息，更好地滿足用戶對檔案信息提出的需求。

3.5 引入新型信息技術(shù)，創(chuàng)建一站式智慧服務

首先，增強不同數(shù)字檔案館之間的合作，提升跨庫檢索功能。館際合作這一智慧服務模式，注重對不同檔案館資金進行整合，創(chuàng)建全新聯(lián)合索引機制，真正實現(xiàn)館際之間的新型服務模式，解決用戶跑腿問題。通過秉持創(chuàng)建跨館服務這一原則，實現(xiàn)不同區(qū)域中數(shù)字檔案信息資源的共享，真正突破地域局限、部門局限，建立全新的一站式智慧模式。針對巨大的電子檔案信息資源，通過云計算技術(shù)促使資源共享發(fā)展，結(jié)合用戶對檔案信息需求，第一時間就在云端獲取有效信息，有效解決資源屬于不同檔案館的館藏差異問題，通過共享云空間為用戶帶來跨系統(tǒng)的檢索體驗[11]。其次，引入新型信息技術(shù)，奠定一站式智慧服務模式。一是移動物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)包含兩種，其一是前段技術(shù)，其二是后端技術(shù)，前段技術(shù)可以對內(nèi)容、位置等信息做出針對性標記，發(fā)揮識別功能充分識讀取已經(jīng)被識別的信息，對其進行轉(zhuǎn)化，確保格式與網(wǎng)絡(luò)傳輸相符；后端技術(shù)重點落實在信息分析方面，促使檔案屬性發(fā)生改變，之后將其傳入管理系統(tǒng)，發(fā)揮物聯(lián)網(wǎng)接口優(yōu)勢，全面提供信息資源以得到針對性運用。二是引入虛擬技術(shù)，在數(shù)字檔案館中利用BIM 技術(shù)、3D 虛擬技術(shù)，為用戶創(chuàng)建具有真實性的場館，其中包含信息查找、虛擬瀏覽等不同功能，進而形成比較完善的仿真數(shù)字檔案系統(tǒng)，為用戶提供虛擬檢索、游覽區(qū)域。在數(shù)字檔案館中創(chuàng)建虛擬系統(tǒng)，有利于對數(shù)字檔案信息資源庫進行及時更新，為用戶帶來全新的信息檢索體驗，也為用戶帶來一站式瀏覽服務的便捷體驗。

結(jié)語：

綜上所述，隨著科技的迅速發(fā)展，數(shù)字檔案館建設(shè)越來越先進，結(jié)合實際發(fā)展情況為用戶提供全新智慧服務也更加迫切。但在創(chuàng)建智慧服務過程中，需要對服務理念進行創(chuàng)新，全面發(fā)掘用戶對檔案信息產(chǎn)生的需求，豐富數(shù)字檔案館的資源，充分發(fā)揮不同技術(shù)的優(yōu)勢，為用戶提供高質(zhì)量、針對性的智慧服務模式，發(fā)揮檔案信息資源為企業(yè)和社會帶來的潛在價值。同時，數(shù)字檔案館提供的智慧服務功能，不僅可以促使多種資源充分地開發(fā)利用，也可以發(fā)掘更多資源的潛在運用價值。為了賦予數(shù)字檔案館全新的發(fā)展活力，有必要結(jié)合實際情況引入更多智慧服務經(jīng)驗，促使其可以更好地符合時代發(fā)展需求，為國家、社會提供優(yōu)質(zhì)服務。