醫(yī)院人事檔案管理中存在的不足及改進(jìn)措施

文/董海巖 付釗

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)不斷發(fā)展，醫(yī)院內(nèi)各項(xiàng)管理工作逐漸趨于完善，具有一定科學(xué)性和規(guī)范性。為了有效發(fā)揮出醫(yī)院人事檔案相關(guān)資料與信息的作用，更好為醫(yī)院服務(wù)，需要對(duì)人事檔案相關(guān)資料進(jìn)行科學(xué)整合、歸檔處理，進(jìn)一步完善醫(yī)院人事檔案管理工作，創(chuàng)新管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化與現(xiàn)代化。

醫(yī)院人事檔案管理的主要意義

醫(yī)院人事檔案記錄了工作人員的基本情況，有關(guān)部門對(duì)人力資源實(shí)施有效整合，可以對(duì)每一個(gè)工作人員都展開精準(zhǔn)定位，將其工作能力等情況進(jìn)行分析，為其匹配最適合的崗位，從而促進(jìn)醫(yī)院人力資源合理配置，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。醫(yī)院人事檔案可以反映出工作人員的綜合素質(zhì)、思想道德以及日常獎(jiǎng)懲情況，也是有關(guān)部門實(shí)施管理的基本依據(jù)。重視人事檔案管理工作，可以幫助醫(yī)院培養(yǎng)更多人才。如今，信息技術(shù)高速發(fā)展，并在各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)獲得廣泛應(yīng)用，也讓人們的生活與工作都變得更為便捷與智能。醫(yī)院對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行高效應(yīng)用，建設(shè)人事檔案資源管理信息系統(tǒng)，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理具有重要意義，可以促進(jìn)醫(yī)院管理工作更合理、高效，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療資源的共享。在數(shù)據(jù)化發(fā)展基礎(chǔ)上，醫(yī)院也可以利用數(shù)字化技術(shù)來促進(jìn)人事檔案管理工作內(nèi)容的高效統(tǒng)一。由于醫(yī)院人事檔案管理工作會(huì)受到很多外在因素影響，也影響著工作效率和管理工作的水準(zhǔn)。按照醫(yī)院發(fā)展與管理工作目標(biāo)，科學(xué)完善人事檔案管理工作的方式，能夠促進(jìn)醫(yī)院管理能力獲得進(jìn)一步提升，并有效提升醫(yī)院人事檔案管理工作的效率，對(duì)醫(yī)院人力資源管理工作開展具有重要意義。

醫(yī)院人事檔案管理存在的不足

工作效率不高。人事檔案管理方式較為傳統(tǒng)，效率不高。許多醫(yī)院人事檔案的管理方式仍比較落后，檔案材料的加工、檢索、統(tǒng)計(jì)與分析基本還是采用傳統(tǒng)人工方式，不僅費(fèi)時(shí)、費(fèi)力且信息量存儲(chǔ)小，信息化程度不高。許多醫(yī)院人事檔案以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案需要專門的空間進(jìn)行存放。紙質(zhì)檔案比較容易出現(xiàn)破損現(xiàn)象，不容易進(jìn)行長(zhǎng)期保存，給存檔以及管理工作帶來挑戰(zhàn)。

缺少完善的管理制度。一些醫(yī)院在管理工作中，管理機(jī)制不夠健全，管理理念比較落后。檔案管理工作存在滯后性，以傳統(tǒng)手工整理檔案的工作方式為主，這樣不僅造成內(nèi)容繁瑣，有時(shí)還會(huì)因?yàn)楣ぷ魅藛T的疏忽造成檔案的錯(cuò)漏。工作人員在進(jìn)行檔案管理的過程中，沒有明確管理方向，工作中就不會(huì)產(chǎn)生行之有效的實(shí)施方案，導(dǎo)致工作質(zhì)量沒有得到提高。

檔案信息化建設(shè)水平不高。通常，醫(yī)院每個(gè)部門所形成的需要存檔的文件都是通過計(jì)算機(jī)等設(shè)備向?qū)Ｂ殭n案員移交后，由專職檔案員進(jìn)行科學(xué)管理。但一些醫(yī)院并未形成比較科學(xué)的檔案管理工作模式，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)水平落后。雖然檔案工作的信息化看似只需要在一臺(tái)計(jì)算機(jī)中直接進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的存檔，但是每個(gè)檔案人員在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)管理、資料安全維護(hù)管理以及電腦病毒的維護(hù)預(yù)防等方面都有可能會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)漏之處。由于醫(yī)院的檔案工作人員針對(duì)醫(yī)院內(nèi)部檔案展開收集、整理以及歸檔等相應(yīng)工作，整體管理仍缺乏科學(xué)性，檔案信息化建設(shè)水平不高。此外，檔案信息化管理意識(shí)不足。一些醫(yī)院負(fù)責(zé)人對(duì)人事檔案信息化管理不夠重視，經(jīng)費(fèi)投入不足，仍采用傳統(tǒng)的人工管理模式。檔案管理人員未充分認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的作用，認(rèn)為只要不使檔案信息泄露、更改、丟失，及時(shí)將檔案材料入檔即完成了檔案的管理。檔案管理人員技能水平不高。人事檔案信息化管理對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)要求較高，不僅需要具有檔案管理專業(yè)知識(shí)，還需了解一定的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。而目前一些醫(yī)院的檔案管理人員身兼數(shù)職，沒有接受系統(tǒng)性的培訓(xùn)，對(duì)于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的運(yùn)用僅限于簡(jiǎn)單的信息錄入和檢索，專業(yè)能力不足。

改進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理的主要措施

加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案外部條件的管理。醫(yī)院要在內(nèi)部設(shè)立專門管理檔案的部門，比如檔案管理室等。還要建立專門存放檔案的地方以及電子檔案庫、人事信息綜合數(shù)據(jù)庫、分類數(shù)據(jù)庫、辦公信息數(shù)據(jù)庫。建立電子檔案庫，在保管好實(shí)體檔案的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化，將有關(guān)信息經(jīng)篩選后全部錄入計(jì)算機(jī)。在此基礎(chǔ)上建立每個(gè)人的個(gè)人檔案信息平臺(tái)，以姓名、工作部門等重要信息作為檔案依據(jù)，以人事檔案的目錄為條目鏈接，整合個(gè)人的教育、獎(jiǎng)懲、職稱評(píng)定、職務(wù)變動(dòng)等資料，不僅可以全面系統(tǒng)地記錄個(gè)人信息，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)更新和補(bǔ)充，在選拔人才時(shí)可以提供最新的第一手資料。辦公信息數(shù)據(jù)庫主要是指人事檔案日常管理的辦公業(yè)務(wù)工作。此外，在硬件方面加強(qiáng)檔案管理室的防塵、防磁以及防潮等工作，嚴(yán)格按照“六防”規(guī)定、“三室分離”等要求，在檔案室配置密集架、專用電腦、監(jiān)控、溫濕度計(jì)、滅火器、攝像頭等必要設(shè)備和輔助材料，高標(biāo)準(zhǔn)打造檔案管理庫房，為人事檔案管理夯實(shí)硬件基礎(chǔ)。對(duì)于計(jì)算機(jī)病毒以及防火墻等有效防御功能進(jìn)行深入研究和運(yùn)用，對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)部的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全面、科學(xué)保護(hù)，避免檔案信息和數(shù)據(jù)出現(xiàn)泄漏。

加強(qiáng)信息化建設(shè)。人事檔案信息化是在人事檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)人事檔案信息資源進(jìn)行處置、管理等。人事檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是通過對(duì)人事檔案信息化建設(shè)所需的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)施和相關(guān)軟件的合理配置，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)人事檔案接收、傳輸、利用一體化，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源共享，創(chuàng)新人事管理。信息數(shù)據(jù)資源是醫(yī)院人事檔案十分重要的資源，對(duì)于醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)在整合與利用信息資源的建設(shè)方面，起著關(guān)鍵作用。醫(yī)院要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，同時(shí)建立安全保障體系，確保人事檔案信息的保密性和安全性。在共享人事檔案信息資源時(shí)嚴(yán)格設(shè)置訪問權(quán)限，采用安全保密措施，防止個(gè)人信息的泄漏，保證信息安全。建立信息資源備份制度，管理人員要定期對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，避免因外力等不確定因素導(dǎo)致故障，造成數(shù)據(jù)的丟失。

提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。要加強(qiáng)人事檔案管理人員的思想教育，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感與使命感，變傳統(tǒng)的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)。要不斷提升人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，對(duì)檔案管理人員的管理技術(shù)和能力進(jìn)行提升?？梢蚤_展階段性和層次性的培訓(xùn)，同時(shí)鼓勵(lì)檔案管理人員參加各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平與信息化水平，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)整體運(yùn)用能力。要培育人事檔案管理人員的職業(yè)道德。與參與檔案管理工作的業(yè)務(wù)人員簽訂《保密協(xié)議書》，定期組織相關(guān)政策和業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，提升人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)人事檔案管理人員遵守紀(jì)律的意識(shí)。

完善檔案管理制度。結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況、相關(guān)工作規(guī)范以及管理辦法等，完善醫(yī)院人事檔案管理制度，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)建出一整套科學(xué)的管理模式。遵循檔案管理基本規(guī)范，制定出管理標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化奠定相應(yīng)基礎(chǔ)。在檔案管理模式、管理設(shè)備以及信息技術(shù)等方面進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，不斷完善和健全查（借）閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、管理人員制度等工作制度，使檔案材料的管理工作有章可循、有據(jù)可依。堅(jiān)持“數(shù)字化+紙質(zhì)化”檔案雙重管理、動(dòng)態(tài)更新，切實(shí)提升干部檔案管理精度和管理效率。要加大對(duì)重點(diǎn)環(huán)節(jié)的管理力度，如查閱檔案時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行查閱審批制度，嚴(yán)格核查查閱人員，嚴(yán)格落實(shí)查閱要求，全面推動(dòng)人事檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精準(zhǔn)化。

總之，在開展醫(yī)院人事檔案管理工作中，應(yīng)充分運(yùn)用信息技術(shù)，發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，完善人事檔案管理制度，保護(hù)檔案的完整性，提高工作效率，為醫(yī)院發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。