高校大型儀器購(gòu)置論證、驗(yàn)收、使用績(jī)效三維協(xié)同管理研究

李浩亮 楊秀麗 鄧小勇

上海大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處 上海

一、概述

大型儀器是高校開展科學(xué)研究、人才培育、技術(shù)變革創(chuàng)新的主要抓手和著力點(diǎn)，對(duì)提高我國(guó)科學(xué)研究水平，科技人才培養(yǎng)，擔(dān)負(fù)著舉足輕重的作用。因此，如何充分利用大型儀器資源，盤活大型儀器資產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)“物有所值、物盡其用”的目標(biāo)，是一個(gè)重要的研究議題。事實(shí)上，當(dāng)前國(guó)內(nèi)高校還存在部分大型儀器資源閑置浪費(fèi)、設(shè)備利用率不高等問題。

大型儀器具備全生命周期管理的重要特性，其中主要包括大型儀器的購(gòu)置論證、驗(yàn)收和使用績(jī)效三個(gè)階段工作，不少研究人員對(duì)此進(jìn)行了很多有意義的積極探索。

張勇等人認(rèn)為雖然很多高校對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)高度重視，包括建立相應(yīng)的管理制度、招標(biāo)程序和監(jiān)管機(jī)構(gòu)，但對(duì)論證環(huán)節(jié)重視度不夠，造成了“重采購(gòu)、輕論證”的管理誤區(qū)。對(duì)此，凌輝等人提出大型儀器設(shè)備購(gòu)置的新格局：材料填寫、分級(jí)論證、審批與采購(gòu)、全責(zé)分工，為高校開展科學(xué)合理的儀器論證工作指明了新方向。

大型儀器驗(yàn)收管理在實(shí)際性能指標(biāo)、技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號(hào)和安全性能等與購(gòu)買合同及用戶購(gòu)買意愿的匹配度方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。韓曉敏等人為進(jìn)一步發(fā)揮驗(yàn)收管理在大型儀器全生命周期中的重要作用，對(duì)大型儀器驗(yàn)收進(jìn)行了積極探索，提出了可通過探索基于平臺(tái)建設(shè)的驗(yàn)收新方法，利用信息化管理手段解決在檔案管理、資產(chǎn)管理和使用管理等方面存在的難題，同時(shí)也提出了隊(duì)伍建設(shè)、信息化建設(shè)和效益評(píng)價(jià)等方面的思考。

對(duì)于大型儀器的使用績(jī)效管理，諸多學(xué)者對(duì)此進(jìn)行了積極探索，建立一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)、不斷優(yōu)化的績(jī)效評(píng)價(jià)體系已成共識(shí)。王刻銘等人提出了基于模糊理論構(gòu)建的考核指標(biāo)體系，該體系旨在對(duì)設(shè)備進(jìn)行多維度的考核評(píng)價(jià)，包括機(jī)時(shí)數(shù)、人才培養(yǎng)、教學(xué)科研成果、共享服務(wù)、功能利用與開發(fā)等，為提升大型儀器設(shè)備使用效益提供了新思路。

綜上，眾多國(guó)內(nèi)研究學(xué)者對(duì)大型儀器管理體系開展了大量的研究工作并取得了一定成果，但面對(duì)錯(cuò)綜復(fù)雜的全生命周期管理模式，大型儀器管理在購(gòu)置論證、驗(yàn)收、績(jī)效管理方面仍面臨著諸多困境，包括投入與產(chǎn)出的矛盾、節(jié)點(diǎn)管理與連續(xù)管理的矛盾、重視采購(gòu)而忽視使用的矛盾、開放共享要求與科研運(yùn)行體制的矛盾。通過文獻(xiàn)調(diào)研及對(duì)有關(guān)高校的實(shí)地考察調(diào)研發(fā)現(xiàn)，上述矛盾很大程度上是由于缺乏對(duì)大型儀器全生命周期管理的系統(tǒng)化思維，在實(shí)際工作中經(jīng)常是“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”，對(duì)大型儀器管理缺乏通盤考慮和合理的資源配置。本文以上海某高校大型儀器管理實(shí)踐工作為實(shí)例，同時(shí)借鑒國(guó)內(nèi)其他高校的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，嘗試性地以全鏈條管理的角度，即以購(gòu)置論證、驗(yàn)收、使用績(jī)效三位協(xié)同管理的思路，對(duì)目前大型儀器管理面臨的困境提出一些解決方案。

二、大型儀器購(gòu)置論證、驗(yàn)收、使用績(jī)效三維協(xié)同管理體系的構(gòu)建

上海某高校大型儀器管理目前立足于校院兩級(jí)平臺(tái)化管理模式，以分析測(cè)試中心為校級(jí)平臺(tái)，理學(xué)院、生命科學(xué)學(xué)院、材料科學(xué)與工程學(xué)院、機(jī)電工程與自動(dòng)化學(xué)院、計(jì)算機(jī)工程與科學(xué)學(xué)院、環(huán)境與化學(xué)工程學(xué)院、通信與信息工程學(xué)院、力學(xué)與工程科學(xué)學(xué)院、微電子學(xué)院、未來技術(shù)學(xué)院、轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)研究院、醫(yī)學(xué)院、材料基因組工程研究院等13個(gè)學(xué)院建立院級(jí)平臺(tái)，并依據(jù)實(shí)際情況不斷擴(kuò)充、發(fā)展、壯大院級(jí)平臺(tái)，形成了“學(xué)校―學(xué)院―個(gè)人”的職責(zé)管理體系，在管理中注重購(gòu)置論證、驗(yàn)收、使用績(jī)效三個(gè)環(huán)節(jié)之間的有機(jī)聯(lián)系。通過對(duì)各院級(jí)平臺(tái)及大型儀器的使用績(jī)效考核來指導(dǎo)未來購(gòu)置論證的資源配置，反過來以購(gòu)置論證為手段鞭策院級(jí)平臺(tái)提高大型儀器的使用績(jī)效。而驗(yàn)收作為協(xié)同管理的中間一環(huán)，一方面為儀器今后能夠有效發(fā)揮出性能指標(biāo)等效能提供保障，另一方面對(duì)論證環(huán)節(jié)審議的安裝環(huán)境、預(yù)期的使用績(jī)效目標(biāo)等構(gòu)建方案予以確認(rèn)。最終，初步形成了大型儀器購(gòu)置論證、驗(yàn)收、使用績(jī)效三維協(xié)同管理體系的格局。下面將分別對(duì)其展開論述。

1.購(gòu)置論證子體系的構(gòu)建

上海某高校目前的購(gòu)置論證框架如圖1，購(gòu)置論證作為大型儀器的全生命周期管理的第一步，是從根本上杜絕儀器閑置浪費(fèi)、使用效能低下的重要一環(huán)。此論證框架的新特點(diǎn)是突出了績(jī)效反饋機(jī)制，基于績(jī)效考核管理對(duì)單位以往的開放共享表現(xiàn)情況、共用共享方案、預(yù)期的使用績(jī)效目標(biāo)進(jìn)行重點(diǎn)論證，基于驗(yàn)收管理對(duì)大型儀器的擬安裝地進(jìn)行確認(rèn)。通過量化的績(jī)效考核管理作為依據(jù)從而指導(dǎo)今后的儀器購(gòu)置論證工作，以此來達(dá)到資源的合理化配置目的。

圖1 大型儀器購(gòu)置論證子體系的框架圖

圖2 大型儀器驗(yàn)收子體系的框架圖

同時(shí)，購(gòu)置論證的實(shí)現(xiàn)離不開信息化建設(shè)，高校已構(gòu)建論證—驗(yàn)收管理系統(tǒng)，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)論證管理，目的是實(shí)現(xiàn)大型儀器全生命周期實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的同步和交融，為每一臺(tái)大型儀器建立一個(gè)生命周期檔案，通過平臺(tái)大數(shù)據(jù)的儀器使用狀況、績(jī)效實(shí)現(xiàn)情況、閑置情況等統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)對(duì)購(gòu)置論證提供相關(guān)預(yù)警和分析，避免了閑置設(shè)備的重復(fù)申購(gòu)現(xiàn)象。

2.驗(yàn)收子體系的構(gòu)建

大型儀器的驗(yàn)收采用分類驗(yàn)收、職責(zé)分工的構(gòu)架展開，堅(jiān)持“用戶主導(dǎo)，多方參與，信息公開，相互監(jiān)督”的總原則，根據(jù)儀器原始價(jià)值由低到高分為三類進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收審核機(jī)制具備由簡(jiǎn)到繁的特色。驗(yàn)收步驟分為開箱驗(yàn)收和技術(shù)驗(yàn)收，其中開箱驗(yàn)收是對(duì)儀器的外包裝、貨物與合同的符合性、儀器外觀、設(shè)備的完整性進(jìn)行實(shí)地確認(rèn)，技術(shù)驗(yàn)收側(cè)重于對(duì)儀器性能的關(guān)鍵性指標(biāo)進(jìn)行判定，從而保證大型儀器到校后盡快地投入開放共享使用，創(chuàng)造績(jī)效。另一方面，也對(duì)前期購(gòu)置論證工作的安全性、場(chǎng)地適宜性等方面予以確認(rèn)。

同時(shí)，學(xué)院作為儀器的第一使用人主導(dǎo)整個(gè)驗(yàn)收流程，包括周密的驗(yàn)收方案、熟悉技術(shù)資料、準(zhǔn)備技術(shù)驗(yàn)收資料等，校級(jí)管理部門作為監(jiān)督方對(duì)驗(yàn)收的合規(guī)性、透明性、公開公正性進(jìn)行全程把控，為大型儀器的質(zhì)量提供有力保障。校級(jí)、院級(jí)各司其職，避免了由于權(quán)責(zé)不明導(dǎo)致的互相推諉現(xiàn)象的發(fā)生。

3.使用績(jī)效子體系的構(gòu)建

績(jī)效考核堅(jiān)持“分類評(píng)價(jià)、分級(jí)考核、績(jī)優(yōu)獎(jiǎng)勵(lì)”的總原則，從二級(jí)學(xué)院平臺(tái)和單臺(tái)（套）大型儀器兩個(gè)層面進(jìn)行績(jī)效考核。如圖3，其中二級(jí)學(xué)院平臺(tái)側(cè)重于單臺(tái)設(shè)備的績(jī)效表現(xiàn)及制度建設(shè)的落實(shí)。按照設(shè)備屬性將設(shè)備考核分為平臺(tái)類設(shè)備考核和非平臺(tái)類設(shè)備考核，將側(cè)重于對(duì)外開放共享使用的通用型設(shè)備定義為平臺(tái)類設(shè)備，比如由高水平地方大學(xué)經(jīng)費(fèi)購(gòu)置的大型儀器等，將側(cè)重于服務(wù)校內(nèi)教學(xué)和科研、不適合對(duì)外開放共享的專用型設(shè)備定義為非平臺(tái)類設(shè)備。

圖3 大型儀器驗(yàn)收子體系的框架圖

具體評(píng)價(jià)方法借鑒模糊Borda法，王刻銘等人應(yīng)用此方法分析建立了考核模型，分別確定各項(xiàng)指標(biāo)的相對(duì)權(quán)重和絕對(duì)權(quán)重，據(jù)此進(jìn)行定量考核與評(píng)價(jià)。其核心思想是對(duì)各考核項(xiàng)目賦予不同的權(quán)重，以此來客觀準(zhǔn)確地衡量?jī)x器的使用績(jī)效情況。據(jù)此，高校結(jié)合校院兩級(jí)管理模式和學(xué)科特點(diǎn)，考慮到由于平臺(tái)類設(shè)備肩負(fù)著對(duì)外服務(wù)共享的職責(zé)和任務(wù)，因此在考核中總機(jī)時(shí)和創(chuàng)收金額權(quán)重較高，分別為40%和15%，而非平臺(tái)類設(shè)備將更多地關(guān)注科研產(chǎn)出，其權(quán)重有所提高，比如獲得國(guó)家級(jí)或省部級(jí)獎(jiǎng)數(shù)（10%）、專利數(shù)（10%）、論文產(chǎn)出數(shù)（10%）等，而對(duì)總機(jī)時(shí)和創(chuàng)收金額的權(quán)重有所降低。對(duì)于二級(jí)單位的考核，將綜合考量大型儀器管理制度的落實(shí)和儀器實(shí)際使用情況，予以賦分。

依據(jù)考核的定量結(jié)果，予以定性評(píng)定：考核成績(jī)優(yōu)秀（100～85分），良好（85～75分），合格（75～60分），不合格（低于60 分）。該考核結(jié)果將直接影響二級(jí)單位后續(xù)的購(gòu)置論證工作。

三、結(jié)論與展望

本文針對(duì)目前高校大型儀器管理過程中遇到的諸多困難和矛盾，立足于大型儀器購(gòu)置論證、驗(yàn)收、使用績(jī)效三個(gè)維度，論述了三者之間環(huán)環(huán)相扣、互相制約和補(bǔ)充的關(guān)系，建立了三維協(xié)同管理的新模式。分享了大型儀器購(gòu)置論證、驗(yàn)收、使用績(jī)效三維協(xié)同管理的具體做法，其中購(gòu)置論證以使用績(jī)效的結(jié)果作為指導(dǎo)原則，通過二級(jí)單位以往的績(jī)效表現(xiàn)來決策今后的購(gòu)置行為。反過來以購(gòu)置論證為手段對(duì)使用績(jī)效予以計(jì)劃和鞭策，督促二級(jí)單位強(qiáng)化儀器使用效能意識(shí)。同時(shí)，儀器驗(yàn)收作為中間環(huán)節(jié)，連接著前期的論證工作與后期的使用環(huán)節(jié)，一方面考驗(yàn)論證方案的落實(shí)，另一方面為后續(xù)的儀器使用提供技術(shù)保障和質(zhì)量保障。

由于各高校的大型儀器管理狀況和模式不盡相同，管理水平和管理體量也存在差異，進(jìn)一步細(xì)化大型儀器購(gòu)置論證、驗(yàn)收、使用績(jī)效方面的工作十分必要，如何妥善處理并利用好三者之間的協(xié)同關(guān)系，將是下一步研究的主要方向。