基于內(nèi)部控制視角下的高校一體化系統(tǒng)預(yù)算全過程管理運行機制研究

張 曦

(重慶電力高等?？茖W(xué)校,重慶 400053)

近年,政府會計制度逐步深化改革,外部環(huán)境對高校內(nèi)部精細化管理的要求越來越高,高校內(nèi)部控制建設(shè)持續(xù)推進。運用業(yè)財融合的先進理念,通過財務(wù)信息化建設(shè)創(chuàng)新高校財務(wù)管理模式和提升財務(wù)治理現(xiàn)代化水平成為一項重要課題[1]。

2012年財政部印發(fā)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》,要求行政事業(yè)單位運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)加強內(nèi)部控制,將經(jīng)濟活動及其內(nèi)控流程嵌入信息系統(tǒng),減少或消除人為因素。2019年全國各級各類行政事業(yè)單位開始執(zhí)行《政府會計制度》,新制度重構(gòu)了會計核算模式,提出了會計核算應(yīng)當(dāng)具備財務(wù)會計和預(yù)算會計雙重功能,行政事業(yè)單位須通過權(quán)責(zé)發(fā)生制和收付實現(xiàn)制完成會計核算處理,最終生成財務(wù)綜合報告和政府決算報告。制度的新要求促使高校財務(wù)管理部門從財務(wù)信息化建設(shè)的角度出發(fā),構(gòu)建統(tǒng)一和完整的信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),完成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)的有效整合,加強業(yè)務(wù)活動與財務(wù)核算的過程銜接,實現(xiàn)內(nèi)部控制體系建設(shè)的信息化落地應(yīng)用,從而提升學(xué)校財務(wù)現(xiàn)代化治理水平。

1 高校預(yù)算管理的現(xiàn)狀

《政府會計制度》頒布實施以前,行政事業(yè)單位按照收付實現(xiàn)制完成會計核算工作,財務(wù)核算系統(tǒng)只需要判斷是否存在納入部門預(yù)算管理的現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)就能夠完成預(yù)算執(zhí)行的控制。《政府會計制度》開始執(zhí)行后,行政事業(yè)單位需要同時按照權(quán)責(zé)發(fā)生制和收付實現(xiàn)制的核算方式完成賬務(wù)處理,預(yù)算管理模式也同步發(fā)生了深刻的變化,需要根據(jù)會計核算要求不斷進行完善和優(yōu)化。

在實際應(yīng)用過程中,預(yù)算管理主要承擔(dān)編報、下達預(yù)算項目和反映預(yù)算執(zhí)行情況的任務(wù)。學(xué)校內(nèi)部的預(yù)算項目需要按照內(nèi)部管理要求進行多維度、多層次、精細化的管理,而財政預(yù)算項目則是將學(xué)校預(yù)算項目明細分類匯總后,按照財政預(yù)算編制規(guī)則進行申報、下達和管理。預(yù)算管理不僅需要滿足學(xué)校內(nèi)部項目管理的全過程、精細化管理需求,還要適應(yīng)財政部門的預(yù)算管理體系,管理難度將更加復(fù)雜和困難。

傳統(tǒng)財務(wù)核算系統(tǒng)對預(yù)算的控制僅通過核算過程完成預(yù)算執(zhí)行,無法將預(yù)算控制延伸到前端各項業(yè)務(wù)中進行過程管理。同時,信息化建設(shè)缺乏頂層設(shè)計,業(yè)務(wù)系統(tǒng)各自為政,系統(tǒng)間的信息不對稱、不及時,容易導(dǎo)致信息孤島形成,無法完成業(yè)務(wù)閉環(huán)管理[2]。所以,高校應(yīng)該盡快通過內(nèi)部控制體系建設(shè),搭建形成以績效為導(dǎo)向、預(yù)算為主線、內(nèi)控為保障的全過程、全方位、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管控體系,為內(nèi)部決策機構(gòu)提供具有業(yè)財融合理念的高質(zhì)量、精細化管理服務(wù)[3]。

2 預(yù)算管理與會計核算的融合理念

根據(jù)《政府會計制度》的核算要求,學(xué)校內(nèi)預(yù)算和財政預(yù)算在編報環(huán)節(jié)存在統(tǒng)計維度不同,在執(zhí)行環(huán)節(jié)存在確認時間節(jié)點不同的差異。

校內(nèi)預(yù)算的預(yù)算項目需要按照建設(shè)任務(wù)和資金來源渠道進行多維度、多層次、精細化的管理,項目的預(yù)算執(zhí)行需要按照權(quán)責(zé)發(fā)生制進行核算,核算結(jié)果既是單位內(nèi)部進行項目管理的依據(jù),也是編制財務(wù)綜合報告的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

財政預(yù)算的預(yù)算項目是將學(xué)校預(yù)算項目分類匯總后,按照財政預(yù)算編制規(guī)則進行申報、下達和管理,項目的預(yù)算執(zhí)行需要按照收付實現(xiàn)制進行核算,核算結(jié)果既是財政預(yù)算項目的實際支出數(shù)據(jù),也是編制政府決算報告的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

基于上述差異分析的結(jié)論,學(xué)?？筛鶕?jù)《政府會計制度》中“單位會計核算應(yīng)當(dāng)具備財務(wù)會計和預(yù)算會計雙重功能,實現(xiàn)財務(wù)會計與預(yù)算會計適度分離并相互銜接,全面、清晰反映單位財務(wù)信息和預(yù)算執(zhí)行信息”的要求,在會計核算上實行權(quán)責(zé)發(fā)生制和收付實現(xiàn)制,分別核算財務(wù)會計和預(yù)算會計,預(yù)算管理實行預(yù)算雙體系管理模式,即學(xué)校預(yù)算體系和財政預(yù)算體系。學(xué)校預(yù)算項目可以作為財務(wù)會計的預(yù)算管理基礎(chǔ)和核算輔助科目,財政預(yù)算項目可以作為預(yù)算會計的預(yù)算管理基礎(chǔ)和核算輔助科目,兩類項目形成相互銜接又彼此獨立的管理體系,使預(yù)算管理和會計核算能夠更加精細和準(zhǔn)確(見圖1)。

圖1 預(yù)算雙體系管理的系統(tǒng)邏輯圖

依托系統(tǒng)中各種業(yè)務(wù)模塊的應(yīng)用場景,以業(yè)務(wù)單據(jù)為載體,通過單據(jù)流程關(guān)聯(lián)預(yù)算項目來反映預(yù)算金額的占用,然后在預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié),相關(guān)業(yè)務(wù)單據(jù)審批完成后自動生成待處理的記賬憑證,記賬憑證中財務(wù)會計科目和預(yù)算會計科目的項目輔助核算項分別記錄各自的預(yù)算執(zhí)行金額,隨后會計人員核對記賬憑證的準(zhǔn)確性并完成記賬,可實現(xiàn)預(yù)算管理與財務(wù)核算的深度融合。

3 預(yù)算全過程管理運行機制的應(yīng)用基礎(chǔ)

現(xiàn)階段大部分高校的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)存在信息壁壘問題,如果業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)各自為政,那么預(yù)算執(zhí)行時間和財務(wù)核算時間存在的時間差異問題,會導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計差異,數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和有效性得不到保障,同時無法完整反映該項經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的全過程,數(shù)據(jù)的完整性和數(shù)據(jù)的質(zhì)量得不到保障。隨著學(xué)校管理要求的精細化程度逐步加深,獲取全量數(shù)據(jù)的難度會越來越大。只有實現(xiàn)真正意義上的業(yè)財融合,讓所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)的全量數(shù)據(jù)在同一個大平臺中進行數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)和內(nèi)部控制,系統(tǒng)才能準(zhǔn)確、完整地反映所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的全過程,最后通過多維度的系統(tǒng)分析獲取有效的統(tǒng)計數(shù)據(jù),為學(xué)校的各項決策提供更多的數(shù)據(jù)支撐和判斷依據(jù)。

內(nèi)部控制(以下簡稱內(nèi)控)體系建設(shè)的6大業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)包括預(yù)算業(yè)務(wù)、收支業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、合同業(yè)務(wù)、資產(chǎn)業(yè)務(wù)、基本建設(shè)。通過內(nèi)控體系建設(shè)的合規(guī)性和有效性建設(shè),能夠?qū)⒏黜椊?jīng)濟業(yè)務(wù)活動的制度、流程、單據(jù)進行有效的規(guī)范和整合,而信息化建設(shè)能夠讓各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的制度、流程、單據(jù)固化到系統(tǒng)中,實現(xiàn)有效控制和有序規(guī)范。預(yù)算業(yè)務(wù)是整個內(nèi)控體系建設(shè)中最關(guān)鍵的環(huán)節(jié),也是高校一體化系統(tǒng)的重中之重。預(yù)算業(yè)務(wù)包括預(yù)算編制、預(yù)算下達、預(yù)算占用、預(yù)算執(zhí)行等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),各環(huán)節(jié)會貫穿學(xué)校各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的全過程。其中預(yù)算編制和預(yù)算下達主要是對學(xué)校各預(yù)算項目編制、匯總、下達的過程管理;預(yù)算占用主要是關(guān)于學(xué)校收支業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、合同業(yè)務(wù)、資產(chǎn)業(yè)務(wù)、基本建設(shè)等業(yè)務(wù)場景的預(yù)算控制;預(yù)算執(zhí)行主要是反映會計核算過程中學(xué)校預(yù)算項目和財政預(yù)算項目的執(zhí)行結(jié)果。只有將預(yù)算編制、預(yù)算下達、預(yù)算占用、預(yù)算執(zhí)行等環(huán)節(jié)融入一體化系統(tǒng),才能實現(xiàn)真正意義上的預(yù)算全過程管理。

高校在一體化系統(tǒng)的建設(shè)過程中,需要考慮如何將預(yù)算占用和預(yù)算執(zhí)行這兩個時間節(jié)點準(zhǔn)確規(guī)范地融入收支、采購、合同、資產(chǎn)、基本建設(shè)等業(yè)務(wù)的具體流程。其中,預(yù)算占用環(huán)節(jié)需要系統(tǒng)根據(jù)各種業(yè)務(wù)流程的單據(jù),讓預(yù)算占用規(guī)則在各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中充分發(fā)揮有效控制和關(guān)聯(lián)銜接的作用,并完成流程審批實現(xiàn)各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的過程控制;而預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)則需要對完成審批的業(yè)務(wù)單據(jù)自動生成對應(yīng)的記賬憑證,通過輔助核算科目記錄預(yù)算項目的執(zhí)行金額,從而實現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行的結(jié)果控制。

高校業(yè)務(wù)較為復(fù)雜,在實際中存在較多的往來業(yè)務(wù),這就會導(dǎo)致系統(tǒng)在一體化運行過程中存在權(quán)責(zé)發(fā)生制和收付實現(xiàn)制的確認時間的差異。例如:借款業(yè)務(wù)發(fā)生時,只確認預(yù)算支出而不確認費用,借款沖銷時只確認費用不確認預(yù)算支出;發(fā)票開具時只確認收入而不確認預(yù)算收入,收到回款時只確認預(yù)算收入不確認收入;等等業(yè)務(wù)場景。其實這些業(yè)務(wù)在進行時,就需要考慮什么環(huán)節(jié)執(zhí)行學(xué)校預(yù)算項目金額,什么環(huán)節(jié)執(zhí)行財政預(yù)算項目金額。所以在構(gòu)建一體化系統(tǒng)的預(yù)算邏輯時,就要先對不同業(yè)務(wù)場景中具體業(yè)務(wù)事項的會計分錄進行差異分析,再根據(jù)分析結(jié)果在系統(tǒng)中形成不同的判斷邏輯,最終形成準(zhǔn)確的記賬憑證并生成及時有效的預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)。

4 建立預(yù)算全過程管理運行機制的難點及建議

構(gòu)建一體化系統(tǒng)的整體預(yù)算邏輯思路,建立完整的預(yù)算全過程管理運行機制,需要從預(yù)算編制、預(yù)算下達、預(yù)算占用、預(yù)算執(zhí)行等各環(huán)節(jié),分析和梳理系統(tǒng)預(yù)算運行邏輯的閉環(huán)銜接問題。

4.1 預(yù)算編制環(huán)節(jié)

由于預(yù)算編制環(huán)節(jié)需要學(xué)校全員參與,預(yù)算編報的內(nèi)容較為繁雜,需要錄入的數(shù)據(jù)量比較大,因此需要明確區(qū)分出哪些內(nèi)容可以由編報人填寫,哪些內(nèi)容需由預(yù)算審核人員來進一步判斷和選擇。只有各方協(xié)同處理才能將每個預(yù)算項目編制得較為準(zhǔn)確。同時,在預(yù)算編制環(huán)節(jié)需要降低預(yù)算編制人員的編報難度,提高預(yù)算編制的易用性和便捷性,減少數(shù)據(jù)重復(fù)錄入和單據(jù)重復(fù)審核的問題。

編制學(xué)校預(yù)算項目時,基于系統(tǒng)固化采購品目編碼和資產(chǎn)分類編碼的關(guān)聯(lián)邏輯,預(yù)算編制人員只需要錄入完成采購明細數(shù)據(jù)就能自動帶出對應(yīng)的資產(chǎn)明細數(shù)據(jù),減少錄入重復(fù)數(shù)據(jù)的工作量。同時,根據(jù)資產(chǎn)分類可以追溯存量資產(chǎn)明細的數(shù)量,數(shù)據(jù)可穿透展示存量資產(chǎn)的卡片明細信息,預(yù)算審核人員可分析判斷是否存在超出資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)和重復(fù)購置的問題,提高審核效率。

4.2 預(yù)算下達環(huán)節(jié)

由于學(xué)校編報的各類預(yù)算項目數(shù)量眾多,通常在進行預(yù)算項目下達時,就需要考慮單個項目下達的精度問題,特別是分類維度越多,越會形成倍數(shù)級增長的明細指標(biāo)。例如:單個項目涉及的經(jīng)濟分類科目有15個指標(biāo),資金來源渠道有4個,則該項目的明細指標(biāo)可能會有15～60個。如果學(xué)校有1 000個項目,后期預(yù)算執(zhí)行存在差異進行預(yù)算調(diào)劑時會非常困難。

編制學(xué)校預(yù)算項目時,可以對每個項目的明細指標(biāo)進行精細化編報,加大編報時的審核力度,做到應(yīng)編盡編。這樣不僅可以在匯總財政預(yù)算項目時能夠獲得更準(zhǔn)確的經(jīng)濟分類科目數(shù)據(jù),同時能夠降低預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)與預(yù)算編報數(shù)據(jù)的差異。學(xué)校預(yù)算項目下達時,每個項目按照資金來源渠道設(shè)置指標(biāo)明細,從而降低項目負責(zé)人預(yù)算使用的難度。預(yù)算執(zhí)行周期結(jié)束后,預(yù)算管理部門通過系統(tǒng)獲取預(yù)算執(zhí)行的經(jīng)濟分類科目數(shù)據(jù)與預(yù)算編報的經(jīng)濟分類科目數(shù)據(jù),并將兩者進行差異分析,將分析結(jié)果作為績效考核的依據(jù),以提高后續(xù)預(yù)算項目編報的準(zhǔn)確性。

4.3 預(yù)算占用環(huán)節(jié)

由于一體化系統(tǒng)的業(yè)務(wù)場景眾多,業(yè)務(wù)鏈條長,業(yè)務(wù)流程銜接難度高,因此需要確保各項業(yè)務(wù)的預(yù)算占用邏輯在系統(tǒng)運行過程中不會出現(xiàn)重復(fù)或遺漏的情況,讓整個系統(tǒng)流程形成閉環(huán)管理。例如:費用申請與費用報銷之間、采購申請與采購中標(biāo)之間都存在預(yù)算占用差額釋放邏輯等。采購、合同、資產(chǎn)、基本建設(shè)等關(guān)聯(lián)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)時間跨度長,存在跨年預(yù)算的變更、占用情況,如何確保各項業(yè)務(wù)單據(jù)的預(yù)算項目能夠有效銜接是一大問題。

構(gòu)建一體化系統(tǒng)的目的是將預(yù)算項目融入收支、采購、合同、資產(chǎn)、基本建設(shè)等各項具體業(yè)務(wù),通過系統(tǒng)全業(yè)務(wù)全流程的閉環(huán)管理,可實現(xiàn)以預(yù)算項目為紐帶,以業(yè)務(wù)單據(jù)為載體,以流程審批為通道,完成所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動預(yù)算全過程的銜接和控制。預(yù)算占用環(huán)節(jié)是整個系統(tǒng)的核心環(huán)節(jié),是系統(tǒng)運行風(fēng)險最高的環(huán)節(jié),是系統(tǒng)穩(wěn)定運行的關(guān)鍵,需要謹慎論證預(yù)算占用邏輯在系統(tǒng)全流程運行中的準(zhǔn)確性和關(guān)聯(lián)性。所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中,采購業(yè)務(wù)涉及的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)跨度非常大,從采購需求到中標(biāo)登記,從合同簽訂到合同備案,從采購執(zhí)行到采購驗收,從資產(chǎn)入庫到合同支付,所有流程環(huán)環(huán)相扣,所有單據(jù)緊密關(guān)聯(lián)。采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的具體業(yè)務(wù)形成完整的閉環(huán)鏈條,讓預(yù)算占用邏輯融入其中可形成有效的控制和銜接。構(gòu)建系統(tǒng)整體預(yù)算邏輯時,需要對各環(huán)節(jié)關(guān)鍵業(yè)務(wù)單據(jù)的暫存、提交、審批、結(jié)束、退回、刪除等狀態(tài)進行分析,梳理出該狀態(tài)下預(yù)算控制的合理性和有效性。例如:暫存狀態(tài)下該單據(jù)不占用預(yù)算;提交、審批狀態(tài)下該單據(jù)占用預(yù)算;審批結(jié)束則可能存在釋放、占用預(yù)算2種情況,需要根據(jù)具體業(yè)務(wù)判斷其邏輯狀態(tài)。對于跨年預(yù)算變更的問題,則需要根據(jù)關(guān)鍵業(yè)務(wù)單據(jù)的預(yù)算占用邏輯,通過替換預(yù)算項目的方式完成跨年預(yù)算項目的變更,從而實現(xiàn)新舊預(yù)算項目的有效銜接。這樣既可以確保預(yù)算占用邏輯的準(zhǔn)確性和連貫性,還可以為預(yù)算進度信息和業(yè)務(wù)進度信息提供直觀、實時、快捷的查詢途徑。

4.4 預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)

預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)是系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)財融合理念的關(guān)鍵節(jié)點。由于系統(tǒng)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的具體單據(jù)是預(yù)算控制和占用的載體,財務(wù)核算的記賬憑證是預(yù)算執(zhí)行結(jié)果的載體,兩種類型的載體缺一不可,因此需要著重考慮如何將業(yè)務(wù)單據(jù)與財務(wù)核算進行有效銜接的問題。例如:資產(chǎn)入庫業(yè)務(wù)執(zhí)行學(xué)校預(yù)算的判斷邏輯和憑證生成規(guī)則,基本建設(shè)業(yè)務(wù)中在建工程確認時執(zhí)行學(xué)校預(yù)算的判斷邏輯和憑證生成規(guī)則,合同支付業(yè)務(wù)執(zhí)行學(xué)校預(yù)算或財政預(yù)算的判斷邏輯和憑證生成規(guī)則。仔細分析具體業(yè)務(wù)事項的賬務(wù)處理規(guī)則,梳理業(yè)務(wù)單據(jù)的相關(guān)字段信息與記賬憑證的會計科目、輔助核算科目等信息的關(guān)聯(lián)邏輯,可輔助會計人員自動生成相對準(zhǔn)確的記賬憑證。

《政府會計制度》中主要業(yè)務(wù)和事項賬務(wù)處理舉例是財務(wù)核算的重要理論依據(jù),是具體業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理流程和憑證生成規(guī)則?？筛鶕?jù)具體業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理流程,在系統(tǒng)中創(chuàng)建對應(yīng)的業(yè)務(wù)流程和單據(jù),梳理業(yè)務(wù)單據(jù)的字段信息與賬務(wù)處理會計分錄的會計科目、輔助核算科目等信息的關(guān)聯(lián)邏輯。如資產(chǎn)入庫環(huán)節(jié)的記賬憑證生成,通過入庫資產(chǎn)明細數(shù)據(jù)的財務(wù)大類可以判斷出對應(yīng)的資產(chǎn)會計科目,通過入庫資產(chǎn)明細數(shù)據(jù)的資產(chǎn)分類可以判斷出對應(yīng)的經(jīng)濟分類科目,通過資產(chǎn)入庫單據(jù)占用的學(xué)校預(yù)算金額可以判斷出對應(yīng)的項目輔助核算信息。熟練掌握單據(jù)和憑證的關(guān)聯(lián)邏輯,不僅能夠幫助會計人員在審核記賬憑證時理解業(yè)務(wù)信息和判斷財務(wù)數(shù)據(jù),還能幫助業(yè)務(wù)經(jīng)辦人通過業(yè)務(wù)單據(jù)查詢具體的財務(wù)數(shù)據(jù),幫助財務(wù)人員通過記賬憑證追溯具體業(yè)務(wù)實施的完整過程。因此,將憑證生成規(guī)則融入業(yè)務(wù)單據(jù),讓業(yè)務(wù)單據(jù)與記賬憑證一一對應(yīng),能夠最大程度輔助會計人員判斷相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù),自動生成相對準(zhǔn)確的記賬憑證,從而完成業(yè)務(wù)單據(jù)與財務(wù)核算的有效銜接。

5 結(jié)語

綜上所述,高?？梢砸劳袃?nèi)部控制體系建設(shè),通過梳理制度、流程、單據(jù)將各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行規(guī)范和整合,模擬各類業(yè)務(wù)的運行場景找到線下管理模式與線上管理模式的差異環(huán)節(jié),分析具體差異的成因并徹底解決。實現(xiàn)預(yù)算管理與財務(wù)核算的有效銜接,獲得及時、準(zhǔn)確、有效的財務(wù)會計報表和預(yù)算會計報表數(shù)據(jù),可為高校提高財務(wù)管理水平和院校治理能力現(xiàn)代化打下堅實基礎(chǔ)。