企業(yè)兩級(jí)采購(gòu)管理全流程監(jiān)督體系建設(shè)研究
——以煙草企業(yè)為例

萬(wàn)翠麗 程龍茜 王 霞 陳曼秋 王夢(mèng)迪

（河南省煙草公司鄭州市公司，河南 鄭州 450000）

一、煙草企業(yè)在招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督與管理的重要意義

（一）能夠防止腐敗行為的發(fā)生

招標(biāo)采購(gòu)是一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)較高的工作環(huán)節(jié)，可能存在貪污、受賄以及內(nèi)外勾結(jié)等不法行為的風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督，通過(guò)對(duì)招標(biāo)文件、報(bào)價(jià)以及合同的審查來(lái)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題[1]。審計(jì)人員可以對(duì)采購(gòu)程序以及文件進(jìn)行細(xì)致的審計(jì)，能夠充分確保招標(biāo)過(guò)程的公正、公平與透明性，從而能夠有效防止腐敗行為的發(fā)生。

（二）能夠優(yōu)化資源配置

審計(jì)人員可以對(duì)采購(gòu)需求、供應(yīng)商選擇以及報(bào)價(jià)評(píng)估等方面進(jìn)行審計(jì)，并通過(guò)對(duì)采購(gòu)決策的評(píng)估，確保采購(gòu)的科學(xué)性與合理性[2]。這有助于避免資源的浪費(fèi)，確保煙草企業(yè)的資源得到有效配置，提高煙草企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率和成本控制效果。

（三）能夠提升煙草企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益

加強(qiáng)招標(biāo)采購(gòu)工作中的審計(jì)監(jiān)督與管理有助于提高煙草企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。審計(jì)人員可以對(duì)招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中的成本估算、報(bào)價(jià)合理性以及采購(gòu)質(zhì)量等進(jìn)行審計(jì)檢查，能夠有效減少錯(cuò)誤和失誤現(xiàn)象的發(fā)生，進(jìn)而降低成本，提高采購(gòu)質(zhì)量。通過(guò)提高經(jīng)濟(jì)效益，煙草企業(yè)可以提升其綜合競(jìng)爭(zhēng)力和市場(chǎng)形象[3]。

（四）能夠增強(qiáng)合規(guī)性

在招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中，煙草企業(yè)必須遵守相關(guān)法規(guī)和政策的具體要求，審計(jì)監(jiān)督與管理有助于確保招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性[4]。審計(jì)人員可以對(duì)采購(gòu)程序和文件進(jìn)行審查，從而確保合同的合規(guī)性，更好地規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。這有助于避免因不合規(guī)行為而導(dǎo)致的罰款、訴訟以及聲譽(yù)損失等問(wèn)題。

（五）能夠建立良好的商業(yè)伙伴關(guān)系

加強(qiáng)審計(jì)監(jiān)督與管理可以幫助煙草企業(yè)與供應(yīng)商建立良好的誠(chéng)信與合作關(guān)系[5]。通過(guò)透明的招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程，可以吸引更多的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商參與競(jìng)標(biāo)，從而提升供應(yīng)商的穩(wěn)定性和信譽(yù)度。這有助于建立長(zhǎng)期的商業(yè)伙伴關(guān)系，并為企業(yè)提供更好的商業(yè)合作機(jī)會(huì)。

二、優(yōu)化煙草企業(yè)在招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中審計(jì)監(jiān)督與管理的具體措施

（一）全面加強(qiáng)計(jì)劃立項(xiàng)階段的審計(jì)監(jiān)督

首先，在開(kāi)始審計(jì)之前，需要充分明確審計(jì)的目標(biāo)與范圍，科學(xué)地制定審計(jì)計(jì)劃。審計(jì)計(jì)劃應(yīng)該包括對(duì)資源的合理分配，確保審計(jì)工作的順利進(jìn)行。其次，相關(guān)審計(jì)人員需要收集與計(jì)劃立項(xiàng)相關(guān)的文件、記錄及信息，例如市場(chǎng)情況、供應(yīng)商情況、技術(shù)要求等。這些數(shù)據(jù)有助于煙草企業(yè)能夠充分了解采購(gòu)項(xiàng)目的背景和環(huán)境，為后續(xù)招標(biāo)文件的制定提供基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)收集可以通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商調(diào)查、技術(shù)研究等方式進(jìn)行，這些數(shù)據(jù)需要充分、準(zhǔn)確、完整，幫助審計(jì)人員更好地了解采購(gòu)項(xiàng)目的具體需求，從而提供可靠的依據(jù)進(jìn)行審計(jì)。再次，審計(jì)人員需要對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和比較，從而能夠更好地驗(yàn)證計(jì)劃立項(xiàng)的準(zhǔn)確性和可行性。這主要包括對(duì)招標(biāo)程序的合規(guī)性進(jìn)行核實(shí)、對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行比較、評(píng)估供應(yīng)商的能力和信譽(yù)、了解他們的經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)能力以及服務(wù)水平等。同時(shí)，還需要檢查是否存在潛在的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，例如是否滿足相關(guān)的法律法規(guī)要求等。最后，如果在審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)計(jì)劃立項(xiàng)過(guò)程中存在問(wèn)題或違規(guī)行為，審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出具體的問(wèn)題描述和建議。這可以幫助企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問(wèn)題，防止可能的損失和風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)以上步驟，煙草企業(yè)可以進(jìn)行有效的審計(jì)監(jiān)督，確保計(jì)劃立項(xiàng)過(guò)程的合規(guī)性和效率。

（二）注重對(duì)招標(biāo)文件的嚴(yán)格審查與監(jiān)督

首先，要明確招標(biāo)文件的具體要求。審計(jì)工作人員需要仔細(xì)閱讀招標(biāo)文件，并逐項(xiàng)審查其內(nèi)容，充分保證對(duì)招標(biāo)的要求、規(guī)范和條件清楚地了解。在審查工作過(guò)程中，需要注意核對(duì)文件的完整性，確保所有部分都完整無(wú)誤，主要包括編號(hào)、頁(yè)碼和文件順序。同時(shí)，還要仔細(xì)核對(duì)投標(biāo)要求，特別是投標(biāo)截止日期、投標(biāo)方式以及投標(biāo)保證金等方面的要求。此外，還要了解清楚具體的投標(biāo)要求，并確保能夠符合相關(guān)法規(guī)和政策，這可以有效避免由于不符合投標(biāo)要求而導(dǎo)致的投標(biāo)失效現(xiàn)象的發(fā)生。其次，在審查招標(biāo)文件的過(guò)程中，還要對(duì)招標(biāo)文件中的評(píng)標(biāo)程序進(jìn)行仔細(xì)審查，這主要包括評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)審委員會(huì)成員名單等相關(guān)內(nèi)容。審查的目的是充分保證評(píng)標(biāo)程序的公正、合理，并能夠與相關(guān)法規(guī)和公司政策相符。只有在評(píng)標(biāo)程序合規(guī)的前提下，才能充分保證招標(biāo)過(guò)程的有效性和可靠性。最后，審計(jì)工作人員還需要對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)估，要仔細(xì)閱讀投標(biāo)文件，確保其符合技術(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以及合同的具體要求，同時(shí)，還要仔細(xì)檢查所提供文件和證明材料的真實(shí)性和合法性，從而能夠更好地保證投標(biāo)方提供的信息是可信的。通過(guò)這些措施，可以有效降低招標(biāo)的風(fēng)險(xiǎn)，確保招標(biāo)過(guò)程的順利進(jìn)行。

（三）加強(qiáng)對(duì)招標(biāo)采購(gòu)合同的審計(jì)監(jiān)督

當(dāng)企業(yè)在規(guī)定期限內(nèi)與中標(biāo)人訂立書面合同后，應(yīng)進(jìn)行審計(jì)從而確保合同的合法性和完整性。審計(jì)的目標(biāo)是驗(yàn)證合同條款是否符合國(guó)家法律和企業(yè)利益的要求，能夠有效避免包含不利條款對(duì)企業(yè)造成損害。審計(jì)人員需要仔細(xì)審查合同中的所有條款，包括但不限于合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及質(zhì)量保證期等。

首先，審計(jì)人員要核實(shí)合同簽訂的雙方是否具有相應(yīng)的授權(quán)審批程序。這涉及各個(gè)部門的會(huì)審，包括財(cái)務(wù)、法律、審計(jì)以及監(jiān)察等部門的參與，確保合同簽訂的程序合規(guī)，并且經(jīng)過(guò)了相關(guān)部門的批準(zhǔn)，從而有效地保障合同的合法性。其次，審計(jì)人員應(yīng)比對(duì)合同單位名稱與中標(biāo)單位的一致性。這是為了確認(rèn)簽約的公司確實(shí)是中標(biāo)單位，并避免可能存在身份冒用或錯(cuò)誤簽約的情況。核實(shí)單位名稱的準(zhǔn)確性對(duì)于合同的有效性和雙方的權(quán)益保護(hù)至關(guān)重要。同時(shí)，審計(jì)還涵蓋了合同條款中權(quán)利和義務(wù)的明確性和對(duì)等性。審計(jì)人員應(yīng)仔細(xì)審查合同中各方的權(quán)益分配，確保簽約雙方在合同中的權(quán)力和責(zé)任得到平衡。這對(duì)于維護(hù)雙方的利益平衡，避免一方在合同執(zhí)行中受到不公平待遇具有重要作用。此外，審計(jì)人員還應(yīng)關(guān)注合同標(biāo)的的準(zhǔn)確性。需要核實(shí)合同中規(guī)定的項(xiàng)目、商品或服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等是否與中標(biāo)結(jié)果一致。通過(guò)該步驟，審計(jì)人員確保合同的具體內(nèi)容與中標(biāo)的要求相符合，以確保項(xiàng)目的順利進(jìn)行和雙方的權(quán)益得到充分保護(hù)。最后，在完成審計(jì)后，審計(jì)人員應(yīng)提供審計(jì)報(bào)告或意見(jiàn)，詳細(xì)記錄審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題并提出建議，審計(jì)報(bào)告或意見(jiàn)對(duì)于合同的生效和合同簽訂雙方的權(quán)益保護(hù)至關(guān)重要。采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施部門或單位可以根據(jù)審計(jì)部門的建議和發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題對(duì)合同進(jìn)行調(diào)整或修改，進(jìn)而能夠充分保證合同的合規(guī)性與合法性，最大限度地減少在合同執(zhí)行中的風(fēng)險(xiǎn)與糾紛。

（四）注重對(duì)采購(gòu)實(shí)施階段的審計(jì)監(jiān)督

首先，審計(jì)工作人員需要核實(shí)采購(gòu)過(guò)程是否符合國(guó)家法律法規(guī)、企業(yè)內(nèi)部規(guī)定以及招標(biāo)文件的要求。審計(jì)人員應(yīng)審查各項(xiàng)程序文件，并檢查是否存在潛在的違規(guī)行為。審計(jì)人員將著重關(guān)注文件編制、評(píng)審、批準(zhǔn)以及授權(quán)程序是否規(guī)范，并評(píng)估是否存在可能導(dǎo)致不公平競(jìng)爭(zhēng)的行為，例如內(nèi)部人員參與競(jìng)標(biāo)等。其次，審計(jì)工作人員將審查供應(yīng)商資格審查程序，確認(rèn)企業(yè)是否按照預(yù)先設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行了資質(zhì)評(píng)估。應(yīng)關(guān)注供應(yīng)商的技術(shù)能力、財(cái)務(wù)實(shí)力、設(shè)備和人員，并評(píng)估其在過(guò)去的承包經(jīng)驗(yàn)、信譽(yù)度以及合規(guī)性方面的表現(xiàn)，核實(shí)供應(yīng)商提交的資質(zhì)證明文件的真實(shí)性和合法性，從而充分保證企業(yè)能夠從可靠的供應(yīng)商處獲取產(chǎn)品和服務(wù)。再次，審計(jì)工作人員還應(yīng)審查已簽訂的合同，并評(píng)估供應(yīng)商在合同履行過(guò)程中的表現(xiàn)。檢查供應(yīng)商是否按照合同條款和規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)提供產(chǎn)品和服務(wù)，主要包括交付貨物的質(zhì)量、數(shù)量以及時(shí)效性等。核對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的交付單據(jù)、驗(yàn)收記錄等，以確保合同交易的完整性。除此之外，審計(jì)人員還要檢查采購(gòu)文件的保存情況，確認(rèn)是否有完整的審計(jì)痕跡可依據(jù)。具備條件的情況下，還要實(shí)地驗(yàn)證供應(yīng)商的辦公場(chǎng)所、生產(chǎn)設(shè)備等情況是否與其宣傳的一致。最后，還要對(duì)合同執(zhí)行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行評(píng)估，比如合同變更、索賠、爭(zhēng)議等，并提出風(fēng)險(xiǎn)管理建議。通過(guò)這些措施，企業(yè)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題，從而提升供應(yīng)鏈的質(zhì)量和效率，確保貨物和服務(wù)的及時(shí)供應(yīng)。

（五）加強(qiáng)對(duì)招標(biāo)采購(gòu)中驗(yàn)收、付款環(huán)節(jié)的審計(jì)監(jiān)督與管理

首先，加強(qiáng)對(duì)招標(biāo)采購(gòu)中驗(yàn)收環(huán)節(jié)的審計(jì)監(jiān)督與管理。審計(jì)部門可以對(duì)招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目中的驗(yàn)收流程進(jìn)行審計(jì)，并確保驗(yàn)收過(guò)程符合相關(guān)的政策法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，還可以對(duì)驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行核對(duì)和評(píng)估，確保采購(gòu)的產(chǎn)品或服務(wù)符合合同要求。其次，加強(qiáng)對(duì)招標(biāo)采購(gòu)中付款環(huán)節(jié)的審計(jì)監(jiān)督與管理。審計(jì)部門可以對(duì)招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目中的付款流程進(jìn)行審計(jì)，并核對(duì)付款的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。此外，還可以監(jiān)督并核實(shí)供應(yīng)商的資質(zhì)和稅務(wù)情況，以確保付款過(guò)程合法合規(guī)。最后，構(gòu)建市縣兩級(jí)采購(gòu)管理全流程監(jiān)督體系。市級(jí)公司和縣級(jí)公司可以共同制定并完善市縣兩級(jí)采購(gòu)管理全流程監(jiān)督體系，確保全程監(jiān)督的順利進(jìn)行[4]。

（六）全面加強(qiáng)對(duì)合同事后的審計(jì)監(jiān)督

首先，審查工作過(guò)程和審計(jì)工作的效果。通過(guò)對(duì)工作過(guò)程的審查和對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)的分析，可以評(píng)估工作效果并發(fā)現(xiàn)潛在問(wèn)題。同時(shí)，需要注意合同標(biāo)的物和中標(biāo)合同書的一致性，確保采購(gòu)結(jié)果與合同約定保持一致。此外，金額和日期等細(xì)節(jié)化元素的一致性也需要加強(qiáng)審查，從而避免可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤和不合規(guī)行為。其次，在審計(jì)工作中進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制。為了有效避免管理風(fēng)險(xiǎn)，需要進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理審查，并采取適當(dāng)?shù)目刂苹顒?dòng)。這樣可以確保財(cái)務(wù)管理和運(yùn)營(yíng)工作的審計(jì)效果，并降低相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率。最后，需關(guān)注合同的變更手續(xù)是否完善。例如，有變更事項(xiàng)的合同是否嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，是否通過(guò)部門驗(yàn)收和授權(quán)審批確保合同的履行。

（七）全面加強(qiáng)市縣兩級(jí)采購(gòu)管理的全流程監(jiān)督

一是健全監(jiān)督機(jī)制。建立市縣兩級(jí)采購(gòu)管理全流程監(jiān)督機(jī)制，明確各級(jí)部門的職責(zé)和權(quán)限，市級(jí)部門可以設(shè)立專門的監(jiān)督部門或機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)市縣兩級(jí)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督和評(píng)估。同時(shí)，要加強(qiáng)市縣兩級(jí)之間的協(xié)作與溝通，確保監(jiān)督工作的無(wú)縫銜接。二是完善監(jiān)督流程。制定詳細(xì)的采購(gòu)管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)對(duì)流程執(zhí)行的監(jiān)督。從采購(gòu)需求確定、招標(biāo)文件編制、投標(biāo)評(píng)審、合同簽訂到履約管理等各個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行全面監(jiān)督。同時(shí)，要建立監(jiān)督記錄和檔案，確保監(jiān)督工作的可追溯性和證據(jù)的完整性。三是加強(qiáng)監(jiān)督人員培訓(xùn)。對(duì)市縣兩級(jí)采購(gòu)管理中的監(jiān)督人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專業(yè)素養(yǎng)和監(jiān)督能力。培訓(xùn)內(nèi)容可以包括相關(guān)法律法規(guī)、采購(gòu)政策、審計(jì)方法和技巧等，以確保監(jiān)督人員能夠熟悉采購(gòu)管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，具備有效的監(jiān)督能力。四是加強(qiáng)數(shù)據(jù)監(jiān)控和信息共享。建立采購(gòu)數(shù)據(jù)監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)市縣兩級(jí)采購(gòu)活動(dòng)的進(jìn)展和情況。監(jiān)控系統(tǒng)包括采購(gòu)項(xiàng)目信息、交易金額、供應(yīng)商資質(zhì)、履約情況等，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問(wèn)題。同時(shí)，要加強(qiáng)信息共享，確保市縣兩級(jí)之間的監(jiān)督信息流通和匯總，提高監(jiān)督工作效率。五是強(qiáng)化違規(guī)處理和問(wèn)責(zé)機(jī)制。對(duì)違規(guī)行為和不合規(guī)操作要堅(jiān)決查處，依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。建立健全的違規(guī)處理和問(wèn)責(zé)機(jī)制，加大對(duì)違規(guī)行為的打擊力度。同時(shí)，要公開(kāi)曝光違規(guī)行為，提高市縣兩級(jí)采購(gòu)管理的透明度和公信力。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在企業(yè)的招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中，審計(jì)監(jiān)督與管理扮演著重要的角色。為了提升工作效果，需要進(jìn)行全面分析，并構(gòu)建適合本行業(yè)本企業(yè)特點(diǎn)的審計(jì)監(jiān)督計(jì)劃與相關(guān)管理策略，為企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展提供有力支持。