科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制與資金使用的規(guī)范化管理

摘要：科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理在資源配置效率低下的背景下面臨諸多挑戰(zhàn)。分析了預(yù)算管理現(xiàn)狀和主要問題，揭示了管理系統(tǒng)和方法的不足。針對這些問題，文章提出了一系列優(yōu)化策略。首先，加強(qiáng)研究人員和管理人員對預(yù)算控制的理解和意識是提高管理效率的基礎(chǔ)。其次，建立清晰的預(yù)算管理責(zé)任制框架，明確不同職責(zé)，確保職責(zé)落實(shí)到位。進(jìn)一步，提升預(yù)算編制過程中的科學(xué)性，整合先進(jìn)的預(yù)算工具和方法，以提高預(yù)算編制的準(zhǔn)確性和實(shí)用性。同時(shí)，對項(xiàng)目的各階段實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)管，確保資金使用的透明性和高效性。最后，設(shè)計(jì)并實(shí)施一套績效考核機(jī)制，定期評估預(yù)算執(zhí)行情況和科研成果，以優(yōu)化資源配置，提高資金利用效率。通過這些措施，旨在推動(dòng)科研資金管理走向規(guī)范化和高效化，從而支持科研活動(dòng)的持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：科研項(xiàng)目；預(yù)算管理；資金使用；規(guī)范化管理；績效考評

DOI：10.12433/zgkjtz.20243423

在科研活動(dòng)中，資金管理扮演著關(guān)鍵角色，其效率關(guān)乎研究產(chǎn)出與資源配置的有效性。但目前諸多挑戰(zhàn)正困擾著科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的管理，如預(yù)算的不合理分配、經(jīng)費(fèi)使用過程監(jiān)控的缺失，以及績效評估體系的漏洞等，使得科研項(xiàng)目的效率和成果轉(zhuǎn)化率受到嚴(yán)重影響。在此背景下，本文主要剖析現(xiàn)行科學(xué)研究資金管理中存在的問題及其根源，進(jìn)而探討增強(qiáng)管理效率及科學(xué)性的可行途徑。

一、當(dāng)前科研項(xiàng)目預(yù)算管理的現(xiàn)狀分析

（一）科研項(xiàng)目預(yù)算編制中存在的問題

1. 預(yù)算編制意識淡薄

許多科研工作者未能充分理解經(jīng)費(fèi)預(yù)算的本質(zhì)，僅將其作為項(xiàng)目申請中的一項(xiàng)手續(xù)，而非科學(xué)管理的關(guān)鍵工具。在預(yù)算制定過程中，未能充分審視研究進(jìn)展與實(shí)際需要，而是依賴歷史經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行成本預(yù)估。此外，有些科研工作者與財(cái)務(wù)部門之間的溝通不充分，導(dǎo)致預(yù)算制定既不合理也不精確，不能真實(shí)體現(xiàn)項(xiàng)目成本需求[1]。

2. 預(yù)算編制結(jié)構(gòu)不合理

專家在評審過程中，常因預(yù)算結(jié)構(gòu)不合理，難以對不符合實(shí)際需要的經(jīng)費(fèi)預(yù)算進(jìn)行精確調(diào)整。在預(yù)算編制過程中，若對通用設(shè)備的投資超出預(yù)期，而專用設(shè)備的資金安排不足，或者對研究必需的差旅和人力資源成本估計(jì)不準(zhǔn)確，都不能真正反映真實(shí)需求，都會(huì)損害預(yù)算的合理性，都可能不利于項(xiàng)目的順利進(jìn)行以及最終工作的驗(yàn)收。

3. 測算依據(jù)過于籠統(tǒng)

在各項(xiàng)科研支出的預(yù)算編制過程中，不少研究人員忽略了明確列出具體用途和相應(yīng)理由的重要性，預(yù)算的估算通?；谶^于泛泛和含糊的準(zhǔn)則，未能切實(shí)體現(xiàn)必要的具體化和明晰度，導(dǎo)致審查組的成員們無法精確評估資金需求的適當(dāng)性，進(jìn)而不利于科研項(xiàng)目的資金獲取和預(yù)算補(bǔ)充說明。

（二）科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)缺乏有效的監(jiān)管

1. 法人責(zé)任制未能得到有效的落實(shí)

當(dāng)法人責(zé)任制未能得到有效落實(shí)，科研團(tuán)隊(duì)可能會(huì)獲得必要的自主性，但是此種授權(quán)會(huì)帶來管理層面的松懈。在某些管理機(jī)構(gòu)中，高級管理人員可能更傾向于重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目提案及相應(yīng)財(cái)政支持，卻不太重視對項(xiàng)目執(zhí)行過程的嚴(yán)密控制，從而導(dǎo)致項(xiàng)目執(zhí)行與監(jiān)管力度不足。

2. 部門協(xié)同管理的責(zé)任缺失

在預(yù)算管理過程中，存在監(jiān)管真空。究其原因，科技部門、財(cái)務(wù)部門與項(xiàng)目組之間未能建立有效的業(yè)務(wù)協(xié)作鏈條，責(zé)任分配含糊不清，從而使得經(jīng)費(fèi)的過程監(jiān)管不到位。

3. 科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算監(jiān)管不力

在日常預(yù)算執(zhí)行活動(dòng)中，通常無法全方位、迅速且精確地掌握預(yù)算的執(zhí)行狀態(tài)。在項(xiàng)目驗(yàn)收階段，頻繁的賬目調(diào)整揭示了預(yù)算管理在前期和過程中存在的控制缺陷。在一些情況下，科研項(xiàng)目的原始意圖因未按既定財(cái)政計(jì)劃執(zhí)行、資金使用不規(guī)范，甚至有個(gè)別情況下的欺詐行為而受到顯著干擾[2]。

（三）科研項(xiàng)目預(yù)算管理存在問題的原因

1. 編制人員的專業(yè)局限性

在科研領(lǐng)域，諸多研究人員因缺乏必要的財(cái)務(wù)素養(yǎng)，往往在財(cái)務(wù)工作人員急于求成且信息不全的情況下急促完成預(yù)算的編制工作，這使得預(yù)算的準(zhǔn)確性和可行性大打折扣。

2. 科研活動(dòng)的自身特殊性

在科研領(lǐng)域，經(jīng)費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)化管理面臨挑戰(zhàn)，由于研究活動(dòng)的非確定性與多變性，導(dǎo)致預(yù)算指導(dǎo)方針需適時(shí)調(diào)整，以迎合各個(gè)研究方向的獨(dú)特性要求[3]。

二、增強(qiáng)對預(yù)算管理的認(rèn)識

（一）教育與培訓(xùn)

在科研管理領(lǐng)域，增強(qiáng)相關(guān)人員的預(yù)算控制意識，對提升工作效率至為關(guān)鍵。增強(qiáng)認(rèn)識需要通過教育和訓(xùn)練來實(shí)現(xiàn)，科研機(jī)構(gòu)需定期舉辦預(yù)算管理培訓(xùn)工作坊，重點(diǎn)討論預(yù)算編制的基本原則、成本效益分析以及財(cái)務(wù)合規(guī)性。參與者可通過此種工作坊，學(xué)習(xí)理論基礎(chǔ)，同時(shí)通過分析實(shí)際案例，深入理解決策行為如何作用于項(xiàng)目的財(cái)務(wù)與成果。

將預(yù)算管理整合進(jìn)科研人員的職業(yè)成長軌跡，使之成為科研評價(jià)體系的一個(gè)組成部分，倡導(dǎo)在科研項(xiàng)目啟動(dòng)之初，科研工作者便深度融入預(yù)算配置過程，以此加強(qiáng)其在整個(gè)科研周期中對資金運(yùn)用的關(guān)注與認(rèn)識，而線上教育資源，諸如網(wǎng)絡(luò)課程與討論會(huì)，可為科研工作者提供時(shí)間靈活的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)[4]。

（二）文化建設(shè)

在文化構(gòu)建上，需強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)擔(dān)當(dāng)與信息的明晰度。為了塑造和加強(qiáng)這種文化，必須從組織頂層著手，通過確立明確的財(cái)務(wù)方針與操作流程來實(shí)現(xiàn)。例如，身為高層管理者，須以身作則來表現(xiàn)對財(cái)務(wù)規(guī)則的堅(jiān)定承諾，包括但不限于在透明場合對預(yù)算的議題及其解決策略進(jìn)行探討，周期性地向所有的相關(guān)利益方（如科研工作者）公布財(cái)務(wù)狀況報(bào)告。

同時(shí)應(yīng)建立和完善預(yù)算透明討論及反饋流程，科研團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)定期召開預(yù)算審視會(huì)議，討論執(zhí)行中的問題及解決方案。開放交流有助于建立信任、減少誤會(huì)，并激發(fā)跨部門合作。通過獎(jiǎng)勵(lì)制度激勵(lì)科學(xué)研究和行政管理人員嚴(yán)格遵守預(yù)算，對有效控制預(yù)算并超越目標(biāo)的團(tuán)隊(duì)給予獎(jiǎng)勵(lì)和公開表彰。

三、建立科研項(xiàng)目預(yù)算管理責(zé)任體系

（一）角色與責(zé)任

在構(gòu)建科研項(xiàng)目的預(yù)算管理責(zé)任體系過程中，明確各參與方的角色與責(zé)任是關(guān)鍵的初步行動(dòng)。在一個(gè)科研項(xiàng)目的運(yùn)作過程中，參與的關(guān)鍵主體角色有負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)、審計(jì)、監(jiān)管以及資助方，項(xiàng)目主管需承擔(dān)財(cái)務(wù)初步規(guī)劃與常規(guī)監(jiān)督之責(zé)，保障經(jīng)費(fèi)計(jì)劃全面反映預(yù)設(shè)的研究行為，且滿足資助方的規(guī)定。預(yù)算編制支持、成本計(jì)算、財(cái)務(wù)規(guī)劃及調(diào)整指導(dǎo)，均屬于財(cái)務(wù)部門的職責(zé)范圍，該部門亦負(fù)責(zé)預(yù)算執(zhí)行的監(jiān)控，并定期提供財(cái)務(wù)報(bào)告。

審計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對預(yù)算執(zhí)行過程進(jìn)行合規(guī)性審查，通過定期審計(jì)活動(dòng)，保障預(yù)算資金使用透明且合規(guī)。項(xiàng)目監(jiān)管團(tuán)隊(duì)需對項(xiàng)目的進(jìn)展進(jìn)行持續(xù)監(jiān)控，以保證科學(xué)研究目標(biāo)與資金支出相吻合，并能夠針對突發(fā)狀況及時(shí)調(diào)整應(yīng)對策略。資助機(jī)構(gòu)需對所提供的資金進(jìn)行妥善管理，并設(shè)立恰當(dāng)?shù)念A(yù)期目標(biāo)與業(yè)績指標(biāo)，對項(xiàng)目成果與預(yù)算之間的相關(guān)性進(jìn)行評估。

（二）監(jiān)督機(jī)制

有效的執(zhí)行預(yù)算管理責(zé)任體系，需要設(shè)計(jì)并實(shí)施監(jiān)督和問責(zé)的機(jī)制。首先，構(gòu)建一個(gè)涵蓋所有必要信息的綜合報(bào)告體系。該體系要求項(xiàng)目組成員周期性地提供詳盡的財(cái)務(wù)狀況與項(xiàng)目進(jìn)展更新情況，在編制這些文檔時(shí)，須詳細(xì)記錄實(shí)際資金流向、經(jīng)費(fèi)差錯(cuò)分析及其成因，同時(shí)預(yù)告即將到來的預(yù)算變動(dòng)。構(gòu)建一個(gè)開放透明的平臺(tái)，確保各關(guān)鍵利益相關(guān)方能夠獲取項(xiàng)目的財(cái)務(wù)細(xì)節(jié)和進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，從而提升項(xiàng)目管理工作的可見度。

其次，引入獨(dú)立審計(jì)機(jī)構(gòu)，是監(jiān)控財(cái)政預(yù)算落實(shí)的關(guān)鍵步驟。獨(dú)立評估預(yù)算管理成效的常規(guī)外部審核，有助于辨識財(cái)務(wù)潛在風(fēng)險(xiǎn)及違規(guī)行為，而建立一個(gè)投訴與反饋的機(jī)制，對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及其他相關(guān)利益方而言，提供了表達(dá)擔(dān)憂與通報(bào)不當(dāng)行為的途徑，有利于及時(shí)糾正出現(xiàn)的失誤，同時(shí)提升團(tuán)隊(duì)成員對自身職責(zé)的認(rèn)識及集體的忠誠度。

最后，需明確責(zé)任追究的具體辦法與激發(fā)活力的制度安排。對于未能遵循預(yù)算規(guī)則的行為，必須明確規(guī)定相應(yīng)的處罰，從警告到財(cái)務(wù)懲戒，甚至可能取消項(xiàng)目參與資格。例如，為達(dá)成既定項(xiàng)目目標(biāo)并有效控制財(cái)務(wù)支出，應(yīng)提供物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、榮譽(yù)表彰或職位晉升等多重激勵(lì)。

四、提高預(yù)算編制的科學(xué)性

（一）方法與工具

為了提升預(yù)算編制工作的科學(xué)性，最初，必須借助系統(tǒng)化的方法和工具來實(shí)現(xiàn)。科研人員在使用預(yù)算編制過程中，采取“活動(dòng)基礎(chǔ)成本計(jì)算”（ABC）這一關(guān)鍵方法，其本質(zhì)是通過深入分析各項(xiàng)活動(dòng)所耗費(fèi)用的資源，以實(shí)現(xiàn)對科研項(xiàng)目成本的更準(zhǔn)確預(yù)測。采用ABC分析法，項(xiàng)目組能辨別出哪些活動(dòng)是影響成本的關(guān)鍵因素，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)更精確的資源分配與成本管理。

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在預(yù)算編制過程中，可借助風(fēng)險(xiǎn)管理軟件這一工具，對潛在的多種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，這些風(fēng)險(xiǎn)包括項(xiàng)目延期、資源缺乏，以及市場突變的不可預(yù)知影響等。團(tuán)隊(duì)通過事先評估潛在危險(xiǎn)，并把這些風(fēng)險(xiǎn)納入預(yù)算之中，從而能夠更有效地控制意外開銷，將風(fēng)險(xiǎn)管理軟件與財(cái)務(wù)模型相結(jié)合，運(yùn)用敏感性分析等手段，可預(yù)測預(yù)算受到哪種風(fēng)險(xiǎn)因素的影響。

（二）案例研究

在預(yù)算管理領(lǐng)域，借助成功案例中所蘊(yùn)含的策略，是增強(qiáng)預(yù)算管理科學(xué)性的關(guān)鍵路徑之一。眾多學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)聯(lián)合開展的項(xiàng)目，通過搭建共用預(yù)算監(jiān)管系統(tǒng)，使得各方能夠同步監(jiān)督與調(diào)整各自的預(yù)算執(zhí)行情況。實(shí)施這種透明化的財(cái)務(wù)管理手段，不但增進(jìn)了各合作方之間的信賴，提高了合作效率，而且有效維護(hù)了項(xiàng)目的財(cái)務(wù)穩(wěn)定性，杜絕了資金的無效消耗或重復(fù)開銷。

例如，中國科學(xué)院與多所高校聯(lián)合開展的“跨學(xué)科科研項(xiàng)目”，這個(gè)項(xiàng)目通過建立一個(gè)共用的預(yù)算監(jiān)管系統(tǒng)，使得參與各方能夠?qū)崟r(shí)同步監(jiān)督與調(diào)整各自的預(yù)算執(zhí)行情況。該系統(tǒng)不僅支持動(dòng)態(tài)調(diào)整和預(yù)算再分配，還能提供實(shí)時(shí)財(cái)務(wù)報(bào)告，增強(qiáng)了財(cái)務(wù)透明度。通過融合尖端技術(shù)手段與實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)處理，再輔以風(fēng)險(xiǎn)評估管理方案，科研項(xiàng)目預(yù)算的編制過程將獲得科學(xué)性和精確性的顯著提升，研究團(tuán)隊(duì)借鑒過往成功的實(shí)例，將得出的經(jīng)驗(yàn)融入自身項(xiàng)目管理的實(shí)踐中，以此來實(shí)現(xiàn)資源分配的優(yōu)化及項(xiàng)目資金利用效率的提高。

五、加強(qiáng)科研項(xiàng)目的全過程管理與監(jiān)督

（一）進(jìn)度監(jiān)控

有效監(jiān)管科研項(xiàng)目是關(guān)鍵，確保其按方案與預(yù)算推進(jìn)。團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)使用Gantt圖和項(xiàng)目管理軟件監(jiān)控進(jìn)度和經(jīng)費(fèi)，設(shè)定關(guān)鍵標(biāo)志點(diǎn)和財(cái)務(wù)預(yù)算，及時(shí)發(fā)現(xiàn)計(jì)劃偏差，迅速調(diào)整。增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部交流，利用云計(jì)算平臺(tái)優(yōu)化信息流通，確保成員了解最新進(jìn)展和預(yù)算影響，有效處理問題。

（二）風(fēng)險(xiǎn)管理

在針對科研活動(dòng)的財(cái)政預(yù)算監(jiān)控過程中，有效地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估與控制是必不可少的步驟。項(xiàng)目組需首先辨識出預(yù)算范疇內(nèi)的各種潛在風(fēng)險(xiǎn)，其中包括但不限于財(cái)政支持的不穩(wěn)定性、意外開銷的上升、設(shè)施的技術(shù)障礙或宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境的波動(dòng)，預(yù)算可能受到諸多因素影響。對此，團(tuán)隊(duì)可采用SWOT分析（優(yōu)勢、劣勢、機(jī)會(huì)和威脅）與PEST分析（政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)和技術(shù)方面）兩種方法進(jìn)行全面考量，以便深入理解并實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)評估[5]。

風(fēng)險(xiǎn)一經(jīng)確認(rèn)，團(tuán)隊(duì)須擬定相應(yīng)的對策，建立應(yīng)對突發(fā)開支的儲(chǔ)備基金，或購置保險(xiǎn)來分?jǐn)偺囟L(fēng)險(xiǎn)。例如，設(shè)施損壞等潛在損失，特別是在項(xiàng)目的關(guān)鍵階段或者環(huán)境發(fā)生變化的情況下，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)當(dāng)定期性地重新評估風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃，以保證該計(jì)劃的實(shí)施效果和實(shí)時(shí)更新的適宜性。

六、建立科研項(xiàng)目的績效考評體系

（一）績效指標(biāo)

為精確衡量科研項(xiàng)目的財(cái)政投入與產(chǎn)出，需建立績效考核指標(biāo)體系，包括成本監(jiān)控、時(shí)間線遵守、品質(zhì)維護(hù)及成果達(dá)成。成本效率通過比較實(shí)際花費(fèi)與預(yù)設(shè)財(cái)務(wù)計(jì)劃來評定，項(xiàng)目進(jìn)度的按時(shí)完成度反映時(shí)間管理成效，研究論文數(shù)量和引用頻次是品質(zhì)指標(biāo)，而社會(huì)影響和創(chuàng)新程度，則通過專利申請、技術(shù)轉(zhuǎn)移和行業(yè)反饋來評估，是關(guān)鍵成效指標(biāo)。

在制定項(xiàng)目性能衡量標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，須全面審視項(xiàng)目的獨(dú)特目標(biāo)及其上下文環(huán)境，以保證所設(shè)立的標(biāo)準(zhǔn)既具備實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，同時(shí)又便于進(jìn)行量化評估，涉及的研究人員、項(xiàng)目管理者和資助機(jī)構(gòu)等各方，應(yīng)共同介入績效指標(biāo)的構(gòu)建流程，以確保這些指標(biāo)的全面性與公正性。

（二）反饋與調(diào)整

項(xiàng)目調(diào)整和優(yōu)化應(yīng)基于績效評估的結(jié)果進(jìn)行，組成項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員需周期性地獲取并評估項(xiàng)目成效數(shù)據(jù)，隨后組織評審會(huì)議，針對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行探討，旨在明確項(xiàng)目中存在的難題以及取得的成就環(huán)節(jié)，依據(jù)績效評估的反饋，適時(shí)優(yōu)化策略，包括資源的重新配置、時(shí)間安排的調(diào)整、研究手段的轉(zhuǎn)換或目標(biāo)的修正等。

有效的反饋是其中的關(guān)鍵，該過程須涵蓋內(nèi)部分析與外部分析兩大部分，項(xiàng)目的每階段均應(yīng)接受外部專業(yè)人才的深度審視，以便針對其進(jìn)度給予專業(yè)的指導(dǎo)性意見。

為了促進(jìn)項(xiàng)目組成員不斷進(jìn)步，必須營造一種不斷學(xué)習(xí)、持續(xù)完善的工作氛圍，并激勵(lì)成員們自發(fā)根據(jù)工作成效反饋，積極提出優(yōu)化提議。在一個(gè)開放且透明的溝通中，團(tuán)隊(duì)能高效地使用績效數(shù)據(jù)來促進(jìn)項(xiàng)目成功，保證科研資金得到有效利用，并提升科研成果對于社會(huì)與學(xué)術(shù)領(lǐng)域的貢獻(xiàn)值。

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