淺談新時期企業(yè)人事檔案管理存在的問題及對策

劉 波

（婁底市國有資本投資運營有限公司，湖南 婁底 417000）

一、新時代企業(yè)人事檔案管理的發(fā)展趨勢

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是工業(yè)革命以來重要的人類技術(shù)進步，同時互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷普及使得人們的生產(chǎn)生活工作學(xué)習(xí)等多個方面都有了較大改觀，尤其在信息傳播方面打破了時間與空間限制，讓信息資源能夠共享，這也是大數(shù)據(jù)時代的紅利。企業(yè)是一個綜合性的體系，每個部門都有著不同的任務(wù)，而人事檔案管理部門則是需要整理所有其他部門的檔案和數(shù)據(jù)，面臨壓力比較大，而且一旦某個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏差，則可能影響企業(yè)的整體運行效率和質(zhì)量[1]。信息化技術(shù)的出現(xiàn)，使得企業(yè)檔案處理效率有了顯著提升，同時對于數(shù)據(jù)對接也更加精準(zhǔn)，隨著當(dāng)前企業(yè)改革不斷深入，更加強調(diào)各個管理過程的精細化，因此信息技術(shù)使得企業(yè)人事檔案管理與現(xiàn)代科技融合度更高，促進了企業(yè)的管理效能提升，這也符合當(dāng)前的社會發(fā)展形勢。傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理采用人工方式，無論在記錄、整理以及數(shù)據(jù)核算等方面都有明顯劣勢，不能滿足當(dāng)前的企業(yè)發(fā)展需求，而且隨著市場化經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)也必須不斷提高自身的服務(wù)質(zhì)量以及管理效能，通過多方面的優(yōu)化，使自己在市場競爭中脫穎而出[2]。

二、企業(yè)人事檔案管理過程中存在的問題

首先，企業(yè)的管理層引導(dǎo)對于現(xiàn)代化的人事檔案管理技術(shù)認識不足，因此沒能將重要的管理理念向下傳遞，導(dǎo)致整個企業(yè)的管理人員整體素質(zhì)不高，尤其缺乏計算機和大數(shù)據(jù)方面的正確認識。其次，隨著當(dāng)前科技的快速發(fā)展，各類學(xué)科之間劃分得越來越細化，同時各學(xué)科之間的應(yīng)用界限卻越來越模糊，目前企業(yè)的檔案管理人員往往對于傳統(tǒng)的檔案管理輕車熟路，但是對于新型的管理方式卻一知半解，因此對于新技術(shù)如何利用也不得而知。最后，很多企業(yè)的檔案管理并沒有派遣專業(yè)性人才進行工作，而是讓人力資源或行政部門人員進行協(xié)同管理?？绮块T的人員對檔案知識了解較少，同時對于計算機技術(shù)的運用程度也不高，所以導(dǎo)致了當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理工作效率不高的現(xiàn)狀。企業(yè)人事檔案管理必須依靠專業(yè)化的數(shù)據(jù)平臺，但是目前我國的企業(yè)發(fā)展形勢，對于信息化平臺建設(shè)缺少足夠認知，而且很多程序員并不具備相關(guān)的工作經(jīng)歷，憑借自身的主觀意識進行建設(shè)，可能并不能滿足企業(yè)的實際需求[3]。

三、新時期企業(yè)人事檔案管理的優(yōu)化路徑

1.在人事檔案管理中融入現(xiàn)代信息技術(shù)

要想更好地提高企業(yè)檔案管理效能，必須從思想上改變傳統(tǒng)認知，注重新技術(shù)、新理念的應(yīng)用。首先，部分企業(yè)仍采用傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，僅用計算機進行事件和數(shù)據(jù)的記錄，沒能發(fā)揮出人事檔案的價值和優(yōu)勢。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)注重對大數(shù)據(jù)等相關(guān)產(chǎn)業(yè)技術(shù)進行了解和學(xué)習(xí)，然后將先進的理念由上至下的進行傳遞，讓所有員工在潛移默化中了解網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對于企業(yè)人事檔案管理改革的重要性，并能充分結(jié)合用戶需求和自身的工作經(jīng)驗提出可行性意見，為后期的數(shù)據(jù)化企業(yè)人事檔案管理做好鋪墊。最后，企業(yè)的檔案管理部門應(yīng)組織內(nèi)部人員進行討論學(xué)習(xí)，探討如何將新興技術(shù)與目前的工作進行有效融合，堅持以人為本的原則，盡量利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)降低人工勞動強度，讓數(shù)據(jù)為自身所服務(wù)[4]。

2.建立健全完善的人事檔案管理制度

通過對相關(guān)新技術(shù)新理念的學(xué)習(xí)，可以讓廣大工作人員對于新技術(shù)有更加全面的認知，接下來需要對企業(yè)的未來發(fā)展進行深入思考。首先，相關(guān)工作人員應(yīng)根據(jù)目前的企業(yè)實際情況以及人事檔案管理制度進行討論，改變傳統(tǒng)的固有思維，注重數(shù)據(jù)應(yīng)用優(yōu)勢，完善目前的人事檔案管理。在人事檔案管理顯示上可以采用分層拓展的方式，讓信息界面更加簡潔，當(dāng)有需要時可以點擊進行拓展閱讀或調(diào)取數(shù)據(jù)。最后，大數(shù)據(jù)時代更加注重數(shù)據(jù)的共享以及傳遞，因此人事檔案管理應(yīng)該注重企業(yè)之間的借鑒與學(xué)習(xí)，同時也可以根據(jù)他人的優(yōu)點進行功能服務(wù)開發(fā)，以此提升企業(yè)的檔案管理水平，也能讓不同數(shù)據(jù)為各家企業(yè)提供優(yōu)化思考。

3.開發(fā)和建立現(xiàn)代化人事檔案管理平臺

當(dāng)前各大企業(yè)都面臨著巨大的工作壓力，給檔案管理工作帶來了一定難度，因此建議企業(yè)開發(fā)和建立現(xiàn)代化的人事檔案管理平臺，通過數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)優(yōu)化等方式，減少傳統(tǒng)檔案的存放量，同時也能提高企業(yè)的檔案管理效率。首先，企業(yè)的檔案管理人員要與相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)程序員進行密切聯(lián)系，建議通過長時間的工作觀察和互相學(xué)習(xí)，共同討論平臺建設(shè)的具體內(nèi)容。平臺的建設(shè)要考慮企業(yè)內(nèi)部所有部門的工作融合，強調(diào)人事檔案的信息細致化，同時也要對企業(yè)的多個環(huán)節(jié)進行精細化數(shù)據(jù)處理。其次，人事檔案管理不僅適用于企業(yè)自身的服務(wù)效能，因此人事檔案中要根據(jù)當(dāng)前的社會發(fā)展形勢，注重多元化信息記錄方式，例如影像、文本、圖片、音頻等，這樣可以讓人事內(nèi)容更加豐富。最后，企業(yè)的人事檔案管理要考慮自身未來的長期化發(fā)展，因此要注重復(fù)合型人才的培養(yǎng)[5]。

結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理是企業(yè)整體管理中的重要環(huán)節(jié)，為更好地適應(yīng)時代發(fā)展需求，應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，注重現(xiàn)代信息技術(shù)的運用，促進我國企業(yè)管理體系健康平穩(wěn)發(fā)展。