PDCA循環(huán)整合9S管理模式在科研實驗室中的應用

吳淑華,王禮興,高宏志

(福建醫(yī)科大學附屬第二醫(yī)院,福建 泉州 362000)

隨著醫(yī)學技術及醫(yī)療水平的不斷更新發(fā)展,做為三甲醫(yī)院的科研實驗共享平臺,面向全院醫(yī)、護、技、藥及教學等科室的工作人員、在讀研究生、博士生、博士后,人員流動大且復雜,個人主動性和自覺性差異也很大,給實驗室管理帶來極大的壓力和挑戰(zhàn),也存在較多安全隱患。如何充分利用實驗室有限的資源,逐步完善安全、有效、高質(zhì)量的實驗室管理體系,更新實驗室管理理念和模式已經(jīng)刻不容緩。質(zhì)量管理模式有很多,其中9S管理理念起源于日本,包括整理、整頓、清掃、清潔、節(jié)約、安全、服務、滿意、素養(yǎng)9個方面,是企業(yè)提升品質(zhì)的一種管理方法[1]。PDCA是管理質(zhì)量控制的有效方法,是從計劃(Plan)、執(zhí)行(Do)、檢查(Check)、處理(Action)4個環(huán)節(jié)進行動態(tài)循環(huán)管理的過程[2]。本研針對科研實驗室管理過程中存在的實驗環(huán)境、儀器設備管理、實驗室安全及人員素養(yǎng)等方面的問題,按照PDCA步驟,實施“9S”管理,實現(xiàn)管理質(zhì)量持續(xù)改進,從而提高科研實驗的質(zhì)量管理效果,現(xiàn)報道如下。

1 資料與方法

1.1一般資料 本院科研實驗室工作人員均依照管理規(guī)范嚴格實施實驗室管理要求,對2020年11月至2021年10月科研實驗室實施傳統(tǒng)的常規(guī)管理模式(對照組);對2021年11月至2022年10月實驗室管理運用PDCA循環(huán)管理整合“9S管理”(觀察組)。對照組共納入40名實驗員,其中男11名,女29名;平均年齡(29.00±11.26)歲;其中進入實驗室(入室)第1年23人,入室第2年17人。觀察組共納入42名實驗員,其中男14名,女28名;平均年齡(30.00±10.59)歲;其中入室第1年26人,第2年16人。2組實驗人員一般資料(年齡、性別、入室年限)比較,差異均無統(tǒng)計學意義(P>0.05),具有可比性。見表1。

表1 2組實驗人員一般資料比較

1.2方法

1.2.1對照組 在實驗室進行常規(guī)管理,主要包括實驗室的使用記錄、打掃登記,以及實驗器材的整理、整修,常規(guī)感染消毒管理模式,以及實驗室使用的注意事項。

1.2.2觀察組

1.2.2.1計劃(Plan) 成立由科主任領導的9S管理小組,各管理員負責1～2間實驗室,每間實驗室每個月輪流安排1位學生值日。組織培訓學習PDCA循環(huán)管理和9S管理理念、模式,不定時強化,使每位成員掌握管理模式的內(nèi)涵、目的、意義;組織探討整合2種管理模式方法,制定具體實施流程;明確各級管理成員責任,確定量化評價制度。組織入室人員培訓以上相關知識。

1.2.2.2執(zhí)行(Do) (1)整理/整頓,清掃/清潔。通過整理、整頓,按功能區(qū)域、類別規(guī)范放置。將每間實驗室劃分物品儲存區(qū)、試樣準備區(qū)、實驗操作區(qū);各個區(qū)域中分為常用、不常用、待維修;清除過期、不使用的儀器設備和實驗材料。使用頻繁的放在伸手即拿的位置。物品及儀器固定位置、科學擺放,按類別貼上彩色標識,如低值耗材為藍色、生物化學試劑為紅色,儀器運行正常為綠色、暫停使用為黃色、故障為紅色。物品定品種、定位置、定數(shù)量放置,以左進右出為原則。制定實驗室清掃/清潔制度、各項規(guī)章制度及規(guī)范流程,嚴格執(zhí)行;依據(jù)對前面3S的操作進行實時督導,發(fā)現(xiàn)問題及時整改,確保環(huán)境整潔舒適。(2)素養(yǎng)。素養(yǎng)在9S管理活動的整個過程中起著核心作用。實驗人員按規(guī)范流程辦理入室手續(xù),根據(jù)制定好的實驗室行為規(guī)范表培訓,動態(tài)考核評分,每周不定時抽查,2項不合格者重新培訓考核。組織培訓實驗室規(guī)章管理制度、實驗理論知識及實驗技術操作。結合前面4S的有效實施和PDCA管理的持續(xù)改進,激發(fā)個人自律意識,養(yǎng)成良好的習慣,提升了實驗人員的整體素質(zhì)。(3)安全。重點樹立實驗室“安全第一,預防為主”的理念,建立實驗室安全應對機制,制定具體培訓計劃。每位實驗人員先簽署安全責任書;每個月學習安全管理制度、安全培訓并考核,如用電、用氣安全、消防安全、儀器設備安全、化學試劑安全、廢棄物處置等,以及相對應的應急演練。督查組每周安全巡查1次,及時排除隱患。組織儀器設備規(guī)范操作培訓及考核,合格者方可使用。常備消防應急箱、醫(yī)療急救應急箱,安裝智能安全門、報警裝置、配置氣體防爆柜。(4)節(jié)約。從物資能源、空間場所及實驗時間等方面科學利用,開源節(jié)流。預算科室每年儀器設備和物資耗材支出。運用PDCA循環(huán)控制“9S”管理,通過整理整頓,合理科學擺放,節(jié)省空間;規(guī)范彩色標識,減少操作失誤更節(jié)約了操作時間;實驗室儀器設備專人、專項管理,嚴格按規(guī)章制度和規(guī)范操作流程執(zhí)行,建立各項儀器預約微信群,動態(tài)操作;這樣不僅節(jié)約時間減少儀器損壞和試劑浪費,將實驗室的節(jié)約落到實處。(5)服務與滿意。強化以人為本的服務理念,通過前面“4S”創(chuàng)造安全、整潔、舒適、溫馨的實驗環(huán)境。建立儀器使用微信群,方便學生科學安排實驗計劃,及時溝通解決問題。學習室墻上張貼實驗生活、培訓學習、生日等精彩照片;不定時提供咖啡、茶及零食;組織生日小聚會;營造溫馨氛圍。滿意度是實驗室管理水平和服務質(zhì)量的重要指標。實驗室的優(yōu)質(zhì)服務、管理質(zhì)量提高了,實驗人員素養(yǎng)也就提升了,同時也提高了實驗室的滿意度。

1.2.2.3檢查(Check) 由9S管理小組每月、每季度定期檢查和不定期抽查,督查每小組的具體落實情況。發(fā)現(xiàn)問題記錄,現(xiàn)場拍照,并進行考評。匯總整理存在的問題,制作成幻燈片上報到管理組長。

1.2.2.4處理(Action) 每次檢查或考評后組織召開9S管理質(zhì)量持續(xù)改進會議,將發(fā)現(xiàn)存在的問題進行分析,找出各種可能的原因,探討應對措施,制定整改方案;評估上一次會議PDCA循環(huán)整改具體落實情況,效果評價,探討對后面的循環(huán)管理過程提出新的實施措施。進入下一個PDCA循環(huán)中,螺旋式循環(huán)上升,管理質(zhì)量持續(xù)改進,實驗室的管理水平得于持續(xù)提升。PDCA質(zhì)量控制整合9S管理流程圖,見圖1。

圖1 PDCA質(zhì)量控制整合9S管理流程圖

1.2.3觀察指標 (1)由實驗室負責人自擬考核量表,每季度對2種管理模式的管理質(zhì)量考核評分,包括實驗室儀器設備管理、實驗室物品管理、實驗室場所管理、安全管理進行考核,每項計25分,共100分,評分分值與考核質(zhì)量成正比。(2)每季度由實驗室負責人對實驗室管理人員的質(zhì)量管理能力進行考核評分,包括溝通表達能力、理論知識、實驗操作能力、應急處理能力。(3)季度考核實驗人員實驗技能操作,包括蛋白質(zhì)印跡實驗、定量/半定量PCR實驗、細胞培養(yǎng)技術、滅菌高壓鍋及顯微鏡拍攝使用等實踐操作。(4)實驗室常規(guī)儀器設備使用故障發(fā)生率。(5)對實驗人員開展?jié)M意度調(diào)查,主要分為非常滿意、滿意、不滿意3種級別。

2 結 果

2.12種管理模式下實驗室各項指標評分比較 觀察組各項指標評分明顯高于對照組,差異均有統(tǒng)計學意義(P<0.05)。見表2。

表2 2種管理模式下實驗室各項指標評分比較分)

2.22種管理模式下質(zhì)量管理能力考核得分比較 觀察組每輪質(zhì)量管理能力考核得分均明顯高于對照組,差異均有統(tǒng)計學意義(P<0.05)。見表3。

表3 2種管理模式下質(zhì)量管理能力考核得分比較分)

2.32種模式管理下實驗人員實驗技能操作評分比較 觀察組每輪實驗技能操作評分均明顯高于對照組,差異均有統(tǒng)計學意義(P<0.05)。見表4。

表4 2種模式管理下實驗人員實驗技能操作評分比較分)

2.42種管理模式下實驗室儀器設備故障發(fā)生率比較 觀察組儀器設備故障發(fā)生率明顯低于對照組,差異均有統(tǒng)計學意義(P<0.05)。見表5。

表5 2種管理模式下實驗室儀器設備故障發(fā)生率比較[n(%)]

2.52組模式管理下實驗人員滿意度比較 觀察組實驗人員滿意度明顯高于對照組,差異均有統(tǒng)計學意義(P<0.05)。見表6。

表6 2組模式管理下實驗人員滿意度比較[n(%)]

3 討 論

近年來,隨著醫(yī)療體系的不斷改革,為確保醫(yī)院“高精尖”的發(fā)展,科研項目成了醫(yī)療質(zhì)量考核的重要內(nèi)容?？蒲袑嶒炇沂轻t(yī)院高科技技術平臺建設的重中之重,在保證實驗室正常運行和管理的同時,仍需要不斷改善管理模式,以提高科研體系建設和規(guī)范標準[3-4]。本研究在科研實驗室負責人領導下實施PDCA循環(huán)質(zhì)量控制配合9S管理活動,取得了以下良好效果。

3.1優(yōu)化實驗室環(huán)境,增強實驗安全,提高人員素養(yǎng)和實驗效率,整體提升了實驗室的管理質(zhì)量

3.1.1PDCA循環(huán)結合9S管理協(xié)同提高實驗室管理水平 9S管理以提高管理人員的素養(yǎng)為前提,注重各個管理要素的有效執(zhí)行,PDCA又對9S管理質(zhì)量的改進起到積極的推動作用,二者結合運用于現(xiàn)代醫(yī)院管理中能夠?qū)崿F(xiàn)管理效率和服務質(zhì)量的明顯提升[5-6]。

3.1.2通過落實執(zhí)行9S管理的各個環(huán)節(jié)提升實驗室的管理質(zhì)量 本研究在實驗室將9S管理落實到細節(jié),通過整理、整頓節(jié)省了物資能源、空間場所、縮短實驗時間,提高實驗效率。通過清掃、清潔,提升并延續(xù)了整理和整頓的效果,使實驗環(huán)境得于持續(xù)保持。重點強化實驗安全意識,組織安全培訓及應急演練,儀器設備規(guī)范使用,提高實驗人員應對突發(fā)事件的能力以確保實驗室及人員安全。固化了規(guī)章制度,操作流程習慣化,整體提升了人員素養(yǎng)。人員素養(yǎng)的提升貫穿著9S管理在實驗室各項工作的具體環(huán)節(jié),實驗室的管理質(zhì)量更加明顯提升了。

3.1.39S管理整合PDCA循環(huán)能互補不足、持續(xù)改進管理質(zhì)量 9S管理從科學的角度提升了實驗室管理成效,但缺乏自我分析問題的持續(xù)改進過程。PDCA循環(huán)是一種能提高管理質(zhì)量和效益的循環(huán)過程,也是一種全面質(zhì)量管理程序,能確保9S管理的有效落實[7]。2種管理模式整合能充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢,互補不足之處。PDCA管理能提高護士對9S管理的依從性[6],通過運用PDCA循環(huán)保證了9S管理更有效地落實;并通過檢查匯總9S管理中發(fā)現(xiàn)存在的問題,分析原因,探討解決方法、制定整改方案,執(zhí)行具體措施,環(huán)環(huán)相扣,質(zhì)量持續(xù)改進。每季度針對實驗室管理質(zhì)量的各項指標進行考核評分,觀察組均高于對照組,差異均有統(tǒng)計學意義(P<0.05)。

3.2提升了實驗室管理人員的管理能力 有研究發(fā)現(xiàn),9S管理模式可以促進醫(yī)院科學化管理,對提高人員的素質(zhì)起著積極的推動作用[8]。本研究實施9S管理,實驗室管理人員在質(zhì)量管理能力上有著本質(zhì)上的提升;同時運用PDCA管理工具,管理人員發(fā)現(xiàn)問題及時解決問題的能力也增強了。通過每季度對實驗管理人員在溝通表達能力、理論知識、實驗操作能力、應急處理能力等方面的質(zhì)量管理能力考核,觀察組得分均優(yōu)于對照組,差異均有統(tǒng)計學意義(P<0.05)。

3.3提高了實驗人員的實驗操作技能 2種管理模式下,觀察組實驗人員在規(guī)范指導及科學管理下,包含Western-blot、PCR實驗、顯微鏡使用、細胞培養(yǎng)、免疫熒光、免疫組化等實驗技能操作考核評分明顯優(yōu)于對照組。精湛的實驗技能提高了儀器設備的利用率、節(jié)約了科研時間和經(jīng)費,為保證科研項目順利運行提供了實驗基礎。

3.4降低了儀器故障發(fā)生率 有研究發(fā)現(xiàn),應用9S管理可以降低儀器故障發(fā)生率[9-10]。本研究觀察組實施的PDCA循環(huán)+9S管理,通過分析儀器故障發(fā)生的原因發(fā)現(xiàn),人為因素為主要因素。9S管理以人員素養(yǎng)的培養(yǎng)為重點,通過注重強化人員層面的管理,實驗人員自覺養(yǎng)成按制度和規(guī)范流程操作的習慣;觀念上由被動管理思維變?yōu)橹鲃訁⑴c管理;提升了個人的素養(yǎng)。人員素養(yǎng)的提升促進了9S管理更有效的實施。王思清等[11]研究認為,從人的層面做好管理可以減少醫(yī)療設備的故障率。還有研究發(fā)現(xiàn),9S管理可以保證儀器設備的正確使用和規(guī)范放置,從而降低故障發(fā)生率,節(jié)約維修成本[12]。

3.5提高了實驗室的滿意度 9S管理不僅提高了管理質(zhì)量,降低了管理成本,還及時消除了各種安全隱患,保證了安全,而且提高了工作效率和滿意度[13-14]。本研究實施新的管理模式,實驗室環(huán)境整潔、有序。管理人員秉著以人為本的服務理念,重視人文關懷。以實驗人員的角度思考問題,優(yōu)化學習室環(huán)境,提升硬件設施,營造溫馨的學習氛圍;實驗室有了家的溫暖,緩解了實驗壓力;在提高服務滿意度的同時也提高了實驗效率,促進了科研質(zhì)量的提升,更有助于推動醫(yī)院科研工作的發(fā)展。

3.6運用PDCA循環(huán)管理整合9S管理模式在科研實驗室管理中存在的不足之處 有多項研究表明,9S管理運用于醫(yī)院管理中能夠較好地改善管理質(zhì)量,但現(xiàn)有管理措施仍缺少對管理環(huán)節(jié)的層層監(jiān)督機制[15-18]。本研究運用PDCA循環(huán)管理實現(xiàn)了對9S管理的質(zhì)量監(jiān)督,管理質(zhì)量持續(xù)改進,但存在不少不足,不足之處:(1)實驗室管理人員少且大部分是科研人員,承擔重要的科研課題,工作量大,需要院領導建立配套的激勵制度。(2)實驗人員越來越多、流動性大,有很多特殊因素選擇在晚上做實驗,不能及時督導,存在漏洞。(3)科研硬件設備,實驗室的軟件條件,科研環(huán)境有待進一步提升。(4)缺少僅實施9S管理方法與PDCA質(zhì)量控制整合9S管理活動的管理效果對比研究,后續(xù)將考慮進一步研究。

綜上所述,將PDCA整合“9S”管理模式應用到醫(yī)院科研實驗室的管理中來,與實驗室管理得到了更好的結合,優(yōu)化了環(huán)境、規(guī)范了人員行為標準,降低了資源的浪費,更有助于提高人員的科研素養(yǎng),改善服務和滿意度,使質(zhì)量管理不斷科學化、規(guī)范化及精細化,因此在本院管理中具有推廣應用價值。