事業(yè)單位檔案管理效率提升的路徑

摘要：事業(yè)單位若要更好地服務(wù)社會(huì)，需積極革新各項(xiàng)工作，提高其效率和質(zhì)量。檔案管理作為其中一項(xiàng)關(guān)鍵工作，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展影響重大。為切實(shí)增強(qiáng)檔案管理效率，事業(yè)單位應(yīng)積極創(chuàng)新檔案管理與服務(wù)模式，以便為工作人員提供更加便捷的檔案服務(wù)。針對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行深入分析，研究事業(yè)單位檔案管理效率提升的路徑，以供有關(guān)讀者參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；效率提升在當(dāng)今數(shù)字化轉(zhuǎn)型的大潮中，事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)顯得尤為重要。這不僅關(guān)乎信息資源的有效管理與利用，也是提升公共服務(wù)效能、促進(jìn)政務(wù)公開透明的關(guān)鍵步驟。簡而言之，檔案信息化就是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)事業(yè)單位產(chǎn)生的各類文書、聲像、電子文件等檔案資料進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)、保護(hù)及開發(fā)利用的過程。實(shí)施檔案信息化，首先需要構(gòu)建一個(gè)安全可靠的檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)應(yīng)具備高度的兼容性和擴(kuò)展性，能夠無縫對(duì)接單位內(nèi)部的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔的一體化管理和即時(shí)歸檔。檔案信息化的推進(jìn)還需注重標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)，遵循國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案信息的長期保存與跨部門、跨系統(tǒng)的互操作性。通過搭建在線服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與交流，既方便了公眾查詢，也促進(jìn)了政府部門之間的協(xié)同合作，提升了事業(yè)單位的社會(huì)服務(wù)能力和現(xiàn)代化管理水平。

在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，加強(qiáng)檔案管理工作非常重要，直接關(guān)系到其發(fā)展。同時(shí)，該工作的開展能引導(dǎo)管理人員加強(qiáng)對(duì)單位運(yùn)行情況的掌握，保證各種決策的合理性，促進(jìn)管理人員朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。現(xiàn)階段想要提高檔案管理的效率，就要在以往的工作基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新優(yōu)化，結(jié)合時(shí)代發(fā)展趨勢，采取針對(duì)性的措施，發(fā)揮出檔案管理工作的價(jià)值。故而，事業(yè)單位應(yīng)積極、深入地研究檔案管理工作，結(jié)合多樣化的管理手段，切實(shí)提升事業(yè)單位檔案管理效率。

1新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題1.1事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作重視不足

由于很多事業(yè)單位沒有加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，導(dǎo)致各種資源整合不到位，保管過程中出現(xiàn)了多種問題。（1）工作人員對(duì)檔案管理重視不夠，出現(xiàn)工作不積極等問題，在檔案管理工作開展過程中出現(xiàn)信息遺漏問題；（2）在檔案管理方面的資金投入不足，使得事業(yè)單位缺乏先進(jìn)的人才，同時(shí)也未加強(qiáng)管理技術(shù)創(chuàng)新，影響了實(shí)際檔案管理工作的效率以及質(zhì)量［1］。

1.2事業(yè)單位的檔案管理手段比較落后

在檔案管理工作中，所采用的管理手段比較落后，信息技術(shù)應(yīng)用不足，影響管理效率［2］。這主要是由以下兩方面原因造成的：（1）員工意識(shí)薄弱，導(dǎo)致管理手段落后，在進(jìn)行較多信息數(shù)據(jù)的處理時(shí)，易出現(xiàn)各種問題，影響到檔案管理質(zhì)量。（2）單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，沒有根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況進(jìn)行技術(shù)以及方法的創(chuàng)新，導(dǎo)致管理效率低下，影響檔案管理工作的正常開展。

1.3事業(yè)單位的檔案管理制度不夠完善

事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，常出現(xiàn)資料管理混亂等問題，影響檔案管理的質(zhì)量。這主要有以下兩方面原因：一方面，很多事業(yè)單位沒有加強(qiáng)對(duì)單位運(yùn)行情況的分析，制定的管理制度不合理，或與實(shí)際運(yùn)行不符合，導(dǎo)致制度落實(shí)時(shí)出現(xiàn)各種問題；另一方面，事業(yè)單位沒有制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，沒有加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員實(shí)際工作的約束，對(duì)員工工作積極性影響較大。

1.4事業(yè)單位的檔案管理人員素養(yǎng)能力低

在檔案管理工作開展過程中，人員素養(yǎng)能力會(huì)影響工作質(zhì)量，導(dǎo)致各種問題發(fā)生。通過對(duì)實(shí)際情況的分析，發(fā)現(xiàn)很多從業(yè)人員沒有掌握利用先進(jìn)技術(shù)開展相關(guān)工作的方法，處理事務(wù)時(shí)效率低且不能保證工作質(zhì)量。同時(shí)，管理人員沒有加強(qiáng)對(duì)人員的管理，導(dǎo)致員工工作態(tài)度消極，不能全身心投入工作，也不能根據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)進(jìn)行工作思路和方法創(chuàng)新，影響實(shí)際工作質(zhì)量。

2事業(yè)單位檔案管理效率的提升路徑

2.1建立健全事業(yè)單位檔案管理制度

（1）事業(yè)單位可立足于現(xiàn)階段檔案管理的實(shí)際狀況，融合先進(jìn)的檔案管理理念和技術(shù)，簡化繁雜的檔案管理手續(xù)和流程，以此規(guī)劃全面、科學(xué)的檔案管理創(chuàng)新。特別是針對(duì)檔案管理部門在人員、崗位配置方面，需要進(jìn)行細(xì)致規(guī)劃。將管理制度建立在新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的需求變化之上，做到與時(shí)俱進(jìn)、持續(xù)創(chuàng)新［3］。（2）事業(yè)單位還要對(duì)檔案管理人員的職能責(zé)任進(jìn)行具體劃分，合理限制和規(guī)范檔案管理人員的權(quán)限，劃定檔案管理創(chuàng)新的范圍，充分發(fā)揮出檔案管理工作部門的獨(dú)立性特點(diǎn)。（3）事業(yè)單位要制定規(guī)范的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于檔案管理人員在進(jìn)行創(chuàng)新過程中的表現(xiàn)予以適當(dāng)合理的獎(jiǎng)勵(lì)或處罰。對(duì)于因一己私利而隨意竊取和倒賣事業(yè)單位檔案信息資料的管理人員，應(yīng)予以嚴(yán)肅處罰，維持好事業(yè)單位檔案管理工作的良好環(huán)境和秩序。

2.2合理應(yīng)用數(shù)字技術(shù)創(chuàng)新管理方法

（1）事業(yè)單位可以引進(jìn)專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)指導(dǎo)人員。針對(duì)現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理理念和管理模式存在的主要問題，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)從科學(xué)角度進(jìn)行研究。還要加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)的實(shí)際操作能力，提升管理人員的綜合信息素養(yǎng)。使其能夠自主借助于電子技術(shù)對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化。（2）事業(yè)單位還要?jiǎng)?chuàng)建符合自身實(shí)際情況的檔案管理數(shù)據(jù)平臺(tái)和系統(tǒng)。將事業(yè)單位其他工作部門的檔案管理數(shù)據(jù)上傳至平臺(tái)中，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)時(shí)溝通的便捷特性，快速定位和提取重要的檔案信息資料，真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資料的智能化管理，從本質(zhì)上切實(shí)提高檔案管理的質(zhì)量。（3）在大數(shù)據(jù)資源庫中含有大量優(yōu)秀的檔案資源。在進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新工作時(shí)，管理人員能夠借助大數(shù)據(jù)資源庫對(duì)破損或遺失的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)充和完善，并進(jìn)行科學(xué)、高效的分類和整理，真正體現(xiàn)出信息技術(shù)推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新工作的現(xiàn)實(shí)意義。

2.3加大資金投入，引進(jìn)先進(jìn)管理手段

對(duì)于事業(yè)單位來說，在新時(shí)期要想加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新優(yōu)化，同時(shí)吸引更多的工作人員參與到檔案管理創(chuàng)新的工作中，就要不斷增加資金投入，以滿足技術(shù)創(chuàng)新以及人才引入方面的資金需求，這樣才能保證檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新。事業(yè)單位不僅要加強(qiáng)檔案管理相關(guān)內(nèi)容的宣傳，而且要持續(xù)增加檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行思考：（1）向有關(guān)部門以及政府等提出申請(qǐng)，請(qǐng)求增加檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)，從而將事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備進(jìn)行完善；（2）通過增加經(jīng)費(fèi)引入新技術(shù)型人才，加大檔案資源的開發(fā)力度，促進(jìn)檔案管理思路以及方法的創(chuàng)新。同時(shí)，事業(yè)單位可以和高校合作，引導(dǎo)高校培養(yǎng)更多社會(huì)型人才，滿足事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展過程中的各種需求。（3）建立完善的管理制度，確保相關(guān)的工作人員都能按照要求開展工作，加強(qiáng)對(duì)工作人員的約束，避免在檔案管理工作開展過程中出現(xiàn)問題，影響事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展。

2.4注重對(duì)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)

事業(yè)單位要塑造高質(zhì)量、先進(jìn)化、智能化的管理隊(duì)伍。（1）事業(yè)單位可以對(duì)管理人員的培訓(xùn)管理規(guī)劃進(jìn)行補(bǔ)充和完善。在管理人員綜合管理能力、智能信息素養(yǎng)、實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)等方面，采取合理的措施切實(shí)提高管理人員的管理能力，強(qiáng)化管理人員的綜合素質(zhì)。根據(jù)多樣化的輪崗體系，依據(jù)檔案管理人員的具體能力情況，將其分配到各個(gè)工作部門。對(duì)具體的檔案管理工作進(jìn)行調(diào)查和分析，加強(qiáng)檔案管理部門與其他工作部門之間的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。檔案管理人員應(yīng)將工作過程詳細(xì)記錄，整合成工作日志。在輪崗任務(wù)結(jié)束后，同其他檔案管理人員對(duì)目前事業(yè)單位在檔案管理創(chuàng)新過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行深入研討，總結(jié)出科學(xué)、合理、可行的創(chuàng)新策略。（2）事業(yè)單位要積極引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，提高在職檔案管理人員的自主學(xué)習(xí)能力。由知識(shí)型、技術(shù)型或復(fù)合型的檔案管理新員工作為引領(lǐng)者，為老員工在檔案管理創(chuàng)新期間提供細(xì)致的指導(dǎo)和幫助，激發(fā)老員工的檔案管理創(chuàng)新潛力，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員的核心凝聚力，營造濃郁創(chuàng)新氛圍的檔案管理工作環(huán)境，使檔案管理人員能夠深刻地意識(shí)到自身存在的不足之處并加以改進(jìn)。（3）事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理人員的培訓(xùn)過程中，要加強(qiáng)相關(guān)的督察工作。對(duì)經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員，事業(yè)單位應(yīng)從各個(gè)方面進(jìn)行全面素養(yǎng)和能力的提升。

2.5創(chuàng)新服務(wù)手段，構(gòu)建電子檔案管理評(píng)價(jià)體系

通過對(duì)檔案管理工作的分析，發(fā)現(xiàn)普遍存在效率較低的問題。因此，現(xiàn)階段需要通過服務(wù)手段的創(chuàng)新，加強(qiáng)對(duì)信息的合理利用。由于很多事業(yè)單位未加強(qiáng)對(duì)該工作的重視，導(dǎo)致信息利用率較低，這又會(huì)影響檔案管理工作的開展，使得在開展過程中遇到很多問題?；诖?，既要加強(qiáng)理念的創(chuàng)新，又要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)手段，以提高信息利用率。事業(yè)單位可以合理利用局域網(wǎng)，完善信息檢索功能，提高服務(wù)的質(zhì)量?？梢酝ㄟ^數(shù)字圖書館的建設(shè)，引導(dǎo)各個(gè)部門人員利用信息，或者通過完善在線功能，提高檔案管理工作水平。

3結(jié)語

事業(yè)單位的檔案管理工作受大數(shù)據(jù)信息技術(shù)和時(shí)代快速發(fā)展的推動(dòng)，需進(jìn)行自主創(chuàng)新和改革，提高檔案管理工作的數(shù)字化和智能化。事業(yè)單位可以針對(duì)本單位在檔案管理制度、管理隊(duì)伍、管理信息技術(shù)等方面入手，通過提高管理人員的綜合信息素養(yǎng)和管理能力，自主引進(jìn)專業(yè)的檔案管理方法，構(gòu)建健全的檔案管理制度等，切實(shí)推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的改革創(chuàng)新。檔案管理人員也要樹立自主學(xué)習(xí)和終身學(xué)習(xí)意識(shí)，在進(jìn)行實(shí)際的檔案管理工作中，根據(jù)自身的管理能力合理融合創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，綜合推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的整體轉(zhuǎn)型和升級(jí)。

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