工程竣工結(jié)算審核的常見問題及對策探析

文／桑景景 山東同圓工程管理咨詢有限公司 山東濟南 250000

引言：

在工程竣工結(jié)算審核過程中，常常會遇到各種問題和挑戰(zhàn)，如變更索賠的合理性、數(shù)據(jù)準確性、文件丟失等。這些問題可能導(dǎo)致結(jié)算結(jié)果的不準確、審核延遲或糾紛的產(chǎn)生。

1.工程竣工結(jié)算審核概述

工程竣工結(jié)算審核是指對工程項目建設(shè)完工后進行的結(jié)算過程進行審核和評估，以確保結(jié)算結(jié)果的準確性和合理性。在工程竣工后，根據(jù)項目合同約定和相關(guān)法規(guī)，需要對工程項目的成本、質(zhì)量、工期等進行綜合評估和結(jié)算，以確定最終項目的支付款項。審核人員需要熟悉項目合同中關(guān)于竣工結(jié)算的條款和規(guī)定，確保審核過程符合合同約束。這包括結(jié)算方法、結(jié)算依據(jù)、計價規(guī)則等方面的要求。對工程項目的各項成本進行核對和計算，包括直接成本、間接成本、人工成本、材料成本等。需要確認成本核算的準確性和合理性，并與合同約定進行比對。對工程項目中的各個工作量進行準確計量，確保計量結(jié)果的準確性和可信度。這包括施工量、材料用量、設(shè)備使用量等方面的計量。針對工程項目中可能存在的變更和索賠問題，審核人員需要審查變更和索賠的原因、依據(jù)和合理性，確保變更成本和索賠費用的合理計算和結(jié)算。對工程項目的質(zhì)量進行評估和驗收，核對工程質(zhì)量符合相關(guān)標準和規(guī)范的要求，并將質(zhì)量問題與結(jié)算結(jié)果進行相應(yīng)的調(diào)整和處理。審核人員需要仔細審查與工程竣工結(jié)算相關(guān)的文件和票據(jù)，包括支付憑證、發(fā)票、人工工資單等，確保這些文件的真實性和完整性。根據(jù)以上審核內(nèi)容的結(jié)果，綜合評估工程竣工結(jié)算的合理性和準確性，并根據(jù)合同規(guī)定和相關(guān)規(guī)章制度進行審批[1]。通過對工程竣工結(jié)算的審核，可以確保工程項目的經(jīng)濟效益和財務(wù)狀況得到合理評估，預(yù)防和糾正不合理和不當?shù)呢攧?wù)行為，保障各方的權(quán)益，促進工程項目的順利交付和成功實施。

2.工程竣工結(jié)算審核的基本流程

需要收集和整理有關(guān)工程項目的結(jié)算資料，包括合同文件、工程量清單、施工進度報告、財務(wù)憑證等。確保結(jié)算資料的完整性和準確性。根據(jù)結(jié)算資料的特點和要求，制定適當?shù)膶徍擞媱?。確定審核的范圍、時間安排以及審核人員的分工。仔細核對合同約定的結(jié)算方法、支付款項計算規(guī)則和相關(guān)的計價規(guī)則。確保審核人員對結(jié)算依據(jù)有充分的了解。根據(jù)工程項目的各項成本和產(chǎn)值，進行成本核算和工程量計量。核算過程應(yīng)遵循權(quán)威的計價規(guī)則和成本核算原則。對工程項目中的變更和索賠情況進行審查，核對其合理性和合規(guī)性。計算并核實變更成本和索賠費用。對工程項目的質(zhì)量進行評估和驗收，核對工程質(zhì)量是否符合相關(guān)標準和規(guī)范要求。若有不合格情況，相應(yīng)議價需要進行調(diào)整。根據(jù)成本核算、工程量計量和其他相關(guān)要素，計算工程項目的最終結(jié)算金額。確保計算準確無誤。根據(jù)審核結(jié)果，編寫詳細的審核報告，包括結(jié)算資料審核的結(jié)果、發(fā)現(xiàn)的問題和建議的處理措施等。將審核報告提交給相關(guān)方進行意見反饋，并最終確認審核結(jié)果。確保所有相關(guān)方對審核結(jié)果達成共識。在審核結(jié)果得到確認后，進行最終結(jié)算和支付款項。在整個流程中，審核人員需要嚴格執(zhí)行每一步的操作，注重準確性和合規(guī)性，以確保審核結(jié)果的正確有效。同時，流程中應(yīng)與各方進行充分的溝通和協(xié)調(diào)，確保相關(guān)方對審核結(jié)果的滿意度和接受度[2]。見圖1、圖2

圖1 建設(shè)工程全過程造價管理程序

圖2 竣工結(jié)算審核流程

3.工程竣工結(jié)算審核的基本要求

3.1 合同約定的遵守

合同約定的遵守是工程竣工結(jié)算審核中的基本要求之一。審查人員應(yīng)全面了解和熟悉合同中關(guān)于竣工結(jié)算的條款和規(guī)定，包括結(jié)算方法、結(jié)算依據(jù)、計價規(guī)則等。確保在審核過程中可以準確遵循合同的要求。建立健全的合同管理制度，明確工程竣工結(jié)算的相關(guān)程序和責任分工。確保所有涉及結(jié)算的人員都清楚合同約定的內(nèi)容，并按照規(guī)定進行操作。及時審查和評估工程項目中可能發(fā)生的變更和索賠情況。核對變更和索賠是否符合合同的規(guī)定和程序，以確保合同約定的合理性和合規(guī)性。加強合同文件的備案與管理，確保合同文件的完整性和易查性。通過風險評估和風險控制措施，預(yù)防和減少合同履行過程中出現(xiàn)的風險和糾紛。項目相關(guān)方保持密切溝通和及時協(xié)商，明確各方對合同約定的理解和期望。通過充分的溝通和協(xié)商，消除不確定性和減少合同爭議的發(fā)生。建立合同執(zhí)行的追蹤和監(jiān)測機制，及時掌握合同履行情況和可能影響結(jié)算的因素。確保結(jié)算審核過程中能夠及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中的問題和風險。

3.2 結(jié)算憑證的真實性和完整性

確保結(jié)算憑證的真實性和完整性是工程竣工結(jié)算審核的關(guān)鍵要求之一。審核人員應(yīng)核對結(jié)算憑證的來源，確保其來自可信的原始憑證，如發(fā)票、支付憑證、工資單等。同時，需驗證憑證的合法性，如確認發(fā)票是否具備合規(guī)的開票資質(zhì)和真實的銷售內(nèi)容等。仔細核實結(jié)算憑證上的信息，包括金額、日期、單位名稱、商品/服務(wù)描述等。與相關(guān)方進行確認，核對憑證中的信息是否屬實，并可能核實憑證上的相關(guān)事實。應(yīng)妥善保管原始結(jié)算憑證，確保其不受損壞或丟失。同時，建議制作結(jié)算憑證的復(fù)制件，并加以妥善保存。以備后續(xù)需要核查和查證的情況。仔細審查結(jié)算憑證的完整性，確保沒有遺漏或缺失關(guān)鍵的憑證項。如有遺漏或缺失，需要與相關(guān)方溝通并尋找補救措施，以確保結(jié)算憑證的完整性[3]。對涉及多個憑證的結(jié)算情況，需注重憑證之間的一致性和連續(xù)性。比對憑證之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，確保金額和計算方式的一致性，以避免錯誤或漏算的問題。審查人員應(yīng)遵循相關(guān)的會計準則和內(nèi)部控制要求，憑證的審核和處理過程需符合規(guī)范。確保憑證的檢查和操作過程符合合規(guī)要求，減少錯誤和舞弊的風險。

3.3 成本核算的準確性和合理性

確保成本核算的準確性和合理性是工程竣工結(jié)算審核的重要任務(wù)。審查人員應(yīng)詳細了解工程項目所采用的計價規(guī)則和成本核算方法，包括直接成本和間接成本的計量方式、分攤依據(jù)、折舊攤銷方法等。確定成本核算所需的具體規(guī)則和方法。審查成本核算的依據(jù)和支持文件，包括材料、工資、機械設(shè)備使用記錄等。核對這些文件的真實性和完整性，并與相關(guān)方進行確認和核實。進行成本核算時，應(yīng)遵循相關(guān)的權(quán)威計量標準和方法，如國家計量規(guī)范、行業(yè)標準等。選擇合適的計量單位、計算方法和科學的核算原則，確保成本核算結(jié)果的準確性和可比性。審查成本記錄和報表，確保數(shù)據(jù)的準確性、完整性和可信度。比對成本記錄和報表之間的一致性，發(fā)現(xiàn)任何異常情況或錯誤，并進行必要的調(diào)查和修正。審查成本控制措施的實施情況，包括成本預(yù)算、成本管控措施和變更管理。核實變更記錄的合規(guī)性和合理性，對任何不符合合同約定或業(yè)務(wù)規(guī)定的變更提出異議。借助現(xiàn)代技術(shù)和信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)成本核算的自動化處理和數(shù)據(jù)分析。利用計算機輔助系統(tǒng)進行準確的成本核算和報表生成，降低人為錯誤的風險。

3.4 變更和索賠處理的合理性和合規(guī)性

在工程竣工結(jié)算審核中，確保變更和索賠處理的合理性和合規(guī)性至關(guān)重要。仔細審查工程合同中關(guān)于變更和索賠的條款，了解變更和索賠的具體要求、程序和條件。確定變更和索賠是否符合合同約定的規(guī)定，并核對相關(guān)依據(jù)的合法性和有效性。對提交的變更和索賠請求進行評估，包括對工程范圍、時間延誤、額外費用等方面的合理性進行分析。參考相關(guān)技術(shù)文件、工程進度、合同約定等，判斷變更和索賠是否合理和必要。建立健全的變更和索賠管理流程，明確相關(guān)方的責任和義務(wù)。嚴格按照流程和程序處理變更和索賠事項，并進行必要的文書記錄和審批。與項目相關(guān)方進行充分的溝通和協(xié)商，確保彼此理解和接受變更和索賠處理的決策。及時回應(yīng)相關(guān)方的疑慮或意見，并尋找解決方案以達成共識。在處理復(fù)雜的變更和索賠事項時，可引入相關(guān)專業(yè)人員提供技術(shù)支持和專業(yè)意見。借助其專業(yè)知識和經(jīng)驗，評估變更和索賠的合理性，并提供決策依據(jù)[4]。

4.提高工程竣工結(jié)算審核工作水平的措施

4.1 加強審查人員的培訓(xùn)和專業(yè)素養(yǎng)

加強審查人員的培訓(xùn)和專業(yè)素養(yǎng)是提高工程竣工結(jié)算審核工作水平的重要措施。為新進入結(jié)算審核工作崗位的人員提供系統(tǒng)的基礎(chǔ)培訓(xùn)，包括相關(guān)法規(guī)法律、結(jié)算規(guī)定、計價規(guī)則、財務(wù)知識等方面的培訓(xùn)。確保他們對結(jié)算審核的基本原理和基本技能有清晰的理解。邀請行業(yè)專家、公司內(nèi)部經(jīng)驗豐富的同行或外部培訓(xùn)機構(gòu)進行專題研討會和講座。內(nèi)容可以涵蓋結(jié)算規(guī)范、計量方法、成本核算原則、風險管理等方面，以提升審查人員的專業(yè)素養(yǎng)和實踐經(jīng)驗。定期向?qū)彶槿藛T提供更新的結(jié)算規(guī)定、法規(guī)變化、行業(yè)標準等信息，并引導(dǎo)他們積極學習和了解。提供學習資源，如相關(guān)書籍、在線課程、培訓(xùn)資料等，讓他們可以不斷完善自己的專業(yè)知識和技能。組織實踐訓(xùn)練，讓審查人員參與實際的結(jié)算審核工作，通過實踐不斷提升自己的能力和經(jīng)驗。同時，鼓勵他們進行經(jīng)驗分享和交流，互相借鑒和學習，提高整個團隊的專業(yè)水平。鼓勵審查人員主動參與相關(guān)行業(yè)協(xié)會和專業(yè)組織，參與相關(guān)的會議、研討會和培訓(xùn)活動。這樣可以與同行交流，了解最新的行業(yè)動態(tài)和發(fā)展趨勢。加強審查人員的培訓(xùn)和專業(yè)素養(yǎng)是提高工程竣工結(jié)算審核工作水平的關(guān)鍵。通過系統(tǒng)的培訓(xùn)、經(jīng)驗分享、實踐鍛煉等措施，不斷提升審查人員的專業(yè)知識和技能，使其能夠準確、高效地進行工程竣工結(jié)算審核工作。

4.2 完善管理機制和流程

完善管理機制和流程是提高工程竣工結(jié)算審核效果的重要措施。制定詳細的工程竣工結(jié)算審核管理流程，并明確各個流程環(huán)節(jié)的責任人和職責。確保每一步都有明確的操作指引，減少流程中的不確定性和錯誤。設(shè)立內(nèi)部審批機制，確保結(jié)算審核過程中的所有決策和結(jié)果都經(jīng)過審查和核準。設(shè)定不同層級的審批權(quán)限和監(jiān)督機制，防止?jié)撛诘臑E用權(quán)力或錯誤操作。借助信息化技術(shù)，建立結(jié)算審核的電子化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)結(jié)算數(shù)據(jù)的自動錄入、統(tǒng)計和分析。提高工作效率和準確性，并便于信息的追溯和歸檔。建立合理的文件管理制度，確保工程竣工結(jié)算審核相關(guān)的文件和憑證得到妥善的保存和歸檔。對各種文件和憑證進行分類和編號，便于查閱和追蹤。定期對工程竣工結(jié)算審核管理機制和流程進行審查和評估。發(fā)現(xiàn)問題和瓶頸，及時調(diào)整和改進相應(yīng)的措施和流程，以提高工作效率和質(zhì)量。建立風險管理機制，針對工程竣工結(jié)算審核過程中可能面臨的風險和問題，制定相應(yīng)的管理和控制措施。事前預(yù)防、事中監(jiān)控和事后追蹤，保障結(jié)算審核的風險可控。

4.3 引入信息化技術(shù)應(yīng)用

引入信息化技術(shù)應(yīng)用可以提升工程竣工結(jié)算審核的效率、準確性和可操作性。建立針對工程竣工結(jié)算審核的電子化管理系統(tǒng)，將結(jié)算相關(guān)的數(shù)據(jù)、文件和憑證集中存儲和管理。通過系統(tǒng)實現(xiàn)自動化的數(shù)據(jù)錄入、計算和報表生成，減少手工操作和人為錯誤。建立一個可以收集并共享結(jié)算審核所需的數(shù)據(jù)的平臺，利用云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時采集、整合和共享。相關(guān)方可以通過該平臺交流數(shù)據(jù)、文件和憑證，提高協(xié)作效率和信息共享度。引入數(shù)據(jù)分析工具，如數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)可視化等，對結(jié)算數(shù)據(jù)進行深入分析，發(fā)現(xiàn)隱藏的規(guī)律和異常情況。通過數(shù)據(jù)分析，可以快速發(fā)現(xiàn)問題、識別風險，并輔助管理決策和優(yōu)化結(jié)算流程。開發(fā)移動應(yīng)用程序，方便工程人員在現(xiàn)場進行實時數(shù)據(jù)采集、上傳和共享。移動應(yīng)用程序可以提供在線填寫結(jié)算申請、拍照上傳憑證等功能，實現(xiàn)更便捷的操作和及時更新。應(yīng)用人工智能技術(shù)，如自然語言處理、圖像識別等，實現(xiàn)自動化的數(shù)據(jù)處理和憑證審核。例如，通過智能識別技術(shù)可以自動識別和提取發(fā)票信息，提高憑證審核的速度和準確性。

4.4 強化內(nèi)部控制和風險管理

強化內(nèi)部控制和風險管理是確保工程竣工結(jié)算審核的有效性和合規(guī)性的重要手段。對工程竣工結(jié)算審核過程中可能面臨的風險進行全面的識別與評估?？紤]工程項目特點和業(yè)務(wù)環(huán)境，確定可能涉及的風險類型，并評估其潛在影響和可能性。根據(jù)風險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的內(nèi)部控制措施，旨在預(yù)防、檢測和糾正可能存在的風險。確保各級審批、數(shù)據(jù)錄入、文件保存等環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的控制措施和程序可依循。建立健全的內(nèi)部監(jiān)督和審計制度，定期對工程竣工結(jié)算審核的內(nèi)部控制措施進行審查和評估。確?？刂拼胧┑挠行院蛨?zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)并及時糾正潛在的問題和漏洞。清晰明確每個職責人員的工作分工和權(quán)限范圍。限定員工的操作權(quán)限，避免單人擁有過大的權(quán)限并實施相應(yīng)的職責交叉審計，確保操作的透明度和合規(guī)性。定期進行內(nèi)部控制和風險管理機制的評估，根據(jù)實際運作情況，及時調(diào)整和改進相應(yīng)的措施。充分借鑒行業(yè)經(jīng)驗和最佳實踐，不斷完善工程竣工結(jié)算審核的內(nèi)部控制和風險管理機制[5]。

4.5 加強與相關(guān)方的合作和溝通

加強與相關(guān)方的合作和溝通是確保工程竣工結(jié)算審核順利進行的重要因素。與項目相關(guān)方建立積極、互信、互利的合作伙伴關(guān)系。主動了解他們的需求和關(guān)切，尋求合作機會和共贏模式，增強合作的默契和協(xié)同效應(yīng)。在工程過程中，及時與相關(guān)方溝通，共同審視存在的問題和挑戰(zhàn)。通過定期會議、電話交流、現(xiàn)場訪談等方式，溝通并解決潛在的矛盾和分歧，提高協(xié)作的效率和質(zhì)量。在合作中共享相關(guān)信息和數(shù)據(jù)，包括工程進度、預(yù)算和成本數(shù)據(jù)等。確保各方對工程整體情況有準確的了解，為結(jié)算審核提供必要的數(shù)據(jù)支持和背景知識。在與相關(guān)方的溝通和合作中，始終保持透明度和公正性。以開放的態(tài)度交流信息和意見，尊重各方的權(quán)益和訴求，共同維護結(jié)算審核的公正性和合規(guī)性。

結(jié)語：

工程竣工結(jié)算審核是一個復(fù)雜且重要的過程，常常伴隨著各種問題和挑戰(zhàn)。在探索解決這些問題的對策時，我們必須注重合理性評估、數(shù)據(jù)準確性、文件管理、審批流程優(yōu)化以及合作溝通等方面。通過建立明確的管理機制和流程，引入信息化技術(shù)應(yīng)用，強化內(nèi)部控制和風險管理，加強與相關(guān)方的合作和溝通，我們可以提高工程竣工結(jié)算審核的效率和準確性，確保項目的順利進行和結(jié)果的公正合規(guī)。同時，定期審查和改進措施也是不可忽視的，以適應(yīng)不斷變化的工程環(huán)境和需求。只有綜合考慮各種因素，并持續(xù)優(yōu)化和改進，我們才能更好地應(yīng)對工程竣工結(jié)算審核中的問題，并實現(xiàn)更高質(zhì)量的結(jié)算審核工作。