關(guān)于提高事業(yè)單位文書檔案管理效率的路徑分析

馮竹梅

（四川省巴中市恩陽區(qū)醫(yī)療保障服務(wù)中心，四川 巴中 636063）

0 引言

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，事業(yè)單位在國家治理和社會服務(wù)中發(fā)揮著越來越重要的作用。文書檔案作為事業(yè)單位的重要信息資源，其管理水平直接關(guān)系到事業(yè)單位的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理，提高管理效率，對于推動事業(yè)單位改革發(fā)展具有重要意義。

1 事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀

1.1 文書檔案管理制度逐漸完善

近年來，我國對事業(yè)單位文書檔案管理工作的重視程度不斷提高。為了規(guī)范事業(yè)單位文書檔案的收集、整理、保存和利用，確保文書檔案的安全、完整和有效利用，我國出臺了一系列政策法規(guī)。這些政策法規(guī)包括《中華人民共和國檔案法》《歸檔文件整理規(guī)則》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等。這些法規(guī)、部門規(guī)章為事業(yè)單位文書檔案管理提供了有力的制度保障，促進(jìn)了文書檔案管理工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。通過這些努力，我們能夠更好地保護(hù)和管理事業(yè)單位的文書檔案，為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供有力支持[1]。

1.2 文書檔案管理人員素質(zhì)逐步提高

隨著事業(yè)單位對文書檔案管理工作的重視，越來越多的專業(yè)人才加入文書檔案管理的行列，使得文書檔案管理人員的整體素質(zhì)得到了較大的提升。這些專業(yè)人才不僅具備扎實(shí)的文書檔案管理理論知識，還具備豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和良好的職業(yè)道德。此外，國家和地方政府還通過舉辦培訓(xùn)班、研討會等形式，不斷提高文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。

1.3 文書檔案管理手段不斷更新

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位文書檔案管理手段也在不斷地更新?lián)Q代，如電子檔案管理系統(tǒng)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化等，大大提高了文書檔案管理的效率和質(zhì)量。電子檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)文書檔案的在線收集、整理、存儲和檢索，方便事業(yè)單位內(nèi)部各部門之間的信息共享和協(xié)同工作[2]。紙質(zhì)檔案數(shù)字化則可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，便于長期保存和遠(yuǎn)程訪問，同時節(jié)省了大量的空間和人力成本。

1.4 文書檔案管理流程不斷優(yōu)化

為了提高文書檔案管理的效率，事業(yè)單位在遵循國家政策法規(guī)的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身實(shí)際情況，不斷優(yōu)化文書檔案管理流程。例如，通過設(shè)立專門的文書檔案管理部門，明確各部門的職責(zé)和權(quán)限，實(shí)現(xiàn)文書檔案的集中管理和專業(yè)化服務(wù)；通過制定詳細(xì)的文書檔案管理制度和操作規(guī)程，規(guī)范文書檔案的收集、整理、保存和利用等各個環(huán)節(jié)；通過開展定期的文書檔案檢查和評估，確保文書檔案管理工作的有效實(shí)施。

1.5 文書檔案利用效果顯著

隨著文書檔案管理制度、人員素質(zhì)、管理手段和流程的不斷完善和優(yōu)化，事業(yè)單位文書檔案的利用效果日益顯著。這不僅為事業(yè)單位的決策、科研、教學(xué)等各項(xiàng)工作提供了有力的信息支持，也為社會公眾提供了豐富的歷史資料和文化資源。通過充分利用文書檔案，可以更好地了解歷史，傳承文化，促進(jìn)社會文化事業(yè)的繁榮發(fā)展。同時，這也有助于提高公眾對事業(yè)單位工作的認(rèn)同感和滿意度，增強(qiáng)社會凝聚力。因此，文書檔案在促進(jìn)事業(yè)單位和社會文化事業(yè)發(fā)展方面發(fā)揮著重要作用。

2 事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題

2.1 文書檔案管理制度執(zhí)行不力

盡管國家已經(jīng)出臺了一系列關(guān)于文書檔案管理的政策法規(guī)，但在實(shí)際操作中，部分事業(yè)單位對這些制度的執(zhí)行力度仍然不夠。這主要表現(xiàn)在以下方面：①對政策法規(guī)的理解和把握不到位，導(dǎo)致制度在實(shí)際工作中無法得到有效執(zhí)行。②部分事業(yè)單位對文書檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致制度執(zhí)行過程中出現(xiàn)敷衍塞責(zé)、推諉扯皮等現(xiàn)象。③部分事業(yè)單位在制度執(zhí)行過程中缺乏有效的監(jiān)督和考核機(jī)制，導(dǎo)致制度執(zhí)行效果不佳[3]。這些問題需要我們認(rèn)真思考并采取有效措施加以解決。

2.2 文書檔案管理人員隊伍建設(shè)滯后

雖然近年來事業(yè)單位文書檔案管理人員的整體素質(zhì)有所提高，但與實(shí)際工作需求相比，仍存在一定的差距。這主要表現(xiàn)在以下3 個方面：①部分事業(yè)單位文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，難以勝任復(fù)雜的文書檔案管理工作。②部分事業(yè)單位在人員配備上存在不足，如人員數(shù)量不足、結(jié)構(gòu)不合理等問題，導(dǎo)致文書檔案管理工作難以開展。③部分事業(yè)單位在人員培訓(xùn)和激勵機(jī)制方面存在問題，影響了文書檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)新能力。

2.3 文書檔案管理手段更新不及時

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案、云存儲等新型檔案管理手段逐漸應(yīng)用于事業(yè)單位文書檔案管理工作。然而，部分事業(yè)單位在技術(shù)更新方面投入不足，導(dǎo)致文書檔案管理手段滯后。這主要表現(xiàn)在以下方面：①部分事業(yè)單位在信息化建設(shè)方面投入不足，導(dǎo)致文書檔案管理系統(tǒng)功能不完善、運(yùn)行不穩(wěn)定。②部分事業(yè)單位在技術(shù)更新方面缺乏前瞻性和主動性，導(dǎo)致文書檔案管理手段與實(shí)際工作需求脫節(jié)。③部分事業(yè)單位在技術(shù)應(yīng)用方面存在保守思想，難以適應(yīng)新技術(shù)帶來的變革。

2.4 文書檔案管理風(fēng)險防范意識不強(qiáng)

部分事業(yè)單位在文書檔案管理工作中，對風(fēng)險防范意識不夠重視，容易導(dǎo)致檔案丟失、損毀等問題的發(fā)生。這主要表現(xiàn)在以下3 個方面：①部分事業(yè)單位在文書檔案管理過程中，對風(fēng)險防范措施的制定和實(shí)施不夠到位。②部分事業(yè)單位在應(yīng)對突發(fā)事件時，缺乏有效的應(yīng)急預(yù)案和應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制。③部分事業(yè)單位在文書檔案管理工作中，對外部環(huán)境變化的關(guān)注不夠，容易忽視潛在的風(fēng)險因素[4]。為了提高文書檔案管理工作的質(zhì)量，有必要加強(qiáng)風(fēng)險防范意識的培養(yǎng)，提高事業(yè)單位文書檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平。

3 提高文書檔案管理效率的策略

3.1 完善文書檔案管理制度

3.1.1 制定完善的文書檔案管理制度

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定一套完善的文書檔案管理制度。這套制度應(yīng)當(dāng)明確文書檔案管理的基本原則、基本任務(wù)、基本要求等，為提高文書檔案管理效率提供制度保障。在制定文書檔案管理制度時，應(yīng)當(dāng)充分考慮本單位的特點(diǎn)和需求，確保制度的實(shí)用性和可操作性。同時，還應(yīng)當(dāng)注重與國家相關(guān)法律法規(guī)的銜接，確保制度的合法性。此外，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對文書檔案管理制度的宣傳和培訓(xùn)工作，使全體員工都能夠了解和掌握這一制度，并在實(shí)際工作中加以貫徹執(zhí)行。只有這樣，才能夠真正發(fā)揮文書檔案管理制度的作用，為提高文書檔案管理效率提供有力支持。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)高度重視文書檔案管理工作，通過制定完善的管理制度，不斷提高文書檔案管理的效率和水平。

3.1.2 加強(qiáng)文書檔案管理制度的宣傳和培訓(xùn)

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對文書檔案管理制度的宣傳和培訓(xùn)，使全體工作人員充分了解和掌握文書檔案管理制度的內(nèi)容和要求。這意味著，事業(yè)單位需要通過各種途徑，如舉辦培訓(xùn)班、發(fā)放宣傳資料等，來提高員工對文書檔案管理制度的認(rèn)識和理解。此外，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)建立健全文書檔案管理的規(guī)章制度，明確各部門和個人在文書檔案管理中的職責(zé)和義務(wù)。同時，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對文書檔案管理工作的監(jiān)督和檢查，確保各項(xiàng)規(guī)定得到有效執(zhí)行。通過這些措施，事業(yè)單位可以提高文書檔案管理工作的規(guī)范性和有效性。這不僅有助于保護(hù)單位的信息安全，還能夠?yàn)闆Q策提供準(zhǔn)確、及時、完整的信息支持。因此，加強(qiáng)文書檔案管理制度的宣傳和培訓(xùn)是事業(yè)單位不可或缺的一項(xiàng)工作。

3.2 推進(jìn)文書檔案管理手段現(xiàn)代化

3.2.1 引入現(xiàn)代先進(jìn)的文書檔案管理手段

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極引入現(xiàn)代化的文書檔案管理手段，如計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等，以提高文書檔案管理的自動化、智能化水平。這些技術(shù)的應(yīng)用可以大大提高文書檔案管理的效率，減少人工操作的煩瑣和出錯率。例如，通過使用電子文檔管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對文書檔案的快速檢索、分類和存儲，方便用戶隨時查閱所需信息。此外，還可以利用人工智能技術(shù)對文書檔案進(jìn)行智能分析，提取關(guān)鍵信息，為決策提供有力支持。同時，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)和指導(dǎo)，使他們熟練掌握現(xiàn)代化文書檔案管理工具的使用方法。通過不斷提高員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平，可以更好地發(fā)揮現(xiàn)代化文書檔案管理手段的優(yōu)勢，為事業(yè)單位的發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)[5]?？傊?，積極引入現(xiàn)代化的文書檔案管理手段，是提高事業(yè)單位工作效率和服務(wù)質(zhì)量的重要途徑。

3.2.2 建立電子化文書檔案管理系統(tǒng)

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立電子化文書檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，提高文書檔案信息的查詢、傳遞、利用效率。事業(yè)單位需要采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，并通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理和共享。這樣，不僅可以大大提高文書檔案的管理效率，減少人力物力的浪費(fèi)，還可以方便用戶隨時隨地查詢和使用相關(guān)文件信息。此外，電子化文書檔案管理系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)對文書檔案的實(shí)時監(jiān)控和安全保護(hù)，有效防止信息泄露和丟失?？傊㈦娮踊臅鴻n案管理系統(tǒng)是事業(yè)單位提高工作效率、優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量的重要舉措，值得各事業(yè)單位認(rèn)真考慮和積極推進(jìn)。

3.3 提高文書檔案管理信息化水平

3.3.1 加強(qiáng)文書檔案信息化建設(shè)

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)文書檔案管理信息化建設(shè)，提高文書檔案管理信息化水平，為提高文書檔案管理效率提供技術(shù)支持。事業(yè)單位需要投入更多的資源來建設(shè)和完善文書檔案管理系統(tǒng)，以便更好地管理和利用文書檔案。例如，可以通過建立電子檔案系統(tǒng)、使用數(shù)字化技術(shù)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描和存儲等方式來實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。此外，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)，提高他們對文書檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識和技能。只有這樣，才能確保文書檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，并取得預(yù)期的效果。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視文書檔案管理信息化建設(shè)，將其作為提高文書檔案管理效率的重要手段。通過不斷完善文書檔案管理系統(tǒng)和提高員工的技能水平，事業(yè)單位能夠更好地管理和利用文書檔案，為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

3.3.2 建立完善的文書檔案信息共享機(jī)制

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立完善的文書檔案信息共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)與其他單位、部門之間的信息互通、資源共享，提高文書檔案信息的利用效率。事業(yè)單位需要通過建立健全的制度和流程，確保其文書檔案信息能夠被有效地管理和利用。例如，事業(yè)單位可以采用數(shù)字化技術(shù)來存儲和管理其文書檔案信息，以便更好地保護(hù)這些信息并提高其可用性。此外，事業(yè)單位還可以與其他單位和部門建立合作關(guān)系，共享彼此的文書檔案信息，以便更好地滿足各方的需求。建立完善的文書檔案信息共享機(jī)制對于事業(yè)單位來說至關(guān)重要。這不僅有助于提高文書檔案信息的利用效率，還能夠促進(jìn)各單位之間的合作與交流，為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)高度重視這一問題，并采取有效措施加以解決。

3.4 提高文書檔案管理人員素質(zhì)

3.4.1 加強(qiáng)文書檔案管理人員的培訓(xùn)

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對文書檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，為提高文書檔案管理效率提供人才保障。這意味著，事業(yè)單位需要定期組織培訓(xùn)課程，幫助文書檔案管理人員掌握最新的管理理念和技術(shù)，提高他們的工作效率。此外，事業(yè)單位還應(yīng)該為文書檔案管理人員提供良好的工作環(huán)境和發(fā)展機(jī)會，激勵他們不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平[6]。通過加強(qiáng)培訓(xùn)和提高專業(yè)素質(zhì)，文書檔案管理人員能夠更好地完成工作任務(wù)，為事業(yè)單位的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。同時，這也有助于提高整個單位的管理水平，促進(jìn)單位內(nèi)部各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行?？傊?，加強(qiáng)對文書檔案管理人員的培訓(xùn)是一項(xiàng)重要的工作，事業(yè)單位務(wù)必高度重視。只有這樣，才能為提高文書檔案管理效率提供人才保障，推動事業(yè)單位不斷發(fā)展壯大。

3.4.2 建立激勵機(jī)制

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立激勵機(jī)制，將檔案工作納入單位考核體系，對在文書檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予獎勵，激發(fā)其工作積極性和創(chuàng)造性，提高文書檔案管理效率。這種激勵機(jī)制可以通過多種方式實(shí)現(xiàn)，例如設(shè)立優(yōu)秀員工獎、提供晉升機(jī)會、提供培訓(xùn)和發(fā)展機(jī)會等。此外，事業(yè)單位還可以通過改進(jìn)工作流程和技術(shù)手段來提高文書檔案管理效率。例如，可以采用電子化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化存儲和管理，減少紙質(zhì)文件的使用，提高工作效率。同時，可以定期對文書檔案進(jìn)行清理和整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視文書檔案管理工作，通過建立有效的激勵機(jī)制和采取先進(jìn)的管理手段，不斷提高文書檔案管理效率，為事業(yè)單位的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。這樣不僅能夠提高員工的工作效率和滿意度，還能夠?yàn)樯鐣峁└觾?yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

4 結(jié)語

總之，事業(yè)單位文書檔案管理工作在不斷發(fā)展和完善中，仍存在一些問題和不足。為了提高文書檔案管理效率，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從制度建設(shè)、人員培訓(xùn)、技術(shù)應(yīng)用等方面入手，不斷提高管理水平，為事業(yè)單位的發(fā)展和社會的進(jìn)步做出更大的貢獻(xiàn)。