CJJ/T 158《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》解讀與應(yīng)用

摘 要：本文主要介紹了《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》的背景與意義，對(duì)城建檔案的歸檔、城建檔案的保管、城建檔案的信息化與公開進(jìn)行了分析和解讀，最后對(duì)杭州亞運(yùn)會(huì)建設(shè)項(xiàng)目消防監(jiān)督審核檔案管理案例進(jìn)行了應(yīng)用分析。在檔案管理制度化下，本文為城建檔案業(yè)務(wù)管理人員能夠更加清晰地理解和把握該規(guī)范以及工作方向提供一定參考。

關(guān)鍵詞：城建檔案，檔案管理，信息化

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.15.026

Interpretation and Application of CJJ/T 158， Code for management of urban construction archives

Huang Li-ying

（Hangzhou Urban Construction Archives）

Abstract： This paper mainly analyzes the background and signifi cance of Code for management of urban construction archives， including the archiving and the storage of urban construction archives， and the informatization and disclosure of urban construction archives for analysis and interpretation， and analyzes fi re supervision and review archives management cases of construction projects for the Hangzhou Asian Games. Under the institutionalization of archives management， this paper aims to provide some reference for better understanding， comprehension and work direction of urban construction archives management personnel.

Keywords： urban construction archives， fi le management， informatization

1 背景與意義

隨著城市建設(shè)迅速發(fā)展，城建檔案的數(shù)量與種類日益增多，導(dǎo)致城建檔案中的信息存儲(chǔ)數(shù)據(jù)雜亂無(wú)章，極大程度上對(duì)城建檔案的開發(fā)利用產(chǎn)生了阻礙?！冻墙n案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》以提高城建檔案工作的業(yè)務(wù)管理水平，提高城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理水平為目標(biāo)，在基本規(guī)定中將城建檔案管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)工作應(yīng)包含的內(nèi)容作出了說(shuō)明，明確了城建檔案館和城建檔案形成和保管單位的業(yè)務(wù)工作與管理行為，為建立全面統(tǒng)一的城建檔案業(yè)務(wù)管理指明了方向。檔案管理的發(fā)展只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。然而，新的形勢(shì)對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，提高單位檔案管理質(zhì)量，就必須建立健全檔案管理規(guī)章制度[1]，因此對(duì)《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》進(jìn)行解讀具有重要意義，在此基礎(chǔ)上適應(yīng)社會(huì)需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，全力做好單位檔案管理工作，才能更好地發(fā)揮檔案的作用，促進(jìn)城建檔案事業(yè)的發(fā)展，從而為社會(huì)的全面進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)又好又快的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。

2 標(biāo)準(zhǔn)解讀

2.1 歸檔

城建檔案歸檔分為收集、整理、編目、統(tǒng)計(jì)、鑒定的工作環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)職責(zé)明晰、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。收集工作應(yīng)該有明確的分工要求，分工明確才能確保職責(zé)落實(shí)到位?！冻墙n案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》中對(duì)城建檔案的形成、積累和歸納都作出明確的分工要求。城建檔案整理工作分為：分類、立卷和案卷排列。分類可以采用年度分類法、專業(yè)分類法、工程（項(xiàng)目）分類法、程序分類法、問(wèn)題分類法、載體分類法和權(quán)屬分類法。立卷應(yīng)按照“根據(jù)立卷原則，確定歸入案卷的文件材料—排列卷內(nèi)文件材料—案卷編目”的順序進(jìn)行立卷?！冻墙n案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》中對(duì)城建檔案的編目工作進(jìn)行詳細(xì)劃分規(guī)定，編目工作包括城建檔案著錄、標(biāo)引、目錄組織等內(nèi)容，其中著錄項(xiàng)目的劃分與細(xì)則、著錄級(jí)別與著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次等應(yīng)按照現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》GB/T 50323的要求實(shí)施。統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)按照統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)資料整理、統(tǒng)計(jì)分析、匯總上報(bào)四個(gè)步驟進(jìn)行。統(tǒng)計(jì)工作的基本任務(wù)應(yīng)為：對(duì)城建檔案和城建檔案工作的開展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、整理、分析，提供統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和分析資料。統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)包括：統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)整理、統(tǒng)計(jì)分析和統(tǒng)計(jì)年報(bào)。城建檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)建立健全工作制度，指派專人從事城建檔案的統(tǒng)計(jì)工作。城建檔案保存單位應(yīng)定期開展鑒定工作，優(yōu)化館藏檔案質(zhì)量和館藏結(jié)構(gòu)。鑒定工作應(yīng)從國(guó)家和社會(huì)的整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)判定檔案的價(jià)值?！冻墙n案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》中對(duì)檔案鑒定表也進(jìn)行了規(guī)范，明確了檔案室、城建檔案管理機(jī)構(gòu)等相關(guān)部門的鑒定工作。

2.2 保管

城建檔案的保管工作是檔案工作一大重點(diǎn)?！冻墙n案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》中對(duì)檔案室?guī)旆?、工程建設(shè)中文件材料管理、城建檔案管理機(jī)構(gòu)用房、設(shè)備、裝具、日常設(shè)備等都進(jìn)行了管理要求規(guī)范。并且明確了不同載體檔案的庫(kù)房溫濕度。

2.3 信息化

城建檔案的信息化建設(shè)對(duì)建立城建檔案信息資源體系和社會(huì)服務(wù)體系具有非常大的推動(dòng)作用?！冻墙n案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》中對(duì)城建檔案的信息化建設(shè)工作的目標(biāo)與要求進(jìn)行了規(guī)定，明確了城建檔案管理系統(tǒng)軟件應(yīng)具備的基本功能、信息系統(tǒng)安全性要求，以及對(duì)城建檔案數(shù)字化進(jìn)行了技術(shù)方面的詳細(xì)要求。檔案管理同信息化技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，大大提高檔案管理的工作效率，減少了人工操作，發(fā)揮了計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)[2]。在電子化歸檔之上進(jìn)一步進(jìn)行信息化建設(shè)，以數(shù)字化城建檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)為方向，以城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)為基礎(chǔ)，以數(shù)字信息資源建設(shè)為核心，以城建檔案信息資源的集成、可視化利用為目的，逐步建立起物理分散、邏輯集中、數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量?jī)?yōu)化、富有特色的檔案信息資源體系和社會(huì)服務(wù)體系。這些對(duì)建立城建檔案信息資源體系和社會(huì)服務(wù)體系具有非常大的推動(dòng)作用，不僅縮短了檔案從接收到提供利用的流程，而且使檔案管理流程擴(kuò)展到電子文件生成、移交、存儲(chǔ)及利用等各個(gè)階段，從而實(shí)現(xiàn)了資源共享，提高了利用效率[3]。

2.4 信息公開與服務(wù)

城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)國(guó)家關(guān)于檔案保密、信息公開的有關(guān)規(guī)定和公共安全的有關(guān)要求，合理劃定城建檔案的開放和控制利用范圍。城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)充分利用自身?yè)碛械臋n案信息數(shù)字化處理設(shè)備、先進(jìn)的聲像設(shè)備和人才資源，為用戶提供檔案信息咨詢、檔案整編、電子檔案制作和聲像檔案制作等技術(shù)服務(wù)。后續(xù)城建工程可通過(guò)查詢類似城建工程檔案總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，降低設(shè)計(jì)成本、提高施工效率、避免施工浪費(fèi)、降低施工事故發(fā)生概率。

3 應(yīng)用案例分析

以杭州亞運(yùn)會(huì)建設(shè)項(xiàng)目消防監(jiān)督審核檔案管理為案例，在杭州市舉辦亞運(yùn)會(huì)（亞殘運(yùn)會(huì)）中場(chǎng)館建設(shè)項(xiàng)目55項(xiàng)，亞運(yùn)村項(xiàng)目5個(gè)，2個(gè)亞殘獨(dú)立場(chǎng)館，共93個(gè)項(xiàng)目，10條地鐵線、機(jī)場(chǎng)、杭富線、杭臨線等，站點(diǎn)約200個(gè)，基本每個(gè)站點(diǎn)就是一個(gè)單位工程，外加市政項(xiàng)目，項(xiàng)目如此之多，建設(shè)過(guò)程中形成文件材料數(shù)量之大，且建設(shè)項(xiàng)目文件材料圖紙占比更多，檔案管理實(shí)為難題。為便于做好交接、歸檔，檔案館與消防業(yè)務(wù)部門達(dá)成一致，按照《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行業(yè)務(wù)管理，在項(xiàng)目結(jié)束后60日內(nèi)歸檔，將項(xiàng)目清單交檔案部門登記備案。檔案部門合理安排工作計(jì)劃，進(jìn)行收集與移交、整理、編目、統(tǒng)計(jì)工作，并進(jìn)行電子化歸檔和信息化建設(shè)，提高了檔案接收工作的前瞻性、主動(dòng)性、有序性。消防設(shè)計(jì)審查、消防驗(yàn)收、備案等許可進(jìn)行中同步開展文件材料的形成積累，確保了相關(guān)檔案的齊全完整，保證文件材料應(yīng)歸盡歸，消防審驗(yàn)各環(huán)節(jié)節(jié)點(diǎn)控制，強(qiáng)化了文件材料管理。

同時(shí)，市和各區(qū)、縣（市）住建局消防審驗(yàn)部門根據(jù)權(quán)限做好所屬項(xiàng)目消防審驗(yàn)文件材料的收集、整理、移交等工作；各層級(jí)檔案管理部門根據(jù)權(quán)限做好所屬項(xiàng)目消防審驗(yàn)文件材料的接收、保管、利用等工作；檔案部門負(fù)責(zé)建設(shè)工程消防審驗(yàn)檔案管理工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，同步開展了檔案業(yè)務(wù)線上線下培訓(xùn)，使相關(guān)人員的業(yè)務(wù)更熟練，大大減少了檔案管理的難度以及復(fù)雜程度。

檔案工作處于后道關(guān)口，將消防審驗(yàn)檔案工作作為一項(xiàng)日常性、基礎(chǔ)性工作納入消防審驗(yàn)管理整體工作中推進(jìn)。消防審驗(yàn)文件材料的歸檔齊全，符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)作為審驗(yàn)工作的一部分和最終點(diǎn)，形成閉環(huán)。保證文件材料的形成隨審驗(yàn)工作的進(jìn)度同步形成積累，避免事后補(bǔ)編。

4 結(jié) 語(yǔ)

《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》的出臺(tái)規(guī)范了城建檔案工作的管理要求，為城建檔案的管理工作提供了科學(xué)依據(jù)，理順了檔案工作機(jī)制，規(guī)范了檔案開放利用，真實(shí)地記錄城市建設(shè)工程中所留下的軌跡，提供重現(xiàn)事實(shí)的各種細(xì)節(jié)信息，提供必要的憑證、信息、經(jīng)驗(yàn)等支撐，對(duì)城建檔案相關(guān)部門及工作人員的日常工作具有重要的指導(dǎo)意義，有利于進(jìn)一步做好檔案工作，推動(dòng)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

黃麗鶯，副研究館員，主要從事檔案管理工作。

（責(zé)任編輯：張佩玉）