檔案數(shù)字化背景下加強(qiáng)檔案管理工作的研究

張憲

一、引言

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)今社會，數(shù)字化已經(jīng)滲透至各行各業(yè)。檔案管理同樣在數(shù)字化浪潮中面臨著前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會信息管理的需求，數(shù)字化檔案管理作為其重要發(fā)展方向，具有極大的潛力和前景。因此，如何在數(shù)字化背景下加強(qiáng)檔案管理工作成為一個(gè)亟待研究和解決的重要課題。

二、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

檔案數(shù)字化是一種新型檔案信息形態(tài)，其優(yōu)勢不僅體現(xiàn)在檔案管理的高效性上，更在于它為原生信息資源的保護(hù)與利用開啟了新的篇章。

（一）有利于豐富檔案的利用形式

相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案以電子文件的形式存在，為檔案內(nèi)容的利用提供了多樣性和靈活性。其中，最顯著的是數(shù)字化檔案可以包含多媒體內(nèi)容，如文本、圖像、音頻和視頻等，不僅豐富了檔案的呈現(xiàn)方式，也使信息更加生動、直觀。未來數(shù)字檔案館可以使用戶獲得更豐富的體驗(yàn)，交互式元素、在線共享和社交互動等功能可以為檔案信息的利用提供更多可能性。

（二）有利于辦公效率的提升

首先，數(shù)字化檔案通過電子檢索和索引系統(tǒng)，極大地簡化了信息檢索流程，使用戶能夠快速、準(zhǔn)確地找到所需信息，相較于傳統(tǒng)的手動檢索，辦公效率大幅提高。其次，實(shí)時(shí)更新和在線共享功能省略了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案復(fù)制和傳遞的煩瑣步驟，用戶可以即時(shí)獲取所需信息，促進(jìn)了協(xié)作和信息交流，提升了團(tuán)隊(duì)協(xié)同工作的效率。

（三）有利于檔案的長久保存

將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案后，可以提高檔案使用的安全性。尤其對年代久遠(yuǎn)的檔案材料，對其進(jìn)行數(shù)字化處理無疑是一種更好的保護(hù)。同時(shí)，通過對檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理后，還能有效防止部分檔案被篡改的行為。

（四）有利于降低檔案管理成本

數(shù)字化檔案不占用實(shí)體空間，在降低紙質(zhì)檔案存儲和維護(hù)成本的同時(shí)，也有助于資源和空間的節(jié)約。多媒體呈現(xiàn)方式的支持使信息內(nèi)容更加豐富和直觀，提高了信息的利用和傳輸效率。數(shù)字化檔案管理還通過安全措施和合規(guī)性保障，確保信息的安全和合法性。

檔案數(shù)字化在信息化建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。通過數(shù)字化轉(zhuǎn)化，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和其他非數(shù)字形式的信息內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子格式，為信息化建設(shè)提供了基礎(chǔ)。數(shù)字化檔案的便捷檢索使信息查找變得高效和準(zhǔn)確，通過關(guān)鍵詞和索引系統(tǒng)，用戶能夠迅速訪問所需信息，從而提高了信息化建設(shè)的效率。

三、數(shù)字化背景下檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案數(shù)字化管理面臨的資源問題

1. 人員素質(zhì)與能力不足

在數(shù)字化背景下，檔案管理工作面臨的一個(gè)顯著問題是人員素質(zhì)與能力的不足。首先，數(shù)字化檔案管理要求檔案管理人員具備一定的信息技術(shù)常識。然而，許多檔案管理人員在信息技術(shù)方面的專業(yè)性不足，缺乏對數(shù)字化工具和系統(tǒng)的熟練掌握，對數(shù)字化檔案的存儲、檢索、備份和安全保護(hù)等基本概念缺乏了解，難以充分發(fā)揮數(shù)字化工具的潛力。其次，數(shù)字化檔案管理也需要檔案管理人員具備數(shù)據(jù)分析的技能。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，數(shù)字化檔案中蘊(yùn)含著豐富的信息資源，需要進(jìn)行有效的管理和分析。然而，許多檔案管理人員不具備數(shù)據(jù)管理和分析的能力，導(dǎo)致信息資源的潛在價(jià)值無法得到充分挖掘。

2. 技術(shù)設(shè)備投入不足

在數(shù)字化檔案管理領(lǐng)域，技術(shù)設(shè)備投入不足是一項(xiàng)嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，直接影響著檔案管理部門檔案的數(shù)字化管理工作。目前一些檔案管理部門的數(shù)字化設(shè)備陳舊，無法滿足現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理的需求。同時(shí)，數(shù)字化設(shè)備的維護(hù)和更新成本相對較高，檔案管理部門難以跟上技術(shù)的迅速發(fā)展，從而限制了數(shù)字化檔案管理的效率。

（二）檔案數(shù)字化過程中的風(fēng)險(xiǎn)與安全問題

1. 數(shù)據(jù)丟失與泄漏風(fēng)險(xiǎn)

數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)是數(shù)字化檔案管理中突出的問題之一。這種風(fēng)險(xiǎn)可能因多種原因而產(chǎn)生，包括技術(shù)故障、人為失誤以及網(wǎng)絡(luò)惡意攻擊等，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不可恢復(fù)。此外，惡意攻擊可能破壞數(shù)字化檔案，甚至導(dǎo)致數(shù)據(jù)的永久丟失。不當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)存儲和傳輸方式可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露，而數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)可能對個(gè)人隱私和機(jī)構(gòu)安全帶來嚴(yán)重威脅。例如，如果數(shù)字化檔案存儲在未經(jīng)加密的設(shè)備上，這些設(shè)備的損壞或被盜可能導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的丟失或泄露。此外，數(shù)據(jù)在傳輸過程中也可能被攔截或竊取，尤其是在未加密的網(wǎng)絡(luò)上，這會進(jìn)一步增加數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

2. 數(shù)據(jù)完整性與真實(shí)性問題

數(shù)據(jù)完整性關(guān)注數(shù)據(jù)是否保持原始的完整狀態(tài)，未經(jīng)篡改或丟失。在數(shù)字化過程中，數(shù)據(jù)完整性常常受到多種威脅：（1）技術(shù)故障。存儲設(shè)備故障、數(shù)據(jù)傳輸錯(cuò)誤或硬件問題可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的片段性或完全性丟失，造成數(shù)字檔案的信息不再完整，喪失了其可用性和可信度。（2）人為錯(cuò)誤。人為操作錯(cuò)誤、疏忽或不當(dāng)處理數(shù)據(jù)的行為可能損害數(shù)據(jù)的完整性。誤刪、錯(cuò)誤編輯或未經(jīng)授權(quán)的數(shù)據(jù)修改都可能破壞檔案的完整性。（3）惡意篡改。惡意攻擊可能會破壞檔案的數(shù)據(jù)完整性，包括數(shù)據(jù)篡改、偽造記錄或故意破壞數(shù)據(jù)，以達(dá)到其不當(dāng)目的。

檔案的真實(shí)性問題涉及檔案的內(nèi)容是否真實(shí)地反映了歷史情況。數(shù)字化檔案可能會受到以下威脅：（1）數(shù)據(jù)篡改。數(shù)據(jù)在數(shù)字化過程中或存儲過程中可能被篡改，改變了原始檔案的信息內(nèi)容，導(dǎo)致歷史事件的扭曲或不準(zhǔn)確的記錄。（2）偽造風(fēng)險(xiǎn)。未經(jīng)驗(yàn)證或沒有強(qiáng)制真實(shí)性驗(yàn)證，攻擊者可能偽造檔案的內(nèi)容，損害其可信度。

四、數(shù)字化背景下加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的策略

（一）提升人員素質(zhì)與能力

首先，檔案管理部門應(yīng)建立健全的培訓(xùn)體系，為檔案管理人員提供全方位的數(shù)字化檔案管理知識和技能培訓(xùn)，包括數(shù)字化技術(shù)的基本原理、數(shù)字化設(shè)備的使用方法、數(shù)據(jù)安全保護(hù)策略等方面的培訓(xùn)內(nèi)容，通過系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)，檔案管理人員能夠全面理解數(shù)字化工作的要求，提高其在數(shù)字化環(huán)境下的工作效率。

其次，檔案管理部門可以引進(jìn)外部專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)或請資深數(shù)字化檔案管理專家進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)，傳授實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)，幫助檔案管理人員快速掌握數(shù)字化檔案管理的關(guān)鍵技能，提升其在實(shí)際工作中的應(yīng)對能力。

此外，檔案管理部門應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理人員參與行業(yè)相關(guān)的學(xué)術(shù)研討會、講座等活動，拓展他們的專業(yè)視野和知識面。通過參與學(xué)術(shù)交流，檔案管理人員可以了解最新的數(shù)字化技術(shù)發(fā)展趨勢，保持與行業(yè)前沿的接軌，從而更好地應(yīng)對數(shù)字化檔案管理的挑戰(zhàn)。同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)建立一個(gè)內(nèi)部的專家團(tuán)隊(duì)，將具有豐富經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)專長的檔案管理人員聚集在一起，形成一個(gè)共同學(xué)習(xí)、共同進(jìn)步的氛圍，使整個(gè)部門在數(shù)字化檔案管理方面形成合力。

最后，檔案管理部門應(yīng)制訂個(gè)性化的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，為檔案管理人員提供明確的職業(yè)晉升通道和發(fā)展方向。通過激勵(lì)機(jī)制和晉升機(jī)會，激發(fā)檔案管理人員的學(xué)習(xí)熱情和積極性，使其在數(shù)字化檔案管理工作中持續(xù)提升自身能力水平。

（二）重視技術(shù)設(shè)備投入與更新

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作需要現(xiàn)代化的數(shù)字化設(shè)備和工具來保障其高效運(yùn)作。首先，檔案管理部門應(yīng)通過加大資金投入以升級和更新現(xiàn)有的數(shù)字化設(shè)備。先進(jìn)的掃描儀、存儲設(shè)備、服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施能夠提高數(shù)字化檔案管理的效率，檔案管理部門可以定期進(jìn)行設(shè)備更新，確保設(shè)備始終保持在技術(shù)的前沿，以滿足行業(yè)不斷增長的數(shù)字化需求。其次，檔案管理部門要建立健全的設(shè)備維護(hù)和保養(yǎng)體系。定期的設(shè)備檢查、維護(hù)和清潔能夠延長設(shè)備的使用壽命，降低設(shè)備故障的風(fēng)險(xiǎn)。此外，及時(shí)更新設(shè)備的驅(qū)動程序和固件也是保障設(shè)備性能的關(guān)鍵步驟。同時(shí)，檔案管理部門可以考慮采用云計(jì)算和外包服務(wù)，以降低數(shù)字化設(shè)備維護(hù)和更新的成本。云計(jì)算可以提供彈性的存儲和計(jì)算資源，幫助檔案管理部門根據(jù)需求靈活擴(kuò)展數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。外包服務(wù)提供商可以提供數(shù)字化檔案管理的全套解決方案，包括設(shè)備、軟件和技術(shù)支持，有助于減輕檔案管理部門的負(fù)擔(dān)。此外，檔案管理部門應(yīng)關(guān)注研究和采用新技術(shù)，如人工智能（AI）和機(jī)器學(xué)習(xí)，用于自動化文檔分類、識別、索引和檢索，從而大幅提高檔案管理的效率。最后，檔案管理部門還要建立技術(shù)團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)監(jiān)督數(shù)字化設(shè)備的運(yùn)行、解決技術(shù)問題和跟蹤技術(shù)發(fā)展趨勢，以確保數(shù)字化設(shè)備的有效使用，同時(shí)也能夠及時(shí)采用新技術(shù)，使數(shù)字化檔案管理工作始終保持在數(shù)字化領(lǐng)域的前沿。

（三）加強(qiáng)數(shù)字化檔案的安全管理工作

加強(qiáng)數(shù)字化檔案的安全管理工作是一項(xiàng)至關(guān)重要的任務(wù)，旨在確保數(shù)字化檔案的完整性、保密性和可用性，要采取一系列綜合性措施，以應(yīng)對潛在的威脅、降低風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)保障數(shù)字化檔案的合法性和合規(guī)性。

1. 訪問控制是安全管理的基石

建立嚴(yán)格的訪問控制機(jī)制，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員能夠訪問數(shù)字化檔案，而且他們只能訪問其工作職責(zé)所需的信息，以通過身份驗(yàn)證、權(quán)限分配和日志記錄來實(shí)現(xiàn)，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。

2. 數(shù)據(jù)加密是保護(hù)數(shù)字化檔案的有效環(huán)節(jié)

對于存儲和傳輸?shù)臄?shù)據(jù)，采用強(qiáng)大的加密算法，確保數(shù)據(jù)在任何時(shí)候都能得到保護(hù)。這樣，即使數(shù)據(jù)意外泄露或被竊取，也難以解密和濫用。

3. 建立定期備份和恢復(fù)策略是防范數(shù)據(jù)丟失的有效方法

備份數(shù)字檔案數(shù)據(jù)，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的地點(diǎn)，以防止災(zāi)難性事件對數(shù)據(jù)的永久損害。定期測試和更新備份策略以確?？裳杆倩謴?fù)數(shù)據(jù)。

4. 安全培訓(xùn)和教育是不可忽視的步驟

為員工提供數(shù)字安全培訓(xùn)，教他們?nèi)绾伪鎰e潛在威脅以及正確處理敏感信息。建立強(qiáng)調(diào)安全意識的企業(yè)文化，使員工認(rèn)識到他們在維護(hù)數(shù)字檔案安全方面的重要性。

5. 定期審查和更新安全策略是檔案數(shù)字化管理的長效措施

為員工提供數(shù)字安全培訓(xùn)，教他們?nèi)绾伪鎰e潛在威脅以及正確處理敏感信息。建立強(qiáng)調(diào)安全意識的企業(yè)文化，使員工認(rèn)識到他們在維護(hù)數(shù)字檔案安全方面的重要性。

5. 定期審查和更新安全策略是檔案數(shù)字化管理的長效措施

實(shí)踐中要與安全專家合作，確保安全措施與最新的威脅情報(bào)保持同步，這種持續(xù)改進(jìn)的方法將有助于保障數(shù)字檔案的長期安全性。

（四）建立完善的檔案數(shù)字化管理機(jī)制

在檔案數(shù)字化管理的實(shí)施過程中，管理機(jī)制的建設(shè)至關(guān)重要，是檔案數(shù)字化管理能否有效落地并發(fā)揮作用的重要保障。

1. 統(tǒng)籌機(jī)制

為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理的協(xié)同發(fā)展，要建立統(tǒng)籌機(jī)制，確保各相關(guān)部門之間的合作與協(xié)調(diào)，可以通過設(shè)立數(shù)字檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組或委員會來實(shí)現(xiàn)，由不同部門的代表共同參與，協(xié)商制訂共同的數(shù)字檔案管理戰(zhàn)略和規(guī)劃。此外，建立統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理數(shù)據(jù)庫和信息共享平臺也是必要的，以便各部門能夠?qū)崟r(shí)分享和獲取數(shù)字檔案信息，從而提高工作效率和協(xié)同能力。

2. 協(xié)調(diào)機(jī)制

檔案數(shù)字化管理涉及多個(gè)層面，要建立協(xié)調(diào)機(jī)制以解決各種潛在的沖突和問題，具體可通過設(shè)立檔案數(shù)字化管理協(xié)調(diào)辦公室或類似機(jī)構(gòu)來實(shí)現(xiàn)。檔案管理部門可以負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門之間的工作，解決爭議，推動檔案數(shù)字化管理項(xiàng)目的有序?qū)嵤?。此外，協(xié)調(diào)機(jī)制還可以促進(jìn)不同地區(qū)和行業(yè)之間的經(jīng)驗(yàn)交流和合作，推動檔案數(shù)字化管理的全面發(fā)展。

3. 監(jiān)督機(jī)制

為確保數(shù)字檔案管理機(jī)制的真正落實(shí)，要建立有效的監(jiān)督機(jī)制。通過設(shè)立數(shù)字檔案管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)或職能部門負(fù)責(zé)監(jiān)督數(shù)字檔案管理機(jī)制的執(zhí)行情況，檢查各部門是否按照規(guī)定采取措施，追蹤數(shù)字檔案管理項(xiàng)目的進(jìn)展，并對不合規(guī)行為進(jìn)行懲罰或糾正。此外，建立績效評估體系，用于評估數(shù)字檔案管理機(jī)制的實(shí)施效果，促使各部門不斷改進(jìn)和提升數(shù)字檔案管理的質(zhì)量。

五、結(jié)語

數(shù)字化背景下加強(qiáng)檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜而重要的任務(wù)，要綜合考慮人員素質(zhì)、技術(shù)設(shè)備、法規(guī)政策和安全風(fēng)險(xiǎn)等方面的因素。只有通過綜合而有針對性的措施，檔案管理部門才能更好地管理和利用數(shù)字檔案，充分利用數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢，為信息管理和決策制定提供更可靠的支持。