數(shù)字化背景下的人事檔案管理信息化建設(shè)路徑探析

高海英

摘 要： 為了更好地服務(wù)于社會(huì)主義新農(nóng)村的建設(shè)，農(nóng)業(yè)環(huán)境保護(hù)與農(nóng)村能源管理部門(mén)需要制訂高水平的人力資源配置和管理方案，全面提高農(nóng)村能源行業(yè)從業(yè)人員的素質(zhì)，以適應(yīng)新形勢(shì)下農(nóng)村能源發(fā)展的需要。討論了農(nóng)業(yè)環(huán)境保護(hù)與農(nóng)村能源管理工作人事檔案成果水平，并探討了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理的方法，以提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量，為農(nóng)業(yè)環(huán)境保護(hù)和農(nóng)村能源管理工作的順利進(jìn)行提供支持。

關(guān)鍵詞： 農(nóng)業(yè)環(huán)境保護(hù) 農(nóng)村能源管理 科學(xué)技術(shù) 人事檔案 數(shù)字化 信息化

中圖分類(lèi)號(hào)： G250文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A文章編號(hào)： 1679-3567（2023）12-0053-03

隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化與信息化科學(xué)技術(shù)已廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域。農(nóng)業(yè)環(huán)境保護(hù)與農(nóng)村能源管理部門(mén)作為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的重要組成部分，其發(fā)展水平直接影響著農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展。而農(nóng)業(yè)部門(mén)工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，又直接影響著農(nóng)業(yè)環(huán)境保護(hù)與農(nóng)村能源管理站的工作質(zhì)量。因此，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)環(huán)境保護(hù)與農(nóng)村能源管理站隊(duì)伍建設(shè)，持續(xù)提高單位的人事檔案的管理水平，是保證農(nóng)業(yè)環(huán)境保護(hù)與農(nóng)村能源管理站工作順利開(kāi)展的重要前提。

1 數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

1.1 管理方式不同

傳統(tǒng)檔案管理主要依賴于紙質(zhì)文檔，以手動(dòng)方式進(jìn)行分類(lèi)、編目和整理，工作量大且效率低。數(shù)字化檔案管理則通過(guò)電子化方式將檔案信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或云端，可以快速地進(jìn)行分類(lèi)、編目、整理和編輯，極大地提高了管理效率。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理還采用了先進(jìn)的信息技術(shù)手段，如數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、數(shù)據(jù)分析技術(shù)等，對(duì)檔案信息進(jìn)行深入挖掘和利用，為企業(yè)的決策提供了更加可靠的數(shù)據(jù)支持。

1.2 存儲(chǔ)方式不同

傳統(tǒng)檔案管理依賴于紙質(zhì)文檔或?qū)嵨餀n案，占用空間大，且對(duì)保存環(huán)境要求較高。數(shù)字化檔案管理則將信息存儲(chǔ)在電子設(shè)備或云端，節(jié)省了大量空間，且無(wú)需擔(dān)心影響環(huán)境。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理的存儲(chǔ)介質(zhì)也具有可復(fù)制性和可恢復(fù)性，可以有效避免檔案信息的丟失和損壞。

1.3 整理方式不同

傳統(tǒng)檔案管理中，檔案的整理需要手動(dòng)進(jìn)行分類(lèi)、編目和整理，工作量大且容易出錯(cuò)。數(shù)字化檔案管理中，檔案的整理可以通過(guò)自動(dòng)化手段進(jìn)行，如自動(dòng)分類(lèi)、自動(dòng)編目等，大大提高了整理效率。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理還可以通過(guò)關(guān)鍵詞、日期、文件類(lèi)型等多種方式進(jìn)行快速檢索，極大地提高了檢索效率。

1.4 使用方式不同

傳統(tǒng)檔案管理中，使用者需要到指定地點(diǎn)查閱檔案，受到時(shí)間和地點(diǎn)的限制。數(shù)字化檔案管理則可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或移動(dòng)設(shè)備隨時(shí)隨地訪問(wèn)檔案信息，極大地提高了使用的便捷性。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理還提供了在線閱讀、下載等多種功能，因此使用者可以更加方便地獲取和使用檔案信息。

1.5 安全性不同

傳統(tǒng)檔案管理中，檔案的安全性主要取決于物理存儲(chǔ)設(shè)施的安全性和檔案的保密程度。數(shù)字化檔案管理中，檔案信息可以通過(guò)加密技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)等方式提高安全性，同時(shí)還可以設(shè)置備份機(jī)制來(lái)防止數(shù)據(jù)丟失。此外，數(shù)字化檔案管理還采用了網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、數(shù)據(jù)備份技術(shù)等措施來(lái)確保檔案信息的安全性和完整性。

2 人事檔案管理的未來(lái)發(fā)展方向

2.1 人事檔案管理的數(shù)字化、科學(xué)化和信息化

隨著信息化和數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案管理的數(shù)字化、科學(xué)化和信息化將成為未來(lái)發(fā)展的重要方向。農(nóng)村能源管理部門(mén)可以將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案系統(tǒng)，方便查閱和管理。還可以通過(guò)信息化科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和利用，建立一個(gè)基于互聯(lián)網(wǎng)的人事檔案管理系統(tǒng)，各部門(mén)和人員可以隨時(shí)訪問(wèn)和更新檔案信息，實(shí)現(xiàn)信息共享[1-2]。

2.2 人事檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

人事檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，同樣影響著農(nóng)業(yè)環(huán)境保護(hù)與農(nóng)村能源管理部門(mén)的未來(lái)發(fā)展[2]。未來(lái)的檔案管理規(guī)章制度將越發(fā)清晰完善，還將形成科學(xué)的考培體系，以提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和管理水平。進(jìn)而發(fā)揮全體工作人員的力量，制定統(tǒng)一的檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、檔案存放規(guī)則、檔案借閱制度等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行，提高檔案經(jīng)營(yíng)管理水平。

2.3 人事檔案管理的安全化和保密化

人事檔案是涉及個(gè)人隱私的重要資料，因此，人事檔案管理的安全化和保密化將是未來(lái)發(fā)展的重要方向。農(nóng)村能源管理站需要建立完善的安全管理體系，采取嚴(yán)格的安全措施和技術(shù)手段，確保人事檔案的安全性和保密性。例如：可以引入加密技術(shù)，防止檔案信息被非法獲取和篡改。同時(shí)，需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全管理和備份工作，避免檔案信息的丟失和損壞。

2.4 人事檔案管理的服務(wù)化和利用化

人事檔案管理的服務(wù)化和利用化，將是未來(lái)發(fā)展的重要方向。農(nóng)村能源管理部門(mén)通過(guò)數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行分析和挖掘，為人力資源管理和開(kāi)發(fā)提供數(shù)據(jù)支持及決策支持。同時(shí)積極開(kāi)展檔案信息的社會(huì)化服務(wù)、建立公開(kāi)的人事檔案信息披露平臺(tái)，為社會(huì)各界提供可靠、準(zhǔn)確的人事檔案信息查詢服務(wù)。

2.5 人事檔案管理的智能化和現(xiàn)代化

隨著人工智能技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案管理的智能化和現(xiàn)代化將成為未來(lái)發(fā)展的重要趨勢(shì)。未來(lái)的農(nóng)業(yè)環(huán)境保護(hù)與農(nóng)村能源管理工作或?qū)⒁肴斯ぶ悄芗夹g(shù)，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行智能分析和預(yù)測(cè)，提高檔案管理效率和準(zhǔn)確性，為人力資源管理和開(kāi)發(fā)提供更準(zhǔn)確的決策支持。

3 人事檔案管理現(xiàn)狀

3.1 檔案管理的信息化技術(shù)水平較低

目前，農(nóng)業(yè)環(huán)境保護(hù)與農(nóng)村能源管理部門(mén)的檔案管理仍以傳統(tǒng)的手工管理為主，信息化技術(shù)水平較低。雖然已經(jīng)建立了電子檔案系統(tǒng)，但由于數(shù)據(jù)錄入不完整、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)更新不及時(shí)等問(wèn)題，導(dǎo)致電子技術(shù)檔案系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用效果不佳。同時(shí)，由于缺乏科學(xué)技術(shù)專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件，使檔案信息不能得到充分的利用和共享，制約了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3.2 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

農(nóng)業(yè)環(huán)境保護(hù)與農(nóng)村能源管理部門(mén)的工作人員對(duì)檔案管理的重視程度不夠，缺乏檔案管理意識(shí)。一些工作人員認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)無(wú)關(guān)緊要的工作，將大量的精力投入到業(yè)務(wù)工作中，導(dǎo)致檔案管理工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)狀態(tài)。同時(shí)，一些工作人員對(duì)檔案管理的保密意識(shí)不強(qiáng)，容易出現(xiàn)信息泄露的情況。

3.3 檔案管理制度不健全

農(nóng)業(yè)環(huán)境保護(hù)與農(nóng)村能源管理部門(mén)的檔案管理制度不健全，缺乏完善的檔案管理流程和規(guī)范。一些工作人員在檔案管理中沒(méi)有按照規(guī)定進(jìn)行操作，導(dǎo)致檔案信息不準(zhǔn)確、不完整、不規(guī)范，影響了后續(xù)工作的順利開(kāi)展。同時(shí)，缺乏對(duì)檔案管理的監(jiān)督和考核機(jī)制，使檔案管理工作難以得到有效的評(píng)估和改進(jìn)[3]。

3.4 檔案信息更新不及時(shí)

農(nóng)業(yè)環(huán)境保護(hù)與農(nóng)村能源管理部門(mén)的檔案信息更新不及時(shí)，導(dǎo)致一些重要的信息無(wú)法得到及時(shí)更新和處理。例如：一些工作人員在離職或調(diào)離時(shí)，沒(méi)有及時(shí)將相關(guān)資料移交給下一任工作人員，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)斷檔和失真的情況。同時(shí)，一些工作人員對(duì)檔案信息的更新缺乏主動(dòng)性和積極性，使檔案信息的更新速度緩慢。

3.5 檔案利用不充分

農(nóng)業(yè)環(huán)境保護(hù)與農(nóng)村能源管理部門(mén)的檔案利用不充分，使一些重要的信息無(wú)法得到有效的利用和共享。例如：一些工作人員在查閱檔案時(shí)只關(guān)注自己所需的信息，而忽略了其他有用的信息，使一些重要的信息被遺漏。同時(shí)，一些工作人員對(duì)檔案信息的利用缺乏主動(dòng)性和積極性，使檔案信息的利用價(jià)值沒(méi)有得到充分發(fā)揮。

4 結(jié)合科學(xué)技術(shù)背景探索人事檔案管理的數(shù)字化和信息化建設(shè)路徑

4.1 提高檔案管理信息化水平

首先，需要引入先進(jìn)的科技檔案管理軟件和硬件設(shè)備，建立一個(gè)全面的數(shù)字化檔案管理體系[4]。在此過(guò)程中，可以優(yōu)化電子檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和功能，解決現(xiàn)有系統(tǒng)中存在的問(wèn)題，如數(shù)據(jù)錄入不完整、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確和數(shù)據(jù)更新不及時(shí)等。同時(shí)，還可以開(kāi)發(fā)或購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速處理和存儲(chǔ)，從而提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。與傳統(tǒng)的檔案相比提高時(shí)效，一般情況下傳統(tǒng)三日歸檔率為86%，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理三日歸檔率為100%，大大提高了工作效率，同時(shí)也降低了勞動(dòng)強(qiáng)度。

4.2 強(qiáng)化檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

通過(guò)培訓(xùn)和教育來(lái)提高工作人員對(duì)檔案管理的重視程度和認(rèn)識(shí)。可以定期開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)和宣傳活動(dòng)，不斷地提高其科學(xué)技術(shù)水平，讓員工了解檔案管理的重要性和必要性。同時(shí)，可以建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，表彰在檔案管理中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，以促進(jìn)全員參與和重視檔案管理意識(shí)。與傳統(tǒng)的檔案管理相比人員構(gòu)成有所變化，傳統(tǒng)時(shí)期檔案管理大專(zhuān)及上人員占56%，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理大專(zhuān)及上人員占89%，專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平得到有效提高。

4.3 完善檔案管理制度

制定完善的檔案管理流程和規(guī)范，如建立完善的檔案分類(lèi)管理制度、借閱制度和保密制度，明確檔案管理的職責(zé)和權(quán)限。并建立對(duì)檔案管理的監(jiān)督和考核機(jī)制，定期檢查檔案管理的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)檔案管理中存在的問(wèn)題。建立健全檔案歸檔制度，嚴(yán)格規(guī)定檔案的分類(lèi)、收集、整理、編目、保管等工作流程，確保檔案的真實(shí)性和完整性[5]。

4.4 及時(shí)更新檔案信息

建立完善的員工信息更新機(jī)制，及時(shí)收集員工最新的工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況、業(yè)績(jī)考核等信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性?？梢砸肟茖W(xué)技術(shù)自動(dòng)化的檔案信息管理系統(tǒng)，以減少人工操作帶來(lái)的誤差。同時(shí)，可以在系統(tǒng)中設(shè)置提醒功能，對(duì)即將離職或調(diào)離的員工及時(shí)提醒相關(guān)人員更新檔案信息[6]。

4.5 發(fā)揮檔案利用價(jià)值

加強(qiáng)對(duì)員工個(gè)人信息的開(kāi)發(fā)利用，為單位提供更加全面、準(zhǔn)確、及時(shí)的信息支持和服務(wù)。如建立智能化的檔案檢索系統(tǒng)，讓員工可以根據(jù)自己的需求快速查詢和篩選人事信息。通過(guò)數(shù)據(jù)分析工具深挖檔案信息的價(jià)值，為單位的決策提供支持。將人事檔案信息與其他管理信息高度集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的相互關(guān)聯(lián)和共享，提高檔案信息的利用價(jià)值和效率[7-8]。

4.6 加強(qiáng)部門(mén)合作實(shí)現(xiàn)交流共享

通過(guò)與人力資源和財(cái)務(wù)部門(mén)加強(qiáng)部門(mén)合作的方式，將人事檔案信息與招聘、培訓(xùn)、績(jī)效管理和薪資福利等環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)共享和自動(dòng)化管理。同時(shí)，還可以與各個(gè)地方的農(nóng)業(yè)管理單位加強(qiáng)交流合作，促進(jìn)各方交流學(xué)習(xí)。信息管理系統(tǒng)如圖1所示。

5 結(jié)語(yǔ)

人事檔案是農(nóng)業(yè)環(huán)境保護(hù)與農(nóng)村能源管理部門(mén)的寶貴資源之一，加強(qiáng)人事檔案的數(shù)字化、科學(xué)化與信息化管理是提高工作效率和質(zhì)量的重要途徑。通過(guò)建立先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)系統(tǒng)對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理、加強(qiáng)數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、提高檔案管理人員的素質(zhì)和技術(shù)水平以及加強(qiáng)數(shù)字化檔案的安全保障工作等措施的實(shí)施，可以有效地提升農(nóng)業(yè)環(huán)境保護(hù)與農(nóng)村能源管理總站人事檔案管理的效率和水平，更好地為人力資源管理和決策提供支持和服務(wù)。

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