固定資產(chǎn)投資項目檔案的全過程管理

文/中核四川環(huán)保工程有限責(zé)任公司 李小兵

固定資產(chǎn)投資項目（以下簡稱固投項目）是指一個或一系列有內(nèi)在聯(lián)系的單項工程的固定資產(chǎn)投資活動。固投項目檔案是指從項目建議書及批復(fù)、可行性研究報告及批復(fù)、招投標、合同、設(shè)計、勘察、實施、審計、驗收、運行等建設(shè)實施過程中產(chǎn)生的具有保存利用價值的，經(jīng)過歸檔程序完成歸檔的各種載體的項目文件資料，它是項目管理當(dāng)中最重要的信息資源。固投項目檔案管理是項目管理的重要部分，貫穿于項目建設(shè)實施全過程，是做好項目管理工作中最為重要的一環(huán)。

一、掌握固投項目檔案過程管理的流程

固投項目檔案管理在遵循一般建設(shè)項目檔案歸檔的標準和規(guī)范的同時，在項目文件資料的收集、分類、整理、歸檔、統(tǒng)計、利用有其特殊性，比如項目建議書、可行性研究報告、初步設(shè)計等立項、評估審查文件、項目周期調(diào)整、設(shè)備調(diào)整、建設(shè)內(nèi)容調(diào)整等調(diào)整變更的報批文件、投資計劃文件、項目管理、黨建聯(lián)建等。固投項目的檔案管理人員，必須了解項目的立項、招投標、項目管理、施工、監(jiān)理等過程，了解固投項目文件材料產(chǎn)生的特點，提升檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平，把有保存價值的項目文件資料全部接收、整理、歸檔，這是做好固投項目檔案工作的基礎(chǔ)[1]。

二、熟悉項目檔案管理相關(guān)標準和規(guī)范

要做好固投項目檔案的管理工作必須熟悉并掌握相關(guān)項目檔案管理的標準和規(guī)范。

（一）國家的相關(guān)標準和規(guī)范。固投項目檔案人員必須熟悉并掌握《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》的內(nèi)容，掌握項目文件材料收集歸檔范圍及保管期限，最大限度地收集項目文件材料，真正做到“應(yīng)收盡收”。

在對收集到項目文件材料進行整理時，按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）的要求，編制文件頁碼、卷內(nèi)目錄、案卷封面、填寫備考表等規(guī)范格式，保證項目檔案的歸檔質(zhì)量。

（二）建設(shè)單位制定的管理制度。項目建設(shè)單位在固投項目建設(shè)實施過程中，必須在貫徹落實國家的標準規(guī)范以及項目管理制度的同時，結(jié)合固投項目建設(shè)實施的實際情況，編制合適的項目檔案管理實施細則、管理程序，明確項目實施相關(guān)單位（部門）的管理職責(zé)、控制措施、歸檔范圍等，做好項目文件材料產(chǎn)生、接收、管理、歸檔等工作[2]。

三、提高項目建設(shè)實施單位人員的檔案意識

（一）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提高檔案意識。固投項目檔案是項目建設(shè)實施過程中產(chǎn)生的真實的原始項目文件資料，它準確反映和記錄項目的實際情況，是項目審計、驗收、運行、維護、更新改造等工作的重要原始憑據(jù)。

國家檔案局頒布實施的《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》明確規(guī)定“項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分”。固定資產(chǎn)投資項目的建設(shè)單位、設(shè)計、勘察、總包、分包、監(jiān)理等單位的領(lǐng)導(dǎo)要提高檔案意識，高度重視項目檔案工作。在項目建設(shè)實施過程中設(shè)置相應(yīng)機構(gòu)、配齊合適的檔案人員，保證檔案業(yè)務(wù)工作正常開展的相關(guān)費用，將項目文件材料的移交、歸檔工作納入相關(guān)人員的崗位職責(zé)，在固投項目參與的各方齊抓共管，盡職履責(zé)，才能真正做好固投項目檔案工作[3]。

（二）相關(guān)技術(shù)人員要提高檔案意識。參與項目建設(shè)實施的單位和人員很多，包括建設(shè)單位現(xiàn)場代表、設(shè)計單位代表、施工單位技術(shù)負責(zé)人、監(jiān)理工程師、質(zhì)量檢查員等，他們直接形成項目文件的內(nèi)容、數(shù)據(jù)、技術(shù)核定、技術(shù)變更、隱蔽驗收等原始記錄，是項目文件資料形成、簽署的主體，他們的檔案意識直接影響到項目施工文件、監(jiān)理文件的真實性、準確性和有效性。所以，項目相關(guān)技術(shù)人員必須提高檔案意識，將符合歸檔要求的項目文件材料移交給檔案人員，這是保證項目竣工檔案完整、準確和有效的關(guān)鍵。

（三）相關(guān)專、兼職檔案人員要提高檔案意識。要做好固投項目檔案工作，提高專、兼職檔案人員的檔案意識非常必要，只有檔案人員的檔案意識提高了，才能發(fā)揮檔案人員的主觀能動性，才能在平時工作中向項目建設(shè)實施單位的相關(guān)人員宣傳項目檔案的重要性，項目參與實施的專、兼職檔案人員才能自覺地發(fā)揮檔案人員專業(yè)水平按照規(guī)范做好項目文件資料的產(chǎn)生、移交、分類和歸檔工作[4]。

四、加強檔案人員的專業(yè)技術(shù)水平

固定資產(chǎn)投資項目各參與建設(shè)實施專兼職檔案管理人員的專業(yè)能力直接影響到項目文件資料的產(chǎn)生、收集、組卷工作，還影響到項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全，最終影響到固投項目竣工檔案的整體質(zhì)量。所以必須采取各種措施努力提高專、兼職檔案人員的專業(yè)技術(shù)水平。

（一）加強理論培訓(xùn)。要求檔案人員做好檔案管理工作，必須對檔案人員進行系統(tǒng)的理論知識培訓(xùn)，包括什么是文件？什么是檔案？什么是項目檔案？哪些項目文件資料要求歸檔？按照什么標準來歸檔？如何做好項目檔案管理工作等，所以不管是建設(shè)、總包、分包、監(jiān)理等單位都必須對專、兼職檔案人員進行專業(yè)知識的培訓(xùn)，這是提高專、兼職檔案人員專業(yè)技術(shù)水平的首要條件[5]。

（二）參與項目實施。項目檔案管理人員不是坐在辦公室被動等著別人來移交項目文件材料，而應(yīng)該是主動參與到項目建設(shè)實施全過程中去，了解項目建設(shè)內(nèi)容、項目實施的進展情況，掌握項目立項、評估、批復(fù)、勘察、設(shè)計、招投標、合同簽署、建筑施工、設(shè)備安裝、分部驗收、監(jiān)理執(zhí)行、交工驗收、結(jié)算審計、單項驗收、竣工驗收等項目實施每個階段應(yīng)產(chǎn)生的文件材料是否齊全和完整，是否為最終有效的文件、是否符合歸檔要求，是否移交歸檔，都要做到心中有數(shù)。

1.參加項目會議。項目檔案管理人員應(yīng)積極參加項目評審、技術(shù)交底、合同談判、現(xiàn)場開工、設(shè)備開箱、分部驗收、交工驗收等各種工程、監(jiān)理會議，對項目文件材料的形成、審查、移交、歸檔等事項進行明確要求，包括國家標準、文件資料的整理規(guī)則、項目文件的簽署、項目資料移交文件的表格等，真正把傳統(tǒng)的檔案“末端管理”主動提到“前端控制”中去，只有這樣才能保證檔案人員接收到符合歸檔要求的項目文件材料[6]。2.做好過程的監(jiān)督指導(dǎo)。作為建設(shè)單位的檔案管理人員，應(yīng)在做好項目檔案管理工作的同時，及時組織對相關(guān)總包、分包各施工、監(jiān)理等單位的相關(guān)人員進行檔案專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，主要針對項目文件資料的產(chǎn)生歸檔范圍、項目文件資料價值的鑒定、審查、整理、組卷等具體業(yè)務(wù)指導(dǎo)，不定期對相關(guān)單位的項目文件材料的收集、整理、歸檔工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題要求立即整改并予以考核，其目的就是為了保證項目文件材料的形成與項目實施同步，項目文件材料的管理符合相關(guān)要求，保證所接收到的項目文件真實、準確、有效。3.做好項目竣工文件資料的審查。項目竣工文件資料是由反映項目施工監(jiān)理過程和項目建設(shè)實施過程的竣工資料、竣工圖和監(jiān)理資料組成。項目竣工文件資料是項目檔案中占比數(shù)量最多、情況最復(fù)雜、最容易出現(xiàn)問題的部分。保證項目竣工資料、竣工圖、監(jiān)理資料的齊全、完整、規(guī)范，是做好固投項目檔案工作的基礎(chǔ)。

項目建設(shè)施工單位在項目建設(shè)實施結(jié)束并進行交工驗收后，其專、兼職檔案人員按照項目檔案歸檔范圍對各子項全部文件材料進行收集、分類、整理、組卷、歸檔，按照要求制作完整的竣工資料和竣工圖，經(jīng)過自檢合格后交監(jiān)理單位進行審查。監(jiān)理單位著重對竣工資料、竣工圖的真實性、準確性、完整性、有效性以及與監(jiān)理資料的一致性（主要是資料中開竣工時間、項目各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)和建設(shè)實施內(nèi)容是否一致，下同）進行審查，并出具書面的竣工資料審查報告。項目竣工資料、竣工圖經(jīng)監(jiān)理審查并完成整改后再提交建設(shè)單位項目管理部門進行審查。

建設(shè)單位項目管理技術(shù)人員對施工單位的竣工資料（含設(shè)備資料、竣工圖）與監(jiān)理資料一并進行審查，著重對資料是否真實、準確、系統(tǒng)和有效，是否反映項目建設(shè)實施過程，竣工圖是否圖物相符，真實反映竣工驗收時的實際情況，設(shè)備臺（套）數(shù)是否與批復(fù)一致，竣工資料與監(jiān)理資料是否一致等情況進行審查，經(jīng)審查合格后出具書面審查報告。

建設(shè)單位檔案部門對施工單位提交竣工資料（含設(shè)備資料、竣工圖）與監(jiān)理單位的監(jiān)理資料進行最終審查，檔案部門著重審查項目文件材料分類是否準確、組卷是否合理、整理是否規(guī)范、目錄是否齊全等進行審查。項目竣工文件只有經(jīng)審查并完成整改符合歸檔要求后方可辦理移交和接收手續(xù)。

通過這些審查程序后接收到符合歸檔要求的竣工文件，才能保證固定資產(chǎn)投資項目檔案的質(zhì)量，從而從整體上保證項目檔案的完整、準確、規(guī)范和安全。

（三）做好項目文件的歸檔。項目建設(shè)實施內(nèi)容全部完成后，在項目的工程質(zhì)量、環(huán)境保護、職業(yè)安全、職業(yè)衛(wèi)生、決算審計、消防等各單項取得相關(guān)主管部門的驗收批復(fù)文件后，建設(shè)單位檔案部門按照相關(guān)標準和規(guī)范，對項目建議書、可行性研究、初步設(shè)計、施工圖、項目管理、施工資料、監(jiān)理資料、工藝設(shè)備資料、工程科研資料、試生產(chǎn)、財務(wù)決算、竣工驗收資料等全部文件資料進行分類、鑒定、組卷、歸檔，并編制規(guī)范的案卷目錄、全引目錄等，最終形成齊全、系統(tǒng)、規(guī)范的項目檔案。

五、做好項目檔案的專項驗收

按照國家的相關(guān)要求，固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收是項目竣工驗收前必須完成的條件之一，所以項目主管部門和建設(shè)單位必須認真做好項目檔案專項驗收的各項迎檢工作。

固投項目建設(shè)單位對項目全過程的文件資料完成整理和歸檔后，必須組織設(shè)計、勘察、總包、分包、監(jiān)理等相關(guān)參建單位和相關(guān)業(yè)務(wù)部門對項目檔案進行自檢，并完成問題的整改確認達到驗收標準后，在項目竣工驗收前三個月前向項目主管部門報送檔案驗收報告文件及項目檔案目錄等文件材料。

在項目驗收主管部門對固投項目檔案完成專項驗收后，建設(shè)單位須對檔案驗收組提出的整改意見全部落實整改，再將檔案整改情況報告上報項目主管部門，最終獲得主管部門的檔案驗收意見，項目檔案專項驗收工作才算真正結(jié)束。

六、注重固投項目檔案的保管和利用

企業(yè)檔案是國家檔案的一部分，是企業(yè)生存、發(fā)展的重要信息資源、是企業(yè)的寶貴財富。項目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，同時也是項目主管部門對固投項目進行檢查、評估、審計、各單項驗收、項目竣工驗收以及項目后評價的重要內(nèi)容和依據(jù)。建設(shè)單位檔案部門保管檔案的庫房日常安全管理、溫濕度管理、檔案裝具等必須符合國家的相關(guān)標準和規(guī)范，采取各種人防、技防等有效措施，做好固定資產(chǎn)投資項目檔案的安全管理工作。

保管項目檔案的目的是充分發(fā)揮項目檔案的價值，最大限度地提供利用。檔案管理部門應(yīng)做好項目檔案的各項基礎(chǔ)工作，編制項目檔案全引目錄、案卷目錄、文件匯編等檢索工具，結(jié)合項目建設(shè)實施的實際情況，積極提供項目檔案，滿足企業(yè)管理各項工作查檔的需要。

七、做好固投項目檔案的保密工作

部分固定資產(chǎn)投資項目涉密項目，項目檔案中有大量的涉密文件，有的涉密級別較高，作為項目檔案管理人員，必須按照保密工作相關(guān)要求提高警惕，在項目檔案的審查、接收、保管、借閱、復(fù)制、歸檔等工作中的各項保密工作，保證固定資產(chǎn)投資項目檔案中國家秘密和檔案實體的安全。

八、結(jié)語

固定資產(chǎn)投資項目檔案工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性、保密性、服務(wù)性于一體的基礎(chǔ)支持保障工作，由于固投項目建設(shè)的特殊性，同時也是一項漫長、復(fù)雜、煩瑣的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，要做好固投項目檔案的全過程管理工作，就要求我們專兼職檔案人員熟悉標準規(guī)范、提升管理能力、增強檔案意識、鉆研專業(yè)技術(shù)，從而整體提高單位的項目檔案管理水平，從根本上做好檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，及時提供檔案利用，最大限度為企業(yè)各項工作提供支持服務(wù)。