檔案治理效能提升背景下檔案管理人員的敬業(yè)度培養(yǎng)策略

■陳智杰，陳少梅

（1.廣東省佛山市南海區(qū)自然資源檔案館（南海區(qū)城市建設(shè)檔案館），廣東 佛山 528000；2.北京理工大學(xué)珠海學(xué)院，廣東 珠海 519088）

“檔案治理現(xiàn)代化”是我國(guó)社會(huì)治理體系和治理能力現(xiàn)代化的一個(gè)重要組成部分，“檔案治理效能提升”則構(gòu)成了“檔案治理現(xiàn)代化”的一個(gè)核心面向。近年來(lái)，包括我國(guó)檔案治理在內(nèi)的世界各國(guó)檔案治理普遍呈現(xiàn)出跨學(xué)科交流的特點(diǎn)。例如，以“檔案知識(shí)利用和開(kāi)發(fā)”為核心的檔案治理客觀上要求吸收人力資源管理、企業(yè)管理、工程項(xiàng)目管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等學(xué)科的知識(shí)，通過(guò)消化和吸收這些學(xué)科的知識(shí)實(shí)現(xiàn)“檔案管理人員素養(yǎng)”等的提升，最終轉(zhuǎn)化為檔案治理效能。近年來(lái)，在管理實(shí)踐及學(xué)術(shù)研究中，學(xué)術(shù)界對(duì)檔案管理人員“如何更好管理檔案”等進(jìn)行了不少的積極探索，例如，學(xué)者從“崗位勝任力”“績(jī)效考核”“素養(yǎng)培訓(xùn)提升”等角度進(jìn)行了有益的研究，并形成了豐富的學(xué)術(shù)成果。但是近年來(lái)，隨著檔案治理體系改革進(jìn)程的深入，尤其是一大批“新人”“新手”在“高校擴(kuò)招”浪潮中走入崗位，“高職業(yè)素養(yǎng)- 低敬業(yè)度”問(wèn)題成為檔案治理體系中不得不重視的一個(gè)問(wèn)題。

一、檔案管理人員敬業(yè)度對(duì)檔案治理效能提升的重要價(jià)值

從一般的管理學(xué)的角度來(lái)看，“敬業(yè)度”（Engagement）的產(chǎn)生與管理學(xué)的演變一道構(gòu)成管理中的一個(gè)難題，即如何有效地將組織的高質(zhì)量管理與人才的敬業(yè)結(jié)合起來(lái)。一般來(lái)講，人力資源管理視角下的“敬業(yè)度”代表的是在組織人力資源管理生態(tài)環(huán)境中員工對(duì)組織持有的一種情感反應(yīng)或心理態(tài)度，這種心理狀態(tài)的本質(zhì)在于“員工自身對(duì)于組織的投入和專注”，指的是員工在工作環(huán)境中對(duì)組織持有的一種信心狀態(tài)和積極性，是“一種正性體驗(yàn), 體現(xiàn)了工作中的高能量水平和強(qiáng)烈的認(rèn)同感,精力專注而不渙散”。無(wú)論是從公共部門(mén)來(lái)講，還是從私營(yíng)部門(mén)、第三部門(mén)角度來(lái)看，檔案管理人員“敬業(yè)度”越高，意味著其對(duì)組織的潛在價(jià)值越大。

（一）有利于顯著提高檔案管理效能產(chǎn)出

在微觀視角下，檔案管理工作人員或者為“兼職干”，或者為“專職干”，或者為“專兼職結(jié)合干”，在全流程檔案管理價(jià)值鏈上往往會(huì)產(chǎn)生一定的職業(yè)倦怠，類似于“磨洋工”“不愿意干”“不想干好”等問(wèn)題時(shí)常發(fā)生。檔案管理人力資源的績(jī)效產(chǎn)出可以認(rèn)為是檔案管理人員對(duì)于組織的一種“反哺價(jià)值”，現(xiàn)代組織行為學(xué)、人力資源管理學(xué)等多學(xué)科的實(shí)證化測(cè)量結(jié)果表明，在物質(zhì)薪酬條件一定的前提下，員工的工作績(jī)效產(chǎn)出主要取決于員工的“敬業(yè)度”。這即是說(shuō)，員工的敬業(yè)度具有很強(qiáng)的正向激勵(lì)作用。正如新制度主義經(jīng)濟(jì)學(xué)家所指出的那樣，員工敬業(yè)度作為一種行為，深層次上受制于組織中的人力資源制度環(huán)境，員工敬業(yè)度的提高是制度約束條件背景下的一種行為選擇和思想傾向，這種行為的直接指向是工作績(jī)效產(chǎn)出。

（二）有利于形成“檔案文化管理品牌”

在檔案治理視角下，包括檔案資源管理在內(nèi)的管理活動(dòng)已經(jīng)進(jìn)化到了“文化競(jìng)爭(zhēng)”時(shí)代。比如，對(duì)于一個(gè)制造業(yè)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)來(lái)講，單單依靠傳統(tǒng)的價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)、規(guī)模競(jìng)爭(zhēng)、質(zhì)量競(jìng)爭(zhēng)、品牌競(jìng)爭(zhēng)、名牌競(jìng)爭(zhēng)等策略，很難取得價(jià)值鏈和產(chǎn)業(yè)鏈的優(yōu)勢(shì)地位。在這種背景下，誰(shuí)能具有高超的文化競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、整合企業(yè)內(nèi)外優(yōu)勢(shì)的文化資源、價(jià)值觀、核心專利等，誰(shuí)就掌握了競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。在這方面，北京衛(wèi)視的“檔案”欄目就是一個(gè)典型的代表性品牌。這也是我國(guó)新舊動(dòng)能轉(zhuǎn)換、經(jīng)濟(jì)進(jìn)入新常態(tài)以后必須要面對(duì)的一個(gè)基本發(fā)展趨勢(shì)。因此，組織的檔案管理、人力資源管理的變革必須回應(yīng)這一趨勢(shì)，一切有利于調(diào)動(dòng)員工價(jià)值認(rèn)同、文化認(rèn)同、軟實(shí)力吸引力的管理要素都要嘗試，“組織管理者在為員工提供充分的組織支持的同時(shí),如果能注重培養(yǎng)與提高員工的敬業(yè)度, 將會(huì)對(duì)工作績(jī)效的提高有更大的幫助”。因此，檔案管理人員的敬業(yè)度實(shí)際上構(gòu)成了一種組織文化的重要范疇，有利于提高組織的文化競(jìng)爭(zhēng)力，形成屬于自己的“檔案文化管理品牌”。

（三）有利于檔案治理體系中“員工- 組織”心理契約的達(dá)成

檔案治理效能的提升不是一個(gè)靜態(tài)、瞬時(shí)、短期的概念，而是一個(gè)動(dòng)態(tài)、持續(xù)、長(zhǎng)期的狀態(tài)，這就需要檔案管理人員與組織之間建立一種長(zhǎng)期的、穩(wěn)定的、可靠的信任關(guān)系，即心理契約?，F(xiàn)代心理學(xué)研究成果表明，“心理契約”的本質(zhì)是雇傭雙方或者說(shuō)組織與員工之間基于雇傭關(guān)系形成的一種“隱性契約”，這種契約指向的是雙方對(duì)彼此之間“對(duì)權(quán)利(期望獲得)或義務(wù)(責(zé)任)的一種未成文的、內(nèi)隱的主觀理解、期望、感知或信念”。盡管這種契約并非是一種由白紙黑字界定的約定，但是對(duì)于長(zhǎng)期的檔案管理績(jī)效產(chǎn)出和員工價(jià)值成長(zhǎng)具有重要的影響作用。從心理契約來(lái)源或形成的渠道來(lái)看，心理契約的形成主要是源于員工或組織雙方對(duì)于“承諾”的基本感知。敬業(yè)度、敬業(yè)現(xiàn)象和敬業(yè)過(guò)程作為一種可感、可觀察的存在，它的表現(xiàn)程度越高越有利于員工與組織之間有效的心理契約的形成，從而對(duì)檔案治理效能產(chǎn)生積極影響。

二、檔案管理人員敬業(yè)度生成的主要影響因素

我們認(rèn)為，“敬業(yè)度”作為一種組織和員工在互動(dòng)中所形成的心理活動(dòng)，其可以預(yù)見(jiàn)的合理構(gòu)成因素包括，企業(yè)環(huán)境中的積極參與、自覺(jué)聚焦任務(wù)、自愿靠近企業(yè)核心使命、企業(yè)價(jià)值內(nèi)化等方面的內(nèi)容。但是在檔案管理實(shí)踐中，我們發(fā)現(xiàn)有些檔案管理人員（無(wú)論是新入職人員，還是老員工）都不同程度存在敬業(yè)度不足的問(wèn)題，其主要的影響因素包括以下幾點(diǎn)。

（一）“組織- 員工”之間的匹配性因素

檔案治理理論認(rèn)為，檔案管理、人力資源管理并不是一種單向度的管理行為實(shí)施，而是一種基于員工和組織之間有效互動(dòng)、雙向選擇、平等參與、契約化人格等過(guò)程形成的一種管理實(shí)踐。因此，若想使檔案管理員工形成對(duì)組織的高水平敬業(yè)度，“組織—員工”之間的結(jié)構(gòu)化匹配程度就成為一種影響敬業(yè)度的系統(tǒng)化因素，具體來(lái)講，這種結(jié)構(gòu)化匹配的主要面向包括兩個(gè)方面。

一是員工和組織之間的價(jià)值觀匹配程度。“價(jià)值觀”是一種關(guān)于價(jià)值立場(chǎng)和價(jià)值判斷的基本依據(jù)，代表著主體對(duì)于事務(wù)認(rèn)知和評(píng)價(jià)的基本態(tài)度，是主體關(guān)于何種管理行為是正確的、何種行為是錯(cuò)誤的一種認(rèn)知。在現(xiàn)代組織文化導(dǎo)向的人力資源管理過(guò)程中，“價(jià)值觀認(rèn)同”和“價(jià)值觀教育”是屬于第一位的，代表著員工和企業(yè)之間根本性兼容的一種“敬業(yè)度”要素。在這方面，我國(guó)阿里巴巴集團(tuán)首創(chuàng)的“基于價(jià)值觀的績(jī)效管理考核”體系集中性地展現(xiàn)了員工和企業(yè)之間圍繞著“價(jià)值觀”兼容的結(jié)構(gòu)化匹配程度。根據(jù)阿里巴巴“價(jià)值觀”績(jī)效考核的指標(biāo)體系，“客戶第一：客戶是衣食父母”“團(tuán)隊(duì)合作：共享共擔(dān)，平凡人做非凡事”“擁抱變化：迎接變化，勇于創(chuàng)新”“誠(chéng)信：誠(chéng)實(shí)正直，言行坦蕩”“激情：樂(lè)觀向上，永不放棄”“敬業(yè)：專業(yè)執(zhí)著，精益求精”這六條價(jià)值準(zhǔn)則代表了其員工和企業(yè)之間價(jià)值觀匹配的結(jié)構(gòu)化程度，同時(shí)也刻畫(huà)了這些匹配價(jià)值是影響“組織和員工互動(dòng)”從而形成有效的員工敬業(yè)度的重要性。

二是行為層面上員工自身的能力水平與組織需求、供給的結(jié)構(gòu)化匹配程度，具體來(lái)說(shuō)，包括員工的能力（專業(yè)、水平、性別等）是否與企業(yè)的崗位需求相匹配，以及在多大程度上相匹配；組織為員工提供的物質(zhì)薪酬待遇、福利水平、發(fā)展機(jī)會(huì)、成長(zhǎng)前景等是否與員工的需求相適應(yīng)等。

（二）檔案管理人員的“需求側(cè)”因素

表面來(lái)看，檔案治理效能涉及的是“檔案知識(shí)價(jià)值最大化”問(wèn)題，實(shí)際上則是“檔案管理人員如何有效激勵(lì)”的問(wèn)題。馬克思主義人本主義理論對(duì)于人力資源管理的基本態(tài)度和基本立場(chǎng)是“為了人的全面自由發(fā)展而實(shí)施管理”，認(rèn)為檔案管理、人力資源管理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)是“人的需求層次差異”，管理工作的基本方法是“人本主義”和“實(shí)踐哲學(xué)立場(chǎng)”。經(jīng)過(guò)對(duì)相關(guān)國(guó)內(nèi)外研究文獻(xiàn)的涉獵，筆者認(rèn)為在關(guān)于影響檔案管理員工敬業(yè)度的因素方面，員工的需求和組織的供給構(gòu)成員工敬業(yè)度建立過(guò)程中的“主要矛盾”；而員工的個(gè)人需求及其差異情況、滿足情況等構(gòu)成這對(duì)矛盾的“主要方面”，對(duì)檔案治理效能提升中，檔案管理人員的管理創(chuàng)新方向具有決定性作用。因此，我們需要對(duì)于員工需求差異的不同實(shí)施差異化的管理策略，建立起不同的敬業(yè)度實(shí)現(xiàn)路徑和評(píng)價(jià)模型。

（三）檔案管理人員的“情緒性”因素

在西方管理學(xué)的歷史上，20 世紀(jì)中葉興起的“行為主義”認(rèn)為，在諸如檔案治理、人力資源管理等組織管理活動(dòng)中，檔案管理員工不僅對(duì)于自身的絕對(duì)物質(zhì)報(bào)酬具有心理感知，而且對(duì)于組織內(nèi)部不同崗位人員、不同組織、不同行業(yè)、不同地區(qū)等相對(duì)的物質(zhì)報(bào)酬或福利待遇、晉升機(jī)會(huì)、發(fā)展前景等也具有感知，并且會(huì)影響其檔案管理工作績(jī)效產(chǎn)出，進(jìn)而對(duì)長(zhǎng)遠(yuǎn)的“敬業(yè)度”產(chǎn)生不利或有利影響。比如，根據(jù)期望理論，有效的激勵(lì)力量=期望值×效價(jià)。也就是說(shuō)，一項(xiàng)管理手段、激勵(lì)手段是否有效，員工對(duì)于企業(yè)敬業(yè)度能夠在多大程度上建立起來(lái)，取決于員工心理或情緒上的“期望值”乘以“滿足程度”。這啟示我們，在檔案人力資源管理尤其是激勵(lì)管理中，若想建構(gòu)起有效的敬業(yè)度，需要結(jié)合員工的情緒和壓力體驗(yàn)，綜合性地設(shè)置不同的期望值和對(duì)應(yīng)的滿足程度，而不是對(duì)所有員工實(shí)施“一刀切”策略。

三、檔案治理效能提升背景下檔案管理人員敬業(yè)度培養(yǎng)的策略建議

我國(guó)《檔案事業(yè)“十四五”發(fā)展規(guī)劃》明確指出，檔案人才培養(yǎng)的重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)從“拓寬人才培養(yǎng)渠道”“完善人才評(píng)價(jià)機(jī)制”等方面展開(kāi)?！熬礃I(yè)度”雖然不是直接涉及檔案業(yè)務(wù)能力方面的一種職業(yè)素養(yǎng)，但是對(duì)于長(zhǎng)久性提升檔案治理效能具有舉足輕重的作用。

（一）把好招聘關(guān)：做好員工與組織匹配度的分析

檔案管理屬于偏向于組織中后臺(tái)的管理職能，不易產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)價(jià)值，因此，對(duì)檔案管理人員“敬業(yè)度”的把握重心應(yīng)當(dāng)前移至招聘環(huán)節(jié)。眾所周知，員工與組織之間的匹配程度是客觀上影響員工對(duì)企業(yè)敬業(yè)度、提高檔案治理效能的主要因素。如果檔案管理員工的能力、專業(yè)、水平、性別、性格尤其是價(jià)值觀方面不能與組織的相關(guān)崗位相適應(yīng)，我們很難想象員工會(huì)自覺(jué)形成對(duì)組織的“敬業(yè)度”，更多地是高離職率、職業(yè)倦怠等結(jié)局。因此，組織在招聘源頭上應(yīng)當(dāng)對(duì)員工與組織的匹配結(jié)構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)化的評(píng)估。比如，對(duì)于“高學(xué)歷檔案管理人才”來(lái)講，可以重點(diǎn)從價(jià)值觀匹配、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃匹配、家庭支持度匹配等方面進(jìn)行職業(yè)分析，對(duì)于高離職傾向的人員應(yīng)當(dāng)慎重考慮錄用。又如，在招聘源頭上，無(wú)論是社會(huì)招聘還是校園招聘過(guò)程中，可以大膽引入一些職業(yè)模型量化測(cè)評(píng)手段，如MBTI（Myers-Briggs Type Indicator）職業(yè)性格測(cè)試、霍蘭德職業(yè)性格測(cè)試等，借助此類職業(yè)測(cè)試選出情商和智商俱佳、對(duì)檔案管理敬業(yè)度更高的應(yīng)聘對(duì)象。

（二）給好組織承諾：富有吸引力的薪酬福利體系

在現(xiàn)代人力資源管理理論看來(lái)，組織薪酬福利管理的本質(zhì)是“一個(gè)組織針對(duì)所有員工所提供的服務(wù)，來(lái)確定他們應(yīng)當(dāng)?shù)玫降膱?bào)酬總額，以及酬結(jié)構(gòu)和報(bào)酬形式的過(guò)程”，它代表的是組織對(duì)于檔案管理員工提供管理服務(wù)價(jià)值的一種物質(zhì)報(bào)酬；而“組織承諾”代表的則是組織對(duì)于檔案管理員工未來(lái)晉升、職業(yè)生涯發(fā)展的一種路徑規(guī)劃和“軟性福利”，是一種戰(zhàn)略回饋和戰(zhàn)略激勵(lì)。對(duì)于檔案治理效能提升來(lái)講，圍繞檔案管理中最常見(jiàn)的四種工作績(jī)效，主要包括“創(chuàng)新績(jī)效”“任務(wù)績(jī)效”“學(xué)習(xí)績(jī)效”“關(guān)系績(jī)效”等，必須實(shí)施差異化的薪酬福利和組織承諾措施。例如，對(duì)于那些認(rèn)同組織核心價(jià)值觀和組織文化的員工，要重點(diǎn)向其傾斜薪酬福利和組織承諾；對(duì)于那些不認(rèn)同或認(rèn)同程度較差的員工，在薪酬福利和組織承諾方面則要采取相對(duì)應(yīng)的措施；又如，在具體檔案業(yè)務(wù)方面的激勵(lì)方面，有條件的組織可以實(shí)施“組織敬業(yè)獎(jiǎng)”，專門(mén)獎(jiǎng)勵(lì)那些在檔案管理領(lǐng)域默默奉獻(xiàn)、長(zhǎng)期耕耘的專家型骨干；也可以設(shè)立“年度最佳敬業(yè)榜樣”或者“檔案管理工匠型人才”，用于獎(jiǎng)勵(lì)一個(gè)年度內(nèi)在檔案管理過(guò)程中涌現(xiàn)出來(lái)的先進(jìn)個(gè)人；也可以借助一定的科技創(chuàng)新工作室同步設(shè)立“檔案創(chuàng)新工作室”，并用一定的物質(zhì)激勵(lì)和榮譽(yù)激勵(lì)相匹配起來(lái)，真正發(fā)揮“激勵(lì)”在檔案管理人員“敬業(yè)度”培養(yǎng)方面的制度作用。以此建構(gòu)起以崗位績(jī)效工資制度為核心的現(xiàn)代薪酬福利和組織承諾體系，引導(dǎo)員工與組織之間簽訂有效的“心理契約”。

（三）用好組織支持：動(dòng)態(tài)化、差異化的員工幫助支持計(jì)劃

上文有所指出，檔案治理、檔案管理雖然是一種“知識(shí)驅(qū)動(dòng)型”管理職能，但是本身并不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)效益，因此，在現(xiàn)實(shí)中的人力資源管理過(guò)程中，大多數(shù)組織（無(wú)論是企業(yè)，還是事業(yè)單位等）針對(duì)檔案管理人員都選擇了“崗位績(jī)效工資制度”作為主要的薪酬結(jié)構(gòu)，同時(shí)也提供了與之相配套的績(jī)效考核體系。管理學(xué)上的“軟實(shí)力管理”理論認(rèn)為，檔案管理員工敬業(yè)度的養(yǎng)成不是一個(gè)即時(shí)性過(guò)程，而是有賴于戰(zhàn)略性人力資源管理過(guò)程的實(shí)現(xiàn)。西方學(xué)術(shù)界在20 世紀(jì)80 年代—90 年代興起了一股“戰(zhàn)略人力資源管理”運(yùn)動(dòng)，這個(gè)運(yùn)動(dòng)迄今仍在持續(xù)進(jìn)行著，在這股人力資源的戰(zhàn)略性管理運(yùn)動(dòng)中，有一個(gè)管理模型被稱為是“基于組織運(yùn)作的動(dòng)態(tài)資源理論模型”。這一模型的核心是“指一個(gè)組織用來(lái)吸引、培訓(xùn)、激勵(lì)、評(píng)價(jià)和酬勞其人力資源的、嵌入組織專有的動(dòng)態(tài)機(jī)制”。在這種側(cè)重于從戰(zhàn)略和文化競(jìng)爭(zhēng)角度開(kāi)展人力資源管理的思路看來(lái)，應(yīng)當(dāng)從組織發(fā)展戰(zhàn)略、人力資源管理規(guī)律、檔案管理人才的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需求等角度動(dòng)態(tài)地、差異性地“因材施教”，從而造就差異化的“成才策略”，這也是對(duì)待不同員工對(duì)組織持有不同敬業(yè)度的一種必然策略。

比如，在企業(yè)內(nèi)部可以根據(jù)創(chuàng)造價(jià)值的類型不同靈活地實(shí)施人才幫助計(jì)劃（見(jiàn)表1），對(duì)于直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)價(jià)值的員工可以將其工作業(yè)績(jī)與其待遇掛鉤，而對(duì)于那些不直接產(chǎn)生價(jià)值的崗位員工（如檔案管理人員）可以推出以“服務(wù)質(zhì)量”和“敬業(yè)度、忠誠(chéng)度”甚至是“價(jià)值觀”為導(dǎo)向的考核體系。

表1 組織內(nèi)部?jī)r(jià)值創(chuàng)造的五種類型

在此，本文提出了這樣一個(gè)評(píng)價(jià)模型僅供參考（見(jiàn)附表1）。鑒于檔案管理在治理過(guò)程中越來(lái)越具有“集成式”的特點(diǎn)，在面向檔案管理人才的“敬業(yè)度導(dǎo)向的績(jī)效考核”打分過(guò)程中，可以側(cè)重于從分管領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)雙維度進(jìn)行打分，不太建議由過(guò)多的業(yè)務(wù)鏈條的領(lǐng)導(dǎo)或人員開(kāi)展“民主測(cè)評(píng)”或“績(jī)效打分”，以此體現(xiàn)出“專業(yè)的事情由專業(yè)的人做，專業(yè)的成績(jī)由專業(yè)的人評(píng)價(jià)”導(dǎo)向。

附表1 檔案管理員工敬業(yè)度服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)服務(wù)模型指標(biāo)

四、結(jié)論

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入新常態(tài)的背景下，我國(guó)檔案治理體系也進(jìn)入到一個(gè)以“現(xiàn)代化”為核心的新過(guò)程階段。在檔案治理效能提升背景下，如何有針對(duì)性地在不同產(chǎn)業(yè)、不同規(guī)模的企業(yè)、不同部門(mén)或不同崗位實(shí)施有效的“敬業(yè)度”管理，并將其有效地嵌入到組織的整體發(fā)展戰(zhàn)略和競(jìng)爭(zhēng)方案中去，將成為我國(guó)檔案管理界實(shí)施管理創(chuàng)新的一個(gè)重要方向。本文初步地對(duì)“檔案管理人員敬業(yè)度如何提升”問(wèn)題進(jìn)行了一定的探討，希望可以對(duì)學(xué)術(shù)界的研究、實(shí)務(wù)界的實(shí)踐產(chǎn)生參考價(jià)值。