區(qū)域產(chǎn)業(yè)協(xié)同背景下檔案治理的標(biāo)準(zhǔn)化：理念、制度及實(shí)踐策略

■關(guān)敏峰，陳金麗

（1.廣東省佛山市南海區(qū)自然資源檔案館（南海區(qū)城市建設(shè)檔案館），廣東 佛山 528000；2.廣東技術(shù)師范大學(xué)，廣東 廣州 510000）

從基本的學(xué)理角度分析，“檔案治理的標(biāo)準(zhǔn)化”是我國社會(huì)治理體系和治理能力現(xiàn)代化的有機(jī)組成部分，更是我國新舊動(dòng)能轉(zhuǎn)換、供給側(cè)結(jié)構(gòu)改革中一個(gè)涉及“知識(shí)治理現(xiàn)代化”的重要環(huán)節(jié)，只有實(shí)現(xiàn)了檔案治理的現(xiàn)代化才能實(shí)現(xiàn)知識(shí)治理的現(xiàn)代化，進(jìn)而才能為社會(huì)治理的現(xiàn)代化、經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)新舊動(dòng)能轉(zhuǎn)換提供一種基礎(chǔ)性、長期性、可持續(xù)性的“檔案貢獻(xiàn)”。在我國當(dāng)前新舊動(dòng)能轉(zhuǎn)換背景下，區(qū)域產(chǎn)業(yè)協(xié)同進(jìn)入一個(gè)全新的發(fā)展階段，產(chǎn)業(yè)聚集化、產(chǎn)業(yè)鏈聚集化成為區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展中一個(gè)顯著的特征。在現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)的理論范疇下，一定區(qū)域內(nèi)的“產(chǎn)業(yè)協(xié)同”（如美國的“硅谷”、北京的中關(guān)村、景德鎮(zhèn)的陶瓷產(chǎn)業(yè)、山東鄒平的“鋁谷”）代表了一種產(chǎn)業(yè)集群發(fā)展的高級(jí)階段，尤其是產(chǎn)業(yè)協(xié)同中聚焦高級(jí)別的協(xié)同創(chuàng)新，客觀上要求參與的主體必須保持“檔案治理的標(biāo)準(zhǔn)化”，以求在現(xiàn)實(shí)協(xié)同創(chuàng)新、產(chǎn)業(yè)協(xié)同中不同的參與主體能夠?qū)崿F(xiàn)“檔案治理全過程的標(biāo)準(zhǔn)化”，為產(chǎn)業(yè)協(xié)同、產(chǎn)業(yè)協(xié)調(diào)做好知識(shí)支撐。

一、區(qū)域產(chǎn)業(yè)協(xié)同背景下檔案治理標(biāo)準(zhǔn)化的基本理念

基于一定的區(qū)域產(chǎn)業(yè)稟賦或比較優(yōu)勢，不同產(chǎn)業(yè)之間或相似產(chǎn)業(yè)、產(chǎn)業(yè)內(nèi)部不同主體之間可以實(shí)現(xiàn)資源共享、產(chǎn)業(yè)整合、營銷共生、品牌共享等，從而降低整體上的產(chǎn)業(yè)布局的交易費(fèi)用，實(shí)現(xiàn)一種經(jīng)濟(jì)產(chǎn)出的帕累托次優(yōu)。正是在這個(gè)意義上，《中國制造2025》《中國制造業(yè)“十四五規(guī)劃”》等提出了要將推進(jìn)區(qū)域品牌體系下的“產(chǎn)業(yè)集群”和“協(xié)同創(chuàng)新”等作為未來一段時(shí)間我國制造業(yè)產(chǎn)業(yè)鏈內(nèi)部、相關(guān)產(chǎn)業(yè)鏈之間的有機(jī)整合。在此背景下，檔案治理體系和治理能力的現(xiàn)代化之核心內(nèi)核之一就是“標(biāo)準(zhǔn)化”，倡導(dǎo)在一定的治理范圍和組織范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案治理的全過程、全流程的標(biāo)準(zhǔn)化。

（一）將“標(biāo)準(zhǔn)化”作為檔案治理創(chuàng)新的關(guān)鍵所在

檔案管理和檔案治理作為一種人類的實(shí)踐行為，雖然自古至今都有一定程度上的“標(biāo)準(zhǔn)實(shí)踐”，但是真正進(jìn)入大規(guī)模普及性的“標(biāo)準(zhǔn)實(shí)踐”是發(fā)生在工業(yè)化階段以后。當(dāng)前，我國整體上正處于從工業(yè)化到后工業(yè)化的轉(zhuǎn)型升級(jí)階段，各行各業(yè)檔案治理創(chuàng)新必須將“標(biāo)準(zhǔn)化”作為一個(gè)突破的關(guān)鍵。具體到區(qū)域產(chǎn)業(yè)協(xié)同過程中，自20世紀(jì)80 年代以來，世界范圍內(nèi)產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的最為矚目的特點(diǎn)之一就是“集群化”的衍生和擴(kuò)大，催生了區(qū)域性“經(jīng)濟(jì)共同體”的產(chǎn)生，也為更高級(jí)的區(qū)域品牌體系的壯大提供了一種“新結(jié)構(gòu)主義”的支撐。林毅夫教授認(rèn)為，新結(jié)構(gòu)經(jīng)濟(jì)學(xué)體現(xiàn)在產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)的范疇中就是要對(duì)包括這種產(chǎn)業(yè)集群在內(nèi)的制度、技術(shù)、基礎(chǔ)設(shè)施等結(jié)構(gòu)性的、復(fù)合型的、協(xié)同性的要素如何匹配從而實(shí)現(xiàn)最優(yōu)的經(jīng)濟(jì)產(chǎn)出進(jìn)行研究。那么當(dāng)我們對(duì)過去十年、二十年乃至更長時(shí)間范疇的“產(chǎn)業(yè)協(xié)同檔案”開展研究時(shí)，如何才能用最短的時(shí)間挖掘出最大的檔案知識(shí)價(jià)值呢？毫無疑問，檔案治理的標(biāo)準(zhǔn)化就是一個(gè)關(guān)鍵所在。

（二）將“服務(wù)于產(chǎn)業(yè)協(xié)同優(yōu)化升級(jí)”作為第一責(zé)任

應(yīng)當(dāng)看到，檔案治理是一個(gè)分門別類、主體多元、層次不同、區(qū)域差異明顯的治理實(shí)踐。具體到產(chǎn)業(yè)協(xié)同背景中，在檔案治理主體時(shí)間、預(yù)算、精力、要素保障等條件有限的條件下，檔案治理的標(biāo)準(zhǔn)化需要把“服務(wù)于產(chǎn)業(yè)協(xié)同優(yōu)化升級(jí)”等戰(zhàn)略目標(biāo)作為首要的責(zé)任。在改革開放三十多年的過程中，我國制造業(yè)借助于被扭曲市場價(jià)格的生產(chǎn)要素的推動(dòng)下，我國迅速成為世界上第一制，制造業(yè)規(guī)模和產(chǎn)能連續(xù)多年蟬聯(lián)世界第一造業(yè)大國。以我國制造業(yè)中的鑄造業(yè)為例，早在2004 年我國鑄造業(yè)的整體產(chǎn)能就達(dá)到了歷史性的2200 萬噸，超越了美國和日本鑄件產(chǎn)能的總和。2015 年，我國鑄件總產(chǎn)能達(dá)到4560 萬噸，但是處于“高精尖”層面的達(dá)到出口標(biāo)準(zhǔn)的鑄件產(chǎn)量只有194.43 萬噸，僅僅占全年總產(chǎn)量的4.26%，這一數(shù)據(jù)顯示出在高端制造業(yè)領(lǐng)域我國的制造業(yè)還存在著巨大的發(fā)展?jié)摿?。我國制造業(yè)先后主要是經(jīng)歷了價(jià)格競爭、規(guī)模競爭、質(zhì)量競爭等典型的發(fā)展階段，當(dāng)前高端制造業(yè)已經(jīng)進(jìn)入一個(gè)以“品牌競爭”為提升的協(xié)同創(chuàng)新發(fā)展時(shí)期。那么，檔案治理的標(biāo)準(zhǔn)化需要瞄準(zhǔn)這種高端競爭、品牌競爭，優(yōu)先從產(chǎn)業(yè)協(xié)同所需要的科技攻關(guān)項(xiàng)目、專利發(fā)明需求、國際化競爭需求等角度出發(fā)，利用好“檔案標(biāo)準(zhǔn)化”的知識(shí)供給準(zhǔn)備。

（三）將“系統(tǒng)治理”作為標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的基本立足點(diǎn)

檔案治理的現(xiàn)代化所要求的“標(biāo)準(zhǔn)化”不僅僅是操作層面、技術(shù)層面某種管理動(dòng)作的標(biāo)準(zhǔn)化，而是一個(gè)至少涉及檔案治理理念標(biāo)準(zhǔn)化、檔案治理制度標(biāo)準(zhǔn)化、檔案治理流程標(biāo)準(zhǔn)化、檔案治理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化、檔案治理管理行為標(biāo)準(zhǔn)化等體系的整體性治理過程。總的來看，為了確保產(chǎn)業(yè)協(xié)同目標(biāo)的達(dá)成，檔案治理的標(biāo)準(zhǔn)化倡導(dǎo)基于官僚制組織形態(tài)的“以協(xié)同為特征的組織形態(tài)、以結(jié)果為導(dǎo)向的組織目標(biāo)和以整合為核心的運(yùn)作機(jī)制”，需要去塑造不同合作主體之間的“共同服務(wù)愿景”。

二、區(qū)域產(chǎn)業(yè)協(xié)同背景下檔案治理標(biāo)準(zhǔn)化的制度設(shè)計(jì)

“標(biāo)準(zhǔn)化”需要借助于一定的制度設(shè)計(jì)才能固化為管理實(shí)踐和管理動(dòng)作。新制度主義經(jīng)濟(jì)學(xué)的“交易成本”理論認(rèn)為，任何一項(xiàng)現(xiàn)代市場交易行為和管理行為都存在著一定的“成本”，我們可以綜合性地稱之為“交易成本體系”。在科斯、威廉姆森等新制度主義學(xué)者看來，這個(gè)交易成本體系至少但不限于包括諸如信息成本、談判與決策成本、爭議成本、監(jiān)督成本、尋租成本和違約與轉(zhuǎn)換成本。因此，在這一點(diǎn)上講，檔案治理的標(biāo)準(zhǔn)化制度設(shè)計(jì)對(duì)于區(qū)域產(chǎn)業(yè)協(xié)同中多主體之間檔案治理的標(biāo)準(zhǔn)化“績效產(chǎn)出”具有明顯的影響。從實(shí)際出發(fā)，現(xiàn)實(shí)中所涉及的比較重點(diǎn)的制度設(shè)計(jì)主要包括以下幾點(diǎn)。

（一）檔案治理中多元治理主體的責(zé)任管理制度

圍繞著一定的產(chǎn)業(yè)協(xié)同發(fā)展目標(biāo)（例如，芯片核心技術(shù)的攻關(guān)），無論是涉及跨多元主體的檔案治理，還是主體內(nèi)部不同的檔案治理部門，在推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化過程中首要的一個(gè)制度就是“責(zé)任管理制度”。對(duì)此，檔案管理的牽頭部門應(yīng)當(dāng)制定專門的《檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理辦法》，明確檔案全流程管理中各方主體的責(zé)任，尤其是牽頭部門的責(zé)任、配合部門的責(zé)任。在涉及檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的制度設(shè)計(jì)方面，可以按照“誰形成，誰歸檔”的原則，參與檔案治理的各單位應(yīng)當(dāng)明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)單位規(guī)模和管理模式設(shè)置檔案管理部門或?qū)Ｂ殭n案管理崗位,加強(qiáng)檔案集中統(tǒng)一管理，將檔案工作和要求納入各部門、各項(xiàng)目的工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對(duì)職責(zé)履行情況進(jìn)行監(jiān)督、考核。

（二）檔案治理中標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔管理制度

本質(zhì)來看，“檔案”指向的是一切有價(jià)值、有知識(shí)信息的集合，但是在標(biāo)準(zhǔn)化的制度設(shè)計(jì)層面必須明確好“哪些檔案應(yīng)當(dāng)歸檔”（檔案歸檔范圍要求）、“哪些檔案應(yīng)該在多久期限內(nèi)歸檔”（檔案歸檔頻率或期限要求）、“檔案歸檔應(yīng)當(dāng)遵循什么要求”（檔案歸檔的規(guī)范）、“檔案歸檔應(yīng)該按照什么程序進(jìn)行”（檔案歸檔的流程要求）等。在這里有一點(diǎn)需要格外強(qiáng)調(diào)，在涉及電子檔案歸檔（移交）過程中，應(yīng)當(dāng)通過制度設(shè)計(jì)明確電子檔案的接收應(yīng)當(dāng)在相應(yīng)設(shè)備、環(huán)境上檢查其真實(shí)性和有效性，并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)檔案一致后方可辦理交接手續(xù)。

（三）檔案的標(biāo)準(zhǔn)化保管制度

廣義上的檔案保管涉及檔案的接收、整理、保管、鑒定等內(nèi)容，這些管理職能都應(yīng)當(dāng)有對(duì)應(yīng)的管理制度。例如，在檔案的保管分類方面，涉及產(chǎn)業(yè)協(xié)同聯(lián)合攻關(guān)的檔案治理主體之間應(yīng)當(dāng)建立或者引入標(biāo)準(zhǔn)化的分類管理制度，如《檔案分類編號(hào)規(guī)則》，對(duì)檔案的分類原則、類目設(shè)置、類目代碼、基本內(nèi)容等進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定及培訓(xùn)交底，確保所保管的檔案資料層次分明、概念明確，檔案實(shí)體的排列能夠反映出該單位或該項(xiàng)目檔案的科學(xué)分類體系要求，為下一步檔案資源的知識(shí)化利用奠定良好基礎(chǔ)。再如，在涉及檔案的保管庫房“標(biāo)準(zhǔn)化”方面，可以參考國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定專門的管理制度(見附表1)。

附表1 檔案庫房管理規(guī)范參考

（四）檔案的標(biāo)準(zhǔn)化開發(fā)利用制度

我們所處的“知識(shí)經(jīng)濟(jì)”決定了檔案治理現(xiàn)代化要更為注重對(duì)檔案開發(fā)利用制度的設(shè)計(jì)，以制度設(shè)計(jì)促進(jìn)檔案知識(shí)資源的開發(fā)效能。例如，在涉及檔案的電子化檢閱方面，檔案管理制度必須規(guī)定責(zé)任主體要采用先進(jìn)技術(shù)手段建立檢索閱覽系統(tǒng)，積極推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，努力提升檔案高效快捷的服務(wù)能力。產(chǎn)業(yè)協(xié)同中各有關(guān)的主體與主體之間、主體內(nèi)部的不同部門在開展辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)等信息系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，應(yīng)當(dāng)具備符合電子檔案管理要求的電子文件、電子郵件、記錄和數(shù)據(jù)歸檔管理的接口功能，便于實(shí)現(xiàn)全流程、全主體檔案歸檔接入的標(biāo)準(zhǔn)化。

三、區(qū)域產(chǎn)業(yè)協(xié)同背景下檔案治理標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)踐策略建議

根據(jù)我國區(qū)域產(chǎn)業(yè)協(xié)同發(fā)展現(xiàn)狀，為了最大限度消除產(chǎn)業(yè)協(xié)同中檔案治理相關(guān)的負(fù)面性，以下幾點(diǎn)策略值得嘗試。

（一）建立區(qū)域性檔案治理標(biāo)準(zhǔn)化聯(lián)盟

在“倡導(dǎo)聯(lián)盟”的層次上，建立起一種基于產(chǎn)業(yè)協(xié)同的“產(chǎn)業(yè)聯(lián)盟”，這是一種系統(tǒng)化的品牌構(gòu)建策略，解決的是“產(chǎn)業(yè)如何協(xié)同”的問題，而檔案治理的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化也需要建立類似的標(biāo)準(zhǔn)化聯(lián)盟。這個(gè)檔案治理標(biāo)準(zhǔn)化聯(lián)盟的建構(gòu)需要基于一定的組織制度和結(jié)構(gòu)框架，聯(lián)盟內(nèi)部成員之間也需要一定的對(duì)話機(jī)制，就檔案治理鏈相關(guān)的合作環(huán)節(jié)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、成本收益分擔(dān)機(jī)制、保管渠道分享、發(fā)展戰(zhàn)略的“通氣”等實(shí)現(xiàn)對(duì)話，才能實(shí)現(xiàn)“產(chǎn)—學(xué)—研”或者“制造—外包—制造”“設(shè)計(jì)—制造—營銷”“制造—營銷—外包”的深度融合?？紤]到我國的國情及政府檔案部門在檔案治理體系中所發(fā)揮的關(guān)鍵作用，我們建議可以由區(qū)域性的政府檔案主管部門牽頭，組織該區(qū)域內(nèi)相關(guān)的產(chǎn)業(yè)協(xié)同主體（如企業(yè)、非政府組織、事業(yè)單位、科研院所等）搭建起“檔案治理標(biāo)準(zhǔn)化聯(lián)盟”，全面統(tǒng)籌本區(qū)域內(nèi)產(chǎn)業(yè)協(xié)同中所涉及的檔案治理標(biāo)準(zhǔn)化問題。

（二）建立檔案治理的標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

我國相關(guān)的檔案管理法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范等明確規(guī)定，符合國家電子檔案形成和管理規(guī)范要求的電子檔案具有與紙質(zhì)檔案同等的法律效力。因此，處于一個(gè)產(chǎn)業(yè)協(xié)同聯(lián)盟內(nèi)部的“檔案治理標(biāo)準(zhǔn)化聯(lián)盟”應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)建設(shè)一個(gè)統(tǒng)一的、規(guī)范的、安全的電子檔案數(shù)據(jù)庫，扎實(shí)開展室藏檔案數(shù)字化工作，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化利用，滿足全員利用檔案信息的需求，提高各單位生產(chǎn)、管理、運(yùn)營和工作效率。鑒于檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)在實(shí)踐中有不同的技術(shù)參數(shù)和容量等，可以由“檔案標(biāo)準(zhǔn)化治理盟主單位”牽頭，采用第三方外包或自主搭建技術(shù)數(shù)據(jù)庫等方式建立面向聯(lián)盟成員的檔案數(shù)據(jù)庫；或者，也可以以我國區(qū)域性官方主導(dǎo)的電子檔案庫為基礎(chǔ)，增加相關(guān)的“產(chǎn)業(yè)協(xié)同創(chuàng)新檔案”數(shù)據(jù)子單位，使之成為一個(gè)數(shù)字化、安全性有、保障、共享性突出的檔案標(biāo)準(zhǔn)化陣地。

（三）建立檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化手冊

從檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的角度來看，中觀、宏觀層面產(chǎn)業(yè)協(xié)同、跨主體協(xié)同、跨部門協(xié)同、跨數(shù)據(jù)庫協(xié)同等，歸根到底需要微觀視角中檔案管理者個(gè)體操作的“標(biāo)準(zhǔn)化”支持，這是檔案治理標(biāo)準(zhǔn)化的“最后一公里”。有鑒于此，在汲取部分典型單位實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，我們建議在“檔案治理標(biāo)準(zhǔn)化聯(lián)盟”內(nèi)部成員中可以以“標(biāo)準(zhǔn)化手冊”的方式對(duì)“檔案管理全流程業(yè)務(wù)”中所涉及的“管理什么”“誰來管理”“如何管理”“多久期限完成”“誰來驗(yàn)收”“如何驗(yàn)收”“如何銷項(xiàng)”等管理動(dòng)作進(jìn)行管理表單交底、管理流程圖交底、管理可視化交底，達(dá)到一個(gè)“靠一本標(biāo)準(zhǔn)化手冊，實(shí)行一套標(biāo)準(zhǔn)化管理清單，實(shí)現(xiàn)一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的管理效果”的治理效能。換言之，檔案治理的標(biāo)準(zhǔn)化手冊要達(dá)到的效果是，無論是誰、無論是哪個(gè)管理者，只要使用這套標(biāo)準(zhǔn)化的手冊，都可以達(dá)到或形成一個(gè)同樣的可復(fù)制、可兼容、可并儲(chǔ)的檔案管理成品。

四、結(jié)論

當(dāng)前階段，我國檔案治理的現(xiàn)代化正在進(jìn)入一個(gè)以知識(shí)創(chuàng)造、價(jià)值創(chuàng)造為主題的新時(shí)代。以區(qū)域產(chǎn)業(yè)協(xié)同發(fā)展為切入點(diǎn)，思考我國檔案治理標(biāo)準(zhǔn)化具有十分現(xiàn)實(shí)的課題意義。通過建立區(qū)域性檔案治理標(biāo)準(zhǔn)化聯(lián)盟、建立檔案治理的標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、建立檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化手冊，可以為我國檔案治理標(biāo)準(zhǔn)化提供對(duì)應(yīng)的治理思路。