事業(yè)單位檔案信息化管理工作的思考

刁偉

四川省農(nóng)業(yè)機(jī)械鑒定站，四川成都

事業(yè)單位檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各類文件、記錄和資料的集合，是用文字、圖表、聲像等不同形式記載事業(yè)單位的基本情況、運(yùn)行管理、決策與執(zhí)行等方面的內(nèi)容，是單位工作的查考憑據(jù)、生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)、科學(xué)研究的可靠資料、宣傳教育的生動(dòng)素材。傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)版，歸檔不方便，建檔困難，分類保存占用較大空間，且查詢不便捷。檔案信息化管理是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并通過(guò)信息技術(shù)手段進(jìn)行管理和利用。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，事業(yè)單位檔案信息化管理已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的重要手段和趨勢(shì)，能夠推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理向更高水平發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理的重要性

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案在形成方式上，已不再局限為紙質(zhì)文件，在調(diào)用讀取方式上，也更多采用信息化模式。事業(yè)單位檔案信息化管理有助于提高檔案管理的效率、便捷性和準(zhǔn)確性，加強(qiáng)檔案的安全和保密性，實(shí)現(xiàn)檔案共享和協(xié)作，以及深入挖掘檔案的信息價(jià)值。

1.1 提升檔案管理的效率和準(zhǔn)確性

檔案信息化管理可以提升檔案管理的自動(dòng)化和智能化水平，如利用計(jì)算機(jī)和軟件工具可以實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)分類、標(biāo)注、整理和編目等，減少了人工操作和出錯(cuò)的可能性，提高了檔案管理效率和準(zhǔn)確性。

1.2 提升檔案信息存儲(chǔ)和檢索的便捷性

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)和檢索麻煩，需要大量的紙張和空間，而信息化管理可以將檔案以電子形式存儲(chǔ)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢索，大大提高了檔案的存儲(chǔ)和檢索效率。

1.3 提升檔案共享和協(xié)作的便利性

檔案信息化管理使得本單位不同的部門和人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享和協(xié)作處理檔案信息，避免了紙質(zhì)檔案?jìng)鬟f和復(fù)制的繁瑣過(guò)程，提高了工作效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。

1.4 提升檔案信息的安全性和保密性

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案后，可以通過(guò)設(shè)置密碼和訪問(wèn)權(quán)限等方式對(duì)電子檔案進(jìn)行加密和限制訪問(wèn)，在檔案的安全性和保密性方面具有更高的可控性和防護(hù)能力。

1.5 提升檔案信息的利用廣度和深度

實(shí)行檔案信息化管理后，可以通過(guò)對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，深入挖掘檔案的信息價(jià)值，為決策和管理提供更全面和準(zhǔn)確的依據(jù)。

2 事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問(wèn)題

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案信息化管理面臨諸多問(wèn)題，檔案信息化管理工作受到單位技術(shù)水平、資金投入、人員能力等多方面因素的影響。

2.1 檔案信息化管理的技術(shù)水平和應(yīng)用成熟度不夠

檔案信息化管理需要借助先進(jìn)的信息技術(shù)和工具，如電子檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份技術(shù)、數(shù)據(jù)采集與識(shí)別技術(shù)等；數(shù)字化管理本身也存在一定的安全保密問(wèn)題，如檔案數(shù)據(jù)丟失或信息泄密等，因此，對(duì)檔案管理軟硬件設(shè)備水平和人員能力上都提出了更高的要求，單位技術(shù)水平和應(yīng)用成熟度不夠必將影響檔案信息化管理的實(shí)施。

2.2 檔案信息化管理的資金投入不足

事業(yè)單位需要長(zhǎng)期保證資金投入，及時(shí)更新信息系統(tǒng)的硬件設(shè)備和軟件，減少系統(tǒng)漏洞，保證檔案管理系統(tǒng)的安全性。許多事業(yè)單位資金不充足，財(cái)政撥款指標(biāo)僅能保障基本的單位運(yùn)作，甚至有基本支出資金缺口，單位自身沒(méi)有創(chuàng)收能力，沒(méi)有資金保證檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，無(wú)力購(gòu)置或更新硬件設(shè)備和軟件，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用。

2.3 檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠

檔案管理信息化包括許多先進(jìn)的技術(shù)，檔案管理也應(yīng)由專門技術(shù)人員負(fù)責(zé)。多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理人員為兼職管理員。雖然這類管理人員具備一定的檔案管理能力，可以滿足紙質(zhì)檔案管理要求，但是缺少檔案信息化管理操作能力和管理系統(tǒng)日常維護(hù)能力，無(wú)法滿足檔案信息化管理的需要。

3 提升事業(yè)單位檔案管理信息化管理的措施

推動(dòng)事業(yè)單位檔案信息化管理，需要綜合考慮檔案信息化管理中存在的問(wèn)題，并制定相應(yīng)的策略和措施，以確保檔案信息化管理能夠順利進(jìn)行并發(fā)揮其應(yīng)有的效果和價(jià)值。

3.1 明確目標(biāo)，完善體系

事業(yè)單位應(yīng)明確檔案信息化管理目標(biāo)，制定相應(yīng)的策略和計(jì)劃，明確責(zé)任歸屬和推進(jìn)措施。建立健全檔案管理機(jī)制，明確數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)、備份等程序，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整和可靠。建立檔案信息化管理的組織架構(gòu)和流程，明確相關(guān)崗位職責(zé)和權(quán)限，確保檔案信息化管理與單位其它管理工作有機(jī)銜接。

3.2 選購(gòu)和應(yīng)用適當(dāng)?shù)募夹g(shù)工具，加強(qiáng)檔案安全管理

事業(yè)單位應(yīng)配置適合自身需求的檔案管理系統(tǒng)和相關(guān)技術(shù)工具，滿足檔案信息化管理的要求。加強(qiáng)檔案信息的安全管理，包括數(shù)據(jù)加密、權(quán)限控制、訪問(wèn)審計(jì)等，防止信息受黑客訪問(wèn)、篡改，木馬程序攻擊和數(shù)據(jù)丟失等風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 加大對(duì)檔案信息化管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)投入

事業(yè)單位應(yīng)積極爭(zhēng)取財(cái)政預(yù)算，確保檔案信息化建設(shè)的資金預(yù)算。應(yīng)結(jié)合單位自身情況配齊一套完善的、功能全面的、容易操作的檔案管理硬件設(shè)備，配置專業(yè)的檔案管理軟件系統(tǒng)，以滿足檔案信息化管理的工作要求。

3.4 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

檔案信息化管理使得檔案管理的方式發(fā)生了很大的變化，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識(shí)，增強(qiáng)檔案管理人員信息安全防范意識(shí)，提高檔案信息化管理水平。

4 定期對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行評(píng)估和改進(jìn)

事業(yè)單位要定期評(píng)估檔案信息化管理的實(shí)施效果和運(yùn)行情況，通過(guò)信息化管理的監(jiān)控和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)改進(jìn)，不斷提升檔案信息化管理的水平和質(zhì)量。