農(nóng)業(yè)科研院所財務(wù)智能化報銷研究
——以某科研院所為例

田震 何勁松

1.四川省農(nóng)業(yè)機械科學研究院，四川成都

2.四川省農(nóng)業(yè)科學院水稻高粱研究所，四川成都

近年來，隨著人工智能、全面數(shù)字化電子發(fā)票等新技術(shù)、新事物的出現(xiàn)，以“記賬員”角色為主的傳統(tǒng)財務(wù)管理正面臨新的使命和挑戰(zhàn)。農(nóng)業(yè)科研院所需要改革財務(wù)報銷流程，創(chuàng)新財務(wù)管理模式，提升財務(wù)服務(wù)效能，更好滿足科研項目資金管理需求。

1 傳統(tǒng)財務(wù)報銷模式存在的問題

某科研院所主要從事培育水稻、高粱、蔬菜、玉米等作物的新品種以及良種、良法、產(chǎn)后加工配套技術(shù)研究和服務(wù)。2020 年及以前，采用傳統(tǒng)財務(wù)報銷模式主要存在以下問題。

1.1 財務(wù)報銷手續(xù)繁多，財務(wù)審核工作量大

隨著國家農(nóng)業(yè)科研項目經(jīng)費投入力度的加大，該科研院所承擔的科研項目數(shù)量不斷增多，財務(wù)報銷業(yè)務(wù)量逐步增大。財務(wù)人員需要審核報銷項目資金來源等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，查詢核對報銷票據(jù)真假情況，手工核算報銷人員的報銷金額是否填寫正確，審核出差審批表、考勤表、合同、出入庫單據(jù)等附件資料是否完善等。財務(wù)人員將大量工作時間用于財務(wù)基礎(chǔ)審核工作，影響了財務(wù)管理水平與服務(wù)農(nóng)業(yè)科研質(zhì)量。

1.2 財務(wù)報銷審簽時間長，賬務(wù)處理及查詢滯后

農(nóng)業(yè)科研院所的領(lǐng)導(dǎo)幾乎都承擔了一部分科研項目任務(wù)，無法在固定時間點進行票據(jù)審核簽字，導(dǎo)致財務(wù)報銷審核簽字時間較長，報銷人員不能及時完成財務(wù)報銷。同時，財務(wù)數(shù)據(jù)賬務(wù)處理存在滯后性，所有賬務(wù)處理均需資金支付成功后才能進行，因此，項目組人員進行項目賬務(wù)查詢的數(shù)據(jù)只能是已入賬的，在途而未入賬的資金支付數(shù)據(jù)不能納入查詢范疇，不能實時反映科研項目執(zhí)行進度。

1.3 科研財務(wù)助理制度未健全,科研人員事務(wù)性工作負擔重

根據(jù)中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《關(guān)于進一步完善中央財政科研經(jīng)費項目資金管理等政策的若干意見》，各科研項目應(yīng)落實財務(wù)助理制度，輔助科研項目的順利實施。但農(nóng)業(yè)科研院所因人員、項目經(jīng)費來源以及編制控制數(shù)額等限制因素，無法聘用財務(wù)助理人員，只能由項目組成員兼任，增加了科研人員日常事務(wù)性工作。

2 財務(wù)報銷系統(tǒng)智能化建設(shè)現(xiàn)狀及優(yōu)點

為更好地服務(wù)于科研工作，某科研院所加快完善和優(yōu)化財務(wù)報銷流程，財務(wù)報銷模式已經(jīng)從傳統(tǒng)報賬模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑瘓箐N。

2.1 實現(xiàn)了“一網(wǎng)、一門、一次”創(chuàng)新財務(wù)服務(wù)模式

實施智能化報銷分四步走。一是由報銷人登錄網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)，進行發(fā)票拍照上傳認證，認證發(fā)票照片將自動識別報銷類型；二是選擇報銷發(fā)票照片進行報銷時，確認系統(tǒng)自動識別的開支項目及報銷科目是否正確，若有誤，及時更改為正確的報銷項目或科目；三是進行支付信息填報，支付信息主要有報銷人、支付發(fā)票單位、沖銷借款的方式，可以一鍵式提取支付數(shù)據(jù)；四是上傳觸發(fā)式的補充說明、輔助證據(jù)等相關(guān)附件資料照片后，提交報銷。待報銷審批通過后，報銷人在智能化報銷平臺中打印報銷單，連同原始票據(jù)及輔助資料原件遞交財務(wù)部門，從而完成智能化報銷流程。智能化報銷將傳統(tǒng)的手工報賬方式簡化為智能識別、網(wǎng)上審批、打印投遞，顯著提高了制單的效率和準確性，達到了財務(wù)數(shù)據(jù)多跑路，報銷人員少跑路的效果。

2.2 解決了“簽字難”的問題

智能化報銷實施網(wǎng)上審批，審批同時支持電腦、手機、平板等設(shè)備登錄，按照事前設(shè)定的審批流程逐級推送到單位財務(wù)負責人、項目負責人、主管領(lǐng)導(dǎo)等具有簽字權(quán)限的人員進行簽名審批，智能化報銷平臺具備審批流程可視化以及審批信息精準推送提醒功能，有效避免了可能導(dǎo)致報銷單在某一環(huán)節(jié)停滯的情形，徹底解決了“簽字難”的問題。

2.3 票據(jù)智能識別、分類、認證信息化程度顯著提高

智能報銷系統(tǒng)實現(xiàn)了票據(jù)智能識別、智能分類、自動認證功能，通過引入發(fā)票智能查驗功能，實現(xiàn)批量掃描發(fā)票信息并快速檢驗發(fā)票真?zhèn)?。驗證的結(jié)果由國家稅務(wù)總局電子稅務(wù)管理中心提供，因此保證了報銷發(fā)票的真實性。通過系統(tǒng)設(shè)置報銷科目涉及的相關(guān)發(fā)票信息內(nèi)容及品目，自動匹配發(fā)票報銷科目分類，保證了自動匹配報銷科目的精準性，提升了智能化報銷的效率和準確性。

3 智能化財務(wù)報銷系統(tǒng)建設(shè)容易出現(xiàn)的問題及解決方案

3.1 財務(wù)報銷反饋信息途徑單一，問題單據(jù)重復(fù)審批

智能化報銷采用的審批提醒推送功能，只有在當前審批環(huán)節(jié)結(jié)束后才能推送到下一環(huán)節(jié)，而財務(wù)審批環(huán)節(jié)一般靠后，故財務(wù)人員不能在報銷初期審查報銷單據(jù)信息是否正確；若遞交原始單據(jù)信息有誤，財務(wù)審核崗只能將問題單據(jù)直接退給經(jīng)辦人，待完成單據(jù)修改后再次履行審批程序，導(dǎo)致問題單據(jù)在項目負責人等人手中重復(fù)審批，降低了報銷效率。

3.2 智能化報銷前需數(shù)據(jù)測試，提高報銷方案穩(wěn)定性

智能化報銷推廣前，需要財務(wù)人員作為測試員進行大量各類報銷測試，檢測系統(tǒng)中各類報銷數(shù)據(jù)是否能夠按照設(shè)置流程進行，確定最優(yōu)報銷方案。優(yōu)先推薦兩個部門進行智能化報銷試點，待試點部分穩(wěn)定運行后再大面積推廣，避免智能化報銷推廣后更改報銷方式和報銷流程，影響智能化報銷推廣進度。

智能化報銷前期設(shè)置規(guī)劃需要財務(wù)人員花費大量的時間和精力對整個財務(wù)管理流程進行梳理，需與軟件管理人員加強溝通交流，在智能化報銷系統(tǒng)中設(shè)置適合本單位的報銷管理模式，不能單純地借鑒其他單位模式。若財務(wù)人員對智能化報銷系統(tǒng)運行邏輯掌握不全面，不利于智能化報銷系統(tǒng)的維護和推廣。

3.3 強化智能化報銷宣傳及培訓工作

智能化報銷啟用時需進行大量的宣傳及培訓，通過App 平臺發(fā)布智能化報銷操作流程視頻、報銷常見問題解決步驟等內(nèi)容，甚至需要財務(wù)人員積極輔助報銷人進行智能化報銷操作，避免報銷人員因不熟悉操作等原因而產(chǎn)生抵觸等負面效果，對智能化報銷的實施推進不利。

4 進一步優(yōu)化智能化財務(wù)報銷系統(tǒng)的建議

4.1 智能化報銷系統(tǒng)集成，強化合同管理等業(yè)務(wù)融合

智能化報銷系統(tǒng)中輔助證據(jù)目前通過拍照或者PDF上傳，便于領(lǐng)導(dǎo)審核簽字和財務(wù)復(fù)核，但是輔助證據(jù)中的合同必須事先進行線下簽訂并蓋章，不能有效減少報銷前期準備工作，急需通過引入合同管理系統(tǒng)，利用完善的管理流程和標準來規(guī)范合同的簽訂和管理。支持通過合同管理系統(tǒng)引用報銷需要的合同電子附件實現(xiàn)無紙化報銷，提升智能化報銷效率。

4.2 財務(wù)報銷系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)的存儲應(yīng)用

智能化報銷完成后而形成的電子附件信息目前只是作為審批簽字流程的相關(guān)依據(jù)佐證，現(xiàn)階段的財務(wù)報銷模式仍需要報銷人員提供原始單據(jù)到，電子附件未應(yīng)用到財務(wù)存檔資料。若將智能化報銷的電子附件結(jié)合其產(chǎn)生的憑證信息以及銀行支付信息形成電子數(shù)據(jù)，可將該數(shù)據(jù)納入電子會計檔案系統(tǒng)管理，實現(xiàn)會計憑證和電子影像的自動匹配、分冊、存儲、應(yīng)用。授予科研人員、財務(wù)人員電子會計檔案借閱權(quán)限后，方便原始憑證的調(diào)閱和查詢，將有助于科研項目執(zhí)行及驗收，減輕檔案人員查詢負擔。

4.3 強化財務(wù)軟件系統(tǒng)與預(yù)算一體化系統(tǒng)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通

智能化報銷系統(tǒng)目前解決了領(lǐng)導(dǎo)審核簽字難問題，達到了審簽快、流程便捷等效果。但是財務(wù)人員在預(yù)算一體化系統(tǒng)中進行資金支付時仍需依據(jù)報銷信息手動錄入或選擇相關(guān)支付賬號、支付科目等信息，若智能化報銷系統(tǒng)與預(yù)算一體化系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，將有效規(guī)避支付信息人為錄入錯誤的風險，提升資金支付效率，完成智能化報銷流程的最后一步。

5 思考與建議

隨著財務(wù)智能化的發(fā)展，智能化報銷模式仍存在諸多問題，智能化報銷推廣初期不能一刀切地丟棄傳統(tǒng)報銷模式，應(yīng)給予報銷人員一定的緩沖期，逐步適應(yīng)智能化報銷。智能化報銷模式的應(yīng)用及發(fā)展方向，一方面，需要加快智能化報銷系統(tǒng)與合同管理、出差審批、政府采購、資產(chǎn)管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的融合，建設(shè)成快捷高效的財務(wù)平臺，使得財務(wù)工作整體向智能化發(fā)展。另一方面，財務(wù)工作人員要認清未來財務(wù)發(fā)展方向，提升自身業(yè)務(wù)的能力，不斷適應(yīng)財務(wù)智能化帶來的機遇與挑戰(zhàn)。