電子文件智能歸檔的管理背景與條件＊

丁海斌 趙婧堯 古鵬翔 陳 琳

（1.廣西民族大學(xué)管理學(xué)院，廣西南寧， 530006；2.廣西新祥高速公路有限公司，廣西南寧， 530029）

電子文件智能歸檔的問(wèn)題已經(jīng)引起了學(xué)術(shù)界的關(guān)注［1-2］，但相關(guān)研究基本集中于方法和應(yīng)用，或是與其他學(xué)科相結(jié)合而展開(kāi)的探討，如介紹運(yùn)用元數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件智能化歸檔的方法。［3］整體而言，學(xué)界還缺乏對(duì)電子文件智能歸檔問(wèn)題的全面、深入的研究成果。本文提出了電子文件管理發(fā)展的五個(gè)主要階段和智能歸檔的管理特點(diǎn)，有助于避免相關(guān)工作中的盲目性和隨意性。

一、 電子文件歸檔方式發(fā)展演進(jìn)的五個(gè)階段

經(jīng)過(guò)數(shù)十年信息化發(fā)展，檔案信息化正在全面轉(zhuǎn)型，而檔案信息化質(zhì)變過(guò)程中表現(xiàn)出來(lái)的全部特點(diǎn)，最終都體現(xiàn)到電子文件與電子檔案管理系統(tǒng)中。根據(jù)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)演進(jìn)情況以及今后發(fā)展情況，筆者按管理理念將其劃分為五個(gè)階段：輔助階段→雙軌階段（傳統(tǒng)再造階段）→單軌階段→一體化階段（業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)一體化）→智能階段［4］；與其相對(duì)應(yīng)的歸檔模式的演變依次為：計(jì)算機(jī)輔助管理模式 →雙套制模式→單套制模式→一體化模式→智能化模式。

1. 第一階段：計(jì)算機(jī)輔助管理模式

在2000 年前后，通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助管理可以創(chuàng)建目錄并進(jìn)行檢索。此時(shí)電子文件尚未出現(xiàn)，歸檔模式停留在傳統(tǒng)檔案管理模式，紙質(zhì)的文件和零次文獻(xiàn)在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)都是歸檔工作基本的甚至全部的歸檔對(duì)象，其歸檔的方式方法停留在傳統(tǒng)時(shí)代，相關(guān)歸檔范圍（相對(duì)較窄）、移交方式（紙質(zhì)的物理移交）、歸檔制度、鑒定方法等都是專門針對(duì)紙質(zhì)檔案而制定和設(shè)置的。這種模式下，計(jì)算機(jī)雖然也參與了檔案管理，但由于文檔本身是紙質(zhì)的，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)并沒(méi)有參與到文件歸檔的過(guò)程中，只是在歸檔后利用計(jì)算機(jī)生成目錄。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，這種方式早已經(jīng)不再適用于現(xiàn)代的電子檔案管理。

2. 第二階段：雙套制模式

雙軌階段是紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理并存的階段，歸檔模式進(jìn)入到第二階段——雙套制模式。在此階段里，現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要更先進(jìn)的檔案管理方式，而傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足這些需求，因此必須進(jìn)行計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的變革。這個(gè)階段主要是將傳統(tǒng)的檔案系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中以提高效率和便利性，是傳統(tǒng)檔案向電子檔案過(guò)渡的階段。此時(shí)的管理系統(tǒng)就是將紙質(zhì)文件逐一拷貝進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)中會(huì)出現(xiàn)不適用于電子檔案管理的傳統(tǒng)要素（如案卷等）。這時(shí)就需要對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行重新整理與規(guī)范。這一階段由于紙質(zhì)文件憑證占據(jù)主體地位，歸檔單位為適應(yīng)信息化社會(huì)對(duì)歸檔工作的要求，即使對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化，但最后的結(jié)果仍然是紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔。這種歸檔方式浪費(fèi)了資源、增加了員工的工作量，使工作變得更為繁雜，電子文件的管理水平一般也比較低，違背了現(xiàn)代化理念中提高利用與服務(wù)的思想的初衷。

3. 第三階段：?jiǎn)翁字颇Ｊ?/h3>

單軌階段，其步入了真正意義上的數(shù)字化檔案管理模式。單軌階段在技術(shù)上已經(jīng)比較成熟了，應(yīng)用已經(jīng)相當(dāng)普遍。歸檔模式進(jìn)入到第三階段——單套的電子文件歸檔模式。其歸檔方式分為邏輯歸檔（網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)歸檔）與物理歸檔（使用磁盤或光盤的硬拷貝歸檔），并且邏輯歸檔方式所占的比重逐步提升。該階段被歸檔的電子文件得到了高效利用，紙質(zhì)文件不再具備原來(lái)的用途而被大量銷毀，節(jié)省了空間的同時(shí)，也提高了使用效率，加快了信息化的進(jìn)程。

4. 第四階段：一體化模式

一體化階段業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的一體化提升了檔案治理和服務(wù)效能，對(duì)于加強(qiáng)政務(wù)信息化建設(shè)、推動(dòng)公共數(shù)據(jù)開(kāi)放共享、提高數(shù)字化政務(wù)服務(wù)成效具有重要意義。國(guó)家檔案局提出以效果評(píng)估為抓手，大力開(kāi)展成果應(yīng)用，鼓勵(lì)將業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔工作成果應(yīng)用于電子檔案單套管理和數(shù)字檔案室建設(shè)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)是在信息化條件下履行主要工作職責(zé)、辦理核心業(yè)務(wù)的重要信息平臺(tái)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成和收集的各類數(shù)據(jù)資源是數(shù)字檔案資源的重要組成部分。一體化模式實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的融合，在各系統(tǒng)間建立中間服務(wù)器。根據(jù)系統(tǒng)間的安全要求，各個(gè)中間服務(wù)器可以合并，達(dá)到數(shù)據(jù)交換的目的。業(yè)務(wù)相關(guān)的資料因業(yè)務(wù)量大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、利用率高，在管理當(dāng)中會(huì)消耗大量的人力物力，故建立高效的、數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)尤其必要。在業(yè)務(wù)經(jīng)辦生成時(shí)，自動(dòng)搜集檔案元素信息形成電子檔案無(wú)疑是提高檔案管理水平的捷徑。

5. 第五階段：信息智能化歸檔模式

智能階段即新技術(shù)全面賦能數(shù)字檔案管理的階段，歸檔模式也隨信息化的發(fā)展進(jìn)入了高級(jí)階段。要使檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為直接生產(chǎn)力，其方法是智能化管理。這是電子檔案管理系統(tǒng)生產(chǎn)的最終和持續(xù)發(fā)展的一種美的追求。電子檔案智能化管理主要包括歸檔、接收、整理、保管、開(kāi)發(fā)等多個(gè)方面的智能化，其起點(diǎn)是歸檔的智能化，主要是使用人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)歸檔。

二、 智能歸檔所需的管理?xiàng)l件和要求

1. 電子文件智能歸檔的基本管理?xiàng)l件

電子文件智能歸檔需要兩個(gè)方面的基本條件：管理?xiàng)l件和技術(shù)條件。管理?xiàng)l件是技術(shù)應(yīng)用的前提，其主要包括兩個(gè)部分：業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銜接與內(nèi)置清單的編制。第一，建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔模式。這是整個(gè)文件歸檔工作的前提，也是智能歸檔實(shí)現(xiàn)的前提。第二，編制“三合一”表。歸檔管理的核心內(nèi)容就是對(duì)電子文件歸檔范圍的確定。推行三合一制度，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)在歸檔環(huán)節(jié)的“三合一”智能歸檔，在一體化系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中嵌入“三合一”制度，使系統(tǒng)能夠自動(dòng)查找并識(shí)別文件歸檔范圍、檔案門類及保管期限，實(shí)現(xiàn)智能歸檔。

2. 電子文件智能歸檔的相關(guān)原則與要求

本文結(jié)合公路項(xiàng)目需求，梳理了相關(guān)原則。

（1）完整性原則

完整性原則是指項(xiàng)目文件歸檔時(shí)，納入歸檔范圍的項(xiàng)目文件要客觀地直接地反映出整個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)。使項(xiàng)目的前期和后期工作結(jié)合起來(lái)，形成一個(gè)整體，使得項(xiàng)目的每個(gè)階段都一目了然。同時(shí)，歸檔需要結(jié)合實(shí)情，根據(jù)現(xiàn)實(shí)的變化和原有歸檔范圍來(lái)調(diào)整和增減歸檔內(nèi)容。一份文件的完整性是指文件是齊全且未加改動(dòng)的。第一，比對(duì)文件的因果關(guān)系，評(píng)價(jià)文件的系統(tǒng)性。采用“由果溯因法”，系統(tǒng)內(nèi)置文件歸檔的基本規(guī)則和方法，對(duì)原生文本型、其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)入型或錄入型電子文件的構(gòu)成進(jìn)行自動(dòng)篩分，判斷單份電子文件組件和多份文件邏輯預(yù)組卷的排序系統(tǒng)性。第二，檢查成套性文件的數(shù)量與秩序是否完整、符合要求。相關(guān)工作職責(zé)主要包括：總量檢測(cè)、歸檔范圍或項(xiàng)目文件組成規(guī)范與實(shí)際歸檔文件比較檢測(cè)、內(nèi)容及文件要素完整性檢測(cè)、附件檢測(cè)、元數(shù)據(jù)完整性檢測(cè)、信息包整體檢測(cè)。

（2）系統(tǒng)性原則

系統(tǒng)性原指以系統(tǒng)整體目標(biāo)的優(yōu)化為準(zhǔn)繩，協(xié)調(diào)系統(tǒng)中各部分相互聯(lián)系、相互作用、相互依賴的要素。系統(tǒng)性側(cè)重點(diǎn)在于考察總目錄、卷內(nèi)目錄、全引目錄及索引結(jié)果作用情況。其主要表現(xiàn)為：檔案各級(jí)類目設(shè)置清楚，能反映工程特征和工程實(shí)況；檔案組卷規(guī)范、合理，符合國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，遵循文件材料形成規(guī)律，卷內(nèi)文件排列有序；檔案目錄符合要求；案卷題名簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確；案卷封面、卷內(nèi)文件目錄及備考表及案卷目錄填寫翔實(shí)、規(guī)范。

（3）真實(shí)性、原始性原則

真實(shí)性是指維持其背景、結(jié)構(gòu)和內(nèi)容等原始特性的長(zhǎng)期持久性。在歸檔時(shí)，歸檔賬戶需要經(jīng)過(guò)授權(quán)和確認(rèn)，比對(duì)文件生成條件，判斷文件的真實(shí)性。系統(tǒng)內(nèi)置不同類型電子文件真實(shí)性判斷條件、管理制度，分別比對(duì)各類電子文件是否來(lái)源可靠，鑒定文件內(nèi)容在傳輸、存儲(chǔ)、遷移過(guò)程中是否發(fā)生未經(jīng)授權(quán)的篡改、利用和隱藏，保證其原始性，判斷其真實(shí)性，包括系統(tǒng)原生文本型電子文件記錄的各類數(shù)據(jù)信息、常用業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)入系統(tǒng)的信息、PDF或OFD電子文件信息、聲像文件信息和電子簽章的安全、可靠性。技術(shù)與制度方面的保證主要包括：來(lái)源檢測(cè)、元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性一致性檢測(cè)、內(nèi)容檢測(cè)、歸檔信息包整體檢測(cè)等。

（4）可用性原則

對(duì)于電子文件來(lái)說(shuō)，文件的可用性主要有四層含義：一是對(duì)管理系統(tǒng)文檔庫(kù)中的文件進(jìn)行查找時(shí)，僅知道簡(jiǎn)單的信息的情況下能夠找到所需要的文件，在尋找過(guò)程中簡(jiǎn)便快捷；二是能夠滿足不同硬件的檢測(cè)；三是查找或檢索出來(lái)的文件具有可讀性與可訪問(wèn)性；四是檢索出的文件對(duì)于系統(tǒng)能兼容，信息能被理解，不會(huì)出現(xiàn)亂碼或打不開(kāi)的情況。確保擬歸檔文件的可用性，需以便于管理、查考利用為目標(biāo)。其需要考慮到的相關(guān)問(wèn)題主要包括：文件及元數(shù)據(jù)的可讀性與可訪問(wèn)性、軟硬件環(huán)境可用性檢測(cè)、數(shù)據(jù)格式合規(guī)性檢測(cè)、信息包整體可用性檢測(cè)等。

（5）安全性原則

電子文件存儲(chǔ)與運(yùn)行于相關(guān)的設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)中，使得電子文件在管理過(guò)程中存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)。為確保擬歸檔文件的安全性，設(shè)立安全性評(píng)價(jià)模塊，該模塊是確保電子檔案安全存儲(chǔ)與安全運(yùn)行的先決條件。安全性評(píng)價(jià)包括但不限于以下內(nèi)容：系統(tǒng)歸檔安全性認(rèn)證檢查；服務(wù)器的安全評(píng)估；防病毒的安全評(píng)估，并在該模塊增加病毒檢測(cè)功能；防攻擊能力的評(píng)估；硬件設(shè)備保管、保護(hù)設(shè)施的安全性評(píng)估等。

（6）分清來(lái)源、避免重復(fù)的原則

在檔案管理中，來(lái)源原則是核心原則，主要關(guān)注項(xiàng)目所歸檔的文件是在何種業(yè)務(wù)活動(dòng)中，由什么業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，在什么情況下產(chǎn)生。企業(yè)文件按其來(lái)源可分為兩種：一種是自己內(nèi)部長(zhǎng)年積累所形成的文件，另一種是從外部來(lái)的文件。傳統(tǒng)的歸檔方式，是將自己內(nèi)部文件和企業(yè)外部的文件放在一起進(jìn)行歸檔，方便之后的查找使用。然而，在若干年之后，當(dāng)把這些文件交給檔案館時(shí)，就會(huì)有相同內(nèi)容的文件重復(fù)出現(xiàn)的現(xiàn)象。為解決這一難題，其基本思想就是管理文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)確保不混淆來(lái)源不同的文件，并尊重原有的次序，并且使文件之間有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)。根據(jù)電子文檔的生成部門采取由誰(shuí)生成便由誰(shuí)歸檔的歸檔方法，保證文檔的正確性及完整性。

（7）基于電子文件管理特性的原則

電子文件所具備的特點(diǎn)對(duì)確定電子文件歸檔范圍有很大的影響。如電子文件的設(shè)備依賴性，要求歸檔過(guò)程中計(jì)算機(jī)硬件和軟件等的完善。電子文件具有與載體的相分離性，因此要求電子文件管理應(yīng)有別于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件。還應(yīng)考慮到：整個(gè)歸檔環(huán)節(jié)有專人監(jiān)督和控制、歸檔流程的登記和記錄、文件著錄工作在完成后的專門校對(duì)等。管理特性的改變使得電子文件在歸檔過(guò)程中要把“管理環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的記錄和結(jié)果（例如保存時(shí)間期限、活動(dòng)的記錄等）連同文件資料一并列入歸檔的范圍”［5］。

3. 確立歸檔范圍的基本依據(jù)

一般而言，確立歸檔范圍的基本依據(jù)包括兩個(gè)方面：一是國(guó)家檔案主管部門和本行業(yè)主管部門頒布的相關(guān)規(guī)范等；二是結(jié)合本單位業(yè)務(wù)工作的具體情況，加以補(bǔ)充、完善。

根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》確定電子文件的歸檔范圍，對(duì)于能夠反映該機(jī)構(gòu)工作活動(dòng)且具有重要參考意義的，應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行歸檔處理，以便于進(jìn)行有效的管理與分析。一般而言，凡是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中正式形成的文件及其他原始記錄（零次文獻(xiàn)），皆應(yīng)列入歸檔范圍。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的提高，高新信息技術(shù)在檔案行業(yè)中得到了更進(jìn)一步的廣泛應(yīng)用和深入發(fā)展，智能歸檔在政務(wù)服務(wù)、煤炭企業(yè)、交通運(yùn)輸?shù)阮I(lǐng)域的檔案工作中逐漸被重視，在檔案領(lǐng)域值得繼續(xù)探索。提升智能歸檔水平、做好檔案智能化管理工作，對(duì)于檔案資源利用和開(kāi)發(fā)能力效率的提高，檔案管理工作的簡(jiǎn)化，檔案工作人員壓力的緩解，有著重要的推進(jìn)作用，對(duì)21 世紀(jì)中國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展也有著深遠(yuǎn)的影響。