新時(shí)代國(guó)有企業(yè)檔案管理工作轉(zhuǎn)型與發(fā)展

陳 祚

（瀘州市興瀘投資集團(tuán)有限公司，四川瀘州 646000）

0.引言

作為企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中不可或缺的重要工作之一，檔案管理工作的重要性不言而喻。采取自動(dòng)化、精準(zhǔn)化的方式進(jìn)行檔案的管理工作能夠保證企業(yè)處于良好的運(yùn)行狀態(tài)，促進(jìn)了企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，現(xiàn)代化的檔案管理模式不僅僅利用了大量的現(xiàn)代化設(shè)備還推進(jìn)了其自動(dòng)化、科學(xué)化的發(fā)展，使得檔案管理工作的效率得到了大幅提升。同時(shí)，管理人員需要盡快提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，積極對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行深度挖掘，使得檔案資源能夠得到最大化的利用。

1.創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理工作促進(jìn)國(guó)有企業(yè)改革發(fā)展的重大作用

對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化能夠使得檔案資料的查詢更加快速高效，使得國(guó)有企業(yè)在進(jìn)行改革的過(guò)程中能夠提供精準(zhǔn)的材料進(jìn)行支撐，檔案主要負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)日常生產(chǎn)和管理經(jīng)營(yíng)進(jìn)行記錄，對(duì)其中具有保存和借鑒意義的資料進(jìn)行記錄，使得企業(yè)的工作人員能夠利用檔案資源對(duì)企業(yè)的文化精神和歷史案例、市場(chǎng)情況進(jìn)行深入的了解，管理人員能夠借鑒其中案例對(duì)相關(guān)的管理措施完善，使得企業(yè)的管理制度科學(xué)合理。企業(yè)的檔案不僅僅在一定程度上對(duì)企業(yè)的資源配置情況和未來(lái)發(fā)展方向進(jìn)行確定，還能夠讓企業(yè)的管理人員對(duì)企業(yè)的定位和方向進(jìn)行明確，促進(jìn)國(guó)有企業(yè)改革的平穩(wěn)進(jìn)行。

能夠幫助企業(yè)內(nèi)部員工實(shí)現(xiàn)資源信息共享，使得工作效率和經(jīng)濟(jì)效益都得到了大幅提升。檔案管理的信息化發(fā)展使得企業(yè)內(nèi)部能夠?qū)Y源進(jìn)行共享，能夠?qū)崿F(xiàn)各部門之間的協(xié)調(diào)合作，使得企業(yè)的工作效率得到提升并對(duì)企業(yè)內(nèi)部良好氛圍的培養(yǎng)起到了促進(jìn)作用。另外，促進(jìn)檔案的信息化進(jìn)程也能夠?qū)n案管理所耗費(fèi)的資源、財(cái)力、物力進(jìn)行節(jié)約，使得保存、輸送更為簡(jiǎn)單且不易丟失，不僅僅實(shí)現(xiàn)了檔案資源管理成本的降低，更使得資源的傳輸速率和準(zhǔn)確性都得到了有效提升。檔案之中體現(xiàn)著國(guó)有企業(yè)的企業(yè)文化，妥善地對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理展示能夠加強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)文化的認(rèn)同感，使得員工的凝聚力能夠得到大幅增強(qiáng)。作為企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的外在表現(xiàn)形式，企業(yè)文化在一定程度上體現(xiàn)著企業(yè)的發(fā)展理念、發(fā)展觀念等，是在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出的主要依據(jù)。作為影響我國(guó)國(guó)泰民安的支撐企業(yè)，國(guó)有企業(yè)承擔(dān)著重要的社會(huì)責(zé)任，國(guó)有企業(yè)的企業(yè)文化也隨之擁有其獨(dú)特性和發(fā)展性。因此，提高對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案記錄工作的重視程度能夠使得檔案人員利用檔案提取大量的數(shù)據(jù)信息，使得企業(yè)的文化趨于豐富化、多元化發(fā)展。檔案記錄的真實(shí)可靠性更是為資料數(shù)據(jù)的權(quán)威性蓋章，使得企業(yè)員工的企業(yè)認(rèn)同感和歸屬感都得到了提升[1]。

2.國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型

2.1 著力抓好檔案利用供給側(cè)，實(shí)現(xiàn)檔案利用高效益

圍繞中心、服務(wù)大局是檔案工作的永恒主題。新時(shí)代已進(jìn)入高質(zhì)量發(fā)展階段，提質(zhì)增效已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的必然要求。檔案管理部門需要充分挖掘檔案價(jià)值，提高檔案供給質(zhì)量，增強(qiáng)服務(wù)大局的能力。由于檔案工作在經(jīng)濟(jì)效益上難以對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)收入帶來(lái)有利影響，有部分企業(yè)的管理人員就忽視了檔案管理工作的重要性，只對(duì)銷售、營(yíng)銷等能夠直接產(chǎn)生利潤(rùn)的環(huán)節(jié)投入資金、精力，導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)檔案僅僅處于保存完整的階段，利用檔案資料進(jìn)行深層次的挖掘工作還沒(méi)有在我國(guó)檔案工作中普及，檔案資源沒(méi)有得到充分的利用。首先，轉(zhuǎn)變檔案利用服務(wù)觀念，解決需求供給側(cè)，由“坐等上門”改為“主動(dòng)出擊”，優(yōu)化利用流程，分析檔案利用需求，提供有針對(duì)性地服務(wù)；其次，解決利用內(nèi)容供給側(cè)，圍繞企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)的重點(diǎn)難點(diǎn)，加強(qiáng)檔案資源的開(kāi)發(fā)，深入挖掘檔案的價(jià)值；最后，解決檔案利用流程的供給側(cè)，優(yōu)化檔案利用流程，完善檔案檢索利用手段[2]。

2.2 著力抓好檔案管理體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案全收集

完善的檔案管理體系建設(shè)是做好檔案全面、快速、廣泛收集的基礎(chǔ)，也是重中之重。圍繞企業(yè)中心工作，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案體系頂層設(shè)計(jì)，統(tǒng)籌整合各類資源，逐步建成統(tǒng)一的、資源共享型的檔案工作體系?，F(xiàn)階段，我國(guó)國(guó)有企業(yè)在檔案管理上主要采用上級(jí)指導(dǎo)、分級(jí)進(jìn)行負(fù)責(zé)的形式，各個(gè)分部門的檔案室由總部的檔案管理部門統(tǒng)一調(diào)配控制。本級(jí)的檔案管理部門不具備本級(jí)檔案的調(diào)控權(quán)，僅僅能對(duì)本級(jí)檔案進(jìn)行收集管理。首先，按照國(guó)家檔案局10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限》要求，完善現(xiàn)有的文件收集范圍。其次，做好檔案系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的集成互聯(lián)，并加強(qiáng)各系統(tǒng)之間的資源整合，確保檔案反映各個(gè)事件、各類產(chǎn)品的全貌。最后，要做好互聯(lián)網(wǎng)、電子郵件、微信、微博等社交媒體中重要信息的及時(shí)收集[3]。

2.3 著力抓好檔案制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案法治化管理

依法治檔是新時(shí)代國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的基本要求，而想要實(shí)現(xiàn)這一基本要求的前提條件就是對(duì)現(xiàn)有的法律法規(guī)進(jìn)行完善與優(yōu)化。從某種角度來(lái)看，法律法規(guī)的完善將直接影響到檔案管理能力和實(shí)際管理效果的基礎(chǔ)。對(duì)于國(guó)有企業(yè)檔案管理部門而言，其應(yīng)當(dāng)依據(jù)國(guó)家提出的最新要求，結(jié)合當(dāng)前的法律法規(guī)，堅(jiān)持依法治檔的基本原則，做好檔案管理的統(tǒng)籌規(guī)劃，并進(jìn)一步針對(duì)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行優(yōu)化，確保檔案管理工作實(shí)現(xiàn)法治化管理，從而保證檔案管理工作的前瞻性、系統(tǒng)性和科學(xué)性。首先，從頂層規(guī)章、業(yè)務(wù)辦法、操作規(guī)則3個(gè)方面分層級(jí)制修訂企業(yè)檔案制度體系。企業(yè)檔案制度體系不僅要符合國(guó)家法律法規(guī)的相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)也要吻合企業(yè)的實(shí)際情況，滿足企業(yè)的實(shí)際需求；其次，將檔案管理流程融入企業(yè)信息化建設(shè)流程，并將檔案業(yè)務(wù)相關(guān)要求嵌入各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，形成全過(guò)程管控。這一過(guò)程的實(shí)現(xiàn)，可以從根本上對(duì)企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，保證檔案信息化管理系統(tǒng)的先進(jìn)性；最后，將新體制、新業(yè)態(tài)的新變化融入檔案的“收、管、存、用”四大環(huán)節(jié)，確保檔案全過(guò)程的規(guī)范化管理，不斷提高檔案工作的法治化水平。

2.4 著力加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理智慧化

在檔案管理智慧化時(shí)代背景之下，國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型也應(yīng)當(dāng)以智慧化管理方向而轉(zhuǎn)變。在當(dāng)前時(shí)代，人工智能、大數(shù)據(jù)是時(shí)代的熱點(diǎn)詞匯，而這些新型技術(shù)均可以給予國(guó)有企業(yè)檔案管理工作直接的幫助，并將從根本上顛覆檔案管理體系。一方面，在諸多新型信息化技術(shù)的基礎(chǔ)上，國(guó)有企業(yè)檔案管理工作需要加快自身的轉(zhuǎn)型升級(jí)，進(jìn)一步加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用范圍，依據(jù)信息化技術(shù)的要求對(duì)原有的工作標(biāo)準(zhǔn)、工作流程進(jìn)行優(yōu)化；另一方面，信息化技術(shù)的應(yīng)用可以對(duì)現(xiàn)有管理手段進(jìn)行創(chuàng)新，以人工智能技術(shù)為主的智能化管理將成為主流。最后，通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的合理應(yīng)用，可以進(jìn)一步對(duì)檔案利用方式進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，將原本的分散利用格局轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上集中利用。

3.國(guó)有企業(yè)檔案管理工作改革優(yōu)化發(fā)展與措施

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展創(chuàng)新和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷建設(shè)使得國(guó)有企業(yè)的檔案管理模式也相應(yīng)地得到轉(zhuǎn)型創(chuàng)新，檔案管理的手段也趨向于多樣化、豐富化發(fā)展。想要實(shí)現(xiàn)新時(shí)代下國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型發(fā)展，就要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，細(xì)致謹(jǐn)慎地對(duì)檔案進(jìn)行保存、管理、分類、整理工作，按照檔案的關(guān)聯(lián)性對(duì)檔案進(jìn)行管理，投入大量的資金、精力對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善，引進(jìn)高素質(zhì)人才、培養(yǎng)專業(yè)能力較強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)推進(jìn)檔案管理工作迅速進(jìn)行[4]。

3.1 對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善，制訂新型的檔案管理模式

作為行政管理工作中的重要組成部分，企業(yè)必須依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》的相關(guān)規(guī)定對(duì)國(guó)有企業(yè)的檔案管理制度進(jìn)行建設(shè)。同時(shí)，還要對(duì)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行實(shí)地考察，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況對(duì)檔案管理模式進(jìn)行調(diào)整改良。企業(yè)的檔案管理部門不僅僅要對(duì)總部的檔案管理制度進(jìn)行深度的了解，還要對(duì)其下屬部門的檔案管理情況進(jìn)行了解，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)提出相應(yīng)的指導(dǎo)，確保各個(gè)部門的檔案管理都能夠與自身的發(fā)展特點(diǎn)相適配[5]。

企業(yè)的檔案管理人員想要提高檔案管理工作的工作效率，不僅僅需要從自身下手對(duì)自身的素質(zhì)和專業(yè)能力進(jìn)行提升，還要與其他部門協(xié)調(diào)交流、共同合作，唯有如此，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的高效率。根據(jù)目前搜集的案例信息可以看出傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足企業(yè)的發(fā)展要求，跟不上時(shí)代發(fā)展的潮流。因此，國(guó)有企業(yè)的檔案管理部門必須加快引進(jìn)信息管理技術(shù)，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)部門的聯(lián)合把控，確保指令能夠迅速精準(zhǔn)下達(dá)，實(shí)現(xiàn)管理部門的總體調(diào)控安排。

3.2 對(duì)安全管控工作進(jìn)行加強(qiáng)，安排專業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行收集分類

國(guó)有企業(yè)作為我國(guó)國(guó)家經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)，其具有著頂梁柱的重要作用，國(guó)有企業(yè)的檔案資料不僅僅涉及企業(yè)的自身發(fā)展歷程，還記錄著眾多涉及國(guó)民經(jīng)濟(jì)的事件案例，一旦發(fā)生檔案泄露情況或檔案出現(xiàn)遺失、破壞都會(huì)對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)造成極大的影響。由此觀之，國(guó)有企業(yè)需要定期安排培訓(xùn)工作，培養(yǎng)檔案管理人員的安全意識(shí)和防泄漏意識(shí)，實(shí)行責(zé)任到人的制度，確保管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)定，管理工作全程具備監(jiān)控視頻。

由于檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜繁瑣，需要多個(gè)部門的協(xié)調(diào)配合，通過(guò)眾多的環(huán)節(jié)進(jìn)行檔案收集，很容易出現(xiàn)原始檔案資料不慎丟失后泄露的情況，對(duì)檔案的安全埋下隱患。由此觀之，檔案管理人員需要對(duì)企業(yè)的部門人員和工作情況進(jìn)行深入了解，對(duì)檔案收集的實(shí)際情況進(jìn)行實(shí)時(shí)了解，定期對(duì)檔案的情況進(jìn)行清點(diǎn)，確定檔案數(shù)量正確、內(nèi)容完整。

3.3 加強(qiáng)人才培養(yǎng)

作為一項(xiàng)對(duì)員工細(xì)致程度和嚴(yán)謹(jǐn)程度有著極高要求的工作，國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作要求工作人員保持嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度進(jìn)行檔案的管理，盡可能避免出現(xiàn)誤差情況，以防止檔案的精準(zhǔn)性、真實(shí)性難以得到保障，檔案的價(jià)值受到損害影響。由此觀之，檔案管理工作人員必須對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)情況有著充分的了解并且有著較高的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力。為滿足國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際需求，國(guó)有企業(yè)需要進(jìn)一步投入大量的資金進(jìn)行檔案管理制度的建設(shè)，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才，定期安排專業(yè)技能培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)基本被取代，信息化的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)高效率的檔案資源查閱和檔案搜索，將檔案全部錄入到網(wǎng)絡(luò)之中，建設(shè)數(shù)字化的檔案室，實(shí)現(xiàn)企業(yè)員工的資源共享。而大量資金的投入使得國(guó)有企業(yè)能夠購(gòu)進(jìn)大量的計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備進(jìn)行檔案掃碼工作，促進(jìn)了數(shù)字化、信息化檔案管理制度的進(jìn)一步發(fā)展。

另外，由于檔案的專業(yè)知識(shí)處于不斷地更新發(fā)展階段，企業(yè)除了對(duì)目前在崗的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)工作，豐富工作人員的知識(shí)儲(chǔ)備、提高他們的安全責(zé)任意識(shí)之外還要積極引進(jìn)專業(yè)化的高素質(zhì)人才來(lái)推進(jìn)信息化檔案管理工作的進(jìn)行，為檔案管理工作引進(jìn)新鮮的人才，使得檔案管理工作能夠順利開(kāi)展其轉(zhuǎn)型創(chuàng)新工作。

3.4 合理對(duì)檔案資源進(jìn)行協(xié)調(diào)分配工作

檔案管理工作作為企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力上的重要評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)之一，其重要性不言而喻。因此，企業(yè)的管理人員必須重視檔案資源的調(diào)配工作，對(duì)檔案信息的資源進(jìn)行整合利用，使得檔案資源能夠得到深度挖掘。國(guó)有企業(yè)的檔案資源作為企業(yè)信息收集和案例分析的最主要信息來(lái)源，其涉及領(lǐng)域極廣，除了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展、企業(yè)文化之外還對(duì)企業(yè)資源情況和科學(xué)技術(shù)發(fā)展進(jìn)行了收錄，能夠?yàn)槠髽I(yè)的技術(shù)查詢、案例分析等項(xiàng)目進(jìn)行服務(wù)。企業(yè)的管理人員只要對(duì)管理資源進(jìn)行科學(xué)合理的分配，就能夠利用檔案管理工作對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到促進(jìn)作用，既滿足了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，又實(shí)現(xiàn)了社會(huì)效益的最大化。

4.結(jié)語(yǔ)

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展建設(shè)的時(shí)代，相關(guān)部門的管理人員必須提高對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的重視程度，深入了解檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，根據(jù)實(shí)際情況結(jié)合相關(guān)的案例經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行檔案管理制度的創(chuàng)新優(yōu)化。同時(shí)，管理人員需要推進(jìn)檔案管理信息化、自動(dòng)化建設(shè)，利用現(xiàn)代化設(shè)備來(lái)提升檔案管理工作的工作效率，建立完善的管理體系，使得檔案管理工作的潛力能夠最大化地得到利用。除此以外，管理人員還要對(duì)檔案管理工作現(xiàn)階段存在的隱患問(wèn)題進(jìn)行排除解決，確保國(guó)有企業(yè)的管理工作能夠持續(xù)健康發(fā)展，使得檔案管理工作能夠緊跟時(shí)代步伐，不斷適應(yīng)時(shí)代實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新轉(zhuǎn)型。