信貸業(yè)務(wù)無紙化背景下的“三化一體”個貸檔案管理模式升級＊

徐江華 陳美斯

（深圳市銀雁科技有限公司 深圳 518000）

0 引言

“信貸檔案是商業(yè)銀行在管理和經(jīng)辦各類本外幣信貸業(yè)務(wù)的工作活動中形成的，具有憑證依據(jù)作用和參考利用價值的信貸經(jīng)營管理專業(yè)技術(shù)材料的總稱，是銀行信貸業(yè)務(wù)管理工作的原始記錄?！备鶕?jù)貸款的主體分類，分別有個人信貸檔案與企業(yè)信貸檔案。其中，針對個人消費客戶的貸款業(yè)務(wù)包含但不限于信用卡透支、住房貸款、消費貸款、助學(xué)貸款、汽車貸款、小額抵押貸款等，這些業(yè)務(wù)活動行程的文件材料經(jīng)分類歸檔后成為個人信貸檔案（下稱“個貸檔案”）。個貸檔案是維護(hù)銀行和客戶利益、保護(hù)消費者權(quán)益的重要記錄憑證。

隨著金融科技不斷進(jìn)步，個貸業(yè)務(wù)辦理的場景趨于無紙化、數(shù)字化，對銀行傳統(tǒng)的檔案管理方法提出了新的要求。論文案例針對某國有銀行省行的這一痛點，立足個貸檔案集中化、數(shù)字化、信息化“三化一體”的目標(biāo)，為其優(yōu)化管理流程、引進(jìn)新技術(shù)、新工具，提供了包含檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字化加工服務(wù)、寄存保管服務(wù)的個貸檔案一體化解決方案，并就解決方案提出案例的學(xué)術(shù)價值。

1 文獻(xiàn)綜述與理論研究

1.1 國內(nèi)研究文獻(xiàn)現(xiàn)狀

為了更好地闡述案例，首先從國內(nèi)學(xué)者對信貸檔案和個貸檔案管理的研究出發(fā)，探查國內(nèi)研究現(xiàn)狀。筆者使用“CNKI 中國知網(wǎng)”數(shù)據(jù)庫作為文獻(xiàn)研究來源，檢索方式為：檢索方式為：“篇名 =‘信用’or‘貸款’and 篇名 = 檔案”，檢索結(jié)果為124 篇中文文獻(xiàn)；檢索方式為：“篇名=‘信用’or‘貸款’and篇名=檔案”，檢索結(jié)果 為 53 篇中文文獻(xiàn)；檢索方式為：“篇名 =‘個貸’or‘個人貸款’and 篇名 = 檔案”，檢索結(jié)果為 16 篇中文文獻(xiàn)。

從以上的檢索結(jié)果來看，國內(nèi)對個貸，即個人信用貸款的檔案管理研究較少，且在多數(shù)的信貸檔案管理研究文獻(xiàn)中，國內(nèi)學(xué)者多數(shù)傾向于研究助學(xué)、助農(nóng)的信貸檔案管理，以及銀行信貸檔案是如何防范信貸風(fēng)險。在《股份制商業(yè)銀行信貸檔案管理現(xiàn)狀分析》一文中，作者賈煥梓對國內(nèi)對信貸檔案管理研究做了統(tǒng)計與分析，從1996年至2016年的20年間，該領(lǐng)域的研究文獻(xiàn)數(shù)量趨于穩(wěn)步增長，表明對信貸檔案管理的重視程度愈發(fā)加深。其中，首篇對個貸檔案的研究文獻(xiàn)從2000年開始發(fā)表，數(shù)據(jù)表明，前十年對于個人貸款檔案管理工作的研究主要以住房與助學(xué)為主，后10年則以個人信用檔案管理系統(tǒng)作為主流研究方向，文獻(xiàn)發(fā)表數(shù)量遠(yuǎn)低于“信用檔案管理”，由此可見，國內(nèi)學(xué)術(shù)界對個貸檔案管理的研究重視程度較低。

1.2 國內(nèi)研究文獻(xiàn)呈現(xiàn)的問題

綜合被引量較多的前十篇研究文獻(xiàn)如《商業(yè)銀行信貸檔案的管理》《商業(yè)銀行中的業(yè)務(wù)檔案管理：理論與實踐初探》《銀行信貸業(yè)務(wù)檔案信息資源的開發(fā)利用》，以及上述提及的《股份制商業(yè)銀行信貸檔案管理現(xiàn)狀分析》等，對于信貸和個貸檔案管理現(xiàn)狀的研究文獻(xiàn)指出如下管理現(xiàn)狀問題：第一，傳統(tǒng)信貸檔案管理模式不能滿足無紙化趨勢下的信息資源共享需求，無法實現(xiàn)信貸業(yè)務(wù)檔案借閱的線上審批；第二，不能實時監(jiān)控信貸業(yè)務(wù)檔案的移交與上收全過程，存放地點分散，且無統(tǒng)一保管監(jiān)督，容易發(fā)生丟失或損毀的風(fēng)險；第三，檔案管理人員素質(zhì)水平較低，無法應(yīng)對信息化操作，同時配備人員數(shù)量不足，無法應(yīng)對大量查調(diào)閱需求；第四，銀行業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范普遍無法適用于信貸業(yè)務(wù)檔案管理，當(dāng)前沒有統(tǒng)一的信貸檔案管理規(guī)范與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，總行與分行之間管理方法有壁壘，難以共享檔案信息資源。

1.3 國內(nèi)研究文獻(xiàn)提出的解決方法

對應(yīng)以上提出的信貸業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀問題，多數(shù)國內(nèi)學(xué)者在研究文獻(xiàn)中指出應(yīng)從三個層面解決：一是對銀行進(jìn)行檔案教育與科普，提升行方管理人員對檔案的認(rèn)知與重視，提升檔案管理專業(yè)技能；二是改善銀行對信貸檔案管理的制度與體系，基于觀念與重視程度的轉(zhuǎn)變，應(yīng)尋求專業(yè)的外部服務(wù)供應(yīng)商幫助提升內(nèi)部管理水平，統(tǒng)一信貸業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)；三是響應(yīng)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡稱“‘十四五’”規(guī)劃），在無紙化趨勢下，對信貸業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，對信貸業(yè)務(wù)電子檔案做到實時歸檔，構(gòu)建信貸業(yè)務(wù)檔案信息資源池，打破信息孤島與壁壘，及時滿足大量實時查調(diào)閱需求。

2 案例基本情況

2.1 案例背景

某國有行自2013年起，對行內(nèi)全量檔案管理提出集約化管理要求，并對自有或托管檔案庫房實行庫房評級制，總行與行里各分支機(jī)構(gòu)對檔案管理選擇自我管理與外部專業(yè)服務(wù)供應(yīng)商占比各為50%。與此同時，個人消費金融類貸款業(yè)務(wù)是建設(shè)方的主要業(yè)務(wù)之一，隨著業(yè)務(wù)規(guī)模擴(kuò)大，個貸檔案數(shù)量與日俱增，由于總量龐大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜，全部集中存儲的難度很大，故只完成了部分集管，部分檔案仍由支行網(wǎng)點自行保管。隨著業(yè)務(wù)無紙化的推進(jìn)，行方近年來依托總行統(tǒng)一的信貸業(yè)務(wù)系統(tǒng)展業(yè)，在辦理過程中使用高拍儀對材料關(guān)鍵頁進(jìn)行掃描，形成影像副本，存儲在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，進(jìn)而出現(xiàn)以下困難點：

第一，部分檔案分散于各地庫房、網(wǎng)點機(jī)構(gòu)，管理權(quán)限不清晰，給一線造成一定的存管負(fù)擔(dān)，且留有遺失隱患；第二，個貸檔案管理依賴于手工操作和紙質(zhì)文檔，可能存在諸如：收檔不及時、不齊全、檔案內(nèi)容填寫不完整、要素不全、過期資料未能及時抽出、已終止個貸關(guān)系的個貸資料未另行歸檔、檔案資料移交手續(xù)不規(guī)范，交接程序流于形式、銀行機(jī)構(gòu)分散，點多面廣，檔案工作監(jiān)督檢查難以全面覆蓋等問題；第三，檔案實體存放場地規(guī)模與業(yè)務(wù)發(fā)展速度不匹配、檔案庫房的基礎(chǔ)設(shè)施落后，設(shè)施配備不全，不能完全達(dá)到《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》(JGJ25-2010)中對檔案庫房的建設(shè)要求；第四，大部分存量個貸檔案只有紙質(zhì)檔案的存儲形式，新增個貸檔案只有部分影像副本，檔案需通過系統(tǒng)及手動進(jìn)行管理，數(shù)字化、電子化程度低，檔案調(diào)閱利用時，面臨耗時較長的審批流程、移交運(yùn)輸流程，可能有實體受損、逾期未還等風(fēng)險；第五，個貸業(yè)務(wù)“無紙化”發(fā)展趨勢愈加明顯，銀行采用個貸業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)作業(yè)，但一方面，系統(tǒng)只覆蓋到增量檔案的部分材料，存量紙質(zhì)檔案以及增量的紙質(zhì)文件材料不能直接進(jìn)行線上化管理，兩者脫節(jié)；另一方面，一二級信貸檔案的信息化數(shù)據(jù)源自兩套不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，無法一一對應(yīng)，給歸檔工作造成不小的工作量。為此建立如下流程，如圖1、圖2：

圖1 行方支行與分行的個貸檔案保管流程

圖2 行方個貸檔案利用、永久調(diào)出流程

2.2 案例措施

2.2.1 全量檔案實體數(shù)字化加工，加速線上化管理進(jìn)程

個貸檔案利用頻率較高，面對個貸存量紙質(zhì)檔案不方便利用的問題，由省分行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)開展存量紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作。省分行所在市域分支行，集中由省分行提供場地實施。其他地市統(tǒng)一集中在屬地二級分行進(jìn)行處理。

全省近20 個地市一級檔案（權(quán)證類）約60 萬卷，二級檔案（其他貸款資料）約100 萬卷（含已結(jié)清20 萬卷）全部進(jìn)行著錄及數(shù)字化加工，銀雁全省6 個分公司參與項目，參與專業(yè)人員120 余人，運(yùn)用自身專業(yè)設(shè)備、系統(tǒng)、耗材一站式同步開展數(shù)字化加工工作。共掃描影像8000 萬余幅，著錄目錄數(shù)200 萬余條，實施工期約為一年兩個月。

2.2.2 集約化管理檔案實體，為檔案合規(guī)管理提供保障

截至目前，銀雁已在全國62 個城市建立100 余個檔案專業(yè)庫房。嚴(yán)格遵循國家JGJ25-2010《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》，萃取服務(wù)經(jīng)驗，建立“二十防”防控標(biāo)準(zhǔn)。庫房內(nèi)部使用RFID、RPA、AI、GIS 等前沿技術(shù)支撐服務(wù)，使服務(wù)全流程準(zhǔn)確、高效、便捷。

針對實體檔案，該行分布全省各市的分支行由省分行統(tǒng)籌，將一、二級未結(jié)清檔案自建庫房存放，已結(jié)清個貸檔案移至銀雁檔案庫房，其他地市一、二級未結(jié)清檔案存放至二級分行自建庫房，已結(jié)清檔案存放各二級分行或移至銀雁檔案庫房。銀雁公司安排專業(yè)團(tuán)隊，用時3 個月，將分散在各分支行的檔案清點收集，專車運(yùn)送至銀雁庫房。具體如圖3。

圖3 銀雁科技為行方制定的檔案集中上收管理方案示意圖

2.2.3 建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)，直通現(xiàn)代化管理

本項目融合銀雁自主研發(fā)的多套檔案管理相關(guān)軟件，如檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)、實物檔案管理系統(tǒng)、影像檔案管理系統(tǒng)、綜合檔案管理系統(tǒng)以及電子檔案管理系統(tǒng)，為檔案管理過程中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)指令數(shù)據(jù)、影像副本、OCR 檔案信息數(shù)據(jù)、檔案在庫庫存數(shù)據(jù)、檔案定位數(shù)據(jù)、庫房環(huán)境數(shù)據(jù)、電子檔案元數(shù)據(jù)以及相關(guān)電子簽名簽章等數(shù)據(jù)提供應(yīng)用支撐，保障該行一套系統(tǒng)實現(xiàn)各形態(tài)（實體檔案、數(shù)字化影像副本、電子檔案）檔案綜合管理功能。

銀雁通過詳細(xì)的前期調(diào)研，深度了解建設(shè)方現(xiàn)狀與需求，為其打造個貸檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)融合多項前沿管理技術(shù)、專業(yè)檔案管理功能，實現(xiàn)個貸檔案從歸檔、保管到各種類型利用的全流程管理。系統(tǒng)與總行信貸業(yè)務(wù)系統(tǒng)打通，實現(xiàn)實時數(shù)據(jù)傳輸，達(dá)到實時檔案影像及數(shù)據(jù)信息的管理。

在實體檔案管理方面，系統(tǒng)外聯(lián)多項物聯(lián)網(wǎng)智能設(shè)備如RFID 電子標(biāo)簽轉(zhuǎn)換系統(tǒng)、儲位標(biāo)簽、移動盤電車子系統(tǒng)及實物檔案管理系統(tǒng)等，執(zhí)行智能化出入庫、上下架流程記錄及智能盤點，設(shè)計了4 大環(huán)節(jié)的智能管理流程，使檔案實體管理便捷性和安全性明顯提升，并實現(xiàn)了該行全量個貸檔案實體管理+存量個貸檔案影像管理，從流程與數(shù)據(jù)層面做到全行個貸檔案全面信息化管理。

經(jīng)過以上三步的流程梳理和服務(wù)參與，在借款審核階段由銀雁信貸助理進(jìn)行輔助操作，解放客戶經(jīng)理精力，使其專心投入自身業(yè)務(wù)工作中，在檔案管理階段由銀雁負(fù)責(zé)進(jìn)行整理、數(shù)字化加工、運(yùn)輸及存儲服務(wù)，行內(nèi)僅需通過系統(tǒng)進(jìn)行確認(rèn)和審核等操作。

建設(shè)完成后，該行個貸檔案管理新流程如圖4、圖5。

圖5 檔案實體利用、永久調(diào)出流程示意圖

銀雁基于全國檔案庫房、業(yè)務(wù)實施設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施、下沉至二級甚至三級地市的專業(yè)檔案服務(wù)團(tuán)隊結(jié)合大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等前沿技術(shù)幫助該行實現(xiàn)了個貸檔案從分散管理到集約化管理，紙質(zhì)管理到線上化管理，手工管理到信息化管理的業(yè)務(wù)檔案一體化動態(tài)實時管理。具體如圖6。

圖6 銀雁科技商業(yè)銀行信貸業(yè)務(wù)檔案“三化一體”管理模式示意圖

2.3 案例創(chuàng)新

2.3.1 管理模式創(chuàng)新

此前，該行實體個貸檔案僅部分上收，部分分散存放在分支行或網(wǎng)點，業(yè)務(wù)辦理過程中僅對部分實體檔案進(jìn)行了數(shù)字化加工，面臨實體檔案分散、影像副本不全的問題。但該省面積大、地市多，將全量實體檔案上收到集中統(tǒng)一的物理環(huán)境保管的實操難度很大，故而本案例提出了“分布式統(tǒng)一”的創(chuàng)新管理模式。首先，對全量個貸檔案進(jìn)行整理、數(shù)字化加工，成果掛接于系統(tǒng)，允許用戶在權(quán)限內(nèi)線上調(diào)閱利用，允許管理部門實時管控各機(jī)構(gòu)的檔案信息數(shù)據(jù)。同時，將實體檔案進(jìn)行區(qū)域性集中上收，例如，其省會20 多個分支行的個貸已結(jié)清檔案進(jìn)入銀雁檔案庫房保管，基于RFID 技術(shù)和信息化基建條件，行方可線上實時掌握檔案的在庫情況，或進(jìn)行調(diào)閱、回收等利用動作。該模式既能合理控制建設(shè)方的經(jīng)濟(jì)投入，又能助其降低運(yùn)營成本、轉(zhuǎn)移風(fēng)險，通過加速檔案利用速度來提高業(yè)務(wù)效率。

2.3.2 管理技術(shù)創(chuàng)新

（1）對象存儲實現(xiàn)海量檔案數(shù)據(jù)存儲及擴(kuò)展

檔案系統(tǒng)中存儲了大量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，不符合傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫格式，如照片、視頻、音頻文件、文檔形式的文本，都是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的常見示例。在尋找優(yōu)秀的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲方式時，NAS 與對象存儲是兩個主要選擇。與前者相比，對象存儲響應(yīng)較快，能為數(shù)據(jù)快速變化的應(yīng)用程序提供支持；擴(kuò)展性強(qiáng)，對未來檔案數(shù)字資源的海量存儲及利用提供可靠的橫向擴(kuò)展能力。

鑒于銀行個貸業(yè)務(wù)量大、檔案數(shù)據(jù)增長迅速等特性，我們認(rèn)為個貸檔案管理更需要海量安全的存儲模式，因此，本案例利用對象存儲為該行提供了可橫向拓展的存儲空間，不僅如此，對象存儲的存取效率不會因存儲容量增大而變慢，其優(yōu)秀的“軟件定義存儲”技術(shù)保證了海量數(shù)據(jù)的訪問效率，此種存儲模式同樣適用于各大金融行業(yè)高并發(fā)業(yè)務(wù)場景中檔案數(shù)據(jù)快速存取的需求。

（2）技術(shù)創(chuàng)新與國產(chǎn)化兼容適配

在性能方面，本案例使用的系統(tǒng)兼具安全、便捷、共享、高效的特性，采用自主可控的微服務(wù)架構(gòu)、國產(chǎn)化服務(wù)器及操作系統(tǒng)搭建高性能服務(wù)集群，構(gòu)建平臺安全防護(hù)體系，為客戶提供安全、高效、穩(wěn)定的辦公環(huán)境；在生態(tài)適配性方面，系統(tǒng)經(jīng)全面信創(chuàng)改造，具備完整的信創(chuàng)生態(tài)，與國內(nèi)主流的CPU、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件等完成兼容性適配，保障系統(tǒng)信息安全，促進(jìn)國家信創(chuàng)戰(zhàn)略發(fā)展；在技術(shù)架構(gòu)方面，采用先進(jìn)的技術(shù)架構(gòu)，已完成與國產(chǎn)主流數(shù)據(jù)庫的兼容性與適配性認(rèn)證；在安全性方面，經(jīng)國產(chǎn)密碼加密，符合網(wǎng)絡(luò)安全等級保護(hù)基本要求，可滿足國家對機(jī)關(guān)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)安全性的要求。

2.4 案例成效

銀雁科技為該行提供包括個貸檔案管理系統(tǒng)、檔案數(shù)字化加工服務(wù)、檔案寄存保管服務(wù)的個貸檔案一體化解決方案，幫助該行實現(xiàn)了個貸檔案管理的集約化、數(shù)字化、信息化。第一，有利于提升經(jīng)濟(jì)效益。首先，提高個貸檔案管理效率。通過個貸檔案管理系統(tǒng)的建立和應(yīng)用，行方實現(xiàn)了權(quán)限內(nèi)信息共享和數(shù)據(jù)整合，一鍵快速調(diào)閱，6 種查、調(diào)閱模式，檔案影像審批后自動推送至相關(guān)人員，檔案實體專人專車押運(yùn)，運(yùn)輸途中GPS 技術(shù)實時監(jiān)控，全程交接留痕，全流程管理效率提升6 倍以上。其次，降低個貸業(yè)務(wù)風(fēng)險。各種形態(tài)的個貸檔案的數(shù)據(jù)信息通過管理系統(tǒng)得到即時、全面的記錄、存儲和管理，通過檔案端流程及系統(tǒng)的管控降低檔案信息被篡改、泄露、甚至檔案實體丟失等風(fēng)險，加強(qiáng)后端的合規(guī)管理，強(qiáng)化了銀行的應(yīng)訴能力，可跨空間、跨時間查調(diào)閱利用檔案，能夠及時響應(yīng)前端運(yùn)營需求，減少運(yùn)輸及人力查調(diào)閱利用檔案的成本。再次，降低個貸檔案管理運(yùn)營成本。存量檔案部分，通過銀雁專業(yè)團(tuán)隊的分布式集約化服務(wù)，在場地、人員、設(shè)備等方面降低檔案管理成本約52%。在后續(xù)管理上，電子化管理及自動化操作進(jìn)一步降低人工和管理成本30%以上。第二，有利于提升社會效益。首先，保護(hù)銀行客戶的個人權(quán)益和隱私。通過管理流程梳理、全線上多權(quán)限信息維護(hù)及管理，降低流程中信息被篡改或丟失的可能性，有效保護(hù)公民隱私，強(qiáng)化公民權(quán)益。其次，提升銀行客戶的辦事效率。項目實施后，檔案信息全線上管理，客戶需要調(diào)檔時，銀行可以更加迅速、便捷的方式響應(yīng)，減少客戶等待時間和過程的繁瑣程度。再次，信息資源得以沉淀利用。個貸檔案的一體化管理，有助于實現(xiàn)銀行內(nèi)部及行業(yè)見的個貸信息資源沉淀，相應(yīng)數(shù)據(jù)經(jīng)過分析后可有效提高行業(yè)運(yùn)行效率和效益。從次，降低信用風(fēng)險和社會風(fēng)險。通過專業(yè)服務(wù)和國產(chǎn)化技術(shù)系統(tǒng)部署，大大降低個貸風(fēng)險導(dǎo)致的社會風(fēng)險，保護(hù)銀行和社會的利益，維護(hù)金融秩序穩(wěn)定。最后，促進(jìn)金融服務(wù)的可持續(xù)發(fā)展。個貸檔案的一體化管理，有利于完善金融服務(wù)體系和環(huán)境，促進(jìn)金融服務(wù)的可持續(xù)發(fā)展，滿足社會對金融穩(wěn)定的需求和期望。

3 案例理論價值

銀雁科技結(jié)合檔案管理體系建設(shè)方面的專業(yè)知識，與該行共同進(jìn)行管理流程梳理，并利用先進(jìn)的技術(shù)幫助該行實現(xiàn)了個貸檔案的數(shù)字化、集約化、信息化的“三化一體”管理，解決了銀行個貸檔案利用不便、管理成本高昂等問題，降低了金融企業(yè)個貸檔案管理風(fēng)險。 綜合上述的可復(fù)制性與可操作性，論文對案例價值進(jìn)行以下闡述：

3.1 踐行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的新模式

本項目采用“信息集中管理+檔案實體本地標(biāo)準(zhǔn)化”存儲模式，在總行、總部實現(xiàn)統(tǒng)一管理及監(jiān)督的同時，利用標(biāo)準(zhǔn)化、本地化的管理場地進(jìn)行檔案實體管理，提升本地檔案利用便利性，降低檔案實體運(yùn)輸?shù)倪^程風(fēng)險，節(jié)省至少30%的運(yùn)輸成本。

3.2 專門檔案的新管理方法

個貸檔案對信息安全管理要求高，對檔案管理及利用審查流程更加嚴(yán)格。銀雁在項目協(xié)助建設(shè)方梳理原有的個貸檔案從產(chǎn)生，到收、管、存、用、銷的全流程各環(huán)節(jié)，形成新的、數(shù)字化和信息化程度更高的新流程，并通過系統(tǒng)固化下來，系統(tǒng)設(shè)置多層級審核和復(fù)核環(huán)節(jié)，實現(xiàn)全線上管理，盡量減少手動操作的環(huán)節(jié)，降低人工工作量的同時，通過加密和權(quán)限設(shè)置手段保護(hù)個貸檔案實體和信息安全。

3.3 檔案資源維護(hù)的組合創(chuàng)新

第一，海量存儲模式及國產(chǎn)化系統(tǒng)是個貸檔案邁向信息化管理的基石。本項目采用更適合個貸檔案的對象存儲模式，滿足該場景下儲量可擴(kuò)展、海量存儲的需求，并進(jìn)行全面國產(chǎn)化兼容適配，保障金融信息安全。第二，物聯(lián)網(wǎng)+的防護(hù)標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化為檔案實體增加護(hù)盾。銀雁全國檔案庫房統(tǒng)一按照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范(JGJ25-2010)》建設(shè)，目前已在62 個城市建立100 多個檔案庫房，100%自營，垂直化管理，建設(shè)運(yùn)營措施在“八防”基礎(chǔ)上進(jìn)行了細(xì)化，在庫房建設(shè)和日常管理的過程中均參照細(xì)化后的“二十防”標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，適應(yīng)不同地理環(huán)境、不同存儲介質(zhì)、金融機(jī)構(gòu)檔案安全的高要求。第三，下沉的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)專業(yè)團(tuán)隊是檔案得以安全信息化的加速器。銀雁專業(yè)數(shù)字化加工團(tuán)隊覆蓋全國200 多個城市，下沉至二、三級地市，當(dāng)項目覆蓋多區(qū)域時，可在保障質(zhì)量的前提下多地并行開展作業(yè)，減少跨區(qū)域資源調(diào)動，以強(qiáng)大的檔案服務(wù)資源基礎(chǔ)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)“本地客戶、全國服務(wù)”。

4 案例實踐展望

結(jié)合實踐案例的措施與成效，從銀行的個貸檔案到信貸檔案，直至銀行全量業(yè)務(wù)檔案，可進(jìn)行不同程度的檔案實體集約化管理、檔案實體增量、存量或全量數(shù)字化，利用信息化技術(shù)與優(yōu)化管流程，降低檔案管理與利用成本，以及檔案管理信息化建設(shè)，助力提升國內(nèi)商業(yè)銀行檔案信息化建設(shè)水平，優(yōu)化銀行檔案資源結(jié)構(gòu)，開發(fā)檔案信息資源，建設(shè)與優(yōu)化銀行檔案管理人才梯隊，為我國商業(yè)銀行與金融業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供智力支撐。在“無紙化”發(fā)展趨勢下，響應(yīng)黨的二十大號召與“十四五”規(guī)劃的建設(shè)目標(biāo)，我國銀行從個貸檔案到信貸檔案，直至業(yè)務(wù)檔案應(yīng)從以下8個方面提升管理水平與服務(wù)借鑒、決策的能力，以更好地滿足客戶需求和社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要：

（1）加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)：銀行應(yīng)積極推進(jìn)增量、存量或全量的業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化進(jìn)程，利用先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、識別和歸檔，對電子文件進(jìn)行“四性檢測”并實時歸檔，實現(xiàn)檔案電子化的存儲和管理；

（2）建立統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)：銀行總行與各網(wǎng)點、分支機(jī)構(gòu)應(yīng)建立統(tǒng)一的業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，并與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，將分散在各網(wǎng)點、分支機(jī)構(gòu)的檔案集中管理起來，實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一檢索、調(diào)閱和利用，提高檔案管理的效率和便利性；

（3）強(qiáng)化檔案安全保障：銀行應(yīng)加強(qiáng)檔案信息和實體的安全防護(hù)措施，對檔案信息采用加密、備份等技術(shù)手段保護(hù)檔案的安全性和完整性，防止信息泄露和篡改。對檔案實體應(yīng)選擇符合國家相關(guān)管理規(guī)定的存儲環(huán)境，存管檔案實體與進(jìn)行日常運(yùn)營維護(hù)、查調(diào)閱利用活動；

（4）推進(jìn)檔案共享與合作：銀行應(yīng)積極推動與其他金融機(jī)構(gòu)、政府部門等相關(guān)單位的合作，在不影響檔案信息和實體安全的情況下，共享檔案資源，促進(jìn)信息資源的互通和交流；

（5）提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)：銀行應(yīng)在優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對業(yè)務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，提升其專業(yè)素養(yǎng)和管理能力，確保業(yè)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量和效果；

（6）推動檔案管理的智能化發(fā)展：銀行可以利用人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段，并利用檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案信息的自動分類、整理和分析，挖掘有效資源，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。

（7）加強(qiáng)法律法規(guī)的制定和執(zhí)行：銀行應(yīng)積極參與相關(guān)法規(guī)的制定和修訂工作，明確檔案管理的法律責(zé)任和權(quán)益保障，規(guī)范檔案管理行為，如國家檔案局在2023年5月發(fā)布，且將于12月1日實施的《商業(yè)銀行檔案管理規(guī)范》，對于信貸檔案也應(yīng)有細(xì)化的執(zhí)行規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)；

（8）加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)督和評估：銀行應(yīng)建立健全檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案管理工作進(jìn)行評估和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以解決。