十招 讓企業(yè)“小金庫”無處遁形

李思琦，胡曉華

（中交一航局第一工程有限公司，天津 300450)

顧名思義，“小金庫”與“大金庫”相對(duì)，資金不公有、支出不公開、余額不公布，對(duì)于企業(yè)來說，是指為了方便消費(fèi)、不當(dāng)利得等目的，違反法律法規(guī)和管理制度，通過隱藏收入、違規(guī)收款、截留利潤等不正當(dāng)手段，把應(yīng)列入企業(yè)賬簿的資金不列入其中，形成企業(yè)的“私房錢”，是“賬外賬”的一種表現(xiàn)形式。

“小金庫”游離于企業(yè)正常的管理秩序，在管理流程上，不執(zhí)行資金審批手續(xù)，在內(nèi)部控制上，不遵守收支管理制度，在監(jiān)督程序上，不接受財(cái)務(wù)過程監(jiān)督，具有隨意支出、揮霍使用、賬外循環(huán)的特點(diǎn)，嚴(yán)重沖擊了企業(yè)的經(jīng)營管理活動(dòng)，造成會(huì)計(jì)信息失真、導(dǎo)致國有資產(chǎn)流失。同時(shí)，破壞了企業(yè)良好的運(yùn)營氛圍、助長奢腐風(fēng)氣，甚至滋生腐敗現(xiàn)象、誘發(fā)職務(wù)犯罪，因此，嚴(yán)審“小金庫”，是企業(yè)防治“大風(fēng)險(xiǎn)”的必然之舉。

在“小金庫”的審計(jì)過程中，被審計(jì)單位通常會(huì)強(qiáng)烈抗拒又串通包庇，審計(jì)人員只有找準(zhǔn)突破口，掌握一定的技術(shù)方法，才能揭開“小金庫”的神秘面紗。

一、優(yōu)化程序，獲取審計(jì)線索。

由于“小金庫”由企業(yè)內(nèi)部若干擁有權(quán)限的管理人員私下籌劃，一般由權(quán)利衍生。一方面，它不屬于企業(yè)“廠務(wù)公開”的范疇，在企業(yè)秘密存在，隱蔽無形；另一方面，它又通過若干人員集體共謀、串通伙同而形成，是企業(yè)局部范圍內(nèi)“公開的秘密”，存在一部分知情人員。

在審計(jì)進(jìn)點(diǎn)之前，審計(jì)組按照審計(jì)程序在被審計(jì)單位公示審計(jì)信息，公布提供審計(jì)線索的聯(lián)系電話和通信郵箱，并公開征集審計(jì)線索，可給“知情人員”創(chuàng)造信息傳遞的有效通道，幫助審計(jì)人員快速找到詳細(xì)核查“小金庫”的“突破口”。舉報(bào)電話和舉報(bào)郵件一經(jīng)查實(shí)，可迅速而準(zhǔn)確地鎖定重點(diǎn)人員和資金流向。同時(shí)，“小金庫”往往以個(gè)人名義私存，賬戶大額資金存入頻繁，零星支出名目繁多，內(nèi)容和金額不符合個(gè)人賬戶的收支規(guī)律，暗藏違規(guī)違紀(jì)的行為，針對(duì)涉“小金庫”的舉報(bào)線索，審計(jì)人員要協(xié)同紀(jì)委監(jiān)察部門共同取證，一方面，可通過多部門資源整合充分發(fā)揮監(jiān)督合力，另一方面，借助紀(jì)委監(jiān)察部門的專業(yè)視角能夠準(zhǔn)確對(duì)問題定性。

提供違規(guī)違紀(jì)線索、舉報(bào)違法犯罪行為是社會(huì)公民和企業(yè)員工的權(quán)利和責(zé)任，審計(jì)公示這一業(yè)務(wù)程序，為企業(yè)員工參與企業(yè)合規(guī)性建設(shè)提供了通道，為審計(jì)人員發(fā)現(xiàn)“小金庫”拓寬了獲取線索的渠道。同時(shí)，恰當(dāng)?shù)摹奥?lián)合審計(jì)”為追蹤審計(jì)線索提供豐富的技術(shù)手段和專業(yè)視角。

二、突擊盤庫，取得直接證據(jù)。

突擊盤庫是指為了發(fā)現(xiàn)被審計(jì)單位常態(tài)下的現(xiàn)金余額和管控狀況，在不提前通知、不書面告知的前提下，盤點(diǎn)被審計(jì)單位的庫存現(xiàn)金。在突擊盤庫時(shí)，如果可以初步判斷被審計(jì)單位可能存在多個(gè)保險(xiǎn)柜存放現(xiàn)金，應(yīng)安排若干小組同時(shí)開展盤點(diǎn)。

審計(jì)人員突擊盤庫，應(yīng)對(duì)現(xiàn)金、支票、收據(jù)、銀行卡、存折存單、收條借條等逐項(xiàng)登記，并與財(cái)務(wù)賬面數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，如果發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，需要進(jìn)一步分析查證差異原因：發(fā)生長短款有可能是收支登記不及時(shí)、記賬錯(cuò)誤造成，也可能是出納人員代管“小金庫”產(chǎn)生。盤庫的同時(shí)，審計(jì)人員需要特別關(guān)注被審計(jì)單位的收據(jù)管理，查看是否存在多本收據(jù)并用、收款內(nèi)容不記賬、收款事項(xiàng)異常等問題。

個(gè)別被審計(jì)單位設(shè)置多個(gè)保險(xiǎn)柜，則需要悉數(shù)盤點(diǎn)，從實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來看，被審計(jì)單位的“小金庫”通常狡兔三窟，并非全由出納一人代管，可能由一個(gè)或多個(gè)管理人員以多種形式保管，審計(jì)人員進(jìn)場(chǎng)前需要了解被審計(jì)單位的保險(xiǎn)柜設(shè)置情況，進(jìn)場(chǎng)后還要對(duì)審計(jì)環(huán)境仔細(xì)觀察。

突擊盤庫要掌握好時(shí)機(jī)和對(duì)象，盤庫前要對(duì)被審計(jì)單位的基本情況和管控現(xiàn)狀進(jìn)行深入了解和綜合分析，根據(jù)獲知的線索資料，初步判斷資金存放的地點(diǎn)，評(píng)估小金庫產(chǎn)生的可能性，同時(shí)，審計(jì)小組要周密安排，在被審計(jì)單位未作任何準(zhǔn)備的情況下進(jìn)行突然盤點(diǎn)。突擊盤庫簡便易行，命中率高，能取得“小金庫”最直接有力的實(shí)物證據(jù)。

三、訪談分析，找準(zhǔn)突破路徑。

語言是意思表達(dá)的主要途徑，充分有效的訪談能夠幫助審計(jì)人員找到深入核查的蛛絲馬跡。因此，審計(jì)人員進(jìn)場(chǎng)后要有策略地組織訪談：在訪談對(duì)象確認(rèn)方面，要選擇容易接觸現(xiàn)金收入的部門和人員；在訪談時(shí)間選擇方面，要尋找可以觀察業(yè)務(wù)流程的時(shí)機(jī)；在訪談技巧使用方面，要邏輯清晰，聲東擊西。通過深入細(xì)致地交流，審計(jì)人員可以找到“小金庫”的突破路徑。

以內(nèi)部控制專項(xiàng)審計(jì)的訪談為例，審計(jì)組可以與質(zhì)量管理經(jīng)理進(jìn)行訪談，交流審計(jì)期內(nèi)被審計(jì)單位在質(zhì)量管理方面的制度建設(shè)和創(chuàng)新舉措。一般情況下，部門經(jīng)理會(huì)對(duì)個(gè)人業(yè)績和管理實(shí)效進(jìn)行詳細(xì)描述，審計(jì)人員在獲知企業(yè)通過對(duì)下游單位的質(zhì)量延伸管控提升產(chǎn)品質(zhì)量的舉措后，對(duì)企業(yè)“日巡檢、周抽檢、月專檢”的質(zhì)量管理制度予以肯定，同時(shí)對(duì)“加大獎(jiǎng)罰措施管控下游企業(yè)質(zhì)量履約”的措施產(chǎn)生好奇。審計(jì)人員認(rèn)識(shí)到“獎(jiǎng)罰款項(xiàng)”是重要的關(guān)鍵詞，引導(dǎo)被訪談人具體介紹獎(jiǎng)罰措施的落地情況，并進(jìn)一步獲取被審計(jì)單位的質(zhì)量罰款清單和審計(jì)期內(nèi)賬面收款明細(xì)，通過信息比對(duì)，確認(rèn)被審計(jì)單位質(zhì)量罰款形成了“小金庫”。有技巧的訪談，幫助審計(jì)人員取得了“小金庫”的關(guān)鍵線索。

審計(jì)人員組織談話首先要消除對(duì)方的戒備心理，根據(jù)審計(jì)目的，引導(dǎo)對(duì)方“不經(jīng)意”地透露審計(jì)線索，審計(jì)人員要善于捕捉訪談過程中的有用信息，并作為進(jìn)一步追問和詳查的“突破路徑”。在采取合適的訪談技巧的同時(shí)，審計(jì)人員還要針對(duì)談話內(nèi)容形成詳盡的訪談?dòng)涗?，并?qǐng)被訪談人簽字確認(rèn)，以提高審計(jì)證據(jù)的證實(shí)性，避免被審計(jì)單位和被審計(jì)人事后矢口否認(rèn)的風(fēng)險(xiǎn)。

四、仔細(xì)觀察，尋找蛛絲馬跡。

用于超標(biāo)職務(wù)消費(fèi)、高檔業(yè)務(wù)招待、高級(jí)辦公配置等是“小金庫”比較重要的支出內(nèi)容，而這些往往會(huì)通過被審計(jì)單位的一些表象透露出來，審計(jì)人員在開展審計(jì)業(yè)務(wù)過程中，除了具備核查審計(jì)事項(xiàng)的業(yè)務(wù)水平外，還要有敏銳的觀察能力，通過對(duì)審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境氛圍和人物言談舉止的洞悉，尋找蛛絲馬跡，作為進(jìn)一步深查的“切入點(diǎn)”。

進(jìn)點(diǎn)后，審計(jì)人員要對(duì)被審計(jì)單位的辦公環(huán)境進(jìn)行觀察，高檔的辦公條件、高級(jí)的辦公用品等，都會(huì)暴露其“超標(biāo)消費(fèi)”的實(shí)質(zhì)，需要審計(jì)人員進(jìn)一步對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行核查，判定超標(biāo)辦公設(shè)施設(shè)備購置款項(xiàng)是否有可能源自被審計(jì)單位“小金庫”，審計(jì)人員要據(jù)此進(jìn)一步追根究底。核查過程中，審計(jì)人員還要關(guān)注被審計(jì)單位人員的反應(yīng)，對(duì)高檔消費(fèi)資金來源說明過程中出現(xiàn)的神色慌張、支支吾吾、欲言又止等情況，都有可能是業(yè)務(wù)不合規(guī)的跡象，這些環(huán)境現(xiàn)象和人物舉止反映出被審計(jì)單位很有可能“暗藏貓膩”。通過觀察，審計(jì)人員通常并不能獲取被審計(jì)單位私設(shè)“小金庫”的直接證據(jù)，但擁有職業(yè)敏感度的審計(jì)人員可以據(jù)此順滕摸瓜，找到正確的查證方向。

五、審閱資料，聯(lián)查管理文件。

會(huì)議紀(jì)要、決議記錄、經(jīng)濟(jì)合同、會(huì)簽資料、日程安排等都是企業(yè)重要決策信息和日常業(yè)務(wù)內(nèi)容的具體反映?！靶〗饚臁钡氖杖牒烷_支，一般是由具有一定決策權(quán)的“小團(tuán)體”決定的，其決策過程和研討經(jīng)過往往也是有跡可循的，甚至一些“小金庫”為便于“管理”，還會(huì)記錄收支流水和具體明細(xì)，形成“小賬”。審計(jì)人員在現(xiàn)場(chǎng)認(rèn)真查閱相關(guān)管理文件，也有助于從中找到透露“小金庫”的破綻。

六、發(fā)函詢證，關(guān)注應(yīng)收款項(xiàng)。

審計(jì)人員要充分關(guān)注應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款、備用金等債權(quán)，特別是長賬齡債權(quán)，不僅要核查賬面信息，對(duì)審計(jì)期內(nèi)核銷的壞賬也不能忽視。很多被審計(jì)單位“賬面核銷債權(quán)，背后收款私存”，通過“明修棧道暗度陳倉”，把賬面?zhèn)鶛?quán)“公有”化“私有”，填進(jìn)“小金庫”。通過對(duì)相關(guān)單位發(fā)函詢證的方式，審計(jì)人員可以確認(rèn)債權(quán)是否已經(jīng)清收。被審計(jì)單位以“賬齡長、難以清收”為由，核銷賬面?zhèn)鶛?quán)再把收回的資金放入“小金庫”體外循環(huán)，并把賬面應(yīng)收通過核銷的方式“消失滅跡”是一種常見的舞弊現(xiàn)象，也是小金庫形成的途徑之一。

一般來說，從被審計(jì)單位外部獲取的證據(jù)比從被審計(jì)單位內(nèi)部獲取的證據(jù)證明性更強(qiáng)，審計(jì)人員在小金庫的核查過程中，要采取恰當(dāng)?shù)姆椒ǎ浞肢@取可靠性更高的證明資料。

七、監(jiān)盤實(shí)物，留意賬實(shí)差異。

在現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)階段，審計(jì)人員要對(duì)實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行監(jiān)盤，根據(jù)賬實(shí)差異，判斷被審計(jì)單位是否存在存貨舞弊、管理不善等問題。同時(shí)，變賣、出租實(shí)物資產(chǎn)等方式也是形成“小金庫”重要的資金來源，是小金庫審計(jì)過程中的重點(diǎn)。

以原材料的監(jiān)盤為例，在合理使用、不發(fā)生原材料超耗的情況下，材料在使用過程中應(yīng)產(chǎn)生邊角料、剩余料、碎料、廢料。如果在對(duì)被審計(jì)單位“其他業(yè)務(wù)收入”明細(xì)賬進(jìn)行核查時(shí)，未發(fā)現(xiàn)相關(guān)收入記賬，同時(shí)，在對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)物資盤點(diǎn)時(shí)，也未發(fā)現(xiàn)這部分庫存料，審計(jì)人員就應(yīng)該高度關(guān)注這一異?，F(xiàn)象，通過進(jìn)一步核實(shí)物資銷售處理記錄、現(xiàn)場(chǎng)過磅信息、視頻監(jiān)控影像等，對(duì)清理出售現(xiàn)場(chǎng)廢料所形成的銷售收入進(jìn)行追蹤，核實(shí)實(shí)物資產(chǎn)和貨幣資金的流向，明確是否存在通過實(shí)物資產(chǎn)變現(xiàn)形成“小金庫”的問題。

八、核查報(bào)銷，追蹤不實(shí)業(yè)務(wù)。

在對(duì)報(bào)銷業(yè)務(wù)的審計(jì)過程中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)以下問題：購買辦公用品業(yè)務(wù)頻繁，所購物品單價(jià)畸高、數(shù)額巨大；發(fā)生維修費(fèi)用周期規(guī)律，金額較大、無費(fèi)用明細(xì)；報(bào)銷會(huì)議費(fèi)參會(huì)人員眾多，無相關(guān)文件、名目繁雜；差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)住宿地點(diǎn)在企業(yè)所在地、開票方比較固定；餐費(fèi)報(bào)銷頻繁大額、酒水香煙亂入其中……這些都有通過不實(shí)報(bào)銷業(yè)務(wù)“倒現(xiàn)”的跡象。

審計(jì)人員要通過支持性文件的充分證實(shí)、不冗余、不互相矛盾，來判斷報(bào)銷業(yè)務(wù)是否合規(guī)、合理、合邏輯，再通過查閱報(bào)銷制度、復(fù)核報(bào)銷票據(jù)、詢問經(jīng)辦人員、調(diào)查業(yè)務(wù)單位等審計(jì)程序和技術(shù)手段，確認(rèn)報(bào)銷業(yè)務(wù)是否真實(shí)存在，被審計(jì)單位是否存在通過購買假發(fā)票、讓人虛開專票等手段，套取現(xiàn)金形成“小金庫”的現(xiàn)象，并對(duì)由此產(chǎn)生的走逃票風(fēng)險(xiǎn)、補(bǔ)稅風(fēng)險(xiǎn)、法律責(zé)任等予以評(píng)估。

九、研讀合同，究查虛假交易。

值得注意的是，部分被審計(jì)單位通過虛構(gòu)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、虛增合同項(xiàng)目等方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)下游合作方超過實(shí)際業(yè)務(wù)多付款，并通過其回流資金，把企業(yè)“大金庫”的“錢”轉(zhuǎn)移到“小金庫”，這種方式形成的“小金庫”往往金額巨大，內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)也較大。審計(jì)人員在審計(jì)過程中要仔細(xì)研讀合同，對(duì)合同量、價(jià)、補(bǔ)充條款、補(bǔ)充合同等需要認(rèn)真審核，并結(jié)合結(jié)算單、發(fā)貨單、驗(yàn)收單、運(yùn)輸單、現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)聯(lián)系單等對(duì)業(yè)務(wù)實(shí)際情況進(jìn)行邏輯檢查。

十、追查收支，明確問題性質(zhì)。

審計(jì)人員通過一定的技術(shù)方法找到“小金庫”后，還應(yīng)對(duì)其收支進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，確認(rèn)企業(yè)“小金庫”的來源、規(guī)模、用途和去向，針對(duì)彌補(bǔ)集體消費(fèi)經(jīng)費(fèi)缺口、購建超標(biāo)設(shè)施設(shè)備、違規(guī)發(fā)放薪酬福利、公款接待饋贈(zèng)、私自瓜分現(xiàn)金等不同情況，明確問題的情節(jié)和性質(zhì)，依據(jù)相關(guān)政策，恰當(dāng)?shù)貙栴}移交紀(jì)檢部門、司法機(jī)關(guān)，對(duì)相關(guān)單位和人員的行為進(jìn)行定性和追責(zé)。

結(jié)語

近年來，隨著對(duì)“小金庫”清理檢查力度的加強(qiáng)，企業(yè)小金庫得到了有效遏制。但是我們也看到，高壓態(tài)勢(shì)下，“小金庫”像細(xì)菌一樣變異，“權(quán)力型小金庫”、“實(shí)物化小金庫”等新型“毒株”層出不窮，成為集體索賄、濫用職權(quán)、行賄受賄、偷稅漏稅的溫床，是單位違紀(jì)和個(gè)人違法的源頭之一，嚴(yán)查小金庫是企業(yè)健康發(fā)展的保健措施。核查小金庫技術(shù)難度大，涉及人員多，牽扯利益面廣，審計(jì)核查過程中必須抓住重點(diǎn)，方法得當(dāng)。（注：本文案例多為同行交流中獲取的間接經(jīng)驗(yàn)，請(qǐng)勿對(duì)號(hào)入座。）