新形勢下公立醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化建設(shè)探析

摘要：公立醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)已成為新形勢下不可或缺的重要組成部分。本文通過對公立醫(yī)院建設(shè)規(guī)范化檔案管理的重要性、現(xiàn)狀、方案進行簡述，目的是為公立醫(yī)院檔案管理規(guī)范化發(fā)展尋找較優(yōu)路徑，以供參考。

關(guān)鍵詞：新形勢；公立醫(yī)院；檔案管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20232532

基金項目：河南省檔案科技項目計劃

項目編號：2023－R－034

國務(wù)院印發(fā)《關(guān)于推動公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見》，為公立醫(yī)院指明了未來的發(fā)展方向。公立醫(yī)院檔案作為歷史和知識的載體，是重要的信息資源。新形勢下，檔案室的儲存資料作為原始記錄和權(quán)威憑證，是公立醫(yī)院決定未來發(fā)展方向和制定工作方針的重要依據(jù)。所以，在推動公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的新形勢下，如何科學(xué)、合理地運用檔案室的儲存資料、確保各部門以及各科室工作正常運轉(zhuǎn)、提升工作人員的工作能力，提高檔案管理工作效率是管理者亟需思考的問題。

一、醫(yī)院檔案管理內(nèi)容

（一）信息收集

在醫(yī)院檔案管理中，信息整理是工作起點，關(guān)系到后續(xù)的各個環(huán)節(jié)，如果信息整理中存在缺陷或不足，會影響檔案編目，限制檔案的調(diào)用。目前，多數(shù)醫(yī)院仍采用人工方式收集并存儲信息，不僅效率低，且易出現(xiàn)失誤，不利于信息化建設(shè)的發(fā)展。為了確保檔案信息的完整性和準確性，要在檔案信息的收集和整理中充分發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)與設(shè)備的優(yōu)勢。對于部分特殊檔案而言，要采取獨立歸檔。收集工作結(jié)束后，管理人員將檔案信息錄入到系統(tǒng)中，并進行備份處理，避免出現(xiàn)信息遺漏或偏差。

（二）規(guī)劃整理

完成檔案信息收集后要進行規(guī)劃整理，在檔案管理系統(tǒng)中，對不同類型的檔案進行編號，并將每份檔案生成對應(yīng)編號，提高檔案管理與檔案調(diào)取的有序性。這一步驟的規(guī)范化程度會影響檔案調(diào)用與歸檔處理效率。數(shù)據(jù)庫作為一種信息化系統(tǒng)，具有較強的數(shù)據(jù)存儲能力，可為后期各類信息管理提供有效支撐。為了確保醫(yī)院檔案管理工作的高效、規(guī)范，要發(fā)揮數(shù)據(jù)庫技術(shù)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)功能，對檔案自動規(guī)劃整理，并多次校驗，進一步提高檔案應(yīng)用的效率。

（三）真實鑒定

檔案管理部門要對收集到的檔案資料進行全面的價值評估，確保檔案信息具備真實性和有效性，這將作為醫(yī)院制定決策與發(fā)展部署的直接參考依據(jù)。在收集檔案前，嚴格按照上級下達的指令和通知做好收錄管理，對于失效或不具備應(yīng)用價值的檔案資料應(yīng)及時刪除。此外，還要加大對相關(guān)人員的培訓(xùn)力度，提升專業(yè)能力，促使檔案管理質(zhì)量得到優(yōu)化升級。為了提高檔案管理工作的整體效率，需要各部門通力合作，落實檔案過程式管理貫穿于各項業(yè)務(wù)與工作中，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，使各部門圍繞檔案實現(xiàn)高效協(xié)同合作。

二、檔案管理規(guī)范化建設(shè)必要性

檔案管理是醫(yī)院管理中非常重要的組成部分，經(jīng)濟不斷發(fā)展，科技不斷前進，信息化程度越來越高，公立醫(yī)院檔案資源的價值也越來越高。

（一）促進公立醫(yī)院發(fā)展

公立醫(yī)院的科研、醫(yī)療、教學(xué)、各項活動以及藥品、衛(wèi)生、行政管理構(gòu)成了檔案，包括病歷記錄、科研資料、醫(yī)書、基建資料、設(shè)備使用記錄、財務(wù)、文書、文件和人事記錄等方面，不僅是對過去的客觀記載和證明，更是具有存儲和科研價值的各種文字、表格、音頻、圖形等各種不同種類和形式的歷史記錄，支撐著醫(yī)院的發(fā)展。

（二）同人民群眾的健康息息相關(guān)

檔案關(guān)系到醫(yī)院未來的發(fā)展，還涉及人民群眾的健康。公立醫(yī)院檔案是指揮、調(diào)度、調(diào)整以及安排各項工作運行的重要參考資料，更是施行工作方針和方案的可靠憑證。工作中原始、真實的資料，詳細記錄了發(fā)展過程中的實踐與經(jīng)驗，搜集整理各種規(guī)范化管理制度，為工作人員提供規(guī)范化建設(shè)參考意見，也在一定程度上更好地保障群眾的健康。

三、檔案管理規(guī)范化建設(shè)影響因素

（一）重視程度及重要性認知

隨著知識經(jīng)濟的到來，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，各種管理趨向規(guī)范化，認識到當(dāng)前發(fā)展的形勢及檔案管理工作的重要性是檔案管理規(guī)范化的前提。只有從根本上實施規(guī)范化管理，才能改善管理效能方面存在的問題，如果沒有領(lǐng)導(dǎo)層面對檔案管理規(guī)范化重要性的理解與認知，就不會有決策層對檔案管理工作的持續(xù)投入和支持。例如，多數(shù)醫(yī)院本身醫(yī)療用房緊張，由于缺乏對重要性的認知，會壓縮檔案用房，甚至將其與其他行政后勤辦公室共用，再加上對設(shè)備、信息化和人員等的投入不足，導(dǎo)致檔案管理硬件不達標(biāo)、人力不足，缺乏發(fā)展勁頭。

要改善和推進檔案管理規(guī)范化工作，需要做好對檔案工作的宣傳，引領(lǐng)全院職工認識到檔案管理的重要意義，在日常工作養(yǎng)成良好的檔案管理習(xí)慣，規(guī)避潛在隱患。將檔案信息化建設(shè)作為醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展中的關(guān)鍵任務(wù)之一，及時收集各類檔案數(shù)據(jù)，提高檔案管理水平，保障各項管理工作正常開展。

（二）健全的規(guī)章制度

健全的檔案管理制度是檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)。所謂沒有規(guī)矩不成方圓，只有事事有規(guī)章、時時有約束，才能使檔案管理人員認真負責(zé)，形成規(guī)范化的工作標(biāo)準。同時，對于管理者而言，可以以制度為依據(jù)進行科學(xué)考核與評比，并實施有針對性的獎懲，以制度為準繩引領(lǐng)管理要求，推動檔案管理工作良性發(fā)展。國家在對醫(yī)院工作進行監(jiān)督管理的同時，頒布了一系列的法規(guī)與制度，如《醫(yī)院檔案管理實施細則Ⅱ》。醫(yī)院依據(jù)規(guī)章制度與檔案管理目標(biāo)的需求，并結(jié)合實際情況，對檔案進行規(guī)范化管理，不僅完善了檔案的歸檔、保密和利用等工作，還讓工作的各環(huán)節(jié)有法可循，這都是促進檔案管理規(guī)范化的根本。

四、醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)方案

醫(yī)院的檔案管理規(guī)范化包括健全檔案管理規(guī)范化資源體系、優(yōu)化人才、提升檔案管理的核心價值、規(guī)范化管理、加強信息化建設(shè)保障信息安全等方面。對于公立醫(yī)院而言，需要從上述方面出發(fā)，扎實推動、夯實基礎(chǔ)，才能在眾多同行中脫穎而出，以引領(lǐng)醫(yī)院檔案管理、運營管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

（一）規(guī)范化建設(shè)

規(guī)范化建設(shè)是公立醫(yī)院實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的基礎(chǔ)，檔案管理必須加強規(guī)范化建設(shè)，首先，從醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略上進行規(guī)劃，將檔案管理納入年終工作匯報，依據(jù)我國頒布的檔案管理法制定檔案管理規(guī)范。其次，設(shè)立獨立的科室，指派檔案管理部門負責(zé)人，成立檔案管理規(guī)范化工作組，工作內(nèi)容包括全院檔案的搜集、整理、宣傳、利用等。

（二）健全檔案管理規(guī)范化資源體系

檔案不僅是公立醫(yī)院過去的客觀記載和證明，更包括存儲和科研價值的各種文字、表格、音頻、圖形等各種不同種類和形式的歷史記錄，但當(dāng)前檔案資源利用低，效果差，損壞和缺失嚴重。對此，首先，拓展檔案信息資源規(guī)范化收集范圍。強化臨床重點部門、關(guān)鍵科研、關(guān)鍵信息、重要資料、珍貴資料的檔案搜集，實時存儲重要的、寶貴的、突發(fā)的、應(yīng)急的文件和視頻資料。其次，確保檔案資料品質(zhì)，統(tǒng)一品質(zhì)標(biāo)準。為醫(yī)院提供信息依據(jù)是檔案室工作的目標(biāo)。依據(jù)表格留檔、行政檔案、黨務(wù)工作、業(yè)務(wù)檔案和醫(yī)藥檔案等細分，建立統(tǒng)一的劃分標(biāo)準，規(guī)范化歸檔建檔，提升檔案利用率。

（三）優(yōu)化人才

第一，培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案室工作人員。創(chuàng)建檔案室工作人員培養(yǎng)計劃，實行崗前培訓(xùn)和在職培訓(xùn)，對現(xiàn)有人員通過“送出去 ”的手段，選派骨干人員到全國檔案管理優(yōu)秀的醫(yī)院學(xué)習(xí)深造，在夯實基礎(chǔ)理論的同時，引進先進管理理念。通過“請進來”的方法，定期邀請檔案管理方面的知名專家授課講學(xué)，提升全員對檔案管理的重視度，同時提升檔案管理人員的檔案操作技術(shù)，以此提升全院的檔案管理軟實力。

第二，完善工作人員的晉升制度。按照國家規(guī)定為工作人員依法評職稱，將崗位的工作需求同職稱相結(jié)合，實行定崗定級，優(yōu)化專職人員同兼職人員的比例，完善人才結(jié)構(gòu)。

第三，管理人員要加入醫(yī)院績效考核制度中，對優(yōu)秀、榮譽員工予以加薪、獎勵和晉升；對工作不合格、消極怠工、犯錯誤的員工予以減薪、罰款、降級等處罰。深入貫徹“公平公正”的理念，構(gòu)建公平合理的制度分配體系，以崗位難度及工齡為基礎(chǔ)評定指標(biāo)，以職工的工作表現(xiàn)作為附加評定標(biāo)準。對于檔案管理工作水平突出、表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員，給予適當(dāng)獎勵，激發(fā)職工工作熱情，在這個過程中要特別注意，獎勵不僅應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)在精神層面，還應(yīng)體現(xiàn)在物質(zhì)層面，確保工作人員在工作中真正以認真、積極的態(tài)度對待工作。因自身問題導(dǎo)致檔案損壞或是丟失的工作人員，要進行適當(dāng)處罰，根據(jù)犯錯的類型及嚴重程度進行裁定，做到有錯必罰，防止在日后工作過程中出現(xiàn)類似錯誤。

（四）提升檔案管理的核心價值

第一，收集、整理檔案室的歷史資料，建立檔案室規(guī)范化工作章程，包括收集規(guī)范化、工作人員規(guī)范化管理、共享規(guī)范化以及信息化等，促使工作人員主動工作，提升工作的規(guī)范性和積極性。以檔案室規(guī)范化章程為前提，豐富檔案室管理措施，全面提升工作規(guī)范化程度。

第二，營造檔案室規(guī)范化管理氛圍。樹立檔案室規(guī)范化工作意識，管理者和工作人員共同成長、一起進步，尤其應(yīng)重視工作人員的個人發(fā)展。檔案室堅持“以人為本”，人是規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，是檔案室工作順利進行的保障，是提升檔案管理工作效率的關(guān)鍵，是提高檔案管理質(zhì)量的重中之重，因此確保工作人員的發(fā)展勢在必行。

（五）加強信息化建設(shè)，保障信息安全

公立醫(yī)院檔案管理傳統(tǒng)的工作方式已無法順應(yīng)時代的變化和發(fā)展。為了推進檔案管理規(guī)范化建設(shè)，提升檔案室規(guī)范化管理水平，強化信息化建設(shè)勢在必行。

第一，強化硬件網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)。為工作人員人均配備內(nèi)、外網(wǎng)臺式計算機、筆記本電腦和移動存儲設(shè)備，確保內(nèi)、外網(wǎng)電腦獨立運行；建立專門的電子檔案室；擴充全醫(yī)院辦公電腦內(nèi)存，提升運行速度；內(nèi)外網(wǎng)光纖裝線，建立覆蓋全面、快速、安全、運行穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)。

第二，建立檔案室信息化建設(shè)制度。統(tǒng)一培訓(xùn)、制定規(guī)范，在全醫(yī)院運行辦公自動化平臺。由信息員組織操作實務(wù)培訓(xùn)，將審批表、申請單等表格上傳至平臺，便于查詢和使用。全院公文需在辦公自動化平臺上辦理、歸檔、傳輸，促使檔案管理逐步走向規(guī)范化。

第三，強化檔案安全管理。嚴格遵守檔案安全保密制度。管理人員必須遵守保密規(guī)范，嚴防泄密和失密；嚴格執(zhí)行檔案的查借閱手續(xù)，借出的檔案要及時歸檔、核實；離開檔案室時，必須鎖好文件資料柜，關(guān)好門窗；銷毀檔案要登記造冊，銷毀時要有監(jiān)銷人，并履行簽字手續(xù)。檔案保管制度無關(guān)人員不得隨意進入；做好防塵、防高溫、防強光等工作，室內(nèi)禁止存放易燃易爆危險品。

五、結(jié)語

重視規(guī)范化建設(shè)，健全檔案管理規(guī)范化資源體系，提高業(yè)務(wù)人員的綜合素質(zhì)，提升檔案管理的核心價值，加強信息化建設(shè)保障信息安全，保證醫(yī)院實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，推進檔案室可持續(xù)發(fā)展，推動公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

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作者簡介：張遼（1985），男，碩士，經(jīng)濟師，主要研究方向為醫(yī)院管理。