高校資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新之路

檔案信息化不僅是新時(shí)期高校檔案管理工作的一大發(fā)展趨勢，還是如今高校檔案管理工作的重要內(nèi)容。推進(jìn)高校資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新不僅可以提升高校檔案管理工作效率，降低人力、財(cái)力投入，還可以助力高校整體管理工作的信息化發(fā)展。基于此，現(xiàn)首先闡述高校資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的必要性，其次分析高校資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新面臨的主要困境，最后探討高校資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新路徑，以供相關(guān)人員參考和借鑒。

在信息化時(shí)代背景下，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)不斷與生產(chǎn)生活相融合。從教育信息化推廣以來，高校信息化建設(shè)就受到了教育領(lǐng)域的廣泛關(guān)注，不管是教學(xué)管理還是教學(xué)方式，都開始積極應(yīng)用信息化技術(shù)與設(shè)備。高校檔案服務(wù)工作信息化建設(shè)已是大勢所趨。隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，如何創(chuàng)新高校資源信息服務(wù)機(jī)制，為校內(nèi)師生、校外人士提供高效、便捷的檔案服務(wù)，更好地服務(wù)高校建設(shè)及教學(xué)工作，成為當(dāng)前高校需要思考、研究的一項(xiàng)重要課題。推進(jìn)高校資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新，主要是以信息化技術(shù)以及檔案中的圖文、音視頻等資源為對象，將資源的管理方法、存儲(chǔ)形式及傳輸途徑轉(zhuǎn)化成一種更便于管理、儲(chǔ)存及傳輸?shù)男问?。這樣一來，不僅要推進(jìn)硬件技術(shù)的改進(jìn)，還需要優(yōu)化調(diào)整管理理念、管理方法、人才配置等，以實(shí)現(xiàn)軟硬件的同步更新。

高校資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的必要性

為高校師生、校外人士提供更好的檔案服務(wù)

高校資源信息服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新旨在更好地為高校師生、校外人士提供檔案服務(wù)。基于此，相關(guān)人員務(wù)必要充分把握高校師生、校外人士的實(shí)際需求。隨著高校工作節(jié)奏的不斷加快，人們對檔案服務(wù)工作的時(shí)效性提出了更高的要求。然而，傳統(tǒng)檔案管理模式具有一定滯后性，資源處理效率有待提升，難以滿足高校師生及校外人士的檔案需求。特別是隨著新時(shí)期高校檔案庫信息資源數(shù)量的不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理模式的不足更加凸顯，不僅需要投入大量的人力、物力資源，且工作效率相對較低。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，將其融入高校檔案管理中，推進(jìn)高校資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。不論是圖文、學(xué)籍信息，還是各種影像資料，均可完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化并儲(chǔ)存到數(shù)據(jù)庫中。數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)空間具有可擴(kuò)展性，可以滿足高校檔案信息不斷增長的存儲(chǔ)需求，還可以提升檔案信息傳輸及檢索效率。與傳統(tǒng)的檔案服務(wù)相比，信息化檔案服務(wù)更為全面、高效。

提升檔案服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效率

高校作為科技創(chuàng)新、文化傳承的重要陣地，不論是在科研信息獲取還是在科技成果轉(zhuǎn)化方面，都擁有十分突出的優(yōu)勢。因此，在此基礎(chǔ)上衍生形成的檔案資源具有極高的利用價(jià)值、保存價(jià)值。高校資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新可以轉(zhuǎn)變檔案資源的存儲(chǔ)媒介，使其擺脫時(shí)空的束縛，實(shí)現(xiàn)高效便捷的存儲(chǔ)。高校檔案的服務(wù)對象包括教師、學(xué)生、管理人員等不同群體，具有流動(dòng)性。高校檔案種類繁多，在傳統(tǒng)檔案管理模式下需要分門別類進(jìn)行存儲(chǔ)，由此，檔案查找、調(diào)閱難度大幅提升。創(chuàng)新高校資源信息服務(wù)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)信息化管理，可以顯著提升檔案檢索的效率及服務(wù)水平。

推進(jìn)高校檔案及時(shí)更新

高校檔案信息包含學(xué)校發(fā)展歷史、精神內(nèi)涵及文化底蘊(yùn)等內(nèi)容。與此同時(shí)，高校在日常運(yùn)營發(fā)展中無時(shí)無刻不在生成各種資源信息，如教育教學(xué)、科學(xué)研究中產(chǎn)生的資料數(shù)據(jù)等。單憑紙質(zhì)媒介記錄、儲(chǔ)存必然要花費(fèi)極大的時(shí)間成本及紙質(zhì)資源，并且很難對相關(guān)信息進(jìn)行及時(shí)更新、匹配，整體效率相對較低。而依托現(xiàn)代信息化技術(shù)推進(jìn)高校資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新，能夠切實(shí)提升檔案更新的效率和時(shí)效性。不管是師生還是管理人員，都可以隨時(shí)調(diào)閱使用檔案信息，進(jìn)而為高校教學(xué)、科學(xué)研究提供準(zhǔn)確、及時(shí)、高效的檔案服務(wù)。

高校資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新面臨的主要困境

對檔案服務(wù)的重視不足

一些高校對檔案服務(wù)工作的重視不足，在很大程度上影響了檔案服務(wù)質(zhì)量。當(dāng)前，傳統(tǒng)檔案管理模式已難以適應(yīng)高校發(fā)展要求，而且高校師生、校外人士對高校檔案服務(wù)也提出了更為嚴(yán)格的要求。例如，隨著社會(huì)大眾思想觀念的發(fā)展轉(zhuǎn)變，人們對檔案的準(zhǔn)確性、隱私性、及時(shí)性等提出了越來越高的要求?；诖?，高校有必要及時(shí)更新傳統(tǒng)檔案管理理念，提升檔案服務(wù)水平。與此同時(shí)，由于部分高校對檔案服務(wù)缺乏足夠的重視，對檔案服務(wù)的投入也相對偏少，并沒有為檔案服務(wù)提供堅(jiān)實(shí)的人力、物力、財(cái)力保障，使得檔案服務(wù)工作基礎(chǔ)設(shè)施缺乏。另外，檔案管理人員的薪資待遇偏低，難以調(diào)動(dòng)其工作的積極性，進(jìn)而對檔案服務(wù)水平的提升造成了不利影響。

檔案管理人員的綜合素質(zhì)參差不齊

在信息化時(shí)代下，檔案管理難度不斷提升，這也對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了越來越高的要求。然而，當(dāng)前一些高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)相對較低，難以保障檔案服務(wù)工作順利開展。之所以會(huì)出現(xiàn)這一局面，是因?yàn)楦咝n案服務(wù)工作的重視不足，沒有把好檔案管理人員招聘關(guān)，難以切實(shí)保障檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而使得檔案服務(wù)質(zhì)量難以得到保證。另外，一些高校對檔案管理人員的培訓(xùn)工作也缺乏足夠的重視，檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)方式開展檔案管理工作，缺乏對新技術(shù)、新理念的了解與學(xué)習(xí)，更別提將其運(yùn)用到實(shí)際工作中。

信息化技術(shù)應(yīng)用力度不大

當(dāng)今時(shí)代，信息化技術(shù)與生產(chǎn)生活的融合不斷深入。然而，由于信息化技術(shù)屬于新型技術(shù)，人們對信息化技術(shù)的內(nèi)涵與價(jià)值還缺乏正確且深刻的認(rèn)識(shí)，因此在高校檔案服務(wù)中對信息化技術(shù)的應(yīng)用還存在一定局限性，信息化技術(shù)的價(jià)值和作用并未得到充分發(fā)揮。另外，高校信息化設(shè)施的缺失在一定程度上限制了檔案管理人員對信息化技術(shù)的應(yīng)用，還影響了檔案服務(wù)信息化水平的提升。再加上高校應(yīng)用信息化技術(shù)開展檔案服務(wù)存在一定的安全隱患，經(jīng)常出現(xiàn)信息泄露情況。基于此，高校在應(yīng)用信息化技術(shù)創(chuàng)新資源信息服務(wù)時(shí)應(yīng)重視信息安全防護(hù)工作的開展。

高校資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新路徑

革新高校資源信息服務(wù)理念

高校資源信息服務(wù)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢，為高校師生、校外人士等提供高質(zhì)量的資源信息服務(wù)。對此，高校應(yīng)緊跟信息化時(shí)代的發(fā)展腳步，樹立全新的檔案服務(wù)意識(shí)，秉持利用信息化技術(shù)提供檔案服務(wù)的理念，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)，對用戶的需求進(jìn)行采集、匯總、分析，明確不同用戶對檔案的不同需求，將資源信息服務(wù)與高校師生的日常工作生活相融合。例如，有檔案需求的高校師生可以在線上進(jìn)行留言申請，申請通過后即可獲得所需要的檔案信息。另外，高校師生還可以為高校信息檔案服務(wù)提出有建設(shè)性的意見或建議，切實(shí)推動(dòng)高校資源信息服務(wù)順利進(jìn)行。

以上海同濟(jì)大學(xué)為例，為了方便用戶使用檔案，2021年，上海同濟(jì)大學(xué)檔案館在其“一網(wǎng)通辦”平臺(tái)上推出了“檔案借閱”申請服務(wù)，去除了過去需要手持介紹信往返奔波的檔案借閱步驟。這一系統(tǒng)與學(xué)校統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)對接，用戶僅需通過身份驗(yàn)證登錄“一網(wǎng)通辦”平臺(tái)，進(jìn)入“辦事大廳”模塊選擇“檔案借閱”選項(xiàng)，便能獲得“一鍵辦理”的極速體驗(yàn)，不僅可以在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)檔案借閱，還可以實(shí)時(shí)查看辦理進(jìn)度。除此之外，高校還應(yīng)明確信息化檔案服務(wù)宣傳工作的重要性，切實(shí)加大對該項(xiàng)工作的宣傳力度，進(jìn)一步提升師生對高校資源信息服務(wù)的認(rèn)知水平，充分發(fā)揮資源信息服務(wù)的社會(huì)價(jià)值與教育價(jià)值。另外，高校還應(yīng)依托先進(jìn)的信息化技術(shù)，基于用戶的實(shí)際需求，開展好檔案編研工作，推進(jìn)檔案資源有效、便捷地傳輸、共享，讓廣大用戶獲得更為良好的檔案使用體驗(yàn)。

建立健全的高校資源信息服務(wù)機(jī)制

為了進(jìn)一步突出高校資源信息服務(wù)的作用，高校需要加強(qiáng)高校資源信息服務(wù)機(jī)制建設(shè)。首先，明確劃分高校資源信息服務(wù)工作的崗位責(zé)任，合理分配工作任務(wù)，保證日常管理中的各個(gè)細(xì)節(jié)都有人負(fù)責(zé)。其次，配置高素質(zhì)的高校檔案信息化管理人才，為高校數(shù)字化、信息化檔案服務(wù)功能的創(chuàng)新提供人才支撐。再次，建立與高校資源信息服務(wù)相匹配的績效考核機(jī)制。通過績效考核機(jī)制中的細(xì)化規(guī)定提升檔案管理人員的競爭意識(shí)，使其能夠更加積極、主動(dòng)地投入工作中，以高水平的服務(wù)意識(shí)和專業(yè)技能為廣大師生提供檔案服務(wù)。最后，還應(yīng)建立與高校資源信息服務(wù)相適應(yīng)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，如計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫格式標(biāo)準(zhǔn)等，使高校建立起規(guī)范、統(tǒng)一、高效的檔案信息服務(wù)體系。

加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在高校資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新中，建設(shè)配套、完善的基礎(chǔ)設(shè)施是高校資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的一大前提，因此，高校應(yīng)當(dāng)為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供有力的資金支持，為前期工作及后續(xù)維護(hù)提供保障。在此基礎(chǔ)上，高校應(yīng)在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新之間建立起緊密聯(lián)系，做好前期基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)需求調(diào)查研究工作，并依據(jù)需求調(diào)研推進(jìn)功能模塊設(shè)計(jì)，一方面保證基礎(chǔ)設(shè)施可以滿足高校資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的實(shí)際需求，另一方面防止出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)、過度投入等問題，做好高校資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新成本控制工作。除此之外，對于資源信息服務(wù)創(chuàng)新，高校還應(yīng)做好后期維護(hù)工作，配備專業(yè)人才負(fù)責(zé)對應(yīng)的維護(hù)管理工作，以此為資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新提供有力的硬件保障。

搭建高校檔案數(shù)據(jù)庫或?qū)ｎ}數(shù)據(jù)庫

隨著高校資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的不斷深入，有待存儲(chǔ)、開發(fā)、利用的高校資源將不斷增多。鑒于此，高校應(yīng)積極引入大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，搭建檔案數(shù)據(jù)庫，為資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新提供可靠的數(shù)據(jù)保障。在此過程中，高校應(yīng)立足于檔案數(shù)據(jù)庫多應(yīng)用、多用戶任務(wù)環(huán)境的實(shí)際，對檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化完善，確保其能夠與高校紛繁復(fù)雜的環(huán)境相適應(yīng)；為數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)多樣化功能，推進(jìn)對數(shù)據(jù)庫檔案信息的全面深度開發(fā)，讓用戶可以獲得良好的數(shù)據(jù)庫使用體驗(yàn)。另外，高校還應(yīng)立足于高校教育教學(xué)、科學(xué)研究實(shí)際，打造專題數(shù)據(jù)庫，對相關(guān)檔案資源信息進(jìn)行全面整合，并將其存儲(chǔ)在專題數(shù)據(jù)庫中，為不同專業(yè)、不同學(xué)科的教育教學(xué)、科學(xué)研究工作提供有力支持。比如，可以將高校檔案數(shù)據(jù)庫分成學(xué)術(shù)論文數(shù)據(jù)庫、科研成果數(shù)據(jù)庫、檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫等不同數(shù)據(jù)庫，以此提升高校資源信息服務(wù)的系統(tǒng)性、針對性。

依托先進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新服務(wù)方式

高校資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新離不開先進(jìn)信息化技術(shù)的有力支持。對此，應(yīng)當(dāng)推進(jìn)檔案檢索形式的改革，用計(jì)算機(jī)檢索模式替代以往的人工檢索模式，彌補(bǔ)以往人工檢索可能出現(xiàn)的錯(cuò)漏，進(jìn)一步提升信息化檔案檢索工作的質(zhì)量與效率，推進(jìn)檔案資源的優(yōu)化整合，延長檔案原件的使用年限。與此同時(shí)，還可以借助社交軟件如微信、QQ等，推進(jìn)高校資源信息服務(wù)與用戶之間的交流互動(dòng)，使高校檔案資源信息的價(jià)值得到充分發(fā)揮。除此之外，還應(yīng)保障高校資源信息的安全，可以通過設(shè)置防火墻、數(shù)據(jù)庫審計(jì)、入侵檢測、保護(hù)加密等手段消除高校資源信息服務(wù)中可能存在的安全隱患。

提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

高校檔案管理人員在高校資源信息服務(wù)的具體落實(shí)過程中扮演著重要角色。檔案管理人員的綜合素質(zhì)是保證高校資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新得到落實(shí)的重要支撐。因此，在高校資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新實(shí)踐中，高校應(yīng)有意識(shí)地提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，要引導(dǎo)檔案管理人員加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，提高對信息化技術(shù)基本原理、基本特征及相關(guān)信息系統(tǒng)基礎(chǔ)功能等的應(yīng)用能力。其次，加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，依托理論教育及實(shí)踐技能水平考核，使高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)在工作實(shí)踐中逐步得到提升。只有高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)得到提升，才能切實(shí)保障高校資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新成果。

綜上所述，在信息化時(shí)代背景下，高校應(yīng)當(dāng)明確創(chuàng)新高校資源信息服務(wù)機(jī)制是當(dāng)前檔案工作的大勢所趨。推進(jìn)高校資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新對提升高校教育教學(xué)、科學(xué)研究、管理工作等均有著十分積極的意義。鑒于此，高校應(yīng)充分明確高校資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的必要性，結(jié)合高校資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新面臨的種種困境，采取有效的應(yīng)對措施，提升高校資源信息服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新成效，進(jìn)而真正意義上提升高校檔案服務(wù)質(zhì)量。

2021年度蘭州市科技發(fā)展指導(dǎo)性計(jì)劃項(xiàng)目“數(shù)字化校園視角下的檔案信息管理研究”（項(xiàng)目編號：2022--ZD--132）。

（作者單位：蘭州文理學(xué)院）