醫(yī)院編外人員人事檔案管理的優(yōu)化路徑

田麗杰/山東省煙臺市煙臺山醫(yī)院

近年來，人們對美好生活的追求愿景越來越強烈、對身體健康的關注程度也越來越高，乃至人們對于高水平高質量的醫(yī)療服務需求不斷增加，伴隨國家對于社會保障制度的完善和對于醫(yī)療衛(wèi)生改革的不斷深入推進，醫(yī)院積極響應國家號召，通過完善醫(yī)療服務制度、更新醫(yī)療技術、打造品牌形象提升醫(yī)院的綜合實力，由此造成的醫(yī)院用人的短缺，公立醫(yī)院人力資源嚴重不足。為滿足日益增長的醫(yī)療服務需要和醫(yī)院工作正常運轉，編外人員的使用對于緩解醫(yī)院用人壓力、為醫(yī)院發(fā)展注入活力提供了重要的動力支撐。目前編外人員在醫(yī)院的比重越來越大，但編外人員和編內(nèi)人員身份上的不平等和管理上的漏洞也成為醫(yī)院長遠發(fā)展中的不利隱患，他們的人事檔案也沒有得到重視。因此研究編外人員的人事檔案管理的優(yōu)化路徑對于深入推進醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革以及健康中國的建設有著重要的意義。

1 醫(yī)院編外人員人事檔案管理優(yōu)化的價值意蘊

隨著公立醫(yī)院人事改革和用人機制的不斷深化，近年來聘用編外人員已經(jīng)成為醫(yī)院人事工作中不可或缺的一種用工形式。在此形勢下，如何建立一套完善的人事檔案管理體制，對編外聘用人員人事檔案探索出一種新的管理模式，從而能充分發(fā)揮出他們的專業(yè)優(yōu)勢為醫(yī)院做貢獻，使其人事檔案管理在信息時代達到科學化、規(guī)范化、信息化、網(wǎng)絡化管理，成為醫(yī)院人事管理工作中的重要組成部分和推動醫(yī)院綜合實力全面提升的重要措施。也是提升醫(yī)院整個服務水平和服務質量、促進醫(yī)院長遠發(fā)展的重要法寶，對醫(yī)院的發(fā)展有著積極的作用和深遠的意義。

1.1 有利于加強檔案的規(guī)范管理，提升檔案的利用效率

醫(yī)院通過完善相應的人事檔案制度、明晰人事工作內(nèi)容、確保人員的崗位職責等進行人事檔案管理的優(yōu)化調(diào)整，將有助于醫(yī)院的檔案管理工作更加規(guī)范有序，從而提升檔案的利用效率。隨著醫(yī)療改革的深入推進，醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案信息的完善也成為醫(yī)院革新的關鍵要素，進行檔案管理的優(yōu)化工作能夠促使醫(yī)院對現(xiàn)有人才的信息等進行系統(tǒng)化的整理，從而實現(xiàn)人才資源的合理配置和利用，為醫(yī)院人事管理工作的順利開展奠定良好的基礎。此外，編外人員檔案管理的優(yōu)化也能夠實現(xiàn)醫(yī)院對于檔案的全面、統(tǒng)一管理，從而提升醫(yī)院人事檔案管理的安全性和系統(tǒng)性，有助于醫(yī)院對編外人員檔案進行全面的整理和有效地利用，從而促進醫(yī)院的健康、持續(xù)化發(fā)展。

1.2 有利于提升醫(yī)院的服務水平，提高醫(yī)院的綜合實力

由于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的特殊性以及政府對于醫(yī)院人事編制的管控政策的影響，導致醫(yī)院人員跟不上群眾的多樣化需求，造成服務水平逐漸下降的現(xiàn)象，影響醫(yī)院的服務質量和醫(yī)院品牌形象的建設。而編外人員的引入將成為緩解醫(yī)院人員短缺的重要方式，為醫(yī)院提供了較為充足的人力資源，成為醫(yī)院服務水平和綜合實力提升的關鍵要素。因此，積極開展醫(yī)院編外人員人事檔案的優(yōu)化管理，將有助于維護編外人員的正當權利，為其提供與編內(nèi)人員同工同酬的待遇，從而提升其工作的積極性和熱情，有助于為醫(yī)院建設一支高質量、高水平的醫(yī)療隊伍，才能使得醫(yī)院為群眾提供多樣化的醫(yī)療服務，推動醫(yī)院的創(chuàng)新發(fā)展。

1.3 有利于完善醫(yī)院的人才體系，助力醫(yī)院長遠發(fā)展

醫(yī)院通過強化編外人員的人事檔案管理能夠推動醫(yī)院人才的選拔、任用、考核、激勵等體制更加健全，推動醫(yī)院人力資源管理工作和人才體系進一步完善和發(fā)展。首先，有助于醫(yī)院在選拔人才的過程中更加充分了解人才的信息，保障人崗全面匹配，促使人才選拔更加高效，為醫(yī)院人才隊伍的建設打好基礎。其次，有助于為醫(yī)院人才建設營造更加公平、良好的環(huán)境，為編外人員在崗位競爭等方面提供與編內(nèi)人員同等的機會，從而提升編外人員對于醫(yī)院的忠誠度和歸屬感，也能夠促使醫(yī)院人才體系管理更加科學化，推動醫(yī)院內(nèi)部良性人才競爭氛圍的形成，維護醫(yī)院的和諧與穩(wěn)定發(fā)展。

2 醫(yī)院編外人員人事檔案管理的不足之處

目前我國醫(yī)院在建設的過程中對于編外人員的管理還存在一些不足，直接影響著醫(yī)院檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展和醫(yī)院服務水平的全面提升；主要體現(xiàn)在醫(yī)院的管理規(guī)章制度以及管理的方式方法不夠規(guī)范、缺乏專業(yè)的管理人員以及信息化管理水平較為落后等方面。

2.1 政府缺少對于醫(yī)院編外人員的管理政策

我國政府對于醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)務工作人員的管理有著較為嚴格的規(guī)定，醫(yī)院全面按照政府的相關政策進行人員的招聘、錄用、考核、培訓等工作。然而，國家對編外人員沒有健全的編外聘用人員人事檔案管理辦法，對于醫(yī)院編外人員的相關政策和管理要求也較少。筆者所在地區(qū)醫(yī)院編制內(nèi)人員必須經(jīng)過人社局、衛(wèi)健委等聯(lián)合主辦的公開招聘方能按照機關事業(yè)單位人事管理相關規(guī)定辦理錄用。而編外人員由醫(yī)院自主招聘，其檔案也并未要求統(tǒng)一管理，這種管理上的空白導致醫(yī)院對于編外人員的使用較為隨意，并未形成完整的、系統(tǒng)性的管理體系，最終導致醫(yī)院編外人員缺乏應有的保障，使得醫(yī)院編外人員的流動性較大，從長遠來看不利于醫(yī)院的和諧穩(wěn)定和健康發(fā)展。其次，政府對于醫(yī)院的財政補貼較少以及財政補貼標準的不合理性也影響著醫(yī)院的人事管理和人才的配置工作。由于編外人員無法享受到政府的財政補貼，無形中造成醫(yī)院自身的生存和發(fā)展壓力較大，醫(yī)院經(jīng)濟負擔的加重也造成編外人員的權益受到擠壓，不利于醫(yī)院內(nèi)部公平公正環(huán)境和良性競爭環(huán)境的建設。

2.2 醫(yī)院內(nèi)部對于編外人員的管理不夠規(guī)范

我國醫(yī)院編內(nèi)人員有著較為正規(guī)的檔案管理流程，在政府和醫(yī)院的統(tǒng)一管理下形成了較為全面的管理制度和管理體系，而編外人員主要是通過醫(yī)院的自主招聘和任用，同時醫(yī)院對于編外人員的檔案并未全面接收，也并未進行統(tǒng)一的管理，加之編外聘用人員自身也缺乏對個人檔案管理的認知，對個人人事檔案管理重視程度不夠，導致檔案材料收集過程中配合度不高，有些歸檔材料不及時上交，導致醫(yī)院在對編外人員的檔案管理中出現(xiàn)了資料信息不完整的現(xiàn)象，例如經(jīng)常會有學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷不完整不連貫，缺少獎懲、晉級、考評等有存檔價值內(nèi)容，在職教育信息記錄不夠全面等問題，出現(xiàn)檔案材料“斷檔”現(xiàn)象，影響著編外人員檔案管理的規(guī)范性和科學性，在一定程度上也降低了檔案的利用效率。也給后續(xù)進行人事檔案管理內(nèi)容統(tǒng)計分析時，增加了醫(yī)院對于檔案使用的難度。此外，醫(yī)院對于編外人員人事檔案的更新頻率較低，導致編外人員的檔案信息未能得到及時的完善和補充，影響著編外人員在醫(yī)院內(nèi)部的考核、晉升等權利的實現(xiàn)，最終影響著醫(yī)院人才隊伍建設和醫(yī)療服務質量提升。

2.3 醫(yī)院內(nèi)部缺乏編外人員的專業(yè)管理人才

專業(yè)人才是檔案管理工作水平提升的重要保障，也是提升檔案管理規(guī)范性、為醫(yī)院打造高質量人才隊伍的關鍵。目前，有相當一部分醫(yī)院還存在對于人事檔案管理人員的使用重視程度較低、檔案管理崗被邊緣化、資金投入較少，導致醫(yī)院內(nèi)部人事管理工作出現(xiàn)人員數(shù)量配備不足、人事檔案管理員多由人事部門人員兼職，檔案整理歸檔工作只是日常工作的一小部分，難以抽出身全心全意做好人事檔案工作，崗位職責不明確、專業(yè)水平不到位等現(xiàn)象。從而導致檔案工作缺乏規(guī)范性、延續(xù)性、系統(tǒng)性，造成編外工作人員的檔案信息不完整、更新不及時、維護不到位等問題。這不僅影響了編外工作人員的升職加薪，也導致醫(yī)院整體的人事調(diào)配和人才配置受到影響，不利于醫(yī)院的長遠、健康發(fā)展。醫(yī)院要加強人力資源管理部門的人員配備，保證有充足的人力、物力、財力支持檔案管理工作，讓檔案管理工作做到“制度化、規(guī)范化、科學化、信息化”。

2.4 醫(yī)院內(nèi)部編外人員管理信息化水平不足

隨著我國現(xiàn)代科學技術的不斷進步和信息化時代的到來，信息化管理已經(jīng)成為組織機構正常運轉的重要助推力。雖然醫(yī)院在改革過程中增加了較多硬性設備，但是對于內(nèi)部檔案管理的信息化程度還有待提高，人工的操作不僅造成人事管理人員工作量加大，也造成了人力資源浪費，更影響著檔案工作的管理水平和管理質量。此外，工作人員對于信息化檔案管理流程的不熟悉導致部分人員仍然采用紙質版的檔案，也不利于編外人員檔案的更新和完善，加大了醫(yī)院管理工作的難度。

3 醫(yī)院編外人員人事檔案管理的優(yōu)化路徑

編外人員的檔案管理工作不僅是醫(yī)院人力資源管理的重要環(huán)節(jié)，也影響著醫(yī)院整體的運轉效率和服務質量，因此各方主體必須做好編外人員檔案管理工作，提升醫(yī)院內(nèi)部人才隊伍建設的穩(wěn)定性，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展賦能、助力。

3.1 政府加強管理政策制定，提供保障支撐

首先，政府要積極推進醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)的改革和創(chuàng)新，加強頂層設計、提供政策保障；政府要配合醫(yī)院開展人事管理的綜合改革，實施嶄新的選拔、任用、培訓、考核和晉升機制，通過創(chuàng)新人事管理模式為編外人員提供同等機會，從而促使編外人員的人事檔案信息更加完整化，也能夠進一步提升編外人員工作的積極性。其次，政府也要通過加大財政補貼的力度和改變財政補貼的評價標準維護編外人員的合法權益，從而推動醫(yī)院內(nèi)部全體人員同工同酬格局的構建。另外，政府也要通過規(guī)范編外人員的招聘流程提升其招聘質量，同時通過完善編外人員的管理制度和提供優(yōu)先轉正等保障激發(fā)編外人員的工作積極性，為醫(yī)院人事管理工作的全面開展打好基礎。

3.2 醫(yī)院加強規(guī)范化管理，更新管理理念

醫(yī)院內(nèi)部要加強編外人員人事檔案管理的規(guī)范性和科學性，要通過不斷更新自身的管理理念和管理方式來提升檔案管理工作的質量和效率。首先，醫(yī)院要加強對檔案管理制度的建設，要結合編外人員的檔案實際使用情況，參照編制內(nèi)的職工檔案管理要求制定相應的管理制度，包括立卷、歸檔、分類、查閱和保密等方面制定嚴格的制度要求。確保檔案管理人員對編外人員的檔案信息進行全面的整理和記錄，提升檔案資料的完整性。其次，醫(yī)院人事處也要將編外人員檔案納入醫(yī)院檔案部門考核之中，及時對編外人員檔案進行整理與更新，對檔案資料進行及時收集整理，加強完善檔案立卷、歸檔、分類等內(nèi)容，并將其錄入檔案系統(tǒng)，以紙質版和電子版的檔案共同構建完整的檔案信息。編外人員的直屬部門如醫(yī)務處、護理部、后勤處等部門對科室管理編外人員年度形成的資料要妥善保存，并及時向人事處上交檔案材料。最后，醫(yī)院也要提升編外工作人員對檔案管理工作的重視程度。通過開展宣傳、培訓等各項活動提升編外員工對個人檔案的認識和重視，讓其能夠充分認識到人事檔案是與自身的利益息息相關，是個人履歷的真實反映，在工作與學習過程中形成的有存檔價值的材料要同正式職工一樣要妥善保存，并及時上交醫(yī)院人事處，加強他們對于共建共享檔案體系的積極性和參與度，從而提升檔案管理工作效率。

3.3 醫(yī)院配備專業(yè)管理人才，注入改革活力

隨著醫(yī)院不斷的擴大，需要通過提升檔案管理工作人員的整體素質加強檔案管理工作質量。例如煙臺市煙臺山醫(yī)院，2020年醫(yī)院職工總人數(shù)3167人，編外472人，占職工總數(shù)的0.15%；2021年醫(yī)院職工總人數(shù)3549人，編外751人，占職工總數(shù)的0.21%；2022年（截至12月底）醫(yī)院職工總人數(shù)3875人，編外939人，占職工總數(shù)的0.24%。面對逐年增加的編外人員數(shù)量，首先醫(yī)院要完善相應的選拔和任用機制，在選拔檔案管理人員的過程中要綜合考慮其專業(yè)水平、工作經(jīng)驗、信息化素養(yǎng)等多方面的能力。其次，醫(yī)院要高度重視和加強對管理人員的培訓工作，根據(jù)醫(yī)院的實際需求通過對檔案管理人員開展管理條例、歸檔流程、信息技術等多方面針對性的培訓工作，提升專職人員系統(tǒng)業(yè)務水平和綜合能力。

3.4 醫(yī)院強化信息管理技術，加強文化建設

醫(yī)院要強化對檔案管理工作中信息技術的引入和使用，為醫(yī)院檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展注入活力。首先要加大資金投入力度，通過引進高水平信息管理軟件實現(xiàn)硬件設施的完善。也可以與信息科合作，通過依托醫(yī)院信息化技術，建立人事檔案數(shù)據(jù)信息庫，利用辦公自動化平臺信息資源互聯(lián)共享的方式拓寬利用，實現(xiàn)快速檢索查詢，提升人事檔案的利用效率。其次要通過加大對工作人員信息化素養(yǎng)的培訓，提升檔案信息的流通率，促使編外人員的檔案能夠得到高效的利用，從而促進醫(yī)院內(nèi)部的人才資源實現(xiàn)合理的配置。

4 結語

綜上，醫(yī)院編外人員在醫(yī)院的正常運轉和改革創(chuàng)新中處于重要的地位和不可忽視的作用；醫(yī)院應加強對編外人員的人事檔案管理工作，不斷激發(fā)其工作的積極性，增強其對于醫(yī)院的歸屬感和信任感，最終為提升醫(yī)院運轉的穩(wěn)定性和提高醫(yī)院服務的質量作出貢獻。