多管齊下 推動(dòng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)

舟山市定海區(qū)檔案館

坐落東海之上，舟山市定海區(qū)有著海島特色風(fēng)情和海上文化古城的底蘊(yùn)，是一顆東海碧波之上的“明珠”。然而懸水海島的地情以及零散偏僻的地理環(huán)境，導(dǎo)致全區(qū)檔案管理和資源體系建設(shè)一直備受挑戰(zhàn)。在全省數(shù)字化改革風(fēng)起云涌、檔案領(lǐng)域數(shù)字化轉(zhuǎn)型迅猛推進(jìn)的浪潮下，舟山市定海區(qū)檔案工作者緊緊抓住技術(shù)紅利和時(shí)代機(jī)遇，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，引動(dòng)數(shù)據(jù)流通、數(shù)字賦能的新能量，構(gòu)建上下協(xié)力、各方聯(lián)動(dòng)的新局面，全面開(kāi)啟具有海島特色的數(shù)字化實(shí)踐歷程，取得了顯著進(jìn)展。

1 提前布局檔案數(shù)字化工作

回顧過(guò)往，在條件有限、經(jīng)費(fèi)拮據(jù)、人才力量亦不甚充裕的情況下，舟山市定海區(qū)檔案事業(yè)一路發(fā)展得有聲有色，在館藏檔案全面數(shù)字化、國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館的創(chuàng)建以及檔案領(lǐng)域數(shù)字化改革等重要節(jié)點(diǎn)積極作為，取得突出成果。早在2011年，舟山市定海區(qū)檔案館便積極爭(zhēng)取開(kāi)展館藏檔案數(shù)字化加工，得到了區(qū)委區(qū)政府的大力支持，被列入政府實(shí)事項(xiàng)目以及舟山市定海區(qū)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化“十二五”發(fā)展規(guī)劃，正式開(kāi)啟了舟山市定海區(qū)檔案資源數(shù)字化時(shí)代。經(jīng)過(guò)檔案工作者接續(xù)不斷的努力，至2017年已完成館藏204個(gè)全宗檔案數(shù)字化，計(jì)44912卷、134086件，館藏檔案數(shù)字化率達(dá)100%。

有了數(shù)字化打底，數(shù)據(jù)共享、異地查詢(xún)便有了實(shí)施條件。2015年，作為智慧檔案云平臺(tái)試點(diǎn)縣區(qū)，舟山市定海區(qū)順利完成“室館異地檔案查詢(xún)系統(tǒng)”數(shù)據(jù)掛接工作，11個(gè)鎮(zhèn)（街道）均實(shí)現(xiàn)“異地查檔”功能，并于2017年實(shí)現(xiàn)了全區(qū)范圍館室一體全覆蓋，智慧檔案的信息流開(kāi)始在全區(qū)流淌。

2 積極推動(dòng)數(shù)字檔案室創(chuàng)建

數(shù)字時(shí)代并非說(shuō)進(jìn)就能進(jìn)。面對(duì)工作方式和思維習(xí)慣的巨大轉(zhuǎn)變，舟山市定海轄區(qū)內(nèi)各地各單位的基層檔案室很多都無(wú)所適從，促使基層檔案室完成從傳統(tǒng)檔案室向數(shù)字檔案室的轉(zhuǎn)型成為當(dāng)務(wù)之急。檔案館領(lǐng)導(dǎo)班子決心趁著數(shù)字檔案室創(chuàng)建的東風(fēng)，帶領(lǐng)基層檔案室集體闖關(guān)。經(jīng)調(diào)查摸底，全區(qū)檔案室被分為4批，分4年由易到難逐步開(kāi)展創(chuàng)建，創(chuàng)建中邊推進(jìn)工作邊收集問(wèn)題，對(duì)先行創(chuàng)建單位的達(dá)標(biāo)過(guò)程和所遇問(wèn)題進(jìn)行整理分析，將解決方法和有效舉措應(yīng)用到后續(xù)創(chuàng)建單位中。同時(shí)，由區(qū)檔案館代表所有創(chuàng)建單位出面接洽數(shù)字化服務(wù)公司，進(jìn)行資質(zhì)審查和細(xì)節(jié)商定，安排公司數(shù)字化團(tuán)隊(duì)進(jìn)駐檔案館，分批對(duì)室藏檔案集中進(jìn)行數(shù)字化，并指導(dǎo)各單位檔案員進(jìn)行檢查與驗(yàn)收，確保數(shù)字化質(zhì)量。2018年，所有64家進(jìn)館單位全部通過(guò)測(cè)評(píng)驗(yàn)收，提前2年完成創(chuàng)建工作，其中18家為示范數(shù)字檔案室，46家為規(guī)范化數(shù)字檔案室。

數(shù)字檔案室的成功創(chuàng)建不僅推動(dòng)了基層檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，而且使原本工作基礎(chǔ)較薄弱的檔案室得到了全面加強(qiáng)。

3 加快推進(jìn)村級(jí)檔案數(shù)字化改革

數(shù)字檔案室創(chuàng)建如火如荼開(kāi)展的同時(shí)，屬于“毛細(xì)血管”一級(jí)的村級(jí)檔案工作及其檔案資料歸集保管的重要性愈顯突出，尤其是地處海島和山坳偏僻地區(qū)村落的檔案工作愈發(fā)顯得薄弱，加快推進(jìn)村級(jí)檔案室數(shù)字化、規(guī)范化建設(shè)勢(shì)在必行。面對(duì)行政村數(shù)量眾多、點(diǎn)位分散的難點(diǎn)，舟山市定海區(qū)檔案館推動(dòng)構(gòu)建區(qū)—鎮(zhèn)（街道）—村三級(jí)聯(lián)動(dòng)的農(nóng)村基層檔案工作體系，讓各鎮(zhèn)（街道）在轄區(qū)內(nèi)的村級(jí)檔案數(shù)字化建設(shè)中擔(dān)當(dāng)組織者和領(lǐng)頭羊的角色，督促街道綜合檔案室對(duì)內(nèi)履行本單位檔案收集整理、保管利用職責(zé)，對(duì)外履行行政村檔案監(jiān)管職責(zé)，促使街道全域檔案工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型和規(guī)范化提升。同時(shí)，從多個(gè)層面對(duì)街道和所屬行政村進(jìn)行制度性保障，專(zhuān)門(mén)組織舉辦培訓(xùn)班并開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，全面完善村級(jí)檔案管理、保密、查閱等機(jī)制，落實(shí)檔案工作“四有”保障，并逐年分批次對(duì)村級(jí)檔案室的各類(lèi)文件材料進(jìn)行全面整理和數(shù)字化，將數(shù)字化成果上傳至全區(qū)館室一體化系統(tǒng)中，推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)下沉到村，實(shí)現(xiàn)資源共享。

自2020年啟動(dòng)村級(jí)檔案數(shù)字化試點(diǎn)以來(lái)，已完成31個(gè)村的數(shù)據(jù)上傳，共計(jì)文書(shū)檔案8821卷/232209件，科技檔案314卷、3195件等，不僅便利了村級(jí)檔案員管理、查詢(xún)檔案，同時(shí)助力海島村民擁有了“家門(mén)口”的檔案室，村級(jí)檔案資料的歸集利用水平上了新臺(tái)階。

4 努力實(shí)現(xiàn)縱向智能監(jiān)管

在全區(qū)數(shù)字檔案室創(chuàng)建和室藏檔案數(shù)字化取得階段性成果的同時(shí)，舟山市定海區(qū)檔案館卻發(fā)現(xiàn)基層檔案室層面的數(shù)字化并未實(shí)現(xiàn)充分整合，業(yè)務(wù)科室對(duì)于各檔案室的管理依然偏向傳統(tǒng)模式，管理效率未獲得數(shù)字化浪潮的有效賦能。為更進(jìn)一步深化數(shù)字化水平，舟山市定海區(qū)檔案館在全省拉開(kāi)數(shù)字化改革大幕的時(shí)刻，順勢(shì)謀劃并建設(shè)“定海智慧檔案云”應(yīng)用場(chǎng)景，利用數(shù)據(jù)分析、大數(shù)據(jù)可視化技術(shù)，對(duì)數(shù)字檔案室管理流程進(jìn)行智慧監(jiān)管及可視化展現(xiàn)，把區(qū)檔案館與基層檔案室之間的弱連接轉(zhuǎn)變?yōu)閺?qiáng)連接，形成更加緊密的互動(dòng)整體。通過(guò)檔案監(jiān)管平臺(tái)，即可遠(yuǎn)程掌握檔案室檔案管理情況，打破各場(chǎng)景和層級(jí)之間的藩籬，又可通過(guò)系統(tǒng)提醒、短信提醒等方式直接對(duì)存在問(wèn)題進(jìn)行整改，大幅提升了監(jiān)管效率。

2022年，“定海智慧檔案云”建設(shè)完成，上架浙政釘并投入使用，基層檔案室的工作開(kāi)展情況及真實(shí)業(yè)務(wù)水平得到全景呈現(xiàn)，館室之間互動(dòng)加強(qiáng)，改變了以往需逐家單位實(shí)地督促的被動(dòng)工作模式，實(shí)現(xiàn)了館室一體化更進(jìn)一步的深化。

5 創(chuàng)新開(kāi)展婚姻檔案單套管理試點(diǎn)

實(shí)體檔案是檔案工作的托底和保障，在某些業(yè)務(wù)領(lǐng)域卻容易成為累贅和負(fù)擔(dān)，令辦理業(yè)務(wù)的群眾感到不便，也令檔案歸集的效率受到影響。為探索檔案資料脫離實(shí)體、直接歸檔的新模式，檔案館謀劃開(kāi)展婚姻登記電子檔案單套管理試點(diǎn)，結(jié)合舟山市定海區(qū)實(shí)際情況，緊扣重點(diǎn)、多措并舉，著力規(guī)范婚姻登記電子文件歸檔和電子檔案管理工作，加強(qiáng)婚姻登記檔案的信息化建設(shè)。安排業(yè)務(wù)骨干深入?yún)^(qū)民政局婚姻登記處了解情況，提出電子檔案規(guī)范要求并研究存量檔案數(shù)據(jù)化的方案，確保室藏婚姻檔案數(shù)字化加工后的移交進(jìn)館質(zhì)量。在婚姻登記電子檔案流轉(zhuǎn)的全過(guò)程實(shí)施嚴(yán)格管理，從前端受理、辦理、辦結(jié)，到推送至省交換平臺(tái)審核。通過(guò)審核后移交舟山市定海區(qū)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，確保流程規(guī)范、質(zhì)量可靠和數(shù)據(jù)安全。

2023年7月，舟山市定海區(qū)成功入選全省婚姻登記電子檔案單套管理試點(diǎn)。

6 不斷發(fā)掘特色專(zhuān)題檔案

檔案工作要做得過(guò)硬，考驗(yàn)的是檔案工作者的能力；要做得有特色，考驗(yàn)的是檔案工作者的眼力。數(shù)字化技術(shù)在發(fā)掘和建立一些高價(jià)值特色專(zhuān)題檔案的過(guò)程中不斷發(fā)揮著獨(dú)特作用?！叭⑽莫?jiǎng)”是以浙江定海籍當(dāng)代女作家三毛命名的散文類(lèi)文學(xué)獎(jiǎng)項(xiàng)，與富陽(yáng)郁達(dá)夫小說(shuō)獎(jiǎng)、海寧徐志摩詩(shī)歌獎(jiǎng)并列為浙江省三大文學(xué)獎(jiǎng)項(xiàng)。2016年首屆“三毛散文獎(jiǎng)”舉辦之時(shí)，我們即與評(píng)委會(huì)取得聯(lián)系，積極征集獎(jiǎng)項(xiàng)相關(guān)檔案，共收集檔案127件，其中照片檔案3冊(cè)（共152張），光盤(pán)3張，成為館內(nèi)頗有文學(xué)“含金量”的專(zhuān)題。2022年起，舟山市定海區(qū)匯聚眾智打造的“兩廊”工程進(jìn)入全面的貫通和開(kāi)放。其中“東海云廊”全長(zhǎng)約25公里，穿越“環(huán)抱定海灣”之五山，將定?！俺鞘小⑸襟w、海岸、海灣、海島”五大界面有機(jī)串聯(lián)?！鞍倮镂睦取眲t集合了定海歷史、文化、生態(tài)、鄉(xiāng)村美景等諸多元素，主線全長(zhǎng)100.5公里，把定海“養(yǎng)在深閨”的眾多古村、古樹(shù)、古井、古寺、古跡等展現(xiàn)在人們面前。我們計(jì)劃征集1000件與“兩廊”檔案相關(guān)的檔案，形成生動(dòng)翔實(shí)的專(zhuān)題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。此外，“高鐵時(shí)代”“海洋漁業(yè)基地”等特色專(zhuān)題也已列入征集計(jì)劃。數(shù)字化技術(shù)不但使這些特色專(zhuān)題的資料歸集變得便利，而且使專(zhuān)題內(nèi)容的表現(xiàn)形式更加立體、多樣，為島城民眾留下了更加生動(dòng)的篇章。

多管齊下、全域聯(lián)動(dòng)局面的形成，對(duì)進(jìn)一步推動(dòng)定海檔案事業(yè)向數(shù)字化時(shí)代進(jìn)軍，打造海島特色智慧檔案管理體系提供了巨大助推力。目前，255個(gè)全宗、56199卷、320873件檔案形成門(mén)類(lèi)齊全、種類(lèi)豐富的檔案館藏，并實(shí)現(xiàn)了電子文件歸檔全面應(yīng)用，檔案管理和服務(wù)水平顯著提升。在新的起點(diǎn)上，定海檔案事業(yè)將進(jìn)一步擁抱數(shù)字化、奮進(jìn)新時(shí)代，為舟山市定海區(qū)建設(shè)全省檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型先行區(qū)提供新的支撐，打開(kāi)新的局面。