高校會計檔案管理信息化轉型探析

●葉碧紅

一、前言

會計信息伴隨著高校的運行管理過程，主要從經濟業(yè)務中產生，而會計檔案就是會計信息的總和。從高校的會計檔案中了解到高校的經濟行為和類型，是對高校經濟活動的記錄。通常情況下，資料查找、審計以及監(jiān)督檢查時會用到高校會計檔案。電子會計檔案內有大量的會計信息與數據價值有待深入發(fā)掘。

我國高校承擔著培育社會主義接班人的重任，隨著國家對教育重視度的不斷提升，高校也處于快速發(fā)展中，涉及的經濟業(yè)務活動數量增多，覆蓋范圍也更廣，產生了大量的會計信息，這就意味著會計檔案的儲存需要更大的空間，且為了加強對高校經濟活動的監(jiān)督管理，規(guī)范經費的使用情況，審計工作的頻率也越來越高，經常會對會計檔案進行查詢。財務工作任務日益復雜繁重，財務信息化是必要的選擇。經過多年信息化的倡導，財務學生收費、財務賬務處理、日常的經費報銷、工資查詢等都可以通過信息化軟件實現。財務信息化建設雖然有所提高，但還不夠深入。傳統紙質檔案存在諸多不足，已經無法適應現代社會的需求：紙質檔案翻閱檢索不便，查詢相關信息時需要花費大量時間和精力；紙質檔案保存不便，時間一長，紙質檔案難免會出現泛黃、缺失或者字跡模糊等現象；紙質檔案管理和維護需付出更多成本和時間。

通過上述分析可知，傳統財務紙質檔案使用過程中有很多弊端，容易拉低工作效率，給工作帶來不便。參照《會計檔案管理辦法》可知，電子檔案是未來會計檔案的發(fā)展趨勢，對提高財務檔案管理的信息化水平有促進作用，同時也將提高財務人員的工作效率和查詢精細度。

二、高校會計檔案管理信息化轉型的必要性

（一）高校的特殊性質使得高校會計檔案管理工作的轉型發(fā)展顯得尤為迫切

作為高校檔案的重要檔案管理的內容之一，高校會計檔案具有特殊性，有別于機關、企業(yè)、社會組織等其他性質單位的會計檔案，其特殊和區(qū)別主要體現在：一是數量更大。龐大的學生群體、教師隊伍、行政管理人員，品類繁多的科研項目、教學設備、固定資產，催生了高頻率的財務行為和大數量的會計資料和檔案。二是類別更多。由于高校財務涉及人員眾多、內容豐富，工資體系、教學體系、科研體系、學費體系等財務類別設置全面，導致相應的會計檔案類別也更為繁多。三是需求更多。歸檔的常規(guī)操作方式是按照財務憑證的時間順序進行，而以某位教師的科研項目報銷情況、某位學生的獎助學金發(fā)放情況或某項設備的采購報銷情況為例，由于時間跨度長，原始憑證時間分布散，極易造成調閱的不便[1]。這些特點使得傳統的紙質檔案管理模式耗時耗力、耗財耗材、效率低下的短板更加凸顯，尤其是當下深入推進反腐工作和巡視巡察工作背景下，作為明確和審核經濟責任重要依據的會計憑證檔案，更加頻繁被調取查閱，傳統管理模式難以為繼，迫切需要探索創(chuàng)新、進行轉型。

（二）信息化管理模式為高校會計檔案管理工作的轉型發(fā)展提供了借鑒

隨著互聯網、大數據、云計算等技術的不斷發(fā)展，數字產業(yè)化、產業(yè)數字化進程加速演變，促進了許多行業(yè)的信息化革新，加上語音識別和OCR 等新興技術越來越先進，電子銀行回單、電子結算單、單子發(fā)票等電子憑證也逐漸被各行各業(yè)認可和使用[2]，高校會計檔案管理信息化建設與應用由此應運而生，為進一步優(yōu)化檔案管理的采集、保存、檢索及管理指明了方向。與傳統的紙質管理方式相比，其優(yōu)點明顯：一是更加精確，二是更加高效，三是更加便捷。利用數字化、智能化、網絡化模式，數據化保存、科學化分類歸檔后的會計檔案信息，不僅能夠實現資料準確、長久、完好保存，而且能夠有效降低管理人員工作量、減少檔案資料占地面積，同時還能滿足會計檔案管理效率性和及時性需求，實現檔案資料高效調用、智能搜索、精確查找、自動統計。

（三）及時修訂、出臺的法律和規(guī)范性文件為高校會計檔案管理信息化轉型提供了制度規(guī)范和前進動力

2016 年修訂的《會計檔案管理辦法》規(guī)定，本單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式儲存,同時明確了對電子會計檔案提出了對應的管理需求。為適應近年來電子商務、電子政務高速發(fā)展的需求，國家檔案局聯合財政部頒布《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6 號文），對各類電子會計憑證的報銷入賬歸檔做了進一步明確[3]。2021 年1 月1 日起正式施行的《中華人民共和國檔案法》中有專門對檔案信息化建設目標、方法等進行說明的章節(jié)，闡述了檔案信息化建設的優(yōu)勢和現實意義，強調企事業(yè)單位、機關等應當積極響應國家號召，參與到檔案信息化建設過程中來，搭建高效、便捷的電子檔案管理信息系統，提高檔案信息化水平，順利實現轉型，為日常工作提供便利?！稒n案法》還專門對電子檔案的建立方法、流程等作了詳細明確的規(guī)定，建立健全規(guī)范電子會計檔案管理的同時，也極大推動和促進會計檔案信息化建設向前發(fā)展進程。

三、高校會計檔案管理信息化轉型需要考慮的問題

（一）適應性問題

雖然會計電子檔案政策已經出臺，且教育、審計、巡視等部門也響應國家號召，加強了對學校會計工作的監(jiān)督管理，但因為每個部門的性質和工作目標不同，檢查的重點也存在區(qū)別。以巡視部門以及第三方審計等工作重點舉例，更側重于查詢紙質檔案。會計人員日常習慣于傳統的紙質會計檔案管理模式，而且這種傳統的模式在工作質量上也還尚且能夠得到保證，不愿意主動分析和接納新的管理經驗和先進的管理手段。

（二）技術性問題

推進高校會計檔案信息化建設，首先需要具備相應的技術設備和熟悉操作的技術人員，這導致大多數單位的信息化轉型起步遲緩，無論學校管理人員的思想認識上、人員配備上，還是資金支持、設備升級上重視、支持的力度都不夠，直接影響了信息化轉型發(fā)展進程。

（三）安全性問題

由于涉及到經濟責任，確保會計檔案安全、真實、完整、準確十分關鍵，所以，高校在推進會計檔案管理信息化轉型的過程中，須重視安全性問題。自然屬性上的特性和差異，決定了信息化管理需要采取相應的安全防范策略，紙質檔案要考慮防潮、防火、防鼠咬蟲啃等問題。電子檔案則要在防止被黑客盜取、篡改、損毀等多方面多維度提前謀劃好，采取有效的防護措施，確保會計電子檔案信息安全。

會計電子檔案系統一旦上線，則需要專門的機房，機房環(huán)境物理改造；出現系統崩潰或者黑客攻擊就很容易造成會計電子信息的泄露或丟失，這可能會對學校造成不可估量的損失；會計檔案管理人員也要有較強的安全意識，消除電子數據傳遞過程中的隱患。

（四）規(guī)范性問題

制度具有強制性和規(guī)范性，是促進電子會計檔案發(fā)展的根本保證?？茖W統一的電子檔案管理標準有利于提高電子會計檔案的管理效率，充分發(fā)揮電子會計檔案的效用，以更好地滿足當代社會的需求。目前，相關的國家法規(guī)和文件對會計檔案包括電子化會計檔案的保存及管理作出規(guī)范性要求，但作為一項探索性工作，高校會計檔案信息化管理的相關制度并不健全，難以適應現實工作需求。

高校會計檔案主要是在財務部門保管，不少高校雖然也在積極提高會計檔案的電子化水平，但并沒有制定專門的檔案管理實施方案和制度，也沒有理清電子管理的權責關系，在一定程度上影響高校會計檔案電子化進程。

四、推進高校會計檔案管理信息化轉型的意見和建議

（一）加大資金投入

升級技術設備，為信息化轉型提供堅實基礎支撐。習近平總書記在浙江工作期間到浙江省檔案館調研時曾指出：“要全面推進高校檔案信息化建設工作，堅持創(chuàng)新和實踐，將新興技術運用到檔案管理中，提高檔案管理的效率和信息化水平。要將檔案電子化管理工作納入高?？偰繕朔秶鷥龋⒅贫茖W合理的制度和實施辦法”。高校也應當在充分了解檔案信息化建設目標辦法的基礎上堅持創(chuàng)新，集思廣益，向其他單位和部門學習新的方法，并把會計檔案管理信息化轉型發(fā)展列入學校信息化發(fā)展規(guī)劃中，統籌考慮、統一部署、一體推進，設置專項資金，為會計檔案信息化轉型提供物質支持，有條件購買所需設備，同時升級完善計算機存儲系統、軟件應用系統，為信息化轉型提供堅實的物質基礎。

（二）強化人員培訓，提升技能水平，為信息化轉型提供堅強人才支持

毛澤東同志指出：“政治路線確定之后,干部就是決定的因素。”同樣的道理，高校會計檔案管理轉型的方向性問題明確之后，起決定性因素的就是人。培養(yǎng)造就一批愛崗盡責、熟悉業(yè)務、技術扎實、作風過硬的檔案管理人員，是信息化背景下做好高校會計檔案管理工作的重要保障。有條件的高校應在招聘、引進等源頭環(huán)節(jié)強化會計檔案管理信息化人才配備，同時應當著力培養(yǎng)交叉型復合型人才，加強對現有財務會計、檔案管理工作人員的培訓，如通過組織參加數字化知識、計算機網絡技術、財會法規(guī)、檔案管理、保密工作等外出培訓、專項交流、業(yè)務進修，促進其樹立新理念、熟悉新設備、掌握新技術，更好地適應新形勢下高校會計檔案管理工作需要。

（三）完善安全措施，做好數據備份，為信息化轉型提供可靠安全保障

信息化檔案具有傳輸快、易保存和修改等特征，為避免信息化檔案被盜取、篡改甚至損毀電子數據庫等，須在數據保存上做好安全保障措施。一是，高校在信息化建設之前，必須充分做好風險防控，考慮設備基礎環(huán)境、身份認證鑒權、權限管理體系、系統運營維護、網絡安全環(huán)境、存儲介質保管等，提前規(guī)劃，完善設置，強化保障措施；二是，應當創(chuàng)造條件為信息化會計檔案開辟專門場所，并配備專人管理，紙質會計檔案管理人員與信息化會計檔案管理人員盡量不是同一個人，這樣可以有效降低會計檔案被更改或破壞的風險；三是，應當配套相應的管理措施和制度規(guī)范，完善存儲、外借、保密等制度，同時注重提高管理人員保密意識；四是，應當做好數據備份及備份存儲介質的保管工作，避免因人為和客觀原因引起的資料丟失和損壞。

（四）建立健全制度，確保依規(guī)履責，為信息化轉型提供有力制度保障

信息化轉型離不開制度的保駕護航，高校應當根據國家相關法規(guī)和文件，結合本單位實際，在程序規(guī)章制度、操作規(guī)范要求、評價鑒定體系、監(jiān)督約束機制等方面，建立起“全口徑、全覆蓋、全流程”的閉環(huán)式管理規(guī)范，促進管理工作人員規(guī)范化、科學化、精細化，做好會計檔案信息化管理工作，確保電子會計檔案完整、準確、可用、安全。首先，應當建立起從收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定到銷毀的規(guī)章制度和操作規(guī)范，實現全生命周期管理，確保各環(huán)節(jié)工作開展有章可循；其次，應當建立起會計檔案信息化評價指標體系，從基礎環(huán)境、數據環(huán)境、檔案管理約束條件、管理意識氛圍、管理效益反饋等方面，分析評價本單位信息化應用狀況[4]，為進一步深化轉型、改善管理提供參考；最后，可以探索建立財務、檔案、紀檢多部門聯合審查監(jiān)督機制，定期對會計檔案信息化工作情況進行審查、評估、鑒定和監(jiān)督，有效促進管理人員依規(guī)依章履職履責。

五、總結

提高高校會計檔案信息化水平，加快高校會計檔案信息化轉變速度，是高?，F代化建設的主要目標之一，也是我國信息化和會計檔案管理聯系越來越緊密的標志。檔案信息化建設并非一蹴而就，在檔案信息化建設過程中仍存在很多困難，要堅定信念，堅持探索和實踐，不斷發(fā)現問題、解決問題，尋找科學正確的方法，提出合理的電子檔案管理制度，提高高校會計檔案管理的信息化水平，為高校的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎。