財務共享服務中心數(shù)據(jù)維護流程優(yōu)化與信息管理研究

左麗莎

隨著業(yè)務的不斷拓展和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，建筑施工企業(yè)在日常運營和項目開展中產(chǎn)生的業(yè)務數(shù)據(jù)量不斷增加，業(yè)務數(shù)據(jù)如何及時、準確轉(zhuǎn)變?yōu)樨攧諗?shù)據(jù)變得愈發(fā)重要。財務共享服務中心應運而生，其能更好地滿足企業(yè)的財務數(shù)據(jù)處理和信息管理需求。本文主要探討財務共享服務中心數(shù)據(jù)維護流程的優(yōu)化方法以及信息管理的完善策略，進而為建筑施工企業(yè)相關工作的開展提供參考。

一、建筑施工企業(yè)財務共享服務中心概述

（一）建筑施工企業(yè)財務共享服務中心的概念

建筑施工企業(yè)財務共享服務中心是指在建筑施工企業(yè)內(nèi)部設立一個專門機構(gòu)或部門，從而實現(xiàn)集中管理、處理和優(yōu)化財務相關的業(yè)務活動和數(shù)據(jù)，以實現(xiàn)資源共享、流程優(yōu)化、信息整合和成本控制等管理目標。財務共享服務中心通過整合財務資源、優(yōu)化財務流程以及借助信息技術(shù)的支持，將不同部門的職能集中處理，進而有效地提高工作效率、降低成本、確保數(shù)據(jù)準確、支持決策和戰(zhàn)略規(guī)劃等，為企業(yè)的財務管理和發(fā)展提供重要支持。

（二）財務共享服務中心數(shù)據(jù)維護與信息管理的重要性分析

1.優(yōu)化業(yè)務流程與提升效率

財務共享服務中心通過標準化的財務數(shù)據(jù)管理流程，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)在組織內(nèi)部的高效流動。這不僅有助于減少數(shù)據(jù)處理時間，還能夠降低人為錯誤的發(fā)生率，提高數(shù)據(jù)的準確性和一致性。業(yè)務流程的優(yōu)化使不同部門之間的協(xié)作更加緊密，減少了信息孤島的存在，從而使整體業(yè)務流程更加協(xié)調(diào)和高效。

2.信息保護與安全

財務數(shù)據(jù)的保護和安全對于企業(yè)極為重要。財務共享服務中心負責確保數(shù)據(jù)的機密性、完整性和可用性。通過實施嚴格的數(shù)據(jù)訪問控制、加密技術(shù)和安全審計等手段，可以有效地保護財務數(shù)據(jù)免受未經(jīng)授權(quán)的訪問、竊取或篡改。這有助于防止?jié)撛诘臄?shù)據(jù)泄露和欺詐舞弊等行為，維護企業(yè)聲譽和客戶信任。

3.風險管理與預警

財務共享服務中心在數(shù)據(jù)維護和信息管理過程中，能夠?qū)崟r監(jiān)控財務數(shù)據(jù)，識別異常情況和潛在的風險。通過建立預警系統(tǒng)，可以迅速發(fā)現(xiàn)財務問題，采取相應的對策，降低風險事件對企業(yè)造成的影響。這種風險管理的方法能夠幫助企業(yè)更好地應對市場波動和各種不確定因素，保障企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展。

（三）財務共享服務中心數(shù)據(jù)維護流程優(yōu)化與信息管理的必要性分析

在財務共享服務中心，數(shù)據(jù)維護流程的優(yōu)化及信息管理的完善，具備重要的戰(zhàn)略性和實踐性。

首先，數(shù)據(jù)維護流程的優(yōu)化與信息管理的完善對于數(shù)據(jù)驅(qū)動的決策具有直接影響。在當今市場環(huán)境中，數(shù)據(jù)作為一項重要的資產(chǎn)，為決策制定提供了必要的基礎。準確、及時的數(shù)據(jù)維護和信息管理有助于管理層更準確地評估各種決策方案的潛在影響，進而合理地優(yōu)化資源配置，實現(xiàn)更好的業(yè)務增長和財務回報。

其次，信息管理的有效實施對于促進組織的長期發(fā)展具有顯著意義，數(shù)據(jù)維護流程的優(yōu)化能夠為未來的發(fā)展需求提供強有力的支持。隨著業(yè)務范圍的拓展和技術(shù)的進步，數(shù)據(jù)量和種類可能不斷增加。優(yōu)化的數(shù)據(jù)維護流程能夠為應對未來的數(shù)據(jù)挑戰(zhàn)做好準備，保障組織的業(yè)務靈活性和可持續(xù)性。

最后，提升客戶滿意度。在財務共享服務中心，數(shù)據(jù)的準確性和及時性對于內(nèi)部其他部門以及外部客戶的信任和滿意度至關重要。通過優(yōu)化數(shù)據(jù)維護流程，財務共享服務中心能夠提供更高水平的信息數(shù)據(jù)，從而提升對客戶和業(yè)務合作伙伴的服務質(zhì)量，促進客戶滿意度的提升，以及建立長期可持續(xù)的合作關系。

二、財務共享服務中心數(shù)據(jù)維護流程與信息管理存在的問題

（一）數(shù)據(jù)維護流程存在的問題

首先，建筑施工企業(yè)在數(shù)據(jù)錄入、更新以及核對等基礎數(shù)據(jù)維護環(huán)節(jié)存在著顯著問題。在數(shù)據(jù)錄入方面，由于建筑施工企業(yè)涉及多個項目和部門，數(shù)據(jù)來源多樣，但部分企業(yè)在管理過程中缺乏統(tǒng)一的標準和流程，導致數(shù)據(jù)格式不一致、信息冗余、錯誤頻發(fā)等問題。而更新環(huán)節(jié)則是受到信息傳遞障礙的困擾，不同項目間信息交流不暢，容易導致數(shù)據(jù)更新滯后、信息不準確。核對環(huán)節(jié)在工程項目的復雜性下也容易出現(xiàn)疏漏，例如材料和人工成本核對不準確等問題，這會進一步加大財務數(shù)據(jù)的風險。

其次，數(shù)據(jù)質(zhì)量管理對建筑施工企業(yè)尤為重要，但是在數(shù)據(jù)準確性、完整性和一致性方面所存在的問題會直接影響財務分析和決策。數(shù)據(jù)準確性方面，因建筑項目復雜多變，涉及多方合作，錯誤的數(shù)據(jù)可能導致成本估算和預算偏差，影響項目盈虧的判斷。數(shù)據(jù)完整性方面，由于建筑施工過程涵蓋多個階段和環(huán)節(jié)，不完整的數(shù)據(jù)可能導致遺漏重要的項目成本或收入，使財務報表失真。而數(shù)據(jù)一致性問題由于施工項目眾多，每個項目的數(shù)據(jù)采集方式和標準不一，可能導致不同項目之間的數(shù)據(jù)不一致，從而影響整體數(shù)據(jù)的可比性。

最后，員工在未經(jīng)足夠培訓的情況下，可能在數(shù)據(jù)維護過程中犯下錯誤，或是執(zhí)行步驟時因缺乏必要指導而陷入困惑。這些誤操作可能導致數(shù)據(jù)處理流程中的重復工作，浪費時間和資源。更有甚者，由于員工缺乏對數(shù)據(jù)維護流程的全面理解，可能在處理關鍵數(shù)據(jù)時產(chǎn)生延遲，影響數(shù)據(jù)的及時性。數(shù)據(jù)延遲不僅可能損害業(yè)務決策的準確性，還可能在需要快速響應的狀況下對業(yè)務流程造成阻礙。

（二）業(yè)務審批流程問題分析

首先，審批流程的復雜性與低效率是突出的問題之一。由于建筑項目涉及多個環(huán)節(jié)和層級，審批流程繁瑣，需要經(jīng)過多個審批節(jié)點，耗費時間和資源。這種復雜性導致了審批流程的效率較低，阻礙了業(yè)務的迅速推進，進而導致項目進度滯后，影響企業(yè)的競爭力和盈利能力。

其次，信息流斷層也是當前業(yè)務審批流程的一大難題。不同審批環(huán)節(jié)之間的信息傳遞不暢，可能導致信息滯后、遺漏或失真。建筑施工企業(yè)的項目涉及多個部門和人員，如果信息交流缺乏統(tǒng)一的平臺和流程，會導致信息傳遞延后或遺漏，影響審批的準確性和及時性。這種信息斷層可能導致決策基于不完整或錯誤的信息，進而影響項目的整體管理和運營。

最后，人為干預導致的錯誤是當前業(yè)務審批流程的另一個突出問題。審批決策的主觀性和不一致性由于人為因素的介入而顯著增加。在復雜的審批流程中，審批人員因個人主觀判斷或信息不足而做出不合理的決策，導致審批結(jié)果的不準確。這種個人主觀判斷對企業(yè)的決策質(zhì)量和穩(wěn)定性產(chǎn)生了負面影響。

（三）系統(tǒng)開發(fā)模塊測試問題分析

首先，財務共享服務中心系統(tǒng)開發(fā)模塊測試覆蓋范圍不足，測試工作未能涵蓋系統(tǒng)所有功能模塊和實際應用場景。在建筑施工領域，系統(tǒng)涉及工程管理、供應鏈、成本核算等多個復雜模塊，每個模塊都承載著關鍵業(yè)務功能，但部分模塊的測試可能被忽視，導致未被發(fā)現(xiàn)的潛在問題進入實際工作中。

其次，缺陷發(fā)現(xiàn)滯后。部分建筑施工企業(yè)的模塊測試工作往往被安排在開發(fā)周期的后期，缺陷可能在開發(fā)階段就已存在，但直到后期才被發(fā)現(xiàn)，這會增加修復成本、影響項目進度，并對業(yè)務流程產(chǎn)生不利影響。在建筑施工領域，項目周期緊湊，每一步驟的高效進行都至關重要。缺陷發(fā)現(xiàn)滯后會進一步加劇項目不確定性，導致資源浪費與生產(chǎn)效率下降。

最后，測試環(huán)境與實際業(yè)務環(huán)境之間的差異可能導致測試數(shù)據(jù)不夠真實，無法完全反映真實的業(yè)務流程和數(shù)據(jù)交互。在建筑施工領域，項目涵蓋諸多細節(jié)，如材料管理、工程進度、人力資源等，而測試環(huán)境可能無法精準模擬這些實際情景，從而影響測試效果的準確性和有效性。一旦測試工作的開展脫離了實際，那么部分系統(tǒng)模塊的開發(fā)與應用也僅是紙上談兵，無法在實際工作中發(fā)揮應有的效用。

三、財務共享服務中心數(shù)據(jù)維護流程優(yōu)化與信息管理的完善策略

（一）數(shù)據(jù)維護流程優(yōu)化策略

首先，流程簡化與自動化是關鍵步驟。建筑施工企業(yè)應對數(shù)據(jù)維護流程進行精簡，去掉不必要的冗余環(huán)節(jié)，從而減少工作負擔和流程耗時。同時，需要引入自動化工具，如數(shù)據(jù)錄入和核對的自動化系統(tǒng)，以此來降低人工操作所帶來的錯誤風險，提高數(shù)據(jù)準確性。流程的標準化和自動化將顯著提升數(shù)據(jù)維護的效率和可靠性。

其次，建立數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控機制。企業(yè)應設立數(shù)據(jù)檢驗環(huán)節(jié)，確保數(shù)據(jù)在錄入、更新和核對過程中得到準確驗證。要通過財務共享服務中心實時監(jiān)控數(shù)據(jù)質(zhì)量，如設立數(shù)據(jù)異常報警機制，以便能夠在數(shù)據(jù)異常出現(xiàn)時及時發(fā)現(xiàn)問題并采取糾正措施。數(shù)據(jù)質(zhì)量的監(jiān)控和反饋有助于防范問題的滋生和擴大，提高數(shù)據(jù)的準確性和完整性。

最后，培訓與意識提升是持續(xù)改進的關鍵。企業(yè)應投入培訓資源，為員工提供有關數(shù)據(jù)維護的培訓課程，包括正確的數(shù)據(jù)錄入方法等。培訓不僅有助于提高員工的操作技能，更能培養(yǎng)員工對數(shù)據(jù)質(zhì)量維護的責任感。與此同時，還可以通過內(nèi)部溝通和知識分享，增強員工對數(shù)據(jù)管理重要性的理解，從而在整個企業(yè)范圍內(nèi)形成對數(shù)據(jù)質(zhì)量加強管理的共識。

（二）業(yè)務審批流程優(yōu)化策略

首先，流程重新設計是優(yōu)化財務共享服務中心業(yè)務審批流程的關鍵一步，未來要實現(xiàn)的信息化、數(shù)字化都必須建立在流程化的基礎之上。建筑施工企業(yè)應當深入分析當前的業(yè)務審批流程，并逐步進行重構(gòu)。一方面，要明確審批流程的各個環(huán)節(jié)和步驟，削減冗余的審批環(huán)節(jié)，以降低流程的復雜性。另一方面，針對不同類型的審批，可以采用集中審批或者分階段審批的方式，以提高審批效率。流程的精簡和優(yōu)化有助于加速業(yè)務推進，提高項目交付效率。

其次，建筑施工企業(yè)要以財務共享服務中心為依托，構(gòu)建一個更為高效、統(tǒng)一的信息共享平臺，以便不同部門和層級之間可以實現(xiàn)實時的數(shù)據(jù)和信息共享，有效地消除信息孤島現(xiàn)象，確保信息在不同環(huán)節(jié)之間的準確和及時傳遞。與此同時，通過信息共享平臺，審批人員可以訪問到所需的實時數(shù)據(jù)，從而更準確地評估審批事項的風險。信息共享平臺將提升審批的時效性和準確性，有助于更迅速地做出科學決策。

最后，業(yè)務審批流程的優(yōu)化，實質(zhì)上就是以業(yè)務為核心，從提高效率、降低成本、提高質(zhì)量、增強風險控制能力幾方面綜合考慮所形成的一個邏輯活動。財務部門、業(yè)務部門、審計部門以及企業(yè)對應的組織架構(gòu)都應該參與到這項活動中，促使業(yè)務審批流程得到優(yōu)化并有效運行。

（三）系統(tǒng)開發(fā)模塊測試優(yōu)化策略

首先，制定一個綜合全面的測試計劃是確保系統(tǒng)開發(fā)模塊質(zhì)量的首要步驟。測試的起始階段，要明確定義各項測試任務、目標和方法，以確保每個功能模塊都得到充分的覆蓋。特別是針對建筑施工行業(yè)的復雜業(yè)務需求，測試策略的細化和定制有助于覆蓋各種不同場景下可能出現(xiàn)的問題。

其次，開發(fā)與測試的緊密合作能夠極大地提升測試效果。建筑施工企業(yè)需要開發(fā)和測試團隊之間的緊密協(xié)作，通過定期召開聯(lián)合會議，促進開發(fā)和測試團隊之間的溝通，及時共享問題和解決方案。這種協(xié)作方式有助于在系統(tǒng)開發(fā)早期就發(fā)現(xiàn)問題，并及時進行調(diào)整和修復，從而降低后期修復的成本和風險。在建筑施工領域，強調(diào)開發(fā)和測試協(xié)作，有助于適應項目需求的變化，確保測試工作的靈活性和適應性。

最后，構(gòu)建真實的測試環(huán)境對于確保測試準確性至關重要。建筑施工企業(yè)財務共享服務中心應該致力于搭建與實際運行環(huán)境相符的測試環(huán)境，確保測試環(huán)境的數(shù)據(jù)和配置與實際情況保持一致，以便更好地模擬真實的業(yè)務場景。同時，還需要定期對測試環(huán)境進行維護和更新，以確保其可用性和穩(wěn)定性。通過構(gòu)建真實的測試環(huán)境，財務共享服務中心可以更準確地評估系統(tǒng)在實際運行中的性能和穩(wěn)定性，減少測試與實際運行之間的差異。

結(jié)語：

財務共享服務中心作為企業(yè)內(nèi)部財務數(shù)據(jù)處理的重要樞紐，數(shù)據(jù)維護流程的優(yōu)化和信息管理的完善對于企業(yè)的健康發(fā)展具有重要意義。本文通過對現(xiàn)有問題的深入分析，結(jié)合信息技術(shù)工具的應用，探究了一系列的優(yōu)化策略。在實踐工作中對財務共享服務中心數(shù)據(jù)維護流程與信息管理進行不斷的優(yōu)化與完善，進而為建筑施工企業(yè)的穩(wěn)定運營與健康發(fā)展保駕護航。