企業(yè)行政管理數(shù)字化發(fā)展研究

周菱菲 蘇州大學(xué)

隨著企業(yè)行政管理內(nèi)容與形式的增多，引入數(shù)字化技術(shù)成為當(dāng)前行政管理的必然趨勢，相關(guān)部門需為行政管理工作搭建出數(shù)字化建設(shè)平臺。設(shè)計運(yùn)用數(shù)字化行政管理平臺期間，操作人員要適時關(guān)注行政管理工作中的各項細(xì)節(jié)，將行政管理內(nèi)容轉(zhuǎn)化成數(shù)字化指標(biāo)，確保企業(yè)行政管理數(shù)字化的科學(xué)性。

一、企業(yè)行政管理數(shù)字化發(fā)展的必要性

（一）有助于提升行政管理效率

數(shù)字化可以實現(xiàn)各部門之間的信息共享，減少重復(fù)輸入，避免信息錯漏，提高工作效率。通過網(wǎng)絡(luò)辦公平臺可以實現(xiàn)網(wǎng)上審批、簽報等，避免紙質(zhì)流程，提高工作效率。而且利用數(shù)字化技術(shù)，管理更規(guī)范，可以建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程和制度，規(guī)范化管理。數(shù)字化技術(shù)也能減少物理資源消耗，更好利用有限資源，快速實現(xiàn)物料調(diào)度。數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)存儲更安全可靠，利用大數(shù)據(jù)分析，支持高效決策和問題排查，并且提供在線服務(wù)。長期來看，數(shù)字化投入會帶來管理成本下降、服務(wù)水平提高。

（二）有利于改善服務(wù)模式

企業(yè)行政管理通過App、微信公眾號等數(shù)字渠道，實現(xiàn)企業(yè)產(chǎn)品和服務(wù)的在線推介、咨詢、下單等功能，方便客戶。數(shù)字化可以記錄客戶需求，提供個性化服務(wù)，滿足不同客戶個性需求，提升客戶體驗滿意度。此外，數(shù)字化發(fā)展可以實現(xiàn)24 小時服務(wù)響應(yīng)，及時解答客戶疑問，縮短服務(wù)周期，并且豐富服務(wù)內(nèi)容。數(shù)字渠道可以提供在線課程、視頻教學(xué)等服務(wù)，豐富傳統(tǒng)商業(yè)模式，推動創(chuàng)新服務(wù)，隨時匯集客戶反饋，識別痛點和需求，支撐企業(yè)研發(fā)新產(chǎn)品和服務(wù)。行政管理數(shù)字化也可以覆蓋更廣泛的客戶群，不限于地域，實現(xiàn) “無處不在” 的服務(wù)。

（三）科學(xué)掌握更多行政數(shù)據(jù)

數(shù)字化發(fā)展可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)全程追蹤，通過網(wǎng)絡(luò)化管理平臺，可以實時記錄各項行政工作的數(shù)據(jù)，如流程進(jìn)度、資源消耗等，不會遺漏任何信息。還可以分類整理這些數(shù)據(jù)，根據(jù)不同維度如部門、項目、時間等進(jìn)行分類，方便后期分析和查詢[1]。分類后，還可以匯總統(tǒng)計數(shù)據(jù)，自動統(tǒng)計各項指標(biāo)的完成情況，比如審批通過率、任務(wù)完成率等，為決策提供參考。數(shù)字化也提供長期存儲數(shù)據(jù)的功能，數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)存儲安全可靠，不會因物理損壞導(dǎo)致歷史數(shù)據(jù)遺失，更好支持長期分析。深度挖掘數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)挖掘和大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，可以發(fā)現(xiàn)隱藏在大量數(shù)據(jù)中的有價值信息。企業(yè)通過數(shù)字化手段管理行政工作，能夠系統(tǒng)、全面地掌握各項關(guān)鍵數(shù)據(jù)，為決策提供依據(jù)。

（四）更好地改善行政管理效能

企業(yè)行政管理數(shù)字化發(fā)展可以實現(xiàn)網(wǎng)上審批、電子簽字等，避免傳真、傳紙，大幅提高工作效率，例如，在企業(yè)印章管理中，就可以通過數(shù)字平臺，進(jìn)行網(wǎng)上辦理和審批，審批結(jié)束后就可以直接利用打印機(jī)進(jìn)行蓋章。數(shù)字平臺可以實現(xiàn)各部門之間的信息共享，減少重復(fù)工作，提高資源利用率，通過數(shù)據(jù)分析為管理決策提供依據(jù)，支持更高效的決策。數(shù)字化可以實現(xiàn)遠(yuǎn)程監(jiān)控，把握工作進(jìn)度，提升管理質(zhì)量，并減少物流和人工成本，可以降低管理總成本，達(dá)到降本增效水平。

二、企業(yè)行政管理數(shù)字化的發(fā)展方向

（一）全面運(yùn)用數(shù)字化辦公

在數(shù)字化技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，企業(yè)行政管理的發(fā)展趨勢多為數(shù)字化形式，可充分利用數(shù)字化技術(shù)開展辦公。當(dāng)前企業(yè)行政管理多實現(xiàn)了智能化與數(shù)字化，費(fèi)用報銷、請假與簽到等多項操作流程都能在線上完成，不僅提升了管理工作的高效性，還能有效縮減多種物力人力資源。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐步發(fā)展的過程中，企業(yè)治理架構(gòu)的形式也轉(zhuǎn)變成網(wǎng)絡(luò)形式，出現(xiàn)了不同種類的數(shù)字化辦公工具。在進(jìn)行數(shù)字化辦公時，該類辦公工具也變得更加普遍，企業(yè)要合理發(fā)揮出該項優(yōu)勢，有效縮減更多溝通成本，提升運(yùn)營效率。無論當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展規(guī)模如何變化，數(shù)字化辦公都已成為難以逆轉(zhuǎn)的新趨勢，要利用數(shù)字化技術(shù)及時更新更多管理軟件，將不同類型的管理內(nèi)容都融合到對應(yīng)技術(shù)軟件內(nèi)，提升多個部門的業(yè)務(wù)溝通能力。企業(yè)在開展行政管理的過程中，要使用不同種類的數(shù)字化工具，將溝通、計劃與協(xié)作等內(nèi)容形式都投放到數(shù)字化解決計劃中，提升行政辦公效果。

（二）廣泛使用云平臺

企業(yè)行政管理在使用數(shù)字化技術(shù)的過程中，隨著云計算應(yīng)用頻率的逐步提升，可廣泛使用云平臺，借助全新形式的云計算來有效改進(jìn)企業(yè)行政管理狀態(tài)。當(dāng)前企業(yè)數(shù)字化行政管理平臺借助云計算可適當(dāng)規(guī)劃軟件結(jié)構(gòu)、硬件結(jié)構(gòu)，合理找尋出數(shù)字化平臺內(nèi)部軟硬件結(jié)構(gòu)的解決方向。隨著對云平臺的廣泛使用，還適當(dāng)轉(zhuǎn)變了數(shù)據(jù)集成方向，將數(shù)字化技術(shù)恰當(dāng)轉(zhuǎn)變成大數(shù)據(jù)與云平臺的發(fā)展方向。此后企業(yè)還會在行政管理工作中持續(xù)使用與更新云平臺，將UCloud、阿里云與AWS 云計算等平臺放置到行政管理的持續(xù)性服務(wù)中。多種云平臺在正式使用時，不僅能為企業(yè)行政管理帶來更多針對性服務(wù)，如數(shù)據(jù)儲存與網(wǎng)絡(luò)安全，還能為企業(yè)內(nèi)部的不同業(yè)務(wù)工作內(nèi)容帶來應(yīng)用程序的接口，轉(zhuǎn)換當(dāng)前行業(yè)的競爭狀態(tài)。

（三）數(shù)字化的信息安全

未來企業(yè)在開展行政管理工作時，由于行政管理中的各項數(shù)據(jù)信息都處在數(shù)字化技術(shù)平臺內(nèi)，再加上行政管理中的數(shù)據(jù)信息較多，因而確保數(shù)據(jù)信息安全數(shù)字化、智能化與自動化為此后數(shù)據(jù)信息的發(fā)展趨勢。當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部對用戶數(shù)據(jù)信息隱私保護(hù)的要求正逐漸增加，而風(fēng)險管理崗位與安全管理崗位則促進(jìn)了相關(guān)行業(yè)的迭代升級、升級創(chuàng)新。企業(yè)行政管理中的各項業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息都存在無人值守管理、自動化安全檢測功能，因而此后的數(shù)據(jù)信息安全技術(shù)將變得更加可靠、方便、高效。企業(yè)行政管理中的數(shù)字化平臺多采用移動設(shè)備管理技術(shù)、虛擬專用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、VPN 與網(wǎng)絡(luò)防火墻等，全面提升行政管理內(nèi)部的數(shù)據(jù)安全保護(hù)狀態(tài)。

（四）自動化的企業(yè)管理

自動化的企業(yè)行政管理為今后重要的發(fā)展方向，在數(shù)字化技術(shù)高速發(fā)展過程中，企業(yè)行政管理中的各項內(nèi)容與形式也變得愈加數(shù)字化、自動化。舉例來說，相關(guān)部門可在行政管理數(shù)字化平臺中利用全新技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘與信息篩選等，使企業(yè)此后的預(yù)測分析變得更加準(zhǔn)確，全面執(zhí)行行政管理中的更多內(nèi)容。企業(yè)行政管理在采用自動化方式后，還會全面落實執(zhí)行精益精細(xì)管理方式，切實提升企業(yè)開發(fā)效率和管理效率。此后企業(yè)數(shù)字化行政管理工作還要進(jìn)行自動化升級，將自動化技術(shù)應(yīng)用到人才招聘與人力資源控制等內(nèi)容中，全面規(guī)范當(dāng)前企業(yè)對相關(guān)行政人才的實際需求，滿足企業(yè)行政管理自動化標(biāo)準(zhǔn)，幫助企業(yè)管理層全面升級人才素質(zhì)與服務(wù)質(zhì)量。

（五）數(shù)字化人力資源管理形式

為推升企業(yè)行政管理整體質(zhì)量，還要將數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到人力資源管理，利用全新手段來管理企業(yè)內(nèi)部人員，促進(jìn)行政管理整體開展效果。當(dāng)前企業(yè)在開展行政管理工作時，隨著行政管理內(nèi)容與形式的增多，管理狀態(tài)也變得較為復(fù)雜，要運(yùn)用人力資源管理工作全面整合管理內(nèi)容，保障行政管理工作各項細(xì)節(jié)操作的準(zhǔn)確性。數(shù)字化形式下的人力資源控制可充分整合管理過程中的招聘、找尋人力資源工作。由于數(shù)字化已成為多種行業(yè)的發(fā)展方向，行政管理中人力資源控制也要運(yùn)用數(shù)字化手段，可在人力資源管理工作中合理搭建云平臺、數(shù)字化平臺，充分整合人力資源管理中的各項信息，將數(shù)字化、自動化當(dāng)成人力資源控制的發(fā)展方向，繼而提升企業(yè)行政管理效果。

三、企業(yè)行政管理數(shù)字化發(fā)展的實踐分析

（一）打造企業(yè)辦公智慧平臺

企業(yè)開展行政管理工作期間，要用到不同類型的辦公用品，傳統(tǒng)管理形式多為嚴(yán)格統(tǒng)計辦公用品的總體數(shù)量、借出數(shù)量與歸還數(shù)量，受多重要素影響，該類管理工作中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計極易出現(xiàn)統(tǒng)計失誤，降低辦公用品歸還數(shù)目管理的準(zhǔn)確性，應(yīng)采用數(shù)字化形式加以控制。開展數(shù)字化行政管理工作時，可合理打造辦公用品借閱歸還平臺，在系統(tǒng)內(nèi)部創(chuàng)建出不同辦公用品的使用歸還流程[2]。首先，當(dāng)企業(yè)內(nèi)部員工要領(lǐng)用不同類型的辦公用品時，需做到在線申請，并在申請過程中可及時查詢當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部的庫存指標(biāo)，明確相關(guān)辦公用品的可領(lǐng)用狀態(tài)。企業(yè)管理層可在當(dāng)前建設(shè)的數(shù)字化辦公用品歸還平臺中精準(zhǔn)查詢到員工申請情況，并根據(jù)企業(yè)內(nèi)部辦公用品的實際情況來確認(rèn)員工申請。其次，當(dāng)員工獲得領(lǐng)用辦公用品的申請批準(zhǔn)后，要依照相應(yīng)程序記錄辦公用品的具體名稱、領(lǐng)用原因與領(lǐng)用時間等，并將該項表格發(fā)送到辦公用品歸還平臺的數(shù)據(jù)庫中，有效儲存該類數(shù)據(jù)，為此后辦公用品的歸還提供精準(zhǔn)數(shù)據(jù)。最后，相關(guān)部門要在辦公用品歸還平臺中定期審查領(lǐng)用物品的歸還情況，若已確定歸還，則要精準(zhǔn)檢查該辦公用品的具體位置，并及時消除該類用品的歸還痕跡；若該類物品還未歸還，則要及時查詢其具體的歸還時間，并增加對領(lǐng)用人員的關(guān)注度。操作人員還要在辦公用品歸還平臺中增設(shè)領(lǐng)用人員的信用等級，將領(lǐng)用人員根據(jù)辦公用品的歸還狀態(tài)劃分成多種等級，使辦公用品的歸還工作變得更為透明、科學(xué)。

（二）優(yōu)化人員外出審批流程

企業(yè)開展的行政管理工作較為復(fù)雜，受工作性質(zhì)影響，部分人員需要出差，而傳統(tǒng)行政管理部門對員工出差的審批較為煩瑣，不僅降低了該項工作的整體效率，還嚴(yán)重影響了出差人員的工作狀態(tài)。相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展趨勢，搭建出數(shù)字化行政管理平臺，并在該平臺內(nèi)部設(shè)置線上出差處理申請形式[3]。具體來看，企業(yè)內(nèi)部員工在出差前，會在出差處理平臺中填寫申請表格，將出差工作性質(zhì)、人數(shù)與時間等都填寫到對應(yīng)的表格中，在按下 “發(fā)送” 按鈕后，該表格可精準(zhǔn)傳送到企業(yè)項目管理部門中，業(yè)務(wù)管理人員可在線上進(jìn)行員工出差審批，打破此前審批工作遇到的時間空間限制，高效遏制線上審批的煩瑣流程，出差員工可在最短時間內(nèi)得到批復(fù)，極大提升員工出差審批的處理效率。數(shù)字化形式的出差申請還能有效提升審批人員的審核效率，傳統(tǒng)出差申請審核工作的內(nèi)容較為龐雜，審批人員要全面考量多重要素，且存在層層審批情況，極大降低了該項審核工作的開展效率，增加了出差人員的等待時間，且由于涉及的部門較多，具體的審核標(biāo)準(zhǔn)較為模糊。企業(yè)行政管理在使用了數(shù)字化的出差申請后，申請效率得到極大提升，審核標(biāo)準(zhǔn)也較為統(tǒng)一，促進(jìn)了行政管理的專業(yè)性。

（三）設(shè)置報銷費(fèi)用處理平臺

與出差申請相似，企業(yè)內(nèi)部員工費(fèi)用報銷工作也較為煩瑣，需對出差的內(nèi)容、花費(fèi)進(jìn)行申報，需要等待較長時間，而在使用數(shù)字化行政管理平臺后，要為報銷費(fèi)用創(chuàng)建出合適的處理平臺，對員工報銷費(fèi)用審核進(jìn)行合理設(shè)計。比如，出差的員工可進(jìn)入報銷費(fèi)用處理平臺，在該項平臺設(shè)計中應(yīng)盡量做到與出差申請平臺相結(jié)合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，可根據(jù)出差申請中的各項數(shù)據(jù)來填寫當(dāng)前報銷費(fèi)用的申請，使兩種數(shù)據(jù)形成密切聯(lián)系，增加不同部門費(fèi)用支出的清晰性。使用全新報銷費(fèi)用處理平臺后，工作人員可利用數(shù)字化技術(shù)恰當(dāng)整合同類數(shù)據(jù)信息，詳細(xì)分析不同部門員工出差的具體情況，對不同部門預(yù)算的剩余額度進(jìn)行實時查詢與定期檢查，提升部門預(yù)算控制的科學(xué)性，為此后管理者的預(yù)算調(diào)整提供精準(zhǔn)數(shù)據(jù)。相關(guān)部門在規(guī)范設(shè)計報銷費(fèi)用處理平臺時，需利用數(shù)字化技術(shù)對不同部門不同環(huán)節(jié)的費(fèi)用使用狀態(tài)進(jìn)行科學(xué)探究，明確某一段時間內(nèi)報銷費(fèi)用的數(shù)字變化范圍，精準(zhǔn)確認(rèn)當(dāng)前企業(yè)各項業(yè)務(wù)開展的具體情況，為此后各部門費(fèi)用支出的優(yōu)化設(shè)計打下較佳基礎(chǔ)。在靈活控制企業(yè)行政管理中的各項費(fèi)用時，需利用數(shù)字化操作平臺明確不同類型費(fèi)用的使用范圍，確認(rèn)企業(yè)各部門規(guī)范的費(fèi)用應(yīng)用指標(biāo)，再將該指標(biāo)與當(dāng)前不同費(fèi)用的使用狀況進(jìn)行合理比較，確認(rèn)各個部門的費(fèi)用使用情況，幫助企業(yè)優(yōu)化配置更多資源。

（四）創(chuàng)建數(shù)字化文資檔案控制平臺

為提升企業(yè)行政管理數(shù)字化形式建設(shè)效果，還要在數(shù)字化平臺中全面達(dá)到新型文資檔案控制系統(tǒng)，將行政管理中的各項資料文檔都存放到數(shù)字化平臺內(nèi)。通常來講，企業(yè)管理層在優(yōu)化行政管控流程時，也會將行政管理中不同的資料文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊问?，并進(jìn)行科學(xué)化管理。首先，要管理文檔數(shù)字化操作流程。操作人員需在管理流程的各項環(huán)節(jié)中增加自動檔案儲存功能，并將檔案儲存的位置放置在云端，有助于多個部門分享到該項文件，提升文檔實時更新的效率[4]。其次，操作人員還要適當(dāng)增加文書審批權(quán)限。由于企業(yè)內(nèi)部行政管理工作中的各類文檔都儲存在云端內(nèi)，且該類儲存位置帶有一定的共享性，若想讓文檔變得更加私密，就要利用數(shù)字化操作縮減閱覽人數(shù)，增加審批閱覽權(quán)限，確保該類文檔內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的保密性。最后，要借助數(shù)字化技術(shù)全流程控制行政管理文檔，在數(shù)字化平臺內(nèi)主動設(shè)置歸類系統(tǒng)與儲存系統(tǒng)，根據(jù)文檔中不同的內(nèi)容與數(shù)據(jù)進(jìn)行適當(dāng)歸類并完成智能化儲存。傳統(tǒng)電子存檔多為單一文件存檔，各個文件間存在并列或嵌套關(guān)系，即文件的存檔形式都較為簡單，而在使用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行文件存檔后，可使不同文檔間的聯(lián)系變得更加復(fù)雜，且每個文檔都能打造出網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)的關(guān)系譜，借助關(guān)鍵詞、關(guān)鍵字可精準(zhǔn)、快速地收集文檔資料，最大化不同類型文檔的運(yùn)用價值，滿足文資檔案控制的數(shù)字化需求。

（五）設(shè)計數(shù)字化采購管理平臺

企業(yè)行政管理在實踐操作時還要開展不同形式的物品采購工作，而傳統(tǒng)采購工作的主要問題為采購流程較為混亂，且物品分類與物品登記的管理狀態(tài)不佳，部分物品在需要時難以精準(zhǔn)快速地找出；采購過程也存有不透明特征，無形中增加了支出成本，提升了采購管理難度，因而相關(guān)部門需根據(jù)數(shù)字化技術(shù)的更新狀態(tài)，設(shè)計數(shù)字化采購管理平臺。搭建精準(zhǔn)化、精細(xì)化數(shù)字采購管理平臺前，要借助數(shù)字化技術(shù)合理規(guī)劃企業(yè)內(nèi)部不同部門的采購任務(wù)，由于日常辦公采購帶有極強(qiáng)的周期性特征，可主動設(shè)置 “循環(huán)采購” 的提醒，為此后開展定期采購打下較佳基礎(chǔ)。還要在數(shù)字化物資采購管理平臺中詳細(xì)記錄、登記不同部門的物品信息，利用數(shù)據(jù)庫，將相關(guān)產(chǎn)品的購置日期、交付費(fèi)用、產(chǎn)品金額、產(chǎn)品報廢與報修等信息數(shù)據(jù)都記錄到對應(yīng)系統(tǒng)中，對不同類型的采購物品進(jìn)行有針對性的管理。相關(guān)部門可定期查詢數(shù)據(jù)庫中各類物品數(shù)據(jù)的具體變化情況，監(jiān)控相關(guān)物品的實際運(yùn)用情況，再利用智能分析，精準(zhǔn)找尋到物品損耗狀況、各類費(fèi)用的使用方向，確保物資采購管理的科學(xué)性。操作人員在搭建數(shù)字化物資采購平臺時，還要適當(dāng)利用存在共享性質(zhì)的辦公系統(tǒng)，科學(xué)觀察企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)狀況，并根據(jù)財務(wù)情況與物資需要，羅列出符合企業(yè)利益的物資清單，再借助數(shù)字化手段傳遞到財務(wù)部門，繼而完成對相關(guān)物品的支付、購買，最大化縮減人為問題，降低行政管理工作負(fù)擔(dān)。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)在開展行政管理工作期間，應(yīng)恰當(dāng)變換管理形式，將數(shù)字化技術(shù)引入到多項管理內(nèi)容中，既要增強(qiáng)各項行政管理事務(wù)的處理效果，還要順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展趨勢，確保行政管理整體質(zhì)量。相關(guān)部門在開展數(shù)字化行政管理工作時，要精準(zhǔn)確認(rèn)數(shù)字行政管理的更多細(xì)節(jié)，有效擴(kuò)展行政管理平臺的應(yīng)用范圍。