醫(yī)院榮譽檔案的管理及利用

趙單

（昭通市第一人民醫(yī)院，云南 昭通 657000）

0 引言

榮譽檔案是單位和職工在工作中表現(xiàn)突出，受到上級部門，主管單位，各級領(lǐng)導(dǎo)以及各界人士表彰的各類文件和實體，包括獎杯，獎牌，獎旗，獎狀，證書，獎牌，勛章，勛章等。單位的榮譽檔案具有真實性、原始性、直觀性等特征，能真實反映單位的業(yè)績，并沉淀為寶貴的歷史痕跡。

為充實醫(yī)院綜合檔案館館藏檔案，作者對醫(yī)院的榮譽檔案進行了收集、整理。根據(jù)榮譽載體的不同，可以將其劃分為“榮譽文件”和“實物”兩種，“榮譽文件”包括獲獎文件、先進材料等；“實物”具體有獎杯，勛章，牌匾，錦旗，證書等。由于兩者在形態(tài)上屬于不同的載體，因此從保管與利用的觀點來考慮，將兩種類型的檔案分別立卷保存比較適當。①方便對其進行整理。②方便對其進行保存。③方便對其進行利用。作者在三級甲等醫(yī)院從事檔案管理10 余年，現(xiàn)就怎樣做好榮譽檔案的管理和使用，提出了自己的看法。

1 醫(yī)院榮譽檔案的收集與管理

1.1 明確收集范圍

搜集工作是整個檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，通常情況下，醫(yī)院榮譽檔案中的文書類檔案材料都是文件的形式接收的，因此，大多數(shù)都是被搜集、整理并存放在醫(yī)院的綜合檔案管理部門；但是，有相當大一部份實物類檔案，被分散地儲存在各個業(yè)務(wù)部門中，比如：綜合類獲獎獎品被儲存在院辦公室中，工會組織參加活動的獲獎獎品被儲存在工會中，團委組織參加活動的獲獎獎品被儲存在團委中，其他臨床科室參加活動的獲獎獎品也被對應(yīng)地被儲存在了本科室，還有一些員工參與各類活動的獲獎資料被個人收藏。這樣一種分散化的方式，既不能體現(xiàn)對榮譽檔案的集中管理，又不能保證其安全性，更不能為職工借閱查詢提供方便。按照檔案集中統(tǒng)一管理的原則和要求，將分散化為集中，不失為一種較好的方法。

隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案信息化應(yīng)運而生。為了更好地適應(yīng)醫(yī)院的各種工作需要，不斷地改進和提高檔案的質(zhì)量，提高檔案的完整性和信息化水平，是目前檔案工作的努力方向。對于榮譽檔案的文書和實物兩種類型的檔案資源，我們要對其進行統(tǒng)一和集中的管理，制定完善的管理體系，確定其收集范圍，對具有保存價值，并能反應(yīng)出醫(yī)院歷史全貌的各項工作獲獎的各類文書、獎狀、獎?wù)隆ⅹ劚?、錦旗、證書等，都進行了收集，并進行分類，然后移交綜合檔案室進行集中和統(tǒng)一的管理，從而進一步充實了醫(yī)院室藏的檔案資源，同時也保證了檔案的完整性和安全性。

（1）收集范圍。醫(yī)院的榮譽檔案是醫(yī)院開展各項工作過程中所獲得的，所涉及的領(lǐng)域包括：①上級政府頒發(fā)給醫(yī)院的榮譽，包括醫(yī)院在醫(yī)療技術(shù)、科研、教學等活動中獲得的榮譽類。②上級組織部、衛(wèi)健委、工會、團委等組織開展的各項競賽活動獲獎類。③兄弟單位、群眾、團體贈送的錦旗、牌匾等。④在醫(yī)療，護理，教學，科研和管理等方面，員工本人所獲獎勵。對員工獲獎的獎杯、獎狀、獎牌、證書等，由本人保留原件，并在醫(yī)院的綜合檔案室以收集副本或拍照的方式予以存檔。

（2）具體收集方法。在日常管理工作中，定期下發(fā)通知文件，制定規(guī)范收集制度，定期收集與日常零星接收并舉。為了充實館藏檔案，做好館藏檔案的搜集工作，綜合檔案室在做好日常工作的基礎(chǔ)上，還注重日常的收集、記錄工作，并對各項獎勵信息進行及時的掌握。目的在于有針對性，使得所收集的資料更加多樣化、更加齊全完整，能全面地反映出醫(yī)院獲得的榮譽。其次，構(gòu)建檔案搜集網(wǎng)，完善各部門和處室的專（兼）職檔案人員，促進各業(yè)務(wù)部門日常收集和歸檔工作的順利進行，及時做好獲獎信息登記和文書與實物的收集，并于次年6 月以前整理歸檔，移交醫(yī)院綜合檔案室。

1.2 榮譽檔案的管理

榮譽檔案是榮譽文件的載體，有著無可替代的作用。榮譽證書、獎杯、獎牌等，是醫(yī)院實物檔案資料的主要組成部分，其保存與收集價值很高。通過收集與整理，為醫(yī)院的人事、行政管理、宣傳等方面的工作提供支撐和依據(jù)。通過對有形榮譽檔案的評價，使其具有更好的社會效益，更好地發(fā)揮有形榮譽檔案的作用。健全醫(yī)院榮譽檔案的收集管理制度，必須制定相應(yīng)的工作程序，按照獲獎時間、獲獎內(nèi)容、獲獎類別、保管期限、簡要事跡、檔案編號等對實物榮譽檔案的資料進行分類，將原來分散的歷史證據(jù)資料進行有效的整合，把文書檔案、圖片、實物、資料等都歸入一個統(tǒng)一的管理系統(tǒng)。

1.3 管理步驟

1.3.1 做好收集、登記、整理工作

做好醫(yī)院榮譽檔案資料的及時采集、妥善保存，對各類榮譽進行及時、有序地登記、造冊。同時通過日常宣傳、培訓(xùn)教育，提升管理者對榮譽檔案的歸檔意識，對歸檔的每一個步驟進行深入的梳理，讓專、兼職檔案管理者全面了解為什么要歸檔、怎樣歸檔，以及歸檔后應(yīng)該怎樣進行有效的利用。

1.3.2 做好分類、編號等基礎(chǔ)工作

（1）榮譽檔案的整理，即對榮譽文件資料及實物按件進行鑒定，分類，編號，安排，上架的程序。對榮譽文件的整理，應(yīng)遵循保持其邏輯關(guān)系，按時間順序，便于保存與利用的原則進行。整理存檔的實物，一般都是一件一件的。實物文件，如榮譽證書，獎杯，獎?wù)?，獎牌等，均?yīng)有唯一編號，一般按年月按流水編號編目；筆者所在醫(yī)院擁有大量實物檔案，先按其類別分類，如證書類、獎?wù)骂?、錦旗類、獎杯類等，再按年代排序。

（2）醫(yī)院榮譽檔案在性質(zhì)和形式上，有其獨特之處，它的管理和歸檔與其他類型的檔案不同，它可以按照實物的性質(zhì)和來源來分類，可以分為A、B、C、D、E 五個類別[1]。①A 類。獲省部級以上單位和部門、國家、國際級的獎勵。②B 類。獲省級、市級單位行業(yè)內(nèi)以及有關(guān)主管業(yè)務(wù)部門的獎勵。③C 類。社團組織、工會給予的各項獎勵。④D 類。紀念章和紀念品等。⑤E 類。其他經(jīng)常用到的各類聘書、榮譽證書。

日常管理中需要將不同種類的文件分別按年代排序，逐漸添加完善新資料的整理和連續(xù)排序。在每一份實物檔案上都貼上并標注有類別、順序號、時間等的標簽，然后制作登記表，進行逐個登記，這是一種簡單實用的檢索工具，也是一種便利的檔案統(tǒng)計工作。

2 醫(yī)院榮譽檔案的整理優(yōu)化

在對醫(yī)院榮譽檔案文件和實物進行整理時，同其他類別的檔案整理工作相同，應(yīng)遵循相互之間的歷史關(guān)聯(lián)，對檔案進行系統(tǒng)化、專業(yè)化的整理，將檔案管理做到條理化，可以充分地展現(xiàn)出歷史活動的真實面貌，也可以方便地保存和利用。同時，榮譽檔案也具有自己的獨特性，它是將文件和物件結(jié)合在一起的檔案，因此，在對其進行整理時，必須根據(jù)榮譽檔案的載體、保管和利用的特性，來對其進行有效的管理。

首先，制定一套適用于榮譽文件和實物的歸檔流程，包括收集，分類，編目，上架，保管，使用等具體環(huán)節(jié)。根據(jù)《醫(yī)院文書檔案工作規(guī)范》，將醫(yī)院榮譽室中的文件性資料歸入醫(yī)院榮譽室中的文件性資料，與其他類別的文件性文件一樣，進行整理，歸檔，編目，掃描，裝盒，上架，保管，使用。昭通市第一人民醫(yī)院文書檔案歸檔流程如圖1 所示。

圖1 昭通市第一人民醫(yī)院文書檔案歸檔流程

其次，對于榮譽檔案的實物，應(yīng)將它們分別歸入專門的類別，這樣做的好處就是方便保存與利用。實物檔案整理以物品為一個自然保管單位，因此要以件為單位，逐個編制歸檔號，分類可采取在全宗內(nèi)按年度順序、載體形式進行實體編號的方式，也可按照獎品的載體、形狀，將其分為獎杯類、證書類、錦旗類等幾個類目。其主要目的在于便于儲存、保存、使用。昭通市第一人民醫(yī)院榮譽檔案按種類分類歸檔、保管和管理，并與文書檔案同步實行信息化管理，把榮譽檔案輸入紫光電子文件管理系統(tǒng)中，構(gòu)建一個具有機器檢查和手工檢查雙重作用的保管、查詢和檢索體系，形成一個完整的、納入全宗統(tǒng)一管理的榮譽檔案實體目錄，這是檔案管理的重要步驟，更是為今后提供快捷查詢利用的關(guān)鍵。此一環(huán)節(jié)之優(yōu)劣，將關(guān)系到榮譽檔案利用之工作成效。

榮譽檔案具體編目的步驟如下：①以年為單位，對其進行編目造冊，編著內(nèi)容應(yīng)該對實物檔案的每一個要素都進行全面的記錄[2]。②要將對應(yīng)的內(nèi)容制作成物標，并將物標放在物標顯著的位置上，方便物標尋找使用。

3 醫(yī)院榮譽檔案的拓展利用

3.1 成立院展館，有序存儲榮譽檔案及實物

對醫(yī)院榮譽檔案中的文件性材料，按照文書檔案歸檔的要求，按照4 個分類方法管理；針對榮譽檔案中的實物，首先考慮其的特殊性，實物檔案是由一件件物品組成的，其載體和形態(tài)有很多，有紙質(zhì)類、金屬類、玻璃類，也有布質(zhì)類，更有大小不同，有高有矮，有硬有軟，其保管的柜架也需要與文書檔案有一定的區(qū)別，應(yīng)該被陳列在安全、直觀易見、容易放取的地方，這樣才能方便對外參觀展示，也方便尋找和使用。2008 年，昭通市第一人民醫(yī)院在進行綜合檔案館升級、標準創(chuàng)建的過程中，建立了醫(yī)院的榮譽陳列室，將綜合檔案館保存的實物類榮譽檔案統(tǒng)一存放與榮譽陳列室中，并從能夠反映出醫(yī)院發(fā)展的歷史與內(nèi)涵的實物檔案中，精選出一些能夠反映出醫(yī)院發(fā)展的歷史與內(nèi)涵的實物檔案，加以宣傳展示[3]。

醫(yī)院檔案工作的目的，是為醫(yī)院的各項工作提供借鑒和依據(jù)，而榮譽檔案除了存憑留史的功能，還有著無可替代的引領(lǐng)作用。2016 年，昭通市第一人民醫(yī)院榮譽陳列室升級改造為院史展覽館。通過向社會各界、醫(yī)院職工征集具有歷史價值的物件，加上原有實物，分階段、分篇章布局，館藏內(nèi)容更加翔實豐富。醫(yī)院榮譽檔案具有歷史的真實性、原始性、直觀性、栩栩如生的特征，它將醫(yī)院的發(fā)展歷程和榮譽史完整地反映出來。昭通市第一人民醫(yī)院多次利用院史展覽館的獨特性、直觀、有說服力、有感染力等特點，開展了多種形式的宣傳和教育；以院史展覽館為陣地，對員工們進行了愛國主義教育、醫(yī)德醫(yī)風教育、黨風廉政警示教育等活動，有效推動醫(yī)院的精神文明建設(shè)，從而使職工樹立了愛院如家，愛崗敬業(yè)，追求卓越，無私奉獻的精神。

3.2 榮譽檔案數(shù)字化，實現(xiàn)資源快捷查詢和利用

隨著信息化技術(shù)的廣泛運用，筆者所在單位文書檔案已全部數(shù)字化，近年，榮譽檔案也逐步實現(xiàn)數(shù)字化管理。具體步驟如下：①將實物榮譽檔案拍照、證書掃描。②制作電子目錄。③錄入檔案管理系統(tǒng)，編目編號。④影像資料掛接在對應(yīng)的條目下，以此實現(xiàn)和文書檔案類似的管理，方便干部職工查詢利用。

3.3 讓榮譽檔案活起來，充分發(fā)揮教育陣地作用

醫(yī)院的榮譽檔案有著悠久的發(fā)展史和榮譽史，利用它的特殊性、說服力和感染力，開展一系列的主題教育，展示出醫(yī)院的文化軟實力，還可以在這些優(yōu)良的歷史傳統(tǒng)基礎(chǔ)上，更好地傳承“救死扶傷、大愛無疆”的大醫(yī)精神，堅守為病人服務(wù)的崇高品質(zhì)和宗旨。還可以充分利用榮譽檔案的宣傳作用，展示醫(yī)護人員的無私奉獻、忘我工作、不斷追求卓越的精神風貌[4]。因此，醫(yī)院榮譽檔案是醫(yī)院120 余年歷史的見證，也是醫(yī)院精神文化建設(shè)重要組成部分，它可以使醫(yī)院檔案更好地發(fā)揮其重要而深遠的價值，這就是它的最大特色。

3.4 評聘職稱、晉升職務(wù)重要依據(jù)

醫(yī)院榮譽檔案醫(yī)院的重要財富，是一代代職工的智慧結(jié)晶。醫(yī)院的榮譽檔案根據(jù)歸屬可以分為集體榮譽和個人榮譽[5]。個人榮譽指的是醫(yī)務(wù)人員在其工作中所取得的一種榮譽，它代表著對醫(yī)務(wù)人員優(yōu)質(zhì)服務(wù)和先進技術(shù)的肯定。醫(yī)護人員在評聘職稱以及晉升職務(wù)時，個人榮譽便是他們有利的“武器”。同時，個人榮譽也是醫(yī)院在人事任免時的主要依據(jù)。

4 結(jié)語

總而言之，在醫(yī)院榮譽檔案管理工作不斷深化的過程下，要想更好地適應(yīng)時代的發(fā)展，就必須注重提高檔案的使用效率，達到對檔案進行科學管理的目的。本文結(jié)合工作實際，以醫(yī)院榮譽檔案的收集與管理為切入點，分析了醫(yī)院榮譽檔案的整理優(yōu)化措施以及保管利用工作，旨在建立高效的檔案管理體系，從而豐富檔案管理內(nèi)涵、推進醫(yī)院榮譽檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。