對事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的幾點思考

文/鄒敏

干部人事檔案是培養(yǎng)教育、考察干部、選拔任用優(yōu)秀干部和管理干部的重要依據(jù)，也是維護干部合法權(quán)益的重要依據(jù)，是黨的重要執(zhí)政資源。事業(yè)單位干部人事檔案管理工作，要深入貫徹落實新時代黨的組織路線，嚴格按照《干部人事檔案工作條例》等法律規(guī)范，不斷優(yōu)化事業(yè)單位干部人事檔案管理工作。

一、不斷優(yōu)化干部人事檔案材料的收集整理工作，確保檔案材料的完整性

檔案材料的收集是檔案管理工作的起點和基礎(chǔ)，要確保檔案材料收集的完整、及時、準確。實踐中，普遍存在干部人事檔案材料收集不及時的情況，一是單位相關(guān)業(yè)務(wù)部門對檔案材料及時歸檔重視程度不足，歸檔意識淡薄。比如，職稱管理部門在職稱評定后未能及時將審批表等資料移交檔案管理部門，勞資部門工資調(diào)整資料移交不及時，造成年度缺失的情況時有發(fā)生；二是需要由干部本人提供的檔案材料，由于干部本人歸檔意識不夠，有的甚至不知道相關(guān)檔案材料要存檔，造成檔案材料缺失。比如，干部在職提升學歷，畢業(yè)后取得的學歷學位證書常常自己留存，而沒有向檔案管理部門提供；三是可能存在企業(yè)劃轉(zhuǎn)、崗位調(diào)整等干部人事安排不斷變動的情況，西安市市政設(shè)施管理中心事企分離，先后經(jīng)過幾次改革，有一些領(lǐng)導干部被調(diào)整至西安市城投集團、西安市水務(wù)集團等單位工作，按照老人老辦法、新人新辦法的原則，劃轉(zhuǎn)出去的干部人事檔案依然由我中心負責管理，這一客觀背景會造成檔案材料收集不及時、收集困難，也給干部人事檔案材料的收集工作提出更高要求。

干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認識、學習工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料。本文通過對事業(yè)單位人事檔案管理工作的分析研究與思考，借以提升其管理水平

干部人事檔案管理，要不斷優(yōu)化檔案材料的收集工作，首先，檔案管理人員要切實轉(zhuǎn)變工作作風，檔案材料的收集要及時，變坐等材料為主動索要，對檔案材料的收集要嚴謹認真，收集的過程中要注意對干部個人信息的保密。其次，要不斷提升業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門工作人員的檔案意識，并堅持干部人事檔案材料的常態(tài)化收集。對于個人年度考核登記表、工資審批表等普遍性材料，要定期收集；對干部學歷變動、表彰獎勵、處分材料、干部任免等材料，要進行不定期收集。其中需要干部本人提供的材料，應(yīng)及時通知干部本人提供。最后，干部人事檔案材料的收集，事先做好各單位之間的妥當溝通和聯(lián)絡(luò)是很必要的，通過部門與部門之間構(gòu)建交接渠道的方式，有效防止干部人事檔案材料的收集出現(xiàn)遺漏和滯后。

二、不斷加強干部人事檔案的日常管理，推進檔案管理精細化、標準化、程序化，確保檔案信息準確和安全

在干部人事檔案的日常管理中，檔案管理人員應(yīng)堅持精細化、標準化、程序化管理，確保檔案信息準確和安全，為檔案的有效利用提供保障。今年，西安市市政設(shè)施管理中心擬提拔六名科級干部，在對這六名同志干部人事檔案進行專項審核時，對“三齡兩歷一身份”即干部的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經(jīng)歷、干部身份等材料重點審核，發(fā)現(xiàn)有些干部的學歷學位證書缺失，特別是干部工作之后提升學歷讀非全日制碩士的；還有個別干部入黨時間認定錯誤的，所以檔案管理人員審核檔案要細致、認真，認定錯誤的應(yīng)盡快予以糾正；檔案資料有缺失的，應(yīng)盡快按照規(guī)范要求干部本人予以補正。

開展干部人事檔案轉(zhuǎn)遞和接收工作時，要按照規(guī)范標準化開展，該履行的手續(xù)必須履行，減少檔案轉(zhuǎn)移環(huán)節(jié)的隨意性。每一次干部人事檔案轉(zhuǎn)移都是一個考驗，接收檔案時檔案管理人員要及時、認真審核檔案資料，對于缺失的或者有異議的，應(yīng)及時通知轉(zhuǎn)出單位或者干部本人予以說明、補正。如果檔案管理人員審核不細致，可能會出現(xiàn)檔案材料缺失的問題。比如今年4 月份，張某某因為工作調(diào)動，需要將干部人事檔案從西安市市政設(shè)施管理中心轉(zhuǎn)遞到臨潼區(qū)某個街道辦事處，因為入黨材料預(yù)備黨員培養(yǎng)教育考察登記表缺失，對方單位不予以接收。后來幾經(jīng)輾轉(zhuǎn)，跟張某某所在畢業(yè)院校以及上一家工作單位聯(lián)系，最終問題得以解決。但這也給干部人事檔案的管理工作敲響警鐘，經(jīng)過的時間越久遠，檔案材料被補正的難度越大，這要求檔案管理人員審核檔案時要細致，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時反饋問題，即時補正材料。同時，在檔案轉(zhuǎn)移過程中，要注意對檔案資料的保護，散片資料要收集整理好，防止丟失。

檔案的保管，要注意檔案室防潮防水防火防微生物，保存環(huán)境應(yīng)符合檔案存放標準。對于存放時間久遠的檔案資料，盡量減少紙張的磨損，保持檔案信息的完整清晰。此外，干部人事檔案的借閱、瀏覽，包括檔案內(nèi)容的摘錄，檔案信息的使用，都應(yīng)遵循一定的程序，減少檔案管理的隨意性，確保檔案管理的安全。

在干部人事檔案日常管理中，只有把工作做細做實，才能充分發(fā)揮干部人事檔案所具有的提供優(yōu)秀人才信息資源的價值。有助于組織部門在選拔任用干部時，了解干部的成長情況、能力水平和工作經(jīng)歷，為干部考察提供綜合分析研判依據(jù)，真正實現(xiàn)“觀其卷知其人”。

三、不斷增強干部人事檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強隊伍建設(shè)

只有高素質(zhì)的檔案管理人員，才會有高質(zhì)量的檔案管理能力。實踐中，規(guī)模較大、人數(shù)較多的事業(yè)單位會配備專門的干部人事檔案管理人員。但在規(guī)模較小、人數(shù)較少的事業(yè)單位，工作人員往往身兼數(shù)職，并不是專職干人事檔案管理工作的。有時，還會面臨工作人員工作調(diào)動，干部人事檔案管理人員補充不及時、工作銜接不暢通的情況。因此，加強干部人事檔案管理人員隊伍建設(shè)，不斷提升干部人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是十分必要的。

首先，干部人事檔案的分管領(lǐng)導以及具體負責檔案管理工作的工作人員，對該工作應(yīng)予以充分重視，更新原有的干部人事檔案管理工作觀念，不斷提高政治素養(yǎng)、管理意識和服務(wù)意識。

其次，要充分提升干部人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。對現(xiàn)有干部人事檔案管理人員和人才，進行定期或不定期的檔案管理專業(yè)知識和檔案管理職業(yè)道德培訓學習，及時補充和更新知識；邀請相關(guān)專家、學者開展講座，及時了解最新的理論知識，加強與其他單位干部人事檔案管理工作的交流與學習，相互借鑒、取長補短；鼓勵工作人員在檔案日常管理中，自學與干部人事檔案管理相關(guān)的工作制度與規(guī)定，熟知相關(guān)的法律法規(guī)。

最后，干部人事檔案記錄的是干部一生的經(jīng)歷，時間跨度大，檔案管理人員不僅要熟悉掌握最新的檔案管理知識和技能，也要對過往特定歷史時期的政策、制度和檔案管理要求有一定的了解。比如，全國碩士統(tǒng)一招生制度改革前，碩士畢業(yè)后只能拿到單證，即碩士學位證書，改革后可以拿到碩士學位證書和畢業(yè)證書兩個證書，作為檔案管理人員這個時間節(jié)點要清楚，這樣不僅可以避免工作出現(xiàn)差錯，也是檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的體現(xiàn)。檔案管理人員可以通過查閱資料、向經(jīng)驗豐富的前輩請教的方式提升檔案管理知識儲備。