推進(jìn)基建工程檔案信息管理的思考

文/趙兵

信息技術(shù)的發(fā)展，給檔案管理工作帶來(lái)了極大的便利。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的數(shù)字化、電子化正快速推進(jìn)?；üこ虣n案因其特殊性和電子化轉(zhuǎn)化的難度，信息化的推進(jìn)相對(duì)較為滯后。當(dāng)前，應(yīng)該借助國(guó)家推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的有利時(shí)機(jī)，加快將工程建設(shè)的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案有機(jī)結(jié)合起來(lái)，推進(jìn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化改造，全面運(yùn)用信息技術(shù)提高基建工程檔案工作現(xiàn)代化水平。

一、基建工程檔案信息化建設(shè)的困難和挑戰(zhàn)

基建工程檔案是對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)與狀況的真實(shí)記錄，其不僅屬于建設(shè)單位改建、維護(hù)的重要依據(jù)，也是國(guó)家的重要信息資源。基建工程檔案數(shù)字化、信息化正越發(fā)顯示出其便捷、高效、安全等特點(diǎn)，但與此同時(shí)，也面臨著一些新的困難和挑戰(zhàn)。

1.基建工程檔案本身的復(fù)雜性，導(dǎo)致信息化數(shù)字化轉(zhuǎn)化難

基建工程檔案是從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、決策、施工、質(zhì)量檢驗(yàn)、監(jiān)理、材料檢驗(yàn)、竣工驗(yàn)收等全過(guò)程管理的真實(shí)記錄。包括施工文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工文件等成套檔案。這些檔案資料，雖然也能夠以文本、圖表、數(shù)據(jù)這樣大的分類來(lái)概括，但實(shí)際上卻形式多樣、包羅廣泛。如：包含圖紙審核記錄、工程開(kāi)工報(bào)告、技術(shù)、安全交底、施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、設(shè)計(jì)變更、工程測(cè)量、竣工報(bào)告等多項(xiàng)技術(shù)資料；以及鋼筋、水泥、磚等建筑材料的測(cè)試文件等。這也導(dǎo)致了在信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過(guò)程中，面對(duì)數(shù)量眾多、格式不統(tǒng)一，特別是面對(duì)工程曬圖、技術(shù)測(cè)試等特殊檔案時(shí)，轉(zhuǎn)化工作進(jìn)展緩慢，而且容易出錯(cuò)。

信息化條件下的檔案管理，要堅(jiān)持從源頭做起，從數(shù)字化、編目化等基礎(chǔ)工作做起，在信息化建設(shè)中人力、物力的投入會(huì)得到事半功倍的效果。本文分析了基建工程檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)中的困難和問(wèn)題，提出了推進(jìn)基建工程檔案信息化管理的建議

2.基建工程檔案信息化人員缺乏

檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)化較強(qiáng)的信息管理工作。但在實(shí)際工作中，往往以其是否會(huì)抄寫記錄、會(huì)操作電腦、復(fù)印機(jī)等簡(jiǎn)單的標(biāo)準(zhǔn)選配檔案管理工作人員，一些單位甚至還沒(méi)有專職的檔案管理人員，檔案管理工作由其他人員同時(shí)兼顧。全面掌握信息化條件下對(duì)檔案資料管理的技能專業(yè)人員極為稀少，對(duì)信息管理工作具有系統(tǒng)性認(rèn)識(shí)的人更少。這也導(dǎo)致基建工程信息建設(shè)的不足。

3.基建工程檔案信息化的投入不足

對(duì)基建工程檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠，仍然以傳統(tǒng)的檔案管理工作觀念看待問(wèn)題，認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的抄寫和記錄工作。不愿意投入或者沒(méi)有資金投入檔案管理的信息化建設(shè)，相當(dāng)一部分檔案由于各種原因疏于管理，管理效率低下。

二、推動(dòng)基建工程檔案信息化的對(duì)策

基建工程檔案信息化雖然不直接影響項(xiàng)目建設(shè)，但它滲透到各個(gè)方面，貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，具有特殊的地位和作用。

1.提升對(duì)基建工程檔案信息建設(shè)的認(rèn)識(shí)

項(xiàng)目管理實(shí)踐表明，基建工程檔案信息化具有突出的增值作用。如民航西北空管二期“三大工程”檔案的信息化，為后續(xù)民航西北空管各類工程建設(shè)提供了極大的便利，節(jié)約了大量人力物力，也節(jié)省擴(kuò)建、重建和維護(hù)項(xiàng)目的成本。因此要高度重視基建工程檔案信息化管理工作。從項(xiàng)目主管部門到建設(shè)單位、監(jiān)理單位，都應(yīng)把工程檔案信息化管理納入工程建設(shè)管理的范圍，選配專業(yè)人員，購(gòu)置信息技術(shù)設(shè)備，明確工作職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)。

2.將工程檔案信息化管理貫穿全過(guò)程

從項(xiàng)目前期工作到項(xiàng)目驗(yàn)收完成，各個(gè)環(huán)節(jié)都要以收集和管理項(xiàng)目存檔數(shù)據(jù)的信息化為主要工作內(nèi)容來(lái)把握。為使工程檔案管理達(dá)到電子化、規(guī)范化、科學(xué)化的要求，應(yīng)將檔案信息建設(shè)計(jì)劃、工作程序納入積累，納入相關(guān)部門和工程技術(shù)人員的職責(zé)，檔案工作實(shí)行“三同步”管理制度，即立項(xiàng)與數(shù)據(jù)采集同步、工程建設(shè)過(guò)程與數(shù)據(jù)同步、工程竣工驗(yàn)收與數(shù)據(jù)驗(yàn)收同步。檔案管理人員應(yīng)直接參與整個(gè)工程的建設(shè)和竣工驗(yàn)收自始至終的全過(guò)程。

3.健全建設(shè)工程檔案管理制度

建立行之有效的基建工程檔案信息化管理制度，促進(jìn)工程檔案的有效收集。首先，建設(shè)單位應(yīng)將管網(wǎng)工程建設(shè)檔案質(zhì)量作為考核的主要指標(biāo)之一，與經(jīng)濟(jì)效益掛鉤，以保證建設(shè)檔案管理工作的順利開(kāi)展。其次，建立有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，配備信息技術(shù)能力強(qiáng)的專職檔案工作人員，制定出臺(tái)基建工程檔案信息化管理相關(guān)規(guī)范性文件。

不言而喻，隨著基礎(chǔ)設(shè)施的工作量日益增加，新的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，舊設(shè)施的維護(hù)、擴(kuò)建和改造等都離不開(kāi)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施文件的參考。而基建工程檔案信息化具有易儲(chǔ)存、難更改、好查找等突出的優(yōu)勢(shì)。加強(qiáng)基建工程檔案信息化勢(shì)在必行，但也是一個(gè)動(dòng)態(tài)的和長(zhǎng)期化的過(guò)程。各主管和建設(shè)單位應(yīng)對(duì)此高度重視，采取行之有效的促進(jìn)措施，形成基建工程檔案信息化管理的長(zhǎng)效機(jī)制，不斷提升基建工程建設(shè)檔案管理信息化水平。